Nhân Viên Lễ Tân

* Quản lý công văn đi và công văn đến, bưu phẩm tại văn phòng Công ty:
- Nhận & phân phối chính xác thư từ, quản lý các bưu phẩm, sách báo, ấn phẩm của công ty.
- đón nhận các loại thư từ, bưu phẩm và vào sổ công văn đến C ty.
- Nhận & gửi bưu kiện chuyển phát nhanh cho các phòng ban tại công ty.
- tiếp nhận, xử lý, lưu trữ các thông tin (điện thoại, fax, thư tín, …) đến C ty và từ C ty ra bên ngoài.
- Quản lý các cuộc gọi đến và đi tại Công ty: Tếp nhận và chuyển tiếp chính xác các cuộc điện thoại gọi đến và gọi ra ngoài
- Thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản, quản lý thông tin, sử dụng con dấu…
- Soạn thảo, photo các file theo đúng yêu cầu.
- Thực hiện lưu trữ, bảo mật các thông tin, hồ sơ, hóa đơn chứng từ của công ty thuộc phạm vi quản lý.
* đón tiếp khách đến & đi tới Công ty:
- Đón tiếp khách với cách cư xử ân cần, thân thiện, xác định mục đích của khách đến công ty, thông báo cho bộ phận thích hợp khi khách đến hoặc hướng dẫn khách đến văn phòng, bộ phận hoặc nhân viên thích hợp.
- tiếp đón và chỉ dẫn khách cần LH công việc đến BLĐ, PB/BP & người xin việc đến phỏng vấn
* sản phẩm ra vào cổng:
- Quản lý, theo dõi sản phẩm ra vào cổng công ty theo đúng quy định.
- Update tiến độ hàng mang ra vào cổng công ty tạm thời.
- kiểm tra đối chiếu mặt hàng luân chuyển giữa hai nhà xưởng Củ Chi-Trảng Bàng.
* Công việc khác:
- Quản lý sử dụng phòng họp nội bộ theo đúng quy định.
- Giám sát kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng việc sử dụng trang thiết bị văn phòng của các phòng ban.
- Thực hiện các công việc khác theo đúng yêu cầu của Trưởng đơn vị hành chính & Trưởng phòng Tổng Vụ
- support các bộ phận trong các công việc hành chánh mỗi ngày.
- phối kết hợp cùng các bộ phận liên quan tổ chức thực hiện các chương trình thăm quan nghỉ mát, hội nghị, hội thảo, sinh nhật CB – NV, lễ kỷ niệm của Cty.
- tham dự các cuộc họp, các cuộc tập huấn,... theo phân công của Trưởng phòng.
TRÁCH NHIỆM:
- chịu trách nhiệm báo cáo trước Trưởng phòng Tổng vụ, Trưởng phòng ban hành chính về chức năng & nhiệm vụ được giao.
- Tuân thủ nghiêm chỉnh nội quy, quy chế hoạt động của công ty.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng Tổng vụ, Trưởng bộ phận hành chính.
- Áp dụng thực hiện 5S vào công việc mỗi ngày.