Trưởng Phòng Sản Phẩm và Mua Hàng

* PHẠM VI TRÁCH NHIỆM
- NHIỆM VỤ CHÍNH: Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm, tiến hành mua hàng và quản lý việc mua sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trong và ngoài nước đảm bảo sản phẩm đạt mục tiêu theo kế hoạch.
- TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
Sản phẩm cung cấp đúng theo kế hoạch với chất lượng tốt, giá cạnh tranh.
* Nhiệm vụ chi tiết: Mô tả các công việc chi tiết công việc cụ thể, tính thường xuyên công việc thực hiện hàng ngày.
1. Lập kế hoạch và xây dựng mục tiêu phát triển của Phòng Sản phẩm và Mua hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Tiêu chí: Hiệu quả, phù hợp.
- Kết quả đầu ra: Kế hoạch và mục tiêu hoạt động của phòng.
2. Nghiên cứu thị trường, sản phẩm để phân tích để xác định mặt hàng cần đưa vào kinh doanh và làm cơ sở để phát triển sản phẩm mới, cải tiến và nâng cao tính năng, chất lượng của các dòng sản phẩm hiện tại.
- Tiêu chí: Kịp thời, đầy đủ, chính xác
- Kết quả đầu ra: Thông tin thị trường, sản phẩm, đối thủ cạnh tranh
3. Làm việc với văn phòng đại diện, đối tác, nhà cung cấp để xác định sản phẩm cần mua, kiểm soát chất lượng, đàm phán điều khoản thương mại, giao dịch đảm bảo hàng hóa đủ để cung cấp cho thị trường, đáp ứng kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Tiêu chí: Hợp lý và hiệu quả.
- Kết quả đầu ra: + Hàng hóa đáp ứng tiến độ kinh doanh của Công ty.
+ Mua hàng với chi phí hợp lý và chất lượng cao.
4. Lên kế hoạch và quản lý chi tiết các tài liệu sản phẩm, nhà cung cấp, mã hóa sản phẩm. Quản lý sản phẩm về chủng loại, mẫu mã, mã hóa, đảm bảo sản phẩm được kinh doanh hiệu quả.
- Tiêu chí: Chi tiết, đầy đủ và kịp thời.
- Kết quả đầu ra: Bảng kế hoạch được phê duyệt và triển khai thực hiện.
5. Cập nhật, cung cấp các thông tin và đào tạo về sản phẩm cho các Bộ phận/Phòng ban liên quan (Kinh doanh, Trade Marketing, Marketing, Chất lượng,…)
- Tiêu chí: Thông tin sản phẩm được cung cấp đầy đủ, kịp thời.
- Kết quả đầu ra: Am hiểu kiến thức sản phẩm
6. Phối hợp với các bộ phận liên quan trong Công ty để đảm bảo chất lượng sản phẩm, thiết kế mẫu mã, tiến độ giao nhận hàng, ngân sách thanh toán, … đáp ứng đúng kế hoạch của Công ty.
-Tiêu chí: Chất lượng, mẫu mã, tính năng, tiến độ, thanh toán.
- Kết quả đầu ra: Số lượng các sản phẩm mới và chất lượng được tung ra thị trường.
7. Phối hợp với Kinh doanh, Trade Marketing, Marketing, Phát triển Khách hàng… để hoạch định và thiết lập kế hoạch mua hàng dài hạn và ngắn hạn cho Công ty. Cùng phân tích và thống kê hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng.
- Hợp lý và hiệu quả.
- Kết quả đầu ra: + Kế hoạch mua hàng.
+ Kết quả phân tích hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng.
8. Tổ chức việc viết các tài liệu cho sản phẩm Key Selling point, user manual đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin và quảng bá sản phẩm. Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác demo, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm theo kế hoạch. - Tiêu chí: Kịp thời, đầy đủ
- Kết quả đầu ra: Thông tin sản phẩm được cập nhật đầy đủ cho các bộ phận liên quan.
9. Xây dựng quy trình, chính sách và hướng dẫn công việc liên quan đến quá trình mua hàng cho Công ty.
- Tiêu chí: Rõ ràng, dễ áp dụng và thực hiện
- Kết quả đầu ra: Tài liệu được ban hành và áp dụng.
10. Lập và quản lý ngân sách hoạt động của phòng, đảm bảo việc sử dụng ngân sách hợp lý và hiệu quả.
- Tiêu chí: Hợp lý và hiệu quả.
- Kết quả đầu ra: Ngân sách được phê duyệt và sử dụng hiệu quả.
11. Tổ chức đào tạo, huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên trực thuộc.
- Tiêu chí: Đúng kế hoạch
- Kết quả đầu ra: NV đủ năng lực thực hiện công việc.
12. Thực hiện báo cáo, phân tích, hoạch định tình hình mua hàng của Công ty, tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc. Kịp thời, đầy đủ
- Tiêu chí: Báo cáo hoàn chỉnh
- Kết quả đầu ra: Theo yêu cầu.
* QUYỀN HẠN
1. Ký duyệt kế hoạch làm việc, kế hoạch công tác, chi phí công tác cho nhân viên bộ phận phụ trách theo thẩm quyền đã được phân công.
2. Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng và phê duyệt tuyển dụng các vị trí trong phạm vi quản lý theo đúng quy trình/chính sách Công ty.
3. Ký duyệt các đề xuất mua, thanh toán, các chi phí khác liên quan đến hoạt động mua hàng của Công ty theo nhu cầu và ngân sách được phê duyệt.
4. Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc trong việc hoạch định sản phẩm đưa vào kinh doanh mang tính khả thi cao.
5. Khác: Theo phân quyền và ủy quyền được Tổng Giám đốc phê duyệt.
* MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC
- QUAN HỆ ĐỐI NGOẠI
+ Khách hàng
+ Nhà cung cấp
+ Đơn vị cung cấp dịch vụ
- QUAN HỆ NỘI BỘ
+ Tất cả các phòng ban, bộ phận tại Văn phòng Tổng Công ty
+ Chi nhánh Tara Hà Nội
+ Văn phòng đại diện tại nước ngoài

- Theo chính sách của công ty