Lotte Center Hanoi

- Office leasing market analysis, including: identifying consumer requirements; defining market, competitors’ share, competitors’ strengths and weaknesses; forecasting projected business; establishing targeted market share.
- Office leasing activities, including: developing, managing and executing office leasing plans.
- Implementing building screening, reporting and preparing list of potential client
- Planning, implementing & managing leasing activities effectively to fulfill monthly. quarterly, annual sales target such as offer to lease, contract negotiation, and following for deposit, supporting for fitting out and moving in of tenant
- Managing office leasing contracts and implementing contract renewal with current tenant
- Supporting for office operation.
Other duties:
- Supporting other departments if required.
- Other tasks assigned by Marketing Team Leader and General Director.

I. JOB DESCRIPTION
1. Budget management and analysis
- Collect and analysis monthly and yearly budget plan
- Follow budget execution and update database
- Manage budget usage under annual plan
- Manage monthly payment to avoid pending work
2. Work on Company’s system (SAP, MOINAIR)
- Check all submitted requests on the system
- Compare requested expense and budget plan
- Supervise the necessary of the request
3. Controlling and Reporting
- Maintaining Controlling function on SAP and making monthly reports on business status of company including income statement, cost center reports, profitability analysis, budget management reports, etc.
4. Others
- Do other assigned tasks from manager such as reseach, payment, make report

- Office leasing market analysis, including: identifying consumer requirements; defining market, competitors’ share, competitors’ strengths and weaknesses; forecasting projected business; establishing targeted market share.
- Office leasing activities, including: developing, managing and executing office leasing plans.
- Implementing building screening, reporting and preparing list of potential client
- Planning, implementing & managing leasing activities effectively to fulfill monthly. quarterly, annual sales target such as offer to lease, contract negotiation, and following for deposit, supporting for fitting out and moving in of tenant
- Managing office leasing contracts and implementing contract renewal with current tenant
- Supporting for office operation.
Other duties:
- Supporting other departments if required.
- Other tasks assigned by Marketing Team Leader and General Director.

- Handle daily Customer issues, complaints, problems. Work with related Departments to resolve in a timely, professional manner. Follow up to ensure resolution.
- Report daily issues and solution to Manager and Team Leader. Update Complain Checklist Review.
- Support Facility Management team, LDCC to conduct periodic Maintenance, check or fix Equipment.
- Prepare welcome package for new Tenant. Introduce all procedures and necessary documents.
- Entrance Card Controlling.
- Receive Parking Registration, finalize and send to Parking Team to process. Handle Parking Complaints from Customer in the shortest time.
- Have plan to do Request for Approval, Request for Payment for the Office Expenses, prepare enough necessary Documents to get approval timely.

- Assure timely collection of payment
- Monitor and report on deviations from credit standards.
- Assure timely and accurate invoicing.
- Assure that the company’s standard template regarding invoice sample is in place for every customer
- Conduct credit checks on all customer, establish and manage limits
- Reconcile accounts receivable transactions
- Maintain customers’ files
- Make recommendations to improve quality of invoicing and collection procedures.
- Weekly reporting of invoicing totals/aging totals/cash receipts/invoice adjustments

- Responsible to prepare all kind of tax reports including VAT, PIT, CIT, WHT and other tax if any (including making the annual tax finalization)
- Work with tax officers under the guide line of CA concerning tax mater
- Performs research within the areas of tax law, regulations and deregulation, keeping current of any governmental changes
- In charge to communicates with clients regarding all tax issues
- Assist other colleagues or departments on the tax mater
- Also in charge as AP for office activities (G&A expenses, payroll…)

Customer Services duty:
- Responsible for service operational tasks: preparing welcome flower, breakfast, birthday cake, newspaper, shuttle bus service, paper work and support on other tasks as per request
- Handling customer complaints/ incidents
- Planning and holding monthly event for customers
- Coordinate with Front Office, Housekeeping and related teams to improve the service and support in any issue which are related to service
- Analyze and monitor team’s expenses and operational budget (yearly, quarterly, and monthly)
Other duties
- Support other department activities as required.
- Other tasks or responsibilities as assigned by Team Leader, General Director.

Mô tả công việc
- Thu tiền, in hóa đơn, trả lại tiền thừa cho khách
- Cập nhật đầy đủ vào báo cáo doanh thu hàng ngày
- Thực hiện đúng quy trình mở ca, đóng ca khi kết thúc ca làm việc của mình, đảm bảo số tiền thu được khớp với doanh thu trên máy POS hàng ngày
Làm việc theo ca 6 ngày/ tuần - 8h/ ngày
Ca sáng: 6:00 - 14:00, ca chiều 14:00 - 22:00
Quyền lợi
- Lương: 4-5 triệu
- Được đóng BHXH, Bảo hiểm tai nạn 24h
- Khám sức khỏe toàn diện 1 lần/ năm
- Phụ cấp bữa ăn và gửi xe.

- Hướng dẫn khách thăm quan sử dụng dịch vụ của Đài quan sát ở các vị trí: quầy vé, quầy thông tin, phòng chụp ảnh, quầy quà lưu niệm
- Giải đáp thắc mắc của khách liên quan tới dịch vụ và sự kiện ở Đài quan sát.
- Hỗ trợ quảng bá và tổ chức sự kiện ở Đài quan sát
- Môi trường làm việc năng động, sáng tạo thích hợp cho các bạn trẻ, sinh viên năm cuối (có thể vừa học vừa làm) hoặc sinh viên mới ra trường.
- Lương 23.000đ/h
- Được hưởng: Bảo hiểm 24h; Bữa ăn theo ca; Trợ cấp gửi xe

- Phụ trách các kênh truyền thông online (facebook, instagram, website) và quản lí các kênh này để có hiệu quả tốt.
- Đăng bài viết và duy trì tương tác với khách hàng qua các trang truyền thông.
- Tham gia lập kế hoạch, tổ chức các sự kiện trên Đài quan sát LOTTE.
- Theo dõi và báo cáo về các hoạt động, sự kiện diễn ra trên Đài quan sát.
- Có kĩ năng sales là một lợi thế.
- Lập báo cáo định kì theo yêu cầu của cấp trên.

Recruitment tasks:
1. Recruit new staffs upon request with Public Recruitment process: posting job, selecting CV, arranging interview, preparing working condition for calling employees to work.
2. Execute LOTTE Global Recruitment program as request: contact with universities in Hanoi, arrange interview & evaluate candidates, make report of the final result.
3. Admin & promote fanpage Lotte Group Recruitment in Hanoi on Facebook, maintain the operation of the page by posting regularly.
4. Make recruitment report monthly.
5. Monitor & execute tasks related to Additional Insurance for employees as company benefits.
6. Related tasks assigned by Team Leader and support team members.
Training tasks:
1. Make plan & organize training sessions following training plan of company for company employees and outsource employees.
2. Organize training program upon request from Lotte Academy.
3. Prepare and set up training sessions
4. Make evaluation of trainees before & after training
5. Record & make training report monthly & yearly
6. Control budget & make payment monthly on time to ensure smooth operation
7. Make content for company newsletter monthly
8. Draft contracts and papers related to work
9. Translate text and documents to serve the need of work
Working hour: 08.30 – 17.30, Monday - Friday

Repair & maintenance all mechanical system on S.R and areas of building as below:
+ Checking and repairing LPG station, AHU, FCU, etc.
+ Repairing and maintenancing for Pipe, Pump, Cooling Tower, etc.
+ Being in charge with other staffs to check Boiler, Chiller, Steam piping, hot water heater, firefighting, swimming pool & sauna, RO system, etc.
+ Supporting to Service Residence shift if any about getting order from guests and repair or maintenance system in residence such as: cleaning coil, changing sensor of air-conditioner, checking smell, fixing cooker damper, etc.

- Hướng dẫn khách thăm quan sử dụng dịch vụ của Đài quan sát ở các vị trí: quầy vé, quầy thông tin, phòng chụp ảnh, quầy quà lưu niệm
- Giải đáp thắc mắc của khách liên quan tới dịch vụ và sự kiện ở Đài quan sát.
- Hỗ trợ quảng bá và tổ chức sự kiện ở Đài quan sát
- Môi trường làm việc năng động, sáng tạo thích hợp cho các bạn trẻ, sinh viên năm cuối (có thể vừa học vừa làm) hoặc sinh viên mới ra trường.
- Lương 23.000đ/h
- Được hưởng: Bảo hiểm 24h; Bữa ăn theo ca; Trợ cấp gửi xe

- Phụ trách các kênh truyền thông online (facebook, instagram, website) và quản lí các kênh này để có hiệu quả tốt
- Tham gia lập kế hoạch, tổ chức các sự kiện trên Đài quan sát LOTTE
- Theo dõi và báo cáo về các hoạt động, sự kiện diễn ra trên Đài quan sát
- Lập báo cáo định kì theo yêu cầu của cấp trên

- Nhận các cuộc gọi, email từ khách hàng
- Chào và đón tiếp khách
- Hướng dẫn khách lên các tầng
- Nhận thư từ các đối tác và gửi thư đến các đối tác
- Thời gian làm việc của Lễ tân tầng 1 Lotte Center Hanoi:
Ca 1: 07:00 - 15:00
Ca 2: 11:00 - 19:00
- Lương: 23.000/h + ăn trưa + bảo hiểm tai nạn 24h do công ty chi trả + các phúc lợi khác trải dài theo năm

• Trực quầy Lễ tân:
o Đặt lịch cho khách và nhận thanh toán
o Cung cấp thông tin cho khách hàng
o Giải quyết vấn đề các vấn đề phát sinh và khiếu nại của khách hàng
• Chuẩn bị đồ dùng cho các lớp học thể dục và khu vực sauna.
• Đảm bảo tất cả các khách hàng được cập nhật đầy đủ thông tin và các chương trình mới nhất của Fitness Center
• Đảm bảo trang thiết bị được giữ gọn gàng và ngăn nắp, sạch sẽ.
• Tuân thủ quy định về sức khỏe và an toàn của tất cả nhân viên và khách hàng.
Nhiệm vụ khác sẽ được trao đổi trong buổi phỏng vấn.
Làm việc toàn thời gian 48 giờ /tuần, tùy theo yêu cầu công việc có thể làm việc theo ca hoặc cuối tuần. (Ca hành chính : 5:30-14:30, ca chiều: 14:30 - 22:30, được bù ngày nghỉ cho ngày làm việc vào cuối tuần).

- Composing sales contracts, quotation, all documents for sales activities.
- Supporting the sales team in Sales application processing, ensuring document qualification and service guarantee
- Controlling and posting journal voucher and cooperate with Finance Team to collect rental fee from guest monthly
- Coordinating with Sales Department to strengthen relationship with tenants and finding new tenant if any
- Updating sales record data, managing contract for tenant in The Residence
- Supporting sales team in documents of sales activities, filling systems
- Coordinating between Sales teams and other teams to support Sales teams to meet the team target
- Reporting to SR Senior and SR Team Leader.
Other duties
- Supporting other departments if required.
- Other tasks assigned by Team Leader and General Director.
Working time
Full - time 40 hour/week
Admin shift: 8:30 – 17:30 from Monday to Friday

- Nhận các cuộc gọi, email từ khách hàng
- Chào và đón tiếp khách
- Hướng dẫn khách lên các tầng
- Nhận thư từ các đối tác và gửi thư đến các đối tác
- Thời gian làm việc của Lễ tân tầng 1 Lotte Center Hanoi:
Ca 1: 07:00 - 15:00
Ca 2: 11:00 - 19:00
- Lương: 23.000/h + ăn trưa + bảo hiểm tai nạn 24h do công ty chi trả + các phúc lợi khác trải dài theo năm

Working location: Lotte Center Hanoi, 54 Lieu Giai, Ba Dinh, Hanoi
Working hour: 40 hours/week.
- Responsible for service operational tasks: preparing welcome flower, breakfast, birthday cake, newspaper, shuttle bus service, parking management for Service Resident tenant, paper work and support on other tasks as per request
- Handling customer complaints/ incidents
- Planning and holding monthly event for customers
- Coordinate with Front Office, Housekeeping and related teams to improve the service and support in any issue which are related to service
- Analyze and monitor team’s expenses and operational budget (yearly, quarterly, and monthly)
- Support other department activities as required.
- Other tasks or responsibilities as assigned by Team Leader, General Director.

• Trực quầy Lễ tân:
o Đặt lịch cho khách và nhận thanh toán
o Cung cấp thông tin cho khách hàng
o Giải quyết vấn đề các vấn đề phát sinh và khiếu nại của khách hàng
• Chuẩn bị đồ dùng cho các lớp học thể dục và khu vực sauna.
• Đảm bảo tất cả các khách hàng được cập nhật đầy đủ thông tin và các chương trình mới nhất của Fitness Center
• Đảm bảo trang thiết bị được giữ gọn gàng và ngăn nắp, sạch sẽ.
• Tuân thủ quy định về sức khỏe và an toàn của tất cả nhân viên và khách hàng.
Nhiệm vụ khác sẽ được trao đổi trong buổi phỏng vấn.
Làm việc toàn thời gian 48 giờ /tuần, tùy theo yêu cầu công việc có thể làm việc theo ca hoặc cuối tuần. (Ca hành chính : 5:30-14:30, ca chiều: 14:30 - 22:30, được bù ngày nghỉ cho ngày làm việc vào cuối tuần).