Tìm Việc Làm thực tập sinh tổ chức sự kiện

Với xu thế phát triển ngày càng mở rộng với các yêu cầu cao và chuyên nghiệp dành cho những sự kiện lớn, ngành tổ chức sự kiện cần rất nhiều nhân lực tiềm năng được đào tạo bài bản và có khả năng làm việc tốt. Đó là lý do vì sao việc làm thực tập sinh tổ chức sự kiện rộng mở đối với các sinh viên năm 3 và năm cuối của các trường đại học. Cùng timviec365.vn hiểu rõ hơn về công việc thực tập tiềm năng này.

1. Việc làm thực tập sinh tổ chức sự kiện là gì?

Đối với những sinh viên năm 3 và sinh viên năm cuối ngành tổ chức sự kiện, marketing, quản trị kinh doanh,..., các bạn thường đã hoàn thành hầu hết chương trình đào tạo chuyên môn tại trường học của mình và muốn tìm những cơ hội thực tập, kiến tập tại các cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp đúng chuyên ngành để được áp dụng những kiến thức dày công học tập suốt 4 năm vào thực tế.

Hầu hết những vị trí thực tập sinh tổ chức sự kiện thường được cung cấp bởi các doanh nghiệp chuyên môn về tổ chức sự kiện, với mục đích chiêu mộ và đào tạo những nhân viên tiềm năng cho công ty mình hoặc đóng góp những giá trị tích cực cho chất lượng nhân sự ngành tổ chức sự kiện nói chung.

Công việc của một thực tập sinh tổ chức sự kiện hầu như giống với những gì một nhân viên chính thức trong doanh nghiệp phải thực hiện hằng ngày vì bản chất các bạn đi thực tập là để học tập quá trình làm việc cụ thể trên thực tiễn đời sống. Tuy nhiên, thực tập sinh thường sẽ được làm việc nhẹ nhàng hơn và dưới sự hướng dẫn tỉ mỉ của một chuyên viên tổ chức sự kiện để phụ giúp họ trong các công việc thường ngày.

Việc thực tập sẽ giúp sinh viên hiểu hơn về công việc tổ chức sự kiện và tích lũy được nhiều kinh nghiệm hơn trong ngành nghề này, được coi là bước thử cho chặng đường vào nghề đầu tiên. Vậy cụ thể thì công việc của một thực tập sinh trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện là gì?

2. Công việc cụ thể của thực tập sinh tổ chức sự kiện

Tùy vào từng vị trí cụ thể trong quá trình tổ chức một sự kiện mà mỗi người đăng ký ứng tuyển, công việc của họ sẽ có những nhiệm vụ khác nhau nhưng nhìn chung, hầu hết các thực tập sinh tổ chức sự kiện sẽ được làm quen với các hoạt động công việc sau đây.

2.1. Lên kế hoạch, proposal về nội dung sự kiện

Công việc quan trọng đầu tiên đối với một thực tập sinh tổ chức sự kiện đó là lên kế hoạch, xây dựng ý tưởng cho sự kiện của khách hàng. Đây là công việc đòi hỏi sự bàn bạc kỹ lưỡng, sự chỉn chu và độc đáo về nội dung của tất cả các thành viên trong đội ngũ chịu trách nhiệm thực hiện dự án sự kiện.

Thực tập sinh tổ chức sự kiện sẽ phải sử dụng sự sáng tạo của mình để đóng góp những ý kiến có lợi cho quá trình xây dựng nội dung dự kiện vì đây chính là linh hồn quyết định một sự kiện có thành công, có được khán giả đón nhận hay không. Các bạn sẽ được tôi luyện về hướng phát triển một sự kiện sao cho hiệu quả và phù hợp nhất với từng yêu cầu khác nhau.

Không chỉ đòi hỏi những ý tưởng hay, đặc biệt, thực tập sinh còn học được cách lên kế hoạch tỉ mỉ đến từng chi tiết, đảm bảo sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo và thuận lợi. Đây là công việc quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện mà mỗi thực tập sinh đều cần đến sự hướng dẫn cẩn thận của cấp trên để có thể hoàn thành tốt công việc và học hỏi được nhiều điều.

2.2. Làm việc với khách hàng

Công việc thực tập sinh tổ chức sự kiện cũng mang lại cho bạn cơ hội tiếp xúc với khác hàng như lắng nghe những yêu cầu mới của họ, hoặc những yêu cầu sửa đổi về kế hoạch sau khi bạn đã truyền đạt lại hết những thông tin của dự án. Một thực tập sinh cũng có thể chịu trách nhiệm trước các kênh thông tin về dự án với các bên liên quan như trình bày kế hoạch để xin ngân sách thực hiện dự án, báo cáo tiến độ hay trao đổi thông tin và thương thuyết để đạt tới thỏa thuận chung.

Bên cạnh đó, các thực tập sinh cũng sẽ được giao một số công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ của dự án như lập bảng báo giá sự kiện hoặc cùng các nhân viên khác soạn thảo hợp đồng, giấy tờ liên quan.

2.3. Triển khai, thực hiện dự án sự kiện

Là một thực tập sinh, công ty sẽ tạo điều kiện cho bạn tiếp xúc với hầu hết các quy trình trong ngành tổ chức sự kiện và tất nhiên, bao gồm các hoạt động triển khai và thực hiện dự án. Thực tập sinh sẽ được tân tay chuẩn bị mọi hoạt động từ nhỏ nhất cho tới những việc quan trọng trong một sự kiện như liên lạc bên dịch vụ địa điểm tổ chức, đặt món ăn nếu sự kiện có tiệc, sắp xếp người đón khách dự sự kiện quan trọng, thuê người chụp ảnh sự kiện, thuê MC dẫn chương trình,.. Công việc này sẽ mang tới cho các bạn sinh viên cái nhìn thực tế và những tổng quan sau mỗi một sự kiện sang trọng, lộng lẫy và chuyên nghiệp.

3. Yêu cầu việc làm thực tập sinh tổ chức sự kiện

Muốn ứng tuyển vào vị trí của một thực tập sinh tổ chức sự kiện, bạn chỉ cần thỏa mãn một vài điều kiện khá đơn giản cả về trình độ học vấn lẫn kỹ năng làm việc. Hầu hết các doanh nghiệp làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ yêu cầu tuyển thực tập sinh là các sinh viên năm 3, năm 4 hoặc sinh viên mới ra trường của các trường đại học thuộc lĩnh vực có liên quan đến tổ chức sự kiện như ngành marketing, quản trị kinh doanh, ngành du lịch, các ngành kinh tế,... Ngoài ra đối với một số doanh nghiệp có các khách hàng nước ngoài, công ty cũng có thể yêu cầu bạn một chút về trình độ ngoại ngữ, đa số là trình độ tiếng Anh.

Với vị trí thực tập sinh tổ chức sự kiện, các nhà tuyển dụng không có yêu cầu gì về việc bạn phải có kinh nghiệm làm việc trong nghề tổ chức sự kiện mà chủ yếu sẽ tiến hành đào tạo từ đầu. Họ muốn tìm kiếm những ứng viên tiềm năng với thái độ cầu tiến, ham học hỏi cái mới, những kỹ năng ngành nghề một cách chân thành và đam mê công việc.

Các điều kiện về kỹ năng mà những nhà tổ chức sự kiện đặt ra đối với sinh viên khi tuyển thực tập sinh cũng khá cơ bản. Bạn cần có laptop cá nhân để xử lý công việc và các thông tin liên quan đến dự án của mình, đồng thời là kỹ năng tin học cơ đơn giản với word, excel và powerpoint. Một người không thể xây dựng nên cả sự kiện to lớn được nếu không có đồng đội, bạn sẽ phải chứng mình kỹ năng làm việc, hợp tác nhóm của mình trước công ty và một khối óc sáng tạo, ngập tràn ý tưởng. Đôi khi, việc tổ chức sự kiện sẽ phát sinh một vài tình huống bất ngờ nên khả năng bạn sẽ phải nhận thêm việc đột xuất ngoài giờ, hãy chuẩn bị trước cho bản thân những dự tính trước khi ứng tuyển thực tập sinh tổ chức sự kiện nhé.

4. Quyền lợi thực tập sinh nhận được từ công việc tổ chức sự kiện

Khi gia nhập một doanh nghiệp với thân phận một thực tập sinh tổ chức sự kiện, bạn nhận được cơ hội học tập vô giá với các kỹ năng, kinh nghiệm ngành nghề được hướng dẫn, chia sẻ tỉ mỉ từ cấp trên trực tiếp của mình. Bạn được trực tiếp bắt tay vào xây dựng, triển khai một sự kiện đích thực và có quyền sai sót nhưng sẽ không phải chịu trách nhiệm quá nhiều, đây là thời cơ tốt để bạn ra sức tôi luyện bản thân trong môi trường nghề.

Tại cuối mỗi kỹ thực tập, bạn sẽ nhận được một giấy chứng nhận thực tập từ doanh nghiệp. Tờ giấy này sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc hoàn thành luận văn, báo cáo thực tập để ra trường và tự tin trình bày những gì bạn đã trải nghiệm trong bài văn của mình.

Bên cạnh đó, tùy vào mỗi doanh nghiệp, bạn có thể sẽ nhận được một khoản trợ cấp nho nhỏ khoảng 1 – 4 triệu mỗi tháng để chi trả những điều kiện cơ bản trong cuộc sống hoặc công việc như tiền đi lại, ăn uống nhẹ,...

Đặc biệt, nếu quá trình thực tập của bạn có kết quả tốt, rất có thể công ty sẽ cân nhắc bạn vào một vị trí công việc chính thức trong hàng ngũ nhân viên của mình. Nếu được vậy thì thật là quá tuyệt vời đúng không nào.

Việc làm thực tập sinh tổ chức sự kiện không yêu cầu đầu vào quá khó khăn, chỉ cần bạn đủ cố gắng và nỗ lực, bạn sẽ nhận lại được đền đáp xứng đáng trong công việc của mình. Mong rằng bài viết trên đã giúp các bạn có cái nhìn toàn diện và thực tế hơn về công việc của một thực tập sinh ngành tổ chức sự kiện để tự tin ứng tuyển vào công ty mình yêu thích.