Tạo mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp miễn phí cùng Mail365

Là vị trí của một nhà tuyển dụng, việc từ chối ứng viên có lẽ là điều quá quen thuộc. Tuy nhiên, nghệ thuật từ chối ứng viên một cách tinh tế và khéo léo thì không phải đơn giản. Việc sử dụng các mẫu thư từ chối ứng viên là một giải pháp hữu hiệu hiện nay. Vậy, mẫu thư từ chối ứng viên là gì? Cách viết mẫu thư từ chối ứng viên một cách “tinh tế” như thế nào? Cùng nắm bắt những thông tin bổ ích về mẫu thư từ chối ứng viên qua bài viết sau đây nhé!

1. Thông tin cơ bản về mẫu thư từ chối ứng viên

Đi kèm với những lá thư chúc mừng thì mẫu thư từ chối ứng viên cũng là một điều không thể thiếu đối với các nhà tuyển dụng trong việc thực hiện quy trình tuyển dụng của mình. Thư từ chối ứng viên dùng để gửi cho những ứng viên không thể đi tiếp trong chặng đường phỏng vấn tiếp theo của một vị trí công việc nào đó. Và bất cứ ứng viên nào cũng có quyền nhận được sự phản hồi từ nhà tuyển dụng. Vì vậy, thư từ chối ứng viên được gọi tên lúc này. 

Sẽ thật thiếu chuyên nghiệp nếu như ứng viên đến phỏng vấn và sau đó là họ nhận được một sự im lặng kéo dài trong thời gian sau đó, không hề có một lời thông báo về việc chúc mừng hay từ chối nào cả. Nếu bạn là ứng viên, rơi vào trường hợp như vậy thì cảm xúc của bạn sẽ như thế nào?

Do vậy, cho dù có bận “trăm công nghìn việc” thì nhà tuyển dụng vẫn không được quên gửi mẫu thư từ chối cho ứng viên của mình. Lý do để thực hiện được điều này có thể kể đến như:

- Mẫu thư từ chối ứng viên sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp của bạn cũng như của công ty, doanh nghiệp trong việc thực hiện các quy trình tuyển dụng của mình. Điều này khiến ứng viên cảm thấy mình đã lựa chọn đúng đắn về công ty mà mình định ứng tuyển và hình ảnh công ty được xây dựng một cách đẹp hơn.

- Mẫu thư từ chối ứng viên sẽ giúp ứng viên cảm thấy mình được trân trọng cũng như biết được nhà tuyển dụng đã công nhận công sức mà ứng viên đã bỏ ra để nộp hồ sơ và đi phỏng vấn.

- Thư từ chối cũng là sự thông báo về kết quả phỏng vấn của ứng viên, giúp cho ứng viên không phải mất thời gian chờ đợi cũng như giúp nhà tuyển dụng tiết kiệm được thời gian cho mình.

- Với mẫu thư từ chối ứng viên, nhà tuyển dụng cũng có thể sử dụng để mời ứng viên ứng tuyển vào vị trí khác nếu như họ có năng lực và kinh nghiệm phù hợp hơn so với việc ứng tuyển vào vị trí hiện tại.

Có thể thấy, chỉ với một mẫu thư từ chối ứng viên nhưng khi được gửi đi nó có thể đem lại được những kết quả, lợi ích khá bất ngờ đối với nhà tuyển dụng.

2. Nắm lòng quy tắc ba không khi viết mẫu thư từ chối ứng viên

Việc viết thư từ chối không hề đơn giản như bạn suy nghĩ. Bởi thực tế, một lá thư từ chối không chỉ biểu hiện một lời xin lỗi hay một sự tiếc nuối với ứng viên mà nó còn thể hiện cả bộ mặt của một công ty, doanh nghiệp trước ứng viên của mình. Vì thế, việc viết thư từ chối ứng viên được coi là cả một “nghệ thuật”.

Để có thể viết mẫu thư từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp và ít gây “đau thương” nhất thì bạn hãy ghi nhớ quy tắc 3 không dưới đây.

2.1. Không bộc lộ sự không hài lòng ngay sau buổi phỏng vấn

Việc bộc lộ sự không hài lòng hay từ chối ứng viên ngay sau buổi phỏng vấn sẽ khiến ứng viên cảm thấy bị tổn thương. Vì thế, đây được coi là điều không nên đầu tiên của nhà tuyển dụng với việc nói lời từ chối ứng viên. Sự từ chối một cách trực tiếp, thẳng thắn như vậy, không những không giúp ứng viên nhận ra hạn được hạn chế của mình mà còn khiến họ buồn và có thể nảy sinh ác cảm với công ty. Thậm chí có thể rất nhiều năm sau đó ứng viên cũng sẽ quyết định không ứng tuyển vào công ty bạn thêm một lần nào nữa. Chưa kể trường hợp họ có thể đưa ra những lời nhận xét khá “xấu xí” về công ty với những người xung quanh hay trên các diễn đàn tìm việc khác. Điều này sẽ khiến hình tượng công ty bị giảm đi rất nhiều trong mắt ứng viên.

2.2. Không từ chối ứng viên qua điện thoại

Việc từ chối ứng viên qua điện thoại được coi là một hành động không chuyên nghiệp cũng như khá “kém duyên”. Bởi bạn sẽ không biết liệu họ đang vui vẻ hay trạng thái tinh thần ra sao, liệu họ có thời gian để tiếp chuyện với bạn hay không?,... Nếu như đang vui vẻ và nhận được cuộc gọi từ chối từ chính nhà tuyển dụng thì bạn đã góp phần khiến một ngày của họ trở nên buồn chán, tẻ nhạt và đáng thất vọng rồi. 

Từ chối ứng viên thông qua điện thoại sẽ khiến cả hai bên đôi khi sẽ khá khó xử. Bạn sẽ không thể nắm bắt được trạng thái cảm xúc của ứng viên cũng như việc không thể nói rõ được những vấn đề khác còn tồn đọng. Do vậy, đây được coi là điều không nên thứ hai khi từ chối ứng viên mà nhà tuyển dụng cần biết.

2.3. Không được im lặng để ứng viên “tự hiểu”

Rất nhiều người trong quá trình tuyển dụng đã nghĩ rằng mình im lặng và không thông báo gì tới ứng viên là họ tự biết mình đã bị “đánh trượt”. Như vậy sẽ khiến họ bớt buồn và đau lòng hơn khi mình trực tiếp thông báo. Nhưng thực tế thì điều này hoàn toàn ngược lại. Việc im lặng sẽ khiến ứng viên ngóng trông hơn cũng như mất thời gian và công sức trong việc chờ đợi kết quả. Thêm nữa nó khiến ứng viên có sự đánh giá, nhìn nhận không tốt về công ty. Vì vậy, một thư từ chối lịch sự, rõ ràng là điều cần thiết với trường hợp này.

3. Cách viết mẫu thư từ chối chi tiết ra sao?

Sau khi đã nắm được quy tắc 3 không khi viết thư từ chối ứng viên thì cách viết mẫu thư từ chối ứng viên sẽ là những thông tin cần biết tiếp theo mà bạn cần biết rõ. Việc biết cách viết mẫu thư này sẽ giúp bạn có thể viết được một lá thư từ chối chuyên nghiệp, tinh tế mà lại ít khiến ứng viên “tổn thương” nhất.

Thông thường, với một mẫu thư từ chối ứng viên thì sẽ bao gồm các nội dung chính như:

- Các thông tin cơ bản của ứng viên

- Lời cảm ơn của nhà tuyển dụng

- Những ý kiến đóng góp

- Lơi mời cho việc ứng tuyển lại (có thể có hoặc không)

3.1. Phần thông tin của ứng viên

Phần này sẽ bao gồm các thông tin cá nhân của ứng viên. Khi viết phần này, hãy lưu ý đến tên riêng của họ và viết một cách đầy đủ, chính xác cả họ và tên của ứng viên. Việc viết đầy đủ, chính xác họ tên ứng viên và vị trí ứng tuyển của họ sẽ khiến ứng viên cảm thấy được rằng nhà tuyển dụng đã thực sự dành thời gian để đánh giá và xem xét kỹ lưỡng về mình trước khi đưa ra quyết định từ chối này.  

Ví dụ: Mai Anh thân mến, Gửi Nguyễn Hoài Anh,.....

3.2. Phần lời cảm ơn

Đây là phép lịch sự cơ bản tối thiểu của bạn với ứng viên của mình. Hãy gửi lời cảm ơn đến ứng viên của mình vì họ đã dành thời gian nộp hồ sơ, đi phỏng vấn cũng như sự quan tâm của họ với thông tin tuyển dụng của công ty mình. 

Lời cảm ơn không chỉ là phép lịch sự mà nó còn thể hiện được rằng bạn thực sự trân trọng những gì mà ứng viên dành cho công ty đó là thời gian, công sức cũng có thể là tình cảm của ứng viên. Hành động cảm ơn này tuy rất nhỏ nhưng sẽ giúp ứng viên có thể có cái nhìn tích cực hơn về sự từ chối và còn có thể tạo được thiện cảm của ứng viên với công ty. Nhờ đó mà việc tăng khả năng ứng tuyển được cao hơn, và việc ứng viên giới thiệu những người bạn của mình tới công ty cũng nhiều hơn.

Bạn có thể viết như sau:

“Cảm ơn bạn đã dành thời gian của mình để đến tham gia buổi phỏng vấn tại {Tên công ty} với vị trí {Tên vị trí}. Chúng tôi thực sự đánh giá cao về sự cố gắng và sự nhiệt tình của bạn trong quá trình diễn ra phỏng vấn cũng như những cam kết đóng góp cho công ty mà bạn đã đưa ra.”

3.3. Phần những lời đóng góp

Với một thư từ chối ứng viên thì phần nội dung chính đó là nêu ra lý do tại sao bạn lại từ chối họ. Hãy đưa ra một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràng về việc ứng viên không là người được lựa chọn vào những vòng tiếp theo của cuộc phỏng vấn. Thông thường, ứng viên sẽ quan tâm đến nội dung này nhất và sẽ đánh giá cao nếu như nhà tuyển dụng đưa ra sự phản hồi như vậy.

Tốt nhất, hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng, nói chi tiết vì sao bạn lại từ chối và ứng viên cần phải hoàn thiện những kỹ năng gì để có thể trở nên tốt hơn. Những ý kiến đóng góp của nhà tuyển dụng sẽ là những ý kiến mà ứng viên cảm thấy tin tưởng cũng như là động lực để thúc đẩy họ phát triển hơn sau này và có thể nắm bắt được những cơ hội việc làm trong tương lai. 

Ví dụ:

“Tuy nhiên, sau khi xem xét hồ sơ chúng tôi nhận thấy bạn chưa thực sự phù hợp với vị trí {Tên vị trí} tại công ty chúng tôi ở thời điểm hiện tại. Chúng tôi quyết định sẽ đi tiếp cùng với những ứng viên khác. Ở thời điểm này, chúng tôi nhận thấy bạn vẫn còn một số thiếu sót về kỹ năng và kinh nghiệm để có thể đảm nhận vị trí {Tên vị trí}. Chúng tôi cho rằng bạn nên dành thời gian của mình để có thể rèn luyện những kỹ năng bổ trợ cho công việc và cần tích lũy thêm kinh nghiệm cho mình thông qua các công việc mà bạn có thể tìm được.”

3.4. Phần mời ứng tuyển lại

Đây là phần mà bạn có thể thêm hoặc không tùy thuộc vào từng ứng viên cũng như nhu cầu tuyển dụng của công ty bạn.

Nếu như ứng viên là người có tố chất, tiềm năng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay có thể phù hợp với vị trí nào khác thì bạn có thể mời họ tham gia ứng tuyển vào vị trí đó. 

Hãy cho ứng viên biết được rằng bạn thực sự mong họ có thể trở thành một phần của công ty bằng việc tham gia ứng tuyển khi có cơ hội. 

Bạn có thể viết như sau:

“Chúng tôi rất ấn tượng với những thành tích mà bạn đã đạt được. {Có thể kể thêm một số chi tiết trong những thành tích đó khiến bạn ấn tượng}.

Chúng tôi nghĩ bạn sẽ phù hợp với những vị trí khác ở công ty trong tương lai sau này. Vì vậy, chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép sẽ được liên hệ lại với bạn khi có cơ hội phù hợp. Nếu có bất cứ thắc mắc nào bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại {Số điện thoại} hoặc phản hồi lại qua email này. 

Xin chúc bạn may mắn trong sự nghiệp của mình.

Trân trọng,

{Ký tên}

4. Một vài lưu ý khi viết mẫu thư từ chối ứng viên

Trong quá trình viết thư từ chối ứng viên thì việc biết cách viết thôi là chưa đủ. Bạn cần phải nắm bắt những lưu ý cơ bản để có một mẫu thư từ chối ứng viên hoàn hảo nhất.

Đầu tiên chính là việc bạn nên viết đúng chính tả. Đây là một lỗi đơn giản nhưng rất nhiều người mắc phải. Đặc biệt khi đứng trong vai trò là nhà tuyển dụng thì đây là lỗi nhất định không được mắc phải. Bởi nó sẽ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.

Tiếp đến là cách trình bày mẫu thư từ chối ứng viên cần phải trình bày theo đúng khuôn mẫu, chuẩn mực và ngay ngắn. 

Ngoài ra, việc sử dụng các mẫu thư từ chối ứng viên có sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như có thể chuẩn chỉnh hơn trong khâu trình bày và sự chính xác về nội dung. Các mẫu thư từ chối ứng viên các bạn có thể tham khảo trên trang web Timviec365.vn.

Trên đây là các thông tin cơ bản về mẫu thư từ chối ứng viên. Mong rằng những thông tin đưa ra trong bài đã giúp bạn hiểu hơn về mẫu thư này cũng như nắm bắt được cách viết mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế nhất.