Trợ Lý Giám Đốc Điều Hành

Mô tả công việc

CHƯƠNG TRÌNH:
-Giúp việc cho Giám đốc DH chỉ đạo và theo dõi việc lập và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của chương trình, tổ chức.
- Phối hợp với các TT và bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
- Giúp Giám đốc điều hành theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện các quyết định của Giám đốc điều hành. các quy định quản lý,quản trị.
-Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc điều hành phê duyệt.
- Gởi tài liệu
- Lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ
- Truyền đạt thông tin của Giám đốc ĐH tới các Trung tâm, bộ phận,
- Đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc.
-Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng, bộ phận, đơn vị theo yêu cầu của Giám đốc.
- Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với ban Giám đốc công ty.
TỔ CHỨC:
-Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của GĐĐH. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần/tháng.
- Chuẩn bị cho các chuyến đi công tác của Giám đốc ĐH.
- Tham gia các chuyến đi công tác cùng Giám đốc và tiếp khách nếu có
- Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc về lịch công tác của Giám đốc trong chuyến công tác
- Hỗ trợ Giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.
HỘI HỌP:
-Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
-Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
-Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc.
-Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp
QUẢN LÝ:
Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc điều hành
- Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu.
- Quản lý các hồ sơ quản trị công ty và các quy định khác theo Quy chế
làm việc, Quy chế quản lý nội bộ
- Các công việc khác theo sự phân công điều động của Giám đốc.
- Hỗ trợ công tác Nhân sự & hành chính trong việc thực hiện các chỉ thị của Giám đốc.
- Theo dõi và báo cáo cho Giám đốc về diễn biến thường lệ trong hoạt động của Công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ.
- Tổ chức chấm công các TT.