Sme Logistics

A. Customer service
• Prepare quotation to local customers and overseas agents
• Take charge of the co-ordination work for all incoming and outgoing shipments based on customer allocation
• Ensure compliance with company and customer’s Standard Operating Procedures
• Update and ensure all data are in internal e-system
• Interact with multiple parties including customer, warehouse, shipping line, banks, customs, all other 3rd party vendors, etc on the shipment requirements
• Monitor vessel itenerary (e.g vessel delay & roll), and inform respective customer accordingly
• Trouble shoot operational issues encountered internally and externally. Ensuring all customers’ queries are well-investigated and resolved, and escalating queries as needed to supervisor.
• Act as a liaison between clients and operations & other departments to ensure efficient service levels are delivered to the clients.
• Handle invoice, receipts and follow up on statement of accounts for payments receipts from customers
• Rate sourcing with carriers and vendors; sourcing of space and equipment based on customer requirements
• Monitor, manage and improve efficiency and effectiveness to client
• Follow up and manage daily shipment
• Maintain, grow, and build long term relationships with account portfolio via phone calls, emails, and job quality follow up. Visiting existing customer base for strengthen excellent business service
• Perform various customer service activities, including handling new & existing accounts.
• Assist management and Team Manager with any assigned special projects and providing backup to the team manager when required
• Additional duties as assigned.
B. Documentation
• Prepare full sets of documentation (such as BL, invoice, packing list, etc), arrange collection OBL
• Co-ordinate shipments of preparation of documents
• Bill verification
• Ensure compliance with company & customer’s Standard Operating Procedures
• Update and ensure all data are in the internal e- system
• Filing e-manifest, e-customs (AMS, ACI, AFR, ENS,…)
• Handle and process import and export shipping documents
• Coordinate with shipper and consignee of shipping schedules, delivery and shipment updates
• Correspond with overseas suppliers regarding shipping/delivery/documentation status
• Any other duties as allocated by the superior, including functional responsibilities and special tasks
• Issue debit note, invoice, arrange payment and file settlement

- Phiên dịch cho Ban giám đốc trong các buổi gặp gỡ, tọa đàm với đối tác Hàn Quốc;
- Dịch các tài liệu tiếng Hàn Quốc phục vụ công việc cho ban giám đốc và nhân viên nghiệp vụ;
- Đi công tác cùng Giám đốc và nhân viên nghiệp vụ trong ngày tại các tỉnh lân cận (Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Nguyên) để họp, giải quyết vấn đề tại khách hàng.
- Là cầu nối giữa khách hàng Hàn Quốc với ban Giám đốc, các phòng nghiệp vụ
- Trợ lý Giám đốc, hỗ trợ các công việc Hành chính;

- Xây dựng, tổ chức và điều hành hoạt động của Phòng kinh doanh của Cty.
- Thiết lập hệ thống khách hàng sách lược, khách hàng tiềm năng & chăm sóc, duy trì quan hệ KH tại các khu công nghiệp hiện có.
- phân công, quản lý công việc của NV trong phòng để hoàn thành và vượt tiêu chuẩn đề ra;
- Nâng cao kỹ năng của nhân viên, tích cực quảng bá hình ảnh và uy tín của C ty trên thị trường.
- Làm việc với các đơn vị chuyên môn của C ty như phòng ban hậu cần (Logistics) (chuyển khai báo hải quan) đơn vị Operation (chuyên làm chứng từ quốc tế) để các đơn hàng được diễn ra trôi chảy; nếu có trouble thì được xử lý nhanh nhất & tiết kiệm nhất;
- tham mưu ban giám đốc về phương lược kinh doanh, phát triển thị trường Cty và chiến lược phát triển nhân sự của phòng sales.
- Thực hiện các công việc do BLĐ phân công.

- Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng
- Chăm sóc các KH sẵn có để mở rộng phạm vi dịch vụ
- Thương lượng & đàm phán với khách hàng về giá cả và các điều khoản trong hợp đồng
- Hoàn thành tiêu chí của công ty
- kết hợp với các phòng ban nghiệp vụ xử lý các yêu cầu, tố cáo của KH.

- Do sales and operation works related to Air-export.
- Handle airfreight orders with outbound activities.
- Handle customer & agent’s inquiry, quotation, documentation and payment process
- Care customers, provide suitable solution to meet their satisfaction
- Coordinate with sales and hậu cần (Logistics) department to provide full service to customer
- Develop overseas agency and carrier networking to obtain priority rate and service

1. hành chánh - Lễ tân: (1 người)
- Thực hiện các hoạt động lễ tân, support công tác hành chính theo đúng các quy trình và thủ tục của Cty.
- Phụ trách mảng hậu cần của công ty :
- Tìm nhà cung cấp; tổng hợp đề nghị shoping văn phòng phẩm của các phòng ban tại Văn phòng; xây dựng phương án, shoping trình BLĐ phê duyệt; tiến hành mua sắm theo danh mục đã được phê duyệt, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm, máy móc, trang thiết bị văn phòng; Báo cáo tình trạng và tình hình sử dụng theo yêu cầu. Đề xuất phương án xử lý sửa chữa khi xuất hiện các sự cố.
- Đảm bảo các hoạt động hành chánh trong Cty diễn ra thông suốt & tạo dựng được ảnh tích cực của C ty với KH, các đối tác, tổ chức bên ngoài công ty.
- support các phòng ban trong các công việc hành chính hằng ngày.
2. Nhân sự: (1 người)
- Tuyển dụng, đào tạo đánh giá nhân lực
- giải quyết quyền lợi cho người lao động; Theo dõi thực hiện các chính sách phúc lợi, các chế độ Bảo hiểm X, hội, BHYT, BHTN… cho người lao động
- Xây dựng các chính sách cho người lao động; Xây dựng chính sách lương 3P, xây dựng hệ thống đánh giá theo KPI;
- xây dựng phương án tuyển dụng theo quý, năm

- Nhập đầu vào & xuất hóa đơn, cập nhật chứng từ thu chi mỗi ngày, ngân hàng, biết làm báo cáo thuế là yếu tố được xét ưu tiên.
- Quản lý các chứng từ liên quan đến thu chi
- lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp hàng tháng, tuần
- Theo dõi chuyên môn tạm ứng
- check tính hợp lý, đạt yêu cầu các chứng từ
- phối kết hợp với thủ quỹ thực hiện chuyên môn thu chi theo quy định
- hỗ trợ đồng nghiệp và Kế toán Trưởng thực hiện một số công việc linh hoạt.

- Được giao KH để tiếp cận và follow KH ở những khu công nghiệp;
- Tư vấn cho KH có nhu cầu về dịch vụ Logistics của công ty. Cty sẽ hỗ trợ những anh chị nghiệp vụ đi kèm để tư vấn cho khách mang tính thuyết phục hơn.
- báo giá cho khách hàng; thương lượng, đàm phán với KH về giá cả và các điều khoản trong Contract.
- phối hợp với những phòng ban chuyên môn xử lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng.
- Chịu áp lực công việc & khoán sản lượng theo yêu cầu của công ty.

- Xây dựng chính sách lương 3P, xây dựng hệ thống đánh giá theo KPI;
- Theo dõi thực hiện các chính sách phúc lợi, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN… cho người lao động
- Đánh giá lao động, giải quyết chế độ thôi việc cho người lao động theo đúng quy định và thủ tục của pháp luật liên quan
- Tuyển dụng, đào tạo đánh giá nhân lực
- Giải quyết quyền lợi cho người lao động
- Xây dựng các chính sách cho người lao động
- Lập kế hoạch tuyển dụng theo quý, năm
- Thực hiện các công việc hành chính chung của công ty (bao gồm: Mua bán, cấp phát, quản lý văn phòng phẩm, máy móc, thiết bị văn phòng; quản lý công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, tổ chức liên hoan, sinh nhật…)
- Hỗ trợ các công việc của phòng ban khác khi có yêu cầu thực hiện các công việc khác do cấp trên giao cho
- Chi tiết: trao đổi trong quá trình phỏng vấn

- Phiên dịch cho Ban giám đốc trong các buổi gặp gỡ, tọa đàm với đối tác Hàn Quốc;
- Dịch các tài liệu tiếng Hàn Quốc phục vụ công việc cho ban giám đốc và nhân viên nghiệp vụ;
- Trợ lý Giám đốc, hỗ trợ các công việc Hành chính;
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của BGĐ.

- Phiên dịch cho Ban giám đốc trong các buổi gặp gỡ, tọa đàm với đối tác Hàn Quốc;
- Dịch các tài liệu tiếng Hàn Quốc phục vụ công việc cho ban giám đốc và nhân viên nghiệp vụ;
- Trợ lý Giám đốc, hỗ trợ các công việc Hành chính;
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của BGĐ.

- Tìm kiếm, tư vấn cho khách hàng có nhu cầu về dịch vụ logistics của công ty.
- Thoả thuận giá cước tàu với hãng tàu, dịch vụ vận tải…; chào giá cho khách hàng; thương lượng, đàm phán với khách hàng về giá cả và các điều khoản trong hợp đồng.
- Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng.
- Phát triển các đại lý, đối tác nhằm tìm kiếm nguồn khách hàng.

- Được giao khách hàng để tiếp cận follow và làm hàng.
- Tự tìm kiếm, tư vấn cho khách hàng có nhu cầu về dịch vụ logistics của công ty. Công ty sẽ hỗ trợ những anh chị nghiệp vụ đi kèm để tư vấn cho khách mang tính thuyết phục hơn.
- Thoả thuận giá cước tàu với hãng tàu, dịch vụ vận tải…; chào giá cho khách hàng; thương lượng, đàm phán với khách hàng về giá cả và các điều khoản trong hợp đồng.
- Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng.
- Phát triển các đại lý, đối tác nhằm tìm kiếm nguồn khách hàng.
- Chịu áp lực công việc và khoán sản lượng theo yêu cầu của Công ty.

- Khai báo Hải quan thông qua phần mềm ECUS; làm thủ tục Hải quan tại các cửa khẩu;
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan xuất nhập khẩu của các loại hàng xuất/nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng.
- Chuẩn bị các chứng từ liên quan để xin C/O, kiểm tra chất lượng nhà nước, xin giấy phép các loại theo yêu cầu của khách hàng;
- Giải quyết và hỗ trợ các vướng mắc của khách hàng và công ty về thủ tục Hải quan.
- Giải quyết các yêu cầu khác của BGĐ.

- Lái xe đưa đón Ban lãnh đạo theo yêu cầu;
- Lái xe đưa cán bộ nhân viên đi công tác các tỉnh lân cận tại miền Bắc;
- Đi công tác xa khi có yêu cầu;
- Một số công việc khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.

- Nhập đầu vào & xuất hóa đơn, cập nhật chứng từ thu chi hàng ngày, ngân hàng…
- Đảm bảo tính chính xác, kịp thời, quản lý sổ sách trong mọi lĩnh vực kế toán: bảng lương, giấy báo thu, nợ phải trả, tài sản cố định, tồn kho, tiền chi vặt, hợp nhất và các hoạt động hỗ trợ khác.
- Tổ chức, quản lý và theo dõi các khoản nợ phải trả, các khoản phải thu
- Quản lý việc kiểm toán bên ngoài cuối năm và tính kết sổ các khoản thuế theo đúng yêu cầu của công ty hoặc chính quyền địa phương.

- Phiên dịch cho Ban giám đốc trong các buổi gặp gỡ, tọa đàm với đối tác Hàn Quốc;
- Dịch các tài liệu tiếng Hàn phục vụ công việc cho ban giám đốc và nhân viên nghiệp vụ;
- Trợ lý Giám đốc, hỗ trợ các công việc hành chính;
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của BGĐ.

- Handle air freight orders with both inbound and outbound activities, project cargo included
- Handle customer & agent’s inquiry, quotation, documentation and payment process
- Coordinate with sales and logistics department to provide full service to customer
- Understand customer need and provide suitable solution to meet their satisfaction
- Develop overseas agency and carrier networking to obtain priority rate and service
- Weekly report to BOD and Manager

• Quản lý hệ thống thiết bị CNTT Server, PC, Printer, Fax.
• Xử lý các sự cố về Outlook, email, Office của các phòng ban.
• Quản lý, phát triển, cập nhật thông tin hệ thống website, facebook, fanpage công ty
• Thiết kế banner, market cho website, marketing.
• Các công việc nội bộ khác thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Sao lưu, phục hồi dữ liệu định kì. Đề xuất các phương án bảo trì, nâng cấp hệ thống, thay đổi dịch vụ theo yêu cầu phát triển của công ty
• Thực hiện yêu cầu khác của trưởng phòng và BGĐ.