Indo Trans Logistics

- Planning and implementing new customer development plans and retaining old customers.
- Quotation for customers, participation in contract negotiation.
- Take care of individual customers as well as customers of the company.
- Consulting the best professional solution for customers.
- Collaborate with professional departments to solve customer complaints, inquiries and complaints in a reasonable and dedicated way.
- Report weekly on your sales activity, customer feedback, and market information.
- Other tasks as assigned by Head of Department.

Implement recruitment activity according to the company’s procedure.
Ensure required recruitment timeline and quality of recruitment
Proactively build networks to find qualified candidates (association memberships, universities, career fairs, facebook…)
Manage candidate’s database, job description
Prepare for new staff: offer letter to candidates, instructions for new staff, staff profiles
Ensure required weekly, monthly, annual recruitment reports: recruitment status, cost etc.

Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu (INV, P / L, HD, C / O..), kiểm tra HS code, lên tờ khai hả quan (Loại hình: Kinh Doanh, SXXK, Gia công..), làm C / O, Phyto.
Liên hệ với khách hàng để nhận thông tin chứng từ liên quan đến khách hàng
Liên hệ với hãng tàu để nhận thông báo hàng đến, kiểm tra phí lưu cont, bãi liên quan đến lô hàng.
Theo dõi lô hàng từ lúc mở tờ khai đến lúc giao hàng đến kho của khách hàng.
Nhập chi phí lên quan đến lô hàng, làm debit note gửi khách hàng check và confirm, chuyển debit cho kế toán xuất hóa đơn, gửi toàn bộ chứng từ gốc cho khách hàng, chốt file
Cập nhật các thông tin nghị định lien quan đến lô hàng.
Thông thạo phần mềm Vnacss, phần mềm khai báo C / O điện tử, đăng ký Kiểm dịch.

- Chịu trách nhiệm duy trì và giám sát máy tính, bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng máy tính để đảm bảo an toàn và truy cập tối đa cho người dùng cũng như khắc phục sự cố của nó ngay lập tức.
- Chịu trách nhiệm trong việc cập nhật và giám sát hàng tồn kho CNTT bao gồm phần mềm và phần cứng
- Chuẩn bị cơ sở CNTT cho người mới trước dựa trên quy trình mới
- Phân loại, ưu tiên và theo dõi các yêu cầu của người dùng cuối để cung cấp dịch vụ CNTT hiệu quả và chuyên nghiệp
- Chịu trách nhiệm giám sát và bảo trì các thiết bị như Fax, Điện thoại, , Máy in để hoạt động ổn định
- Tham gia quản trị mạng và hệ thống
- Tham gia các dự án Cơ sở hạ tầng ICT do các nhà lãnh đạo phân công
- Quản trị và duy trì mạng lưới và hệ thống về nhiệm vụ được giao
- Hỗ trợ Giám sát ICT trong việc đề xuất các sáng kiến để cải thiện các dịch vụ ICT cũng như cơ sở hạ tầng mạng và hệ thống

1. Giao nhận chứng từ:
• Có mặt cty mỗi sáng trước 8:15 nhận công việc yêu cầu từ phòng Cs & acct
• Bàn giao chứng từ (hóa đơn, chứng từ gốc, phiếu cược cont, ký nhận….) đã thực hiện ngày hôm trước cho nv Cs & acct
• Làm yêu cầu tạm ứng, hoàn ứng
• Liên hệ hãng tàu, sân bay lấy lệnh, B / L giao cho khách hàng đúng hạn
• Địa bàn giao nhận chứng từ: khu vực sân bay, Tân Bình, Bình Thạnh, Q.12, Gò Vấp.
• Báo cáo về văn phòng cho Cs staffs khi có sự cố phát sinh hay bất kỳ thay đổi so yêu cầu
• Giải quyết phàn nàn từ khách hàng
• Đảm bảo chính xác việc thanh toán, xuất hóa đơn, nếu sai do lỗi nhân viên phải tự chịu bồi thường.
2. Giao nhận hàng air xuất sân bay:
• Nhận kế hoạch đón hàng, booking, chứng từ từ Cs
• Viết talon House, Master
• Đón hàng vào sân bay, cân đo, dán nhãn, soi chiếu, đóng tiền lao vụ, thanh lý tờ khai, chụp hình, đai kiện, hun trùng khi có yêu cầu
• Nhận phong bì chứng từ gốc từ Cs, mang ra hãng airline kẹp theo hàng đúng hạn, lấy MAWB về bàn giao lại hết chứng từ liên quan, hóa đơn cho Cs
3. Nhiệm vụ khác:
• Share việc với messenger còn lại ở khu vực Q.1,3,4,7
• Back up công việc với messenger khác
• Liên hệ hải quan Khánh Hội chỉnh sửa manifest hàng sea nhập hay hải quan sân bay chỉnh chứng từ air nhập khi Cs supervisor giao phó
• Hỗ trợ giao chứng từ phòng ban khác (sales, agency, admin, ops) khi có sự đồng ý từ Cs supervisor

- Bring new customers.
- Maintain records of customer details, sales visits
- Contribute the team performance in term of gross profit and revenue
Construction communicate with colleague and products team to get smartest and most effective commercial target
- Collaborate with other departments on pricing decisions, service selection and timing
- Keep good image of Company in the market by professional style of working
- Legal aspect as compliance

-Khai báo hải quan
-Làm bộ chứng từ xuất nhập hàng
-Khai thông tin lên hệ thống
-Ra hiện trường ở cảng hoặc sân bay

- Soạn thảo hợp đồng vận chuyển
- Làm hồ sơ hoa hồng môi giới
- Trình ký giấy tờ
- Cập nhật thông tin khách hàng

– Soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh như làm báo giá, thư chào hàng, lên hợp đồng,…
- Tiếp nhận, xử lý thông tin phản hồi từ khách hàng thông qua nhân viên kinh doanh để báo cáo Trưởng phòng kinh doanh, kịp thời truyền tải đến nhân viên kinh doanh.
- Làm các hợp đồng kinh doanh với khách hàng.
- Phối hợp cùng các bộ phận khác để theo dõi về hợp đồng đúng kỳ hạn.
- Tập hợp kế hoạch của nhân viên phòng kinh doanh, xây dựng kế hoạch hàng tuần, hàng tháng, hàng quý.
- Làm các công việc khác theo sự hướng dẫn của Trưởng phòng kinh doanh.

Prepare daily accounting entries and input data into the accounting software (cash)
Process payment and receipt.
Administer accounts receivable, accounts payable and fixed assets.
Assist in monthly closing account & preparing reports.
Other tasks as assigned by the supervisor/ chief accountant/ AM

- Hỗ trợ công việc cho team HRBP như theo dõi các chế độ, chính sách, phúc lợi nhân viên
- Hỗ trợ dịch thuật các giấy tờ, hợp đồng, quy trình có liên quan
- Ngoài ra hỗ trợ các công việc khác của phòng Nhân sự
- Report trực tiếp cho chị HRBP (HR Manager) thuộc ITL Corp.

- Sắp xếp hồ sơ thị thực
- Hỗ trợ photo các giấy tờ
- Trực phòng lấy dấu sinh trắc học của Schengen
- Nhập liệu dữ liệu vào hệ thống.

- Lập kế hoạch vận chuyển đảm bảo thực hiện hết đơn hàng.
- Giải quyết khiếu nại, cung cấp thông tin cho khách hàng
- Triển khai thực hiện và theo dõi các đơn hàng mới
- Thực hiện đánh KPI nhà thầu phụ hàng tháng, quý.
- Kiểm soát chất lượng DV của Nhà Thầu Phụ để giảm tỷ lệ vi phạm KPI của NTP đối với khách hàng.
- Theo dõi và gửi báo cáo sản lượng hàng tuần, tháng
- Tạo mối quan hệ tốt với các bộ phận khác trong công ty, với các công ty thành viên của tập đoàn
- Tìm kiếm các NTP để phục vụ tối đa yêu cầu của khách hàng
- Thực hiện đầy đủ theo thủ tục và qui trình của công ty / bộ phận. Ưu tiên cho an toàn trong hoạt động
- Tham gia các khóa huấn luyện nghiệp vụ / các hoạt động phong trào của ITL

Kiểm tra bộ chứng từ xuất nhập khẩu (INV, P/L, HD, C/O..), kiểm tra HS code, lên tờ khai hả quan (Loại hình: Kinh Doanh, SXXK, Gia công..), làm C/O, Phyto.
Liên hệ với khách hàng để nhận thông tin chứng từ liên quan đến khách hàng
Liên hệ với hãng tàu để nhận thông báo hàng đến, kiểm tra phí lưu cont, bãi liên quan đến lô hàng.
Theo dõi lô hàng từ lúc mở tờ khai đến lúc giao hàng đến kho của khách hàng.
Nhập chi phí lên quan đến lô hàng, làm debit note gửi khách hàng check và confirm, chuyển debit cho kế toán xuất hóa đơn, gửi toàn bộ chứng từ gốc cho khách hàng, chốt file
Cập nhật các thông tin nghị định lien quan đến lô hàng.
Thông thạo phần mềm Vnacss, phần mềm khai báo C/O điện tử, đăng ký Kiểm dịch.

- Nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm quản lý kho của công ty.
- Làm và in các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
- Đảm bảo dữ liệu được chính xác và đầy đủ thông tin
- Làm các báo cáo về dữ liệu hàng theo ngày
- Các công việc khác theo sự phân công của Trưởng bộ phận.
Nơi làm việc: Công ty TNHH Indo-Trans Keppel Logistics Việt Nam.
Địa chỉ: Đường số 1, KCN Vĩnh Lộc A, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, Tp. HCM

- Submit VGM and SI to carrier
- Issue HBL
-Check MBL from carrier
- Ask D/N from carrier
- Ask copy invoice from carrier for preparing the payment’s request
- Send D/N to client or agent
- Follow up with accountant about payment to carrier to get SWB MBL or original MBL
- Send all invoices to accountant as timeline’s request
- Send pre-alert docs to agent
- Ask agent to send POD

- Cung cấp cho khách hàng đầy đủ thông tin dịch vụ.
- Làm booking và nhận thông tin từ khách hàng.
- Kiểm tra tình trạng của đơn hàng để giữ cho tiến độ đơn hàng được hoàn tất đúng thời hạn.
- Giải quyết các vấn đề của khách hàng nhằm mang lại sự hài lòng của khách hàng.

- Sắp xếp hồ sơ chứng từ
- Kiểm đếm các phiếu nhập, xuất hàng
- Hỗ trợ các công việc văn phòng
- Có thể sử dụng vi tính văn phòng cơ bản để nhập hồ sơ.
Nơi làm việc: Công ty TNHH Indo-Trans Keppel Logistics Việt Nam.
45 Đại Lộ Tự Do, KCN VSIP 1, Thuận An, Bình Dương

- Lập kế hoạch vận chuyển đảm bảo thực hiện hết đơn hàng.
- Giải quyết khiếu nại, cung cấp thông tin cho khách hàng
- Triển khai thực hiện và theo dõi các đơn hàng mới
- Thực hiện đánh KPI nhà thầu phụ hàng tháng, quý.
- Kiểm soát chất lượng DV của Nhà Thầu Phụ để giảm tỷ lệ vi phạm KPI của NTP đối với khách hàng.
- Theo dõi và gửi báo cáo sản lượng hàng tuần, tháng
- Tạo mối quan hệ tốt với các bộ phận khác trong công ty, với các công ty thành viên của tập đoàn
- Tìm kiếm các NTP để phục vụ tối đa yêu cầu của khách hàng
- Thực hiện đầy đủ theo thủ tục và qui trình của công ty / bộ phận. Ưu tiên cho an toàn trong hoạt động
- Tham gia các khóa huấn luyện nghiệp vụ / các hoạt động phong trào của ITL

- Nhập các dữ liệu vào phần mềm
- Hỗ trợ sales làm báo giá
- Hỗ trợ làm chứng từ (sẽ có phụ cấp thêm)