Việc làm thư ký công trình

Thư ký công trình là một việc làm được tuyển dụng thường xuyên trong lĩnh vực xây dựng, thi công. Mặc dù không quá phổ biến ở trước kia, song hiện nay vì những tính chất đặc biệt và khối lượng hoạt động phức tạp. Đa phần các công ty, doanh nghiệp xây dựng có nhu cầu cao trong việc tuyển dụng việc làm Thư ký công trình. Để hiểu rõ hơn về việc làm này, hãy cùng timviec365.vn khám phá chúng qua những khía cạnh sau đây nhé!

1. Việc làm Thư ký công trình là gì?

Trong cơ cấu các nhóm dự án ở những công trình, những cá nhân chịu trách nhiệm về công tác hỗ trợ hành chính gọi là Thư ký công trình. Nhiệm vụ của họ bao gồm khá nhiều công việc đa dạng, từ những việc như soạn thảo hợp đồng, biểu mẫu, lập hóa đơn chứng từ, đặt hàng nguyên vật liệu,... cho đến các nhiệm vụ chuẩn bị công tác triển khai hội họp, sắp xếp và thông báo lịch công tác, lịch làm việc của các vị trí khác trong nhóm dự án,... hay thường xuyên cập nhật diễn biến thi công trên công trình.

Trên thực tế, việc làm Thư ký công trình là một việc làm khá linh hoạt để tính chất làm việc. Họ có thể làm việc fulltime, parttime, làm văn phòng hay đến trực tiếp thực địa công trình đang thi công xây dựng,...

Việc làm này khá lý tưởng và thực sự phù hợp với những ai có kỹ năng teamwork cao, biết cách sắp xếp và tổ chức công việc, có khả năng ăn nói lưu loát và luôn có tinh thần làm việc tích cực. Vai trò và chức năng của một Thư ký công trình tùy thuộc khá nhiều, thậm chí được quyết định bởi loại hình doanh nghiệp, công ty. Đây cũng là một vị trí việc làm có yêu cầu cao về kỹ năng mềm và trình độ.

2. Mô tả chi tiết việc làm Thư ký công trình

Mặc dù được quyết định bởi loại hình của tổ chức, doanh nghiệp. Tuy vậy theo thống kê của timviec365.vn, phần đa nhiệm vụ của một Thư ký công trình thường gói gọn ở những khía cạnh được tổng hợp sau đây:

2.1. Thực hiện công tác quản trị văn phòng - hành chính

Như đã phân tích ở phần khái niệm, Thư ký công trình là một vị trí chỉ một cá nhân phụ trách công tác hỗ trợ hành chính ở một công trình thực tế trong lĩnh vực xây dựng nói chung. Theo đó, ở nhiệm vụ đầu tiên, các Thư ký công trình sẽ phải thực hiện công tác quản trị văn phòng và hành chính. Thông thường, một công trình xây dựng được đưa vào thi công chính thức, sẽ tồn tại thực sự nhiều giấy tờ, tài liệu, chứng từ, hợp đồng,... Những thứ liên quan đến giấy tờ, tài liệu, gọi chung là công tác hành chính sẽ khó có thể được cân nhắc thực hiện bởi một vị trí việc làm nào đó như kỹ sư công trình, quản lý công trình,.... hay công nhân. Bởi vậy, trách nhiệm này thuộc về Thư ký công trình.

Trên cơ sở phân công và chỉ đạo của Chỉ huy trưởng, quản lý hay giám đốc dự án, Thư ký công trình sẽ thực hiện các công việc trong nhiệm vụ quản trị văn phòng - hành chính như sau:

+ Triển khai công tác chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp giữa ban lãnh đạo với các bộ phận,...

+ Tổng hợp, sắp xếp và lưu trữ cẩn thận những loại tài liệu, giấy tờ liên quan đến công trình.

+ Kiểm soát và theo dõi giờ giấc, việc tuân thủ thực hiện công việc của đội ngũ nhân sự trong công trình.

+ Thực hiện công tác soạn thảo, tiếp nhận và phân phối các giấy tờ, tài liệu nội bộ.

+ Làm trung gian liên hệ giữa công trình với các đối tác khách hàng, cung cấp hay chủ đầu tư.

2.2. Soạn thảo và phân phối tài liệu, hồ sơ đến các bộ phận

Nhiệm vụ thứ hai của những người Thư ký công trình là soạn thảo và phân phối tài liệu, hồ sơ đến các bộ phận. Một thực thể công trình lớn bao gồm khá nhiều bộ phận, chưa kể để hoàn thành tiến độ của một công trình từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc. Thư ký công trình phải “đối phó” với một vài lượng hồ sơ, tài liệu tương đối khổng lồ. Từ tài liệu chỉ đạo nội bộ, cho đến các tài liệu nhà cung cấp, đối tác khách hàng, chủ đầu tư gửi đến,...

Thư ký công trình như đúng tên gọi của họ, họ phải chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức và cả quy định của các loại tài liệu, giấy tờ. Thư ký công trình chịu trách nhiệm tổng hợp, giao các tài liệu, hồ sơ và truyền tải những thông điệp, thông báo nhanh chóng, kịp thời cho các phòng ban và bộ phận khác trong công trình. Bên cạnh đó, Thư ký công trình cũng là người thường xuyên phải hỗ trợ, giúp các bộ phận chức năng trong công trình bảo quản và lưu trữ các loại tài liệu cũng như thực hiện các nghiệp vụ văn phòng khác (nếu như được phân công). Ví dụ như: soạn thảo văn bản, in ấn, photo, tiếp nhận, bàn giao, tìm kiếm theo yêu cầu,...

Đó cũng chính là lý do một Thư ký công trình thường không chỉ có kiến thức về lĩnh vực thi công xây dựng nói chung. Mà còn phải am hiểu các nghiệp vụ hành chính - văn phòng cơ bản nhất.

2.3. Lập và cập nhật báo cáo về diễn biến các hoạt động trên công trình

Mặc dù đã có kế hoạch và đề án thi công chi tiết từ trước. Nhưng, các công trình trên thực tế vẫn có sự chênh lệch về hoạt động cũng như tiến độ trong quá trình triển khai. Ví dụ như nhà cung cấp nguyên liệu chậm trễ trong quá trình nhập kho nguyên liệu, hay số lượng công nhân nghỉ việc đột xuất, công tác vận chuyển máy móc, thiết bị bị gián đoạn,... Hoạt động trên các công trình diễn ra vô cùng nhiều và phức tạp.

Chính bởi điều này, các công ty xây dựng thường tuyển dụng Thư ký công trình để thực hiện nhiệm vụ quan sát, tổng hợp hoạt động trên công trình. Trên cơ sở đó, họ sẽ thường xuyên hay định kỳ xây dựng cũng như soạn thảo các báo cáo về diễn biến hoạt động cụ thể trên công trình. Báo cáo này để kịp thời thể hiện được thực trạng thi công, tiến độ thi công,... Để ban lãnh đạo hay giám đốc dự án nắm bắt chuẩn xác tình hình công trình, để thuận lợi trong việc đưa ra các quyết định cũng như phối hợp chỉ đạo các bộ phận khác hỗ trợ cho công trình.

2.4. Lưu trữ và theo dõi hồ sơ, hợp đồng dự án

Sự quy mô của một công trình đang thi công, thường có nhu cầu tuyển dụng các Thư ký công trình. Bởi do số lượng hồ sơ, hợp đồng liên quan đến công trình vô cùng nhiều. Giả sử không có sự tổng hợp, lưu trữ và theo dõi dưới bàn tay của Thư ký công trình. Công tác giám sát công trình sẽ vô cùng khó khăn. Trong nhiệm vụ này, đòi hỏi Thư ký công trình phải thường xuyên cập nhật các hồ sơ, hợp đồng liên quan đến dự án. Ví dụ như các hồ sơ và hợp đồng với bên đơn vị cung cấp nguyên vật liệu xây dựng, hay hợp đồng lao động giữa các công nhân, chứng từ hóa đơn khi chi tiêu để phục vụ tiến độ công trình.

Tóm lại, tất cả hệ thống hồ sơ, hợp đồng dự án liên quan đến công trình phải được Thư ký công trình lưu trữ một cách khoa học, đảm bảo về tính bảo mật và trung thực,... Hệ thống các hồ sơ, hợp đồng dự án liên quan đến công trình đóng vai trò là cơ sở quan trọng mang tính pháp lý. Đặc biệt trong trường hợp phát sinh ra những mâu thuẫn, tranh chấp giữa công trình với các đơn vị đối tác, cung cấp,...

2.5. Quản lý tài chính và hoạt động chi tiêu công trình

Bên cạnh các nhiệm vụ trên, Thư ký công trình còn có trách nhiệm quản lý ngân sách tài chính cũng như giám sát toàn bộ hoạt động chi tiêu liên quan đến công trình. Trên cơ sở thực trạng hay đề xuất của một vài bộ phận làm việc trong công trình, Thư ký công trình được quyền chi các khoản ngân sách để mua các vật dụng cần thiết. Tuy vậy chỉ được triển khai khi có sự thông qua và chấp thuận của người quản lý dự án, giám sát công trình hay chỉ huy trưởng.

Bên cạnh đó, Thư ký công trình cũng chịu trách nhiệm chính như một “kế toán công trình”. Đó là nhiệm vụ tổng hợp bảng báo cáo chi tiết về chi tiêu ngân sách, lập tài liệu để giải trình cụ thể tổng quỹ hiện tại của công trình. Sau khi lập xong, Thư ký công trình phải trình lên cấp trên (quản lý dự án, giám sát công trình hay chỉ huy trưởng) để họ tiếp tục chuyển cho những cá nhân lãnh đạo khác theo đúng quy trình.

2.6. Một số công việc khác

Thư ký công trình là một việc làm đa nhiệm, bởi vậy không chỉ gói gọn ở những nhiệm vụ chính yếu trên. Nếu như được làm việc ở vị trí này, bạn còn có thể thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Trực tiếp chuẩn bị biên bản, giấy tờ, tài liệu để triển khai trong các cuộc họp. Thực hiện lưu trữ và bảo quản đảm bảo sau đó.

- Trong công việc liên quan đến dự án, nếu cần thiết phải hỗ trợ giám đốc dự án tích cực.

- Triển khai và giám sát chặt chẽ, đồng thời lưu trữ, bảo quản một cách có hệ thống các giấy tờ, hợp đồng, tài liệu quan trọng liên quan đến công trình.

- Trên cơ sở tổng hợp từ nhân sự ban chỉ huy công trình, thực hiện xây dựng hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ chất lượng, nộp lại cho (quản lý dự án, giám sát công trình hoặc chỉ huy trưởng) trước khi chuyển giao cho bộ phận kỹ thuật.

3. Cần đáp ứng tiêu chí gì trong tuyển dụng Thư ký công trình?

Thoạt nghe, Thư ký công trình có thể là một việc làm khá đơn giản, xoay quanh các nhiệm vụ hành chính. Tuy nhiên, không phải bất cứ ai cũng ứng tuyển thành công vào việc làm này. Trên cơ sở nghiên cứu các bản mô tả công việc, timviec365.vn thông tin đến bạn những tiêu chí trong tuyển dụng Thư ký công trình như sau:

- Cử nhân Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Thư ký, QTKD, Hành chính văn phòng, Kế toán, Ngoại ngữ,...

- Thành thạo trong soạn thảo văn bản hành chính (quy định trình bày,...)

- Từng làm việc trong lĩnh vực văn thư, hành chính tổng hợp.

- Trình độ giao tiếp tiếng Anh khá tốt.

- Ưu tiên những ứng viên có kinh nghiệm làm việc > 01 năm ở vị trí việc làm tương đương.

- Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong lĩnh vực xây dựng.

- Có trách nhiệm cao, trung thực và nhiệt huyết trong công việc.

- Bên cạnh đó, Thư ký công trình cũng cần một số kỹ năng khác như: Giao tiếp giỏi, kỹ năng tổ chức, kỹ năng sử dụng tin học văn phòng....

4. Mức thu nhập và quyền lợi được hưởng của Thư ký công trình

Xây dựng nói chung là một ngành công nghiệp trọng điểm của quốc gia. Do đó, những công trình dự án như là một cách đẩy nhanh tiến độ công nghiệp hóa, đô thị hóa. Nhu cầu nhân lực trong ngành xây dựng cứ như vậy ngày một tăng nhanh, được dự báo sẽ còn “khát nhân công” hơn nữa ở tương lai. Thư ký công trình là một trong số đó, vậy bạn có thắc mắc về mức lương của Thư ký công trình hay không?

Theo thống kê hệ thống tin tuyển dụng Thư ký công trình trên timviec365.vn, mức thu nhập của Thư ký công trình ở mức thấp nhất (khoảng 4.000.000 VNĐ); mức thu nhập trung bình (khoảng 8.200.000 VNĐ); mức thu nhập cao nhất (khoảng 13.000.000 VNĐ). Nhìn chung, đây là một mức lương khá cao so với các việc làm thuộc nhóm thư ký - trợ lý phải không các bạn.

5. Thông tin cần biết về trường đào tạo và nhà tuyển dụng Thư ký công trình

Hành trình trở thành Thư ký công trình của bạn nên được bắt đầu bằng việc bổ sung kiến thức trong các cơ sở giáo dục và đào tạo chất lượng như: TT Tư vấn Đào tạo Kinh tế Toàn cầu, TT Đào tạo Việt Trì, TT Phát triển Khoa học Kinh tế (Viện CED),...

Một số nhà tuyển dụng tiêu biểu với việc làm Thư ký công trình có thể tham khảo như: Công ty Cổ phần FECON, Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Và Hạ Tầng Kỹ Thuật Côn Sơn, Công ty cổ phần BDA.SC, Tập đoàn Eurowindow Holding, Công Ty Cp Wifitech, Công Ty Cổ Phần 873,...

Để tìm việc làm Thư ký công trình, ứng viên có thể sử dụng những tính năng tìm việc đa dạng và thông minh trên website timviec365.vn - một trong những cổng thông tin cung cấp việc làm hàng đầu Việt Nam! Với những chia sẻ trên, chúc bạn sớm tìm được việc làm Thư ký công trình!