Việc làm admin executive

Để có thể quản lý và vận hành công ty hoạt động một cách hiệu quả, giám đốc điều hành (CEO) luôn cần thư ký hay trợ lý để hỗ trợ cho mình giải quyết các công việc hành chính và các công việc khác liên quan. Vị trí này có tên gọi chuyên nghiệp là Admin Executive. Bạn có biết vị trí này phải thực hiện các công việc gì và nó có yêu cầu như nào không? Hãy cùng timviec365.vn tìm hiểu Admin Executive trong bài viết dưới đây!

1. Admin Executive là công việc gì?

Admin Executive được định nghĩa là trợ lý điều hành, cánh tay phải đắc lực giúp đỡ cho các giám đốc điều hành (CEO), người phụ trách các công việc hành chính nhân sự, tổ chức sắp xếp các cuộc họp, duy trì bảo mật, quản lý doanh nghiệp trong cấp điều hành của tập đoàn hay tổ chức.

Hay nói một cách khác, Admin Executive hoạt động như một phó giám đốc điều hành. Họ thực hiện các công việc về quản lý doanh nghiệp, kinh doanh, trợ giúp cho các hoạt động của giám đốc điều hành như: sắp xếp lịch hàng ngày, lịch họp, làm việc với các bộ phận phòng ban khác, đặt vé máy bay,…

Nhiều người vẫn nhận định sai về trợ lý điều hành (Admin Executive) và nghĩ rằng họ giống như một thư ký giám đốc. Tuy nhiên trợ lý điều hành có nhiệm vụ và vai trò lãnh đạo cao hơn các thư ký.

Họ thực hiện các công việc hàng ngày như một thư ký ngoài ra, họ còn được nhận các dự án dài hạn, giải quyết và xử lý các vấn đề phát sinh trong công ty thay giám đốc điều hành; giám sát, quản lý một số nhân viên và bộ phận được phân công.

Bản thân họ chính là người chịu trách nhiệm báo cáo công việc và các vấn đề liên quan đến các lãnh đạo cấp cao của tổ chức, doanh nghiệp như: chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc điều hành, giám đốc tài chính,…

Ngày nay, vị trí của Admin Executive (trợ lý điều hành) là vô cùng quan trọng, họ có đầy đủ kiến thức chuyên môn và các kỹ năng mềm cần thiết. Hầu hết, trong tất cả các công ty con hay tập đoàn lớn, đều có nhu cầu tuyển dụng vị trí này.

2. Công việc của một Admin Executive

Là một người hỗ trợ, giúp đỡ cho CEO trong việc giải quyết công việc hàng ngày của doanh nghiệp, Admin Executive phải thực hiện rất nhiều các công việc, nhiệm vụ khác nhau.

Họ phải thực hiện các công việc về hành chính văn phòng và quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhanh chóng đưa ra những hỗ trợ về mặt hành chính, đảm bảo công việc các phòng ban diễn ra bình thường, nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Trực tiếp báo cáo công việc với giám đốc điều hành; tổ chức và tham gia vào các cuộc họp giữa giám đốc điều hành với giám đốc tại các phòng ban, để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp. Vì vậy, nhân sự cho vị trí này, đòi hỏi rất cao về kiến thức chuyên môn, khả năng quản lý, khả năng sắp xếp, tổ chức, đặc biệt hiểu về các vấn đề kinh tế.

Tất cả các yêu cầu đưa ra, nhằm hỗ trợ Admin Executive thực hiện tốt các công việc của mình như:

Liên hệ với các khách hàng và nhà cung cấp, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị giữa họ với các giám đốc điều hành hay nội bộ doanh nghiệp.

Cập nhật, báo cáo các công việc hàng ngày của giám đốc điều hành để CEO có thể dễ dàng nắm bắt. Các cuộc họp hay lịch công tác luôn được thông báo bằng văn bản gửi đến, trước giờ diễn ra các sự kiện, luôn phải chú ý nhắc lại với Sếp.

Xử lý các yêu cầu, văn bản của các bộ phận phòng ban khác trình lên giám đốc điều hành. Phản hồi và xử lý lại với họ khi có các kết quả.

Soạn thảo các hợp đồng, các tài liệu liên quan đi kèm để phục vụ cho việc ký kết giữa khách hàng, nhà cung cấp nguyên vật liệu với giám đốc công ty. Lưu giữ các hợp đồng, hồ sơ ký kết các loại giấy tờ liên quan.

Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp và tóm tắt lại nội dung cuộc họp, báo cáo với giám đốc điều hành.

Lên kế hoạch phân công công việc, nhiệm vụ cho các thành viên trong đội thư ký, hỗ trợ CEO trong các cuộc đàm phán, công tác hay công việc cá nhân.

3. Yêu cầu đối với vị trí Admin Executive

Là một công việc đòi hỏi có sự hiểu biết nhất định về lĩnh vực kinh doanh của công ty, cũng như các yêu cầu về kỹ năng mềm khác; tuy nhiên, mức lương cho vị trí Admin Executive được trả là vô cùng cao so với mặt bằng chung của vị trí nhân viên văn phòng.

Tại nước ngoài, mỗi giờ làm việc của Admin Executive có giá là 24 đô la, tương đương với gần 600.000/giờ làm việc, một mức thu nhập thuộc hàng khá “kinh khủng” đối với công việc hành chính, văn phòng. Tại Việt Nam, mức thu nhập có thể sẽ bị giảm đi chút, nhưng nhìn chung là khá cao.

Mức lương của vị trí Admin Executive chịu ảnh hưởng khá nhiều do quy mô doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp lớn, nơi bạn phải giải quyết nhiều vấn đề và phụ trách nhiều công việc, bạn sẽ nhận được mức lương cao hơn so với các doanh nghiệp nhỏ, nơi có ít hoạt động diễn ra.

Chính vì mức lương hấp dẫn, nên có rất nhiều ứng viên muốn tham gia vào thị trường lao động này. Tuy nhiên, nhân lực cho vị trí này tại mỗi công ty là vô cùng ít, chỉ thường dao động trong khoảng từ 1-2 người, mức độ cạnh tranh vô cùng gay gắt.

Vì thế, để có thể trở thành nhân sự cho vị trí này, bạn cần phải có đầy đủ các yêu cầu cơ bản sau:

Về trình độ chuyên môn, ứng viên phải tốt nghiệp từ các trường đại học, với các chuyên ngành đào tạo phù hợp lĩnh vực kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, ưu thế chính là các khối ngành, kinh tế, luật, ngân hàng tài chính, quản lý chất lượng và quản lý rủi ro,…

Đối với các doanh nghiệp, hay tập đoàn lớn, thông thường sẽ yêu cầu ứng viên phải có ít nhất 2 năm kinh nghiệm tại các vị trí tương đương.

Có kiến thức và sử dụng thành thạo tin học văn phòng, các phần mềm bổ trợ. Công việc chính phải thực hiện là hỗ trợ và báo cáo công việc cho giám đốc điều hành, nên tin học văn phòng là điều kiện cơ bản ứng viên phải có.

Họ cần chuẩn bị sẵn các tài liệu cho các cuộc họp, hợp đồng hay các điều khoản trong hợp đồng. Ghi chép, báo cáo và lưu giữ đầy đủ các tài liệu; thành thạo việc tổng hợp thông tin, kỹ năng ghi chép, chọn lọc thông tin,… chuyển đổi lại về các văn bản và gửi đến giám đốc điều hành.

Ngoài ra, có khả năng giao tiếp thành thạo tiếng Anh, phục vụ cho mục đích dịch thuật các văn bản, tài liệu giám đốc yêu cầu, hay soạn thảo các văn bản, hợp đồng với các đối tác nước ngoài.

Tiếp đến và khả năng giao tiếp. Admin Executive chính là cầu nối trung gian giữa các bộ phận trong công ty, đối tác, khách hàng với giám đốc điều hành; vì vậy, họ bắt buộc phải có kỹ năng giao tiếp, biểu thị suy nghĩ thành lời nói một cách có hiệu quả.

Ngoài ra, còn có một số kỹ năng mềm khác mà Admin Executive phải có như: quản lý thời gian, khả năng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, linh hoạt. Sắp xếp công việc và lịch trình của giám đốc điều hành một cách hợp lý, hoàn thành mục tiêu công việc.

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, sẽ có những vấn đề phát sinh và làm thay đổi bảng biểu thời gian đó, Admin Executive cần linh hoạt, nhanh chóng điều chỉnh các công việc, lịch trình trong ngày để không làm ảnh hưởng đến các công việc, hoạt động của các bộ phận liên quan.

Trên đây là bài chia sẻ về Admin Executive của timviec365.vn, hy vọng, bài viết mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về vị trí công việc Admin Executive mà bạn đang quan tâm. Cảm ơn bạn đã luôn ủng hộ và theo dõi các bài viết của timviec365.vn. Chúc bạn một ngày tốt lành!