Trưởng Phòng Hành Chính

Mục tiêu công việc:
Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp là người trực tiếp chịu trách nhiệm chung về các vấn đề hành chính, nhân sự, hậu cần, thống kê tổng hợp của tổ chức, đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ, ổn định, minh bạch và hiệu quả. Chịu sự phân công, chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc, phối hợp chặt chẽ với các thành viên của Ban Giám đốc, lãnh đạo các phòng ban và cán bộ nhân viên nhằm đạt mục tiêu của tổ chức.
Trách nhiệm:
+ Hành chính – Hậu cần
Chịu trách nhiệm quản lý, điều phối các công việc hành chính, đảm bảo hỗ trợ tốt cho hoạt động của các phòng ban chuyên môn, cụ thể:
Đảm bảo an ninh và an toàn cho văn phòng làm việc tại Huế.
∙ Hỗ trợ Ban Giám đốc chuẩn bị các báo cáo hành chính, báo cáo cho các cơ quan chức năng khi được yêu cầu.
∙ Làm đầu mối thông tin của tổ chức, liên hệ với đối tác bên ngoài.
∙ Quản lý và điều phối việc mua sắm trang thiết bị, dịch vụ phục vụ công việc của các phòng ban chuyên môn theo phê duyệt của Ban Giám đốc.
∙ Quản lý con dấu của công ty và các dấu chức danh của lãnh đạo.
∙ Hoàn thiện và đảm bảo hệ thống lưu trữ hồ sơ và tài liệu của công ty
∙ Chịu trách nhiệm chung về theo dõi, bảo dưỡng, quản lý tài sản của công ty
∙ Hỗ trợ Ban Giám đốc và các phòng ban chuyên môn trong các hồ sơ, thủ tục theo yêu cầu và quy định của các cơ quan chức năng
∙ Hỗ trợ các phòng ban chuẩn bị các thủ tục hợp đồng tư vấn qua kiểm tra, đối chiếu, sơ duyệt trước khi trình lãnh đạo ký duyệt
+ Quản lý Nhân sự
∙ Hỗ trợ Ban Giám đốc trong vấn đề quản lý nhân sự: tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển, kết thúc hợp đồng, v.v.
∙ Theo dõi và quản lý hợp đồng lao động, chế độ bảo hiểm (bảo hiểm xã hội, thất nghiệp, y tế, chăm sóc sức khỏe), hồ sơ nhân sự của công ty
∙ Theo dõi và quản lý hồ sơ tình nguyện viên, thực tập sinh (nếu có)
+ Tổng hợp
∙ Tham dự các cuộc họp của Ban Giám đốc, họp giao ban công ty hoặc họp định kỳ của các phòng ban. Chịu trách nhiệm ghi chép và duy trì hệ thống biên bản các cuộc họp phục vụ quản lý và điều hành của lãnh đạo Công ty
∙ Xây dựng hệ thống lưu trữ, hoàn thiện tài liệu, hồ sơ các chương trình, dự án đáp ứng yêu cầu quản lý
∙ Hỗ trợ và đốc thúc các phòng ban thực hiện chế độ lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ. Cập nhật lịch hoạt động của các phòng ban cho Ban Giám đốc.
∙ Chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tổng hợp định kỳ hàng tháng, hàng quý và hàng năm về hoạt động của công ty
∙ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
+ Quản lý thu, chi
∙ Theo dõi các khoản phải thu và khoản phải trả
∙ Lập và cân đối các báo cáo quỹ và các khoản thu chi trong sổ quỹ tiền mặt
∙ Thực hiện việc chi trả tiền mặt.
∙ Nhận tiền và chứng từ, lập báo cáo quỹ hàng ngày và tiến hành nộp ngân hàng các khoản tiền mặt, séc, thẻ thanh toán qua mạng.
∙ Chuẩn bị báo cáo và nộp tiền vào tài khoản ngân hàng đồng thời cân đối với chứng từ và chi tiết các nghiệp vụ trên tài khoản ngân hàng.
∙ Theo dõi quỹ nội bộ và kiểm quỹ thường xuyên
∙ Kiểm tra báo cáo tổng hợp tiền để duy trì đủ tiền mặt cho hoạt động của công ty
∙ Lập phiếu thu cho các khoản thu bằng tiền mặt
∙ Lập phiếu chi cho các khoản thanh toán bằng tiền mặt đã được ký duyệt.
∙ Theo dõi các khoản tạm ứng và hoàn ứng.
∙ Kiểm tra để cân đối tiền nộp ngân hàng giữa sổ tiền mặt với sổ ngân hàng.
∙ Kết hợp chặt chẽ với Kế toán để kiểm tra đối chiếu số liệu báo cáo.
+ Quản lý không gian làm việc chung
∙ Quản lý việc thuê văn phòng, thuê chỗ ngồi, đăng ký thành viên tại không gian làm việc chung
∙ Đảm bảo sự chuyên nghiệp, duy trì không khí tích cực trong không gian
∙ Giải quyết các vấn đề phát sinh trong không gian làm việc
∙ Hướng dẫn, tiếp đón khách hàng lần đầu tiên đến không gian và khách vãng lai
∙ Là đầu mối liên hệ hỗ trợ khách hàng trực tiếp và gián tiếp (email, điện thoại)

∙ Lương thoả thuận ∙ Các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm chăm sóc sức khỏe theo quy định của Công ty. - Làm việc tại văn Phòng CoPLUS Working SPace, 65 Bến Nghé, TP huếcoplus Working Space - Không Gian Làm Việc Chung Đầu Tiên Tại Huế - > Môi Trường Năng Động - Sáng Tạo - Kết Nối.