Việc làm chuyên viên hành chính

Việc làm chuyên viên hành chính là một công việc thu hút, hấp dẫn. Cùng tìm hiểu về yêu cầu tuyển dụng, mô tả công việc, … của việc làm chuyên viên hành chính để hiểu rõ công việc cũng như để chuẩn bị cho mình bộ bộ hồ sơ thật thu hút bạn nhé!

1. Giới thiệu về việc làm chuyên viên hành chính

Việc làm chuyên viên hành chính là công việc mà ở đó, các chuyên viên hành chính phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong một tổ chức để giúp đảm bảo hoạt động hàng ngày hiệu quả. Vai trò này có thể yêu cầu, nhưng không giới hạn, thực hiện các nhiệm vụ văn thư chung, giao tiếp và chào hỏi khách hàng, trả lời các cuộc gọi điện thoại và email, xử lý các vấn đề về tiền lương và nhân sự cũng như quản lý thiết bị văn phòng và vật tư. Các chuyên viên hành chính cũng có thể được yêu cầu để tạo báo cáo và bản ghi nhớ, tổ chức các sự kiện và phục vụ như trợ lý cá nhân cho các nhà quản lý và cán bộ cấp cao.

Các chuyên viên hành chính trong quá trình tuyển dụng sẽ cần đạt yêu cầu tối thiểu bằng tốt nghiệp cao đẳng, đại học hoặc tương đương (chẳng hạn như G.E.D.). Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm cần thiết cho vai trò, các chuyên gia hành chính cũng có thể cần bằng Cao đẳng về quản trị văn phòng hoặc lĩnh vực liên quan hoặc bằng Cử nhân trong lĩnh vực liên quan đến ngành. Vai trò này đòi hỏi những cá nhân có các kỹ năng riêng biệt trong giao tiếp, tổ chức và giải quyết vấn đề.

2. Mô tả những công việc cần thực hiện của một chuyên viên hành chính

Khi ứng tuyển vào vị trí chuyên viên hành chính, hãy xác định rõ những công việc mà bạn sẽ phải thực hiện. Đó sẽ là những công việc sau:

- Tham gia tích cực vào công việc quản lý văn phòng, bao gồm xử lý các công việc văn thư chung

- Tổ chức và chuẩn bị lịch họp cho các phòng ban khác nhau

- Đảm bảo không gian họp được trưng dụng hợp lý trước thời hạn

- Quản lý thiết bị và vật tư văn phòng và đặt hàng thiết bị và vật tư mới nếu cần.

- Cộng tác với các bộ phận khác để giúp giải quyết các vấn đề về văn thư

- Đề nghị hỗ trợ bộ phận kế toán để quản lý hóa đơn, thanh toán và biên lai

- Trao đổi với bộ phận nhân sự để cung cấp hỗ trợ về bảng lương, cơ sở dữ liệu nhân sự và các nhiệm vụ khác

- Đại diện cho các giám đốc bộ phận hoặc các quan chức cấp cao khác trong các cuộc họp, bao gồm ghi chép và ghi âm khi cần

- Thực hiện các nhiệm vụ thư ký, văn thư như - đánh máy, lập biên bản, lập hồ sơ, photocopy, fax và chụp tin nhắn.

- Cung cấp các nhiệm vụ lễ tân bằng cách nhận tất cả các cuộc điện thoại đến và chỉ đạo cuộc gọi một cách thích hợp, đồng thời nhận thức được tất cả nơi ở của nhân viên và thông tin được yêu cầu khi các nhân viên không có mặt.

- Ghi lại sự tham gia hàng ngày của nhân viên tại Đơn vị bằng cách sử dụng các mã chú giải thích hợp và xác minh cùng với giám đốc hoặc quản lý hành chính nhân sự. 

- Tiến hành duy trì hệ thống hồ sơ và đảm bảo an ninh và bí mật của các tệp và thông tin của khách hàng. 

- Phân tích và phân phối thư đến, mở đầu, đóng dấu ngày tháng, chỉ đạo một cách hợp lý.

- Chuẩn bị thư đi vào cuối mỗi ngày làm việc.

- Cung cấp các dịch vụ đánh máy chính xác và hiệu quả cho nhân viên, tức là các bản ghi nhớ, thư từ, báo cáo, ghi chú tiến độ, bản tóm tắt xuất viện, ...

- Bảo trì máy photocopy để đảm bảo rằng nó hoạt động và sắp xếp sửa chữa khi có thể được yêu cầu; đảm bảo nhân viên sử dụng máy photocopy quen thuộc với hoạt động của máy; duy trì và giữ ngăn nắp khu vực lễ tân, phòng cà phê và phòng gia đình mọi lúc;

- Đảm bảo nhật ký cuộc hẹn cho các phòng họp hay hội nghị được cập nhật và những người thích hợp được thông báo về bất kỳ thay đổi nào.

- Hỗ trợ nhân viên lên lịch và lập kế hoạch các cuộc họp hay hội nghị và đi công tác.

- Duy trì kho cung ứng văn phòng, đặt hàng vật tư thông qua quản lý hay thư ký. Mua hàng theo yêu cầu, đảm bảo tất cả nhân viên được thông báo khi nào vật tư có thể được trưng dụng và giao.

- Hỗ trợ đồng nghiệp, giám đốc, … trong việc đảm bảo có phủ sóng điện thoại khi Trợ lý Hành chính vắng mặt;  hỗ trợ đảm bảo dịch vụ trả lời điện thoại của nhân viên cứu trợ trực trong bữa trưa, sau giờ làm việc, cuối tuần và ngày lễ.

- Ghi chép các khoản thu chi tiền mặt và đảm bảo sổ séc hay tài khoản ngân hàng được cập nhật và đối chiếu hoặc hoàn trả khi cần thiết; hỗ trợ lập và lưu trữ hồ sơ đơn đặt hàng.

3. Yêu cầu tuyển dụng của vị trí chuyên viên hành chính văn phòng

Để ứng tuyển vị trí chuyên viên hành chính văn phòng, bạn sẽ cần đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng như sau:

- Kỹ năng đánh máy, gõ chính tả và xử lý văn bản (Microsoft Word) và các văn bản hành chính khác. 

- Thành thạo trong việc ghi chép chính tả hoặc đánh máy các tác phẩm viết tay.

- Kinh nghiệm trong Hệ thống dữ liệu Penlieu và Lotus Notes.

- Chính tả xuất sắc, dấu câu và ngữ pháp chung.

- Khả năng cộng tác với những người khác và hỗ trợ lập kế hoạch và hoạt động;

- Khả năng làm việc như một thành viên không thể thiếu của một nhóm và làm việc với ít hoặc không cần giám sát khi được yêu cầu; khả năng tuân theo chỉ đạo và làm việc hiệu quả dưới áp lực;

- Lập kế hoạch tốt, tổ chức, giải quyết vấn đề, ra quyết định và kỹ năng liên lạc; kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và bằng miệng tốt; khả năng duy trì tính bảo mật; khả năng làm việc trong các chính sách, tiêu chuẩn, thủ tục và tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi.

- Kiến thức làm việc về Microsoft Office Suite, bao gồm Word, PowerPoint và Excel; Kinh nghiệm sử dụng các dịch vụ email doanh nghiệp, chẳng hạn như Microsoft Outlook.

- Kinh nghiệm trước đây hoặc khả năng học cách sử dụng thiết bị văn phòng thông thường, chẳng hạn như hệ thống điện thoại hiện đại, máy fax và máy sao chép.

- Thoải mái đa nhiệm và xử lý nhiều yêu cầu từ các cá nhân và phòng ban khác nhau.

- Khả năng làm việc nhanh chóng và trong môi trường có khả năng căng thẳng cao.

- Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ và cực kỳ năng động khi quản lý các kênh truyền thông.

- Có tổ chức cao và có khả năng tạo ra các hệ thống tổ chức mà những người khác dễ dàng sử dụng.

Đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng này đồng thời người tìm việc cũng sẽ được hưởng rất nhiều các chế độ ưu đãi hấp dẫn khác như:

- Mức lương thưởng: một chuyên viên hành chính sẽ có mức lương trung bình từ 10 triệu đồng trở lên, ngoài ra, họ còn được hưởng thưởng theo tháng, quý, thưởng tế hay hoa hồng theo tỉ lệ tuyển dụng nhân sự đạt được. 

- Hưởng các phúc lợi xã hội khác như được đóng bảo hiểm xã hội, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, được du lịch định kỳ, quà cáp định kỳ của công ty, … 

Ngoài ra, chuyên viên hành chính sẽ được hưởng nhiều ưu đãi khác như được cửa đi giao lưu, học tập tại nước ngoài, … Nhìn chung chế độ phúc lợi và lương thưởng mà vị trí này được hưởng là rất thu hút, rất hấp dẫn. 

4. Doanh nghiệp tuyển dụng và cơ sở đào tạo chuyên viên hành chính 

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn nhỏ đều tuyển dụng vị trí hành chính nhân sự nói chung và chuyên viên hành chính văn phòng nói riêng. Nổi bật trong số những doanh nghiệp này, phải kể tới các tập đoàn, các công ty hàng đầu tại nước ta với nhu cầu tuyển dụng chuyên viên hành chính và những phúc lợi đi kèm vô cùng hấp dẫn như:

- Tổng công ty Giấy Việt Nam: 25 Lý Thường Kiệt, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam.

- CÔNG TY CỔ PHẦN VHTECH VIỆT NAM: Ngách 42/109 Thịnh Liệt, Thịnh Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam.

- Tập đoàn Công nghiệp Hóa chất Việt Nam: 1A Tràng Tiền, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội, Việt Nam.

- Tập Đoàn Thương Mại Và Đầu Tư Phát Triển Việt Nam: 6/13, Đường Lĩnh Nam, Quận Hoàng Mai, Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội, Việt Nam.

- Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Ceo Việt Nam: 152 Trần Vỹ, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.

- Tập đoàn Vingroup: Số 7, đường Bằng Lăng 1, Vinhomes Riverside, phường Việt Hưng, quận Long Biên, Hà Nội.

- Công ty Cổ phần Tập đoàn FLC: Số 9, đường Lê Đức Thọ, FLC Landmark Tower, phường Mỹ Đình 2, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.

- ....

Một số trường hàng đầu tại nước ta đào tạo các chuyên viên hành chính đó là: 

- Học viện Hành chính Quốc Gia: 77 Nguyễn Chí Thanh, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.

- Học viện Ngoại giao: 69 Chùa Láng, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.

- Học viện Ngân hàng: 12 Chùa Bộc, Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.

- Trường Đại Học Công Đoàn: 169 Tây Sơn, Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam.

- Trường Đại Học Quốc Gia Hà Nội: 144 Xuân Thủy, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.

-Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh: P, Thủ Đức, Việt Nam.

- Trường Đại Học Ngân Hàng Tp Hồ Chí Minh: 56 Hoàng Diệu 2, Linh Chiểu, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

- Học viện Tư Pháp (Cơ sở TP. HCM): 821 Kha Vạn Cân, Linh Chiểu, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

- Học viện Hành chính Quốc gia: 10 Ba Tháng Hai, Phường 12, Quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Như vậy chúng ta đã chùng tìm hiểu gần như trọn vẹn các thông tin về việc làm chuyên viên hành chính cho mình. Truy cập timviec365.vn để lựa chọn những công việc cụ thể, phù hợp bạn nhé!