[Vinpro - Vingroup] Trưởng Phòng hành chánh Tổng Hợp KV Miền Bắc

1. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG PHÁP LÝ
+ Tổ chức triển khai công tác thủ tục pháp lý
- Tổ chức thực hiện các thủ tục cấp phép đủ điều kiện hoạt động sales, đảm bảo đầy đủ và đúng lúc theo yêu cầu của Pháp luật & của Tập đoàn.
- Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ cấp phép theo đúng qui định của pháp luật & của Cty.
- Kiểm soát việc Update thông tin giấy phép lên Dataroom Cty và gửi thông tin giấy phép đã được cấp cho các cơ sở sales theo đúng qui trình cấp phép.
- Kiểm soát việc chuyển giao bản gốc giấy phép về Trung tâm lưu trữ Tập đoàn theo đúng quy trình cấp phép.
- Tổ chức tư vấn thủ tục cấp phép cho các cơ sở khi có yêu cầu.
- Kiểm soát các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo qui định của pháp luật/theo yêu cầu của CQNN có quyền hạn liên quan đến các giấy phép đã được cấp.
+ Tổ chức triển khai hoạt động tư vấn pháp lý
- Update đúng lúc các quy định pháp luật mới ban hành có hình ảnh hưởng đến hoạt động của công ty, đề xuất với Ban sếp các phương án, biện pháp trong hoạt động vận hành bảo đảm phù hợp với quy định của pháp luật, đảm bảo quyền lợi/hạn chế rủi ro pháp lý trong hoạt động của công ty.
- Xây dựng, rà soát, quản lý hệ thống Hợp đồng mẫu.
- Kiểm soát việc soạn thảo HĐ (đối với các HĐ soạn thảo theo chia quyền hoặc theo đúng yêu cầu của Cán bộ sếp có thẩm quyền), thẩm định các HĐ (bao gồm sửa đổi, bổ sung, chấm dứt).
- Tư vấn/thẩm định các vấn đề pháp lý phát sinh từ hoặc liên quan tới hoạt động của chuỗi.
- tham gia xử lý các vụ việc khiếu nại, tranh chấp theo giao phó của Ban cấp trên hoặc của Ban Pháp chế Tập đoàn.
- Nghiên cứu & đề xuất các biện pháp đem lại lợi ích/giảm thiểu rủi ro pháp lý trong hoạt động sales, vận hành của công ty.
- Đào tạo kiến thức pháp lý cơ bản liên quan đến hoạt động kinh doanh, vận hành cho CBNV.
+ Tổ chức triển khai hoạt động kiểm soát Tuân thủ pháp lý
- Lập list danh sách các bảng kiểm pháp lý cần Tuân thủ, danh mục các giấy phép cần có đúng theo yêu cầu của Pháp luật và của Tập đoàn.
- Định kỳ rà soát, kiểm tra, báo động các trường hợp không Chấp hành, kiểm soát việc khai triển xử lý.
- Định kỳ tổng hợp & báo cáo Cán bộ cấp trên về các rủi ro pháp lý tiềm ẩn (báo cáo ngay đối với các rủi ro được đánh giá là nghiêm trọng) và đề xuất kế hoạch hành động giảm thiểu rủi ro kịp thời.
2. QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
+ Tổ chức công tác quản lý cơ sở vật chất & thiết bị tại khối văn phòng
- Quy hoạch & trình phê duyệt layout không gian làm việc.
- Quản lý việc cung ứng bàn ghế, thiết bị làm việc cần thiết cho các đơn vị đảm bảo thực hiện chu đáo, đầy đủ theo tiêu chuẩn và ngân sách phê duyệt.
- Quản lý tình trạng vệ sinh văn phòng bảo đảm mỹ quan văn phòng làm việc theo tiêu chuẩn.
- Quản lý việc sử dụng hiệu quả các phòng họp.
- Thực hiện phê duyệt điều chuyển/nhận điều chuyển tài sản nội bộ của khối văn phòng C ty.
- Kiểm soát thủ tục lựa chọn nhà phân phối mua thanh lý tài sản của các phòng/ban/bộ phận.
+ Tổ chức thực hiện các công việc hậu cần tại khối văn phòng
- Xây dựng các nguyên tắc quản lý thẻ gửi xe, thẻ taxi và quản lý đồng phục.
- Quản lý việc cấp phát thẻ gửi xe, thẻ taxi, cấp phát đồng phục cho nhân viên khối văn phòng theo đúng tiêu chuẩn.
- Quản lý kế hoạch công tác & giám sát việc thực hiện chi phí công tác.
- Quản lý việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn đúng thời gian yêu cầu, đúng định mức/tiêu chuẩn đã được phê duyệt/theo quy trình/quy định nội bộ của Cty, Tập đoàn.
- Quản lý việc quyết toán chi phí phát sinh thuộc trách nhiệm của hành chánh (chi phí thẻ taxi, thẻ gửi xe, phòng hotel, chi phí điện, nước, thuê văn phòng…) theo đúng thời gian quy định.
- đảm trách nhiệm thực hiện công tác hậu cần cho các sự kiện của công ty bảo đảm trong hạn mức chi phí, đảm bảo chất lượng đúng qui định.
+ Tổ chức thực hiện các công việc hành chính vận hành
- Tổ chức việc lập hồ sơ thông báo/đăng ký Discount theo yêu cầu của các phòng/ban/bộ phận & kiểm soát việc thực hiện thủ tục thông báo/đăng ký ưu đãi.
- Kiểm soát việc lập các báo cáo hành chánh của C ty theo số liệu từ các GĐ vận hành miền.
3. QUẢN LÝ MUA SẮM NỘI BỘ
+Tổ chức triển khai hoạt động đặt hàng/mua sắm các hàng hóa/dịch vụ
- Xây dựng hạng mục hàng hóa/dịch vụ của Cty.
- Tổ chức tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp cho các hàng hóa/dịch vụ tự shoping.
- Xây dựng nguyên tắc tạo lập kế hoạch đặt hàng định kì mỗi tháng, đảm bảo gửi Trung tâm shoping đúng tiến độ.
- Tổ chức thực hiện chu trình shoping đảm bảo theo đúng qui định & đúng thời hạn: nhận nhu cầu từ các bộ phận, đặt hàng, theo dõi đơn hàng, kiểm soát việc nhận hàng & chất lượng hàng, quyết toán, Update dữ liệu.
- Tổ chức việc phối hợp với Trung tâm mua sắm và nhà cung ứng đảm bảo thông tin về mặt hàng & các thay đổi được Update đúng lúc.
4. QUẢN LÝ NHÂN SỰ
- Nghiên cứu năng suất, hiệu quả của CB&NV (CBNV) dưới quyền; từ đó đưa ra điều chỉnh sơ đồ tổ chức, định biên, chính sách nhân sự tối ưu cho đơn vị mình lãnh đạo; bảo đảm bộ máy và chất lượng nhân sự tinh gọn, đơn giản, hiệu quả, dễ sử dụng.
- cung ứng (tuyển dụng & bổ nhiệm) Cán bộ nhân viên dưới quyền đối với các chức danh thuộc phạm vi mình quản lý nhằm bảo đảm đủ số lượng và chất lượng theo định biên đã được phê duyệt.
- Đào tạo cho CB&NV dưới quyền và tham gia hoạt động giảng dạy chuyên môn cho CB&NV của Công ty; đảm bảo việc đào tạo theo đúng kế hoạch đã phê duyệt với chất lượng tốt & CB – NV hiểu, thực hiện văn hoá, phong cách làm việc của + Tập đoàn, hoàn thành tốt công việc của mình.
- support và kiểm soát lộ trình phát triển nghề nghiệp của các CBNV dưới quyền theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt.
- Tổ chức đánh giá & xếp bậc đẩy đủ, chính xác CB – NV dưới quyền, bảo đảm phản ánh đúng, đủ những đóng góp & giá trị thực tế đối với hệ thống.
- Truyền lửa & dẫn dắt toàn quân cùng xây dựng môi trường làm việc văn minh, văn hóa cao theo bộ tiêu chí môi trường làm việc của Tập đoàn.
5. QUẢN LÝ HỆ THỐNG QUY ĐỊNH, QUY CHẾ
- đều đặn nghiên cứu để biết rõ các quy định, quy chế (QĐQC), chi tiết công việc (MTCV); đào tạo, hỗ trợ & kiểm soát CB – NV dưới quyền làm đúng QĐQC.
- 3 tháng 1 lần rà soát hệ thống QĐQC, tiêu chuẩn, chính sách do đơn vị xây dựng & MTCV của các chức danh thuộc phòng ban quản lý; điều chỉnh và đưa ra điều chỉnh, Update theo thẩm quyền, đảm bảo Chấp hành theo cấu trúc đã quy định, có đầy đủ các văn bản với nội dung ngắn gọn, đơn giản, hữu dụng.
- 6 tháng 1 lần tổ chức hội thảo của các CBLĐ để nghiên cứu đề xuất các điều chỉnh, Update về chính sách, QĐQC, tiêu chuẩn, nhằm bảo đảm các chính sách khen thưởng kỷ luật hợp lòng dân, phát huy tốt hiệu quả, bảo đảm tốc độ chất lượng công việc và tinh thần thượng tôn kỷ luật, văn hóa cao.
6. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
- Tổ chức, triển khai, kiểm soát, đánh giá và thanh tra việc lập, thực hiện ngân sách; bảo đảm các đề xuất về ngân sách hợp lý, hiệu quả & được thực hiện đúng hoặc tốt hơn.
- Quản lý tài sản trong phạm vi phụ trách, bảo đảm Tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Tập đoàn/Công ty ban hành:
o Các tài sản được shoping là cần thiết, đúng phạm vi ngân sách được duyệt, đúng thời điểm, đúng giá cả & chất lượng tốt theo spec.
o Các tài sản được khai thác hiệu quả, tối ưu nhất, không bị tổn thất, lãng phí, hư hỏng do không quản lý tải sản tốt.
7. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THANH TRA
- Tổ chức hệ thống thanh tra kiểm soát chất lượng trong phòng ban mình quản lý, giao phó việc thanh tra - kiểm soát cho các cán bộ sếp & NV dưới quyền.
- Định kỳ hoặc đột xuất tổ chức việc thanh tra chuyên sâu/toàn diện đối với các hoạt động trong phạm vi quản lý của phòng ban, bảo đảm không có những vi phạm; lớn/nghiêm trọng, mang tính hệ thống, lặp lại kéo dài, hoặc đã xảy ra từ lâu mà không được phát hiện giải quyết.
- Thẩm định và phê duyệt đề ra các quyết định khen thưởng-kỷ luật theo quyền hành.
- Định kỳ tổ chức việc đánh giá công tác thanh tra để kịp thời có các điều chỉnh/ chấn chỉnh, bảo đảm chất lượng công tác thanh tra được nâng lên theo thời gian.
8. QUẢN TRỊ RỦI RO
- nhận dạng và phát hiện các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh trong công việc của mình, nhằm có phòng ngừa, khắc phục đúng lúc, giảm thiểu thất thoát.
- Kiểm soát chặt chẽ việc đảm bảo an toàn lao động, ATVSTP, PCCC & an toàn tài sản của bộ phận quản lý.