Thư Ký Giám Đốc

* MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC: Thư ký Giám đốc chịu sự điều động, phân công của Giám đốc, có nhiệm vụ giúp việc cho Giám đốc trong việc theo dõi các chương trình, kế hoạch hoạt động và việc thực hiện các kế hoạch của chương trình; tổ chức các cuộc họp và quản lý văn phòng; tham gia thực hiện công tác hành chính văn phòng và công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc.
* Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan:
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
- Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
- Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
- Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản.
* Tiếp nhận và xử lý thông tin:
- Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc. 
- Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật. 
- Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
- Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.
* Đón tiếp khách hàng:
- Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
-  Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến. 
-  Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
- Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.
* Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên:
- Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
- Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
- Đặt vé phương tiện giao thông
- Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
- Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
- Tạm ứng và quyết toán chi phí.
* Mức lương theo thỏa thuận.