Việc làm trưởng phòng nghiệp vụ

Trong bất kỳ công việc nào, chúng ta cũng cần một người có đủ kinh nghiệm về chuyên môn và kỹ năng về một lĩnh vực nào đó mà cụ thể ở đây là lĩnh vực hành chính - văn phòng để đảm đương trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới. Vậy bạn còn biết thêm gì nữa về công việc này? Xem ngay bản mô tả việc làm trưởng phòng nghiệp vụ dưới đây để có cái nhìn cụ thể hơn nhé.

1. Việc làm trưởng phòng nghiệp vụ là gì?

Khi nhân sự vừa tuyển được người mới, người này chưa chắc đã hoàn thành tốt công việc được giao vì còn lúng túng, bỡ ngỡ với những quy định của công ty. Lúc này, bộ phận nghiệp vụ sẽ hướng dẫn cho nhân viên mới để họ hòa nhập nhanh chóng với công ty. Người đứng đầu bộ phận chuyên về nghiệp vụ sẽ được gọi là trưởng phòng nghiệp vụ.

Hay nói cách khác, trưởng phòng nghiệp vụ là một chuyên gia, được đào tạo và đủ kinh nghiệm để quản lý thành thạo bất kỳ loại hình tổ chức nào. Bên cạnh đó, trưởng phòng nghiệp vụ cũng không chỉ giới hạn trong công ty, doanh nghiệp mà còn hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nữa. Chẳng hạn: trưởng phòng nghiệp vụ sản xuất, tổ chức dịch vụ, trưởng phòng nghiệp vụ kinh doanh,... 

Các trưởng phòng nghiệp vụ quản lý chuyên nghiệp luôn có mục tiêu nhất định và luôn tập trung vào KPI để định hướng năng suất làm việc tốt nhất. Đồng thời, họ cũng đáp ứng các thách thức cạnh tranh của doanh nghiệp, không ngừng đổi mới và sáng tạo trong công việc, nghiêm túc tuân theo các quy định, linh hoạt biến đổi dựa vào kinh nghiệm đã có và hay áp dụng các lý thuyết quản lý vào những trường hợp không may hay vấn đề phát sinh của công ty, doanh nghiệp, tổ chức.

2. Mô tả việc làm trưởng phòng nghiệp vụ chi tiết

Vừa rồi, chúng ta mới chỉ được làm quen những định nghĩa chung chung về công việc trưởng phòng nghiệp vụ. Hẳn nhiều bạn vẫn còn cảm thấy mơ hồ sau khi đọc đoạn văn vừa rồi. Vì thế, ngay bây giờ, chúng ta sẽ cùng đi vào chi tiết các nhiệm vụ của trưởng phòng nghiệp vụ nhé.

- Đưa ra định hướng cho công ty

Nhiệm vụ đầu tiên mà các trưởng phòng nghiệp vụ phải hoàn thành được là hình dung các mục tiêu để phấn đấu. Đây là một trong những nhiệm vụ không bao giờ được giao phó vì nó tùy thuộc vào ý thức và trách nhiệm cá nhân. Khi đưa ra định hướng cho công ty, tức là trưởng phòng nghiệp vụ đang xác định các mục tiêu chung để các thành viên cùng thống nhất công việc và tập trung vào mục tiêu duy nhất đó để đưa công ty đến một tầm cao mới và hoạt động tốt nhất. 

Khi có mục tiêu cho cả công ty, năng suất làm việc của các nhân viên cũng tăng dần. Điều này cũng giúp công ty giảm thiểu rủi ro hoặc những trường hợp không mong muốn trong quá trình phát triển, cố gắng tập trung vào hướng đi duy nhất là không ngừng vươn lên.

- Quản lý sự tồn tại và tăng trưởng

Đảm bảo sự tồn tại của công ty là nhiệm vụ quan trọng của một nhà quản lý. Người quản lý cũng phải tìm hiểu trước về sự phát triển của tổ chức mà mình đang làm nhiệm vụ để từ đó vạch ra kế hoạch duy trì sự tồn tại của tổ chức này. 

Hai nhóm yếu tố ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của công ty thường bao gồm: yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài. Đầu tiên là tập hợp các yếu tố thuộc nội bộ công ty và phần lớn có thể kiểm soát được. Các yếu tố bên trong này là sự lựa chọn công nghệ, hiệu quả lao động, năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý, hình ảnh công ty, nguồn lực tài chính,... Nhóm yếu tố thứ hai là bên ngoài doanh nghiệp như chính sách của chính phủ, luật và quy định, thay đổi thị hiếu, thái độ và giá trị của khách hàng, cạnh tranh ngày càng tăng,...

Dù ở khía cạnh nào đi chăng nữa, hơn ai hết, trưởng phòng nghiệp vụ phải là người biết rõ các vấn đề này để có sự điều phối nhịp nhàng và hợp lý. Trong quá trình đào tạo nhân viên mới sẽ dễ dàng xoay chuyển tình thế công ty để công việc đạt được kết quả tốt nhất.

- Duy trì hiệu quả của công ty

Trưởng phòng nghiệp vụ không chỉ đảm nhận mỗi trách nhiệm làm đúng trọng trách của mình trong công ty mà còn phải lo lắng về những vấn đề, yếu tố tác nhân bên ngoài, phải luôn tìm ra hướng đi mới để duy trì hiệu quả của công ty.

- Tìm ra phương pháp đáp ứng thách thức cạnh tranh

Một nhà quản lý phải dự đoán và chuẩn bị cho sự cạnh tranh ngày càng tăng. Cạnh tranh ngày càng tăng khi có nhiều nhà sản xuất, sản phẩm, chất lượng tốt hơn,...

- Tìm ra phương pháp đổi mới

Đổi mới là tìm ra những cách mới, khác biệt và tốt hơn để thực hiện các nhiệm vụ hiện có. Lập kế hoạch và quản lý để đổi mới là nhiệm vụ liên tục của một trưởng phòng nghiệp vụ. Trưởng phòng nghiệp vụ phải duy trì các mối quan hệ với khách hàng. Theo dõi các hoạt động và động thái của đối thủ cạnh tranh cũng có thể tạo ra ý tưởng đổi mới, cũng như các cải tiến trong công nghệ.

Trưởng phòng nghiệp vụ có trách nhiệm bồi dưỡng quá trình đổi mới. Đổi mới liên quan đến việc cung cấp các quy trình và tài nguyên mới. Các phương pháp thực hành và chiến lược giúp bạn có được vị trí ngày hôm nay có thể không đủ cho những thách thức và cơ hội mà bạn phải đối mặt vào ngày mai.

- Xây dựng tổ chức nhân sự

Nhân sự cho đến nay là nguồn lực quan trọng nhất của một tổ chức. Nhân sự làm việc tốt là một tài sản quý giá đối với bất kỳ công ty nào. Mỗi trưởng phòng nghiệp vụ phải liên tục tìm kiếm những người có tiềm năng và kết hợp với bộ phận nhân sự tìm cách thu hút họ gia nhập công ty.

- Một số nhiệm vụ khác

Phối hợp với các ban, phòng khác để hoàn thành nhiệm vụ, soạn thảo các văn bản hành chính, làm những nhiệm vụ bên ngoài do cấp trên chỉ đạo xuống,...

3. Yêu cầu đối với trưởng phòng nghiệp vụ là gì?

Để trở thành trưởng phòng nghiệp vụ chuyên nghiệp, các ứng viên phải đáp ứng được một số yêu cầu tối thiểu như sau:

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp từ trình độ đại học trở lên, nếu theo chuyên ngành về quản lý và liên quan đến nghiệp vụ ở tổ chức đó thì càng tốt.

- Có kinh nghiệm ít nhất từ 10 năm trở lên và có kinh nghiệm về quản lý.

- Tùy từng tổ chức mà mỗi nơi sẽ có quy định khác nhau về độ tuổi. Thông thường, các công ty sẽ yêu cầu trưởng phòng nghiệp vụ có độ tuổi từ 30 trở lên.

Đó là một số yêu cầu bắt buộc về hình thức và thủ tục. Ngoài ra, trưởng phòng nghiệp vụ phải đáp ứng được một số yêu cầu khác về kỹ năng, chẳng hạn:

- Khả năng lãnh đạo

Khả năng lãnh đạo là khả năng thuyết phục của một người so với những người khác để truyền cảm hứng cho các hành động nhằm đạt được các mục tiêu của công ty. Những người ở vai trò lãnh đạo phải có khả năng tác động hoặc thúc đẩy người lao động đến một mục tiêu cao hơn và hướng họ đến các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm được giao trong quá trình lập kế hoạch. Lãnh đạo liên quan đến đặc điểm giữa các cá nhân trong vị trí của người quản lý bao gồm giao tiếp và liên hệ chặt chẽ với các thành viên trong nhóm. Cách duy nhất một nhà quản lý có thể được công nhận là một nhà lãnh đạo là liên tục thể hiện khả năng của mình.

- Khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm công nghệ

Nếu bạn là trưởng phòng ở khối nghiệp vụ hành chính - văn phòng, bạn phải biết được các thao tác trên máy tính, nắm chắc công cụ Word, PowerPoint và Excel. Đây là những thứ căn bản mà bất cứ dân văn phòng nào cũng phải biết để hoàn thành tốt công việc của mình. 

- Khả năng chịu đựng áp lực cao

Bạn càng có chuyên môn nghiệp vụ cao, mọi người càng tin tưởng bạn. Vì vậy, bạn không được để mắc lỗi sai nào trong quá trình làm việc. Nếu không, những thứ bạn đã cố gắng sẽ sụp đổ hoàn toàn vì trưởng phòng nghiệp vụ luôn được tin cậy nhất.

- Khả năng thuyết trình, giao tiếp

- Khả năng làm việc nhóm

- Khả năng xử lý tình huống

- Khả năng lắng nghe, quan sát

4. Quyền lợi của trưởng phòng nghiệp vụ

Khi bạn nắm giữ vị trí trưởng phòng nghiệp vụ, chắc chắn bạn sẽ được hưởng những quyền lợi đặc biệt hơn các nhân viên còn lại. Cụ thể, những quyền lợi mà trưởng phòng nghiệp vụ có thể nhận được là:

- Được làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động, luôn hướng đến sự đổi mới, sáng tạo và cầu tiến trong công việc.

- Được tham gia vào các khóa đào tạo nghiệp vụ với nhiều chuyên gia có kinh nghiệm, được điều động đi công tác nước ngoài, được di chuyển đến nhiều nơi, được gặp gỡ nhiều người.

- Được hưởng mức lương ưu đãi và có thể còn được nhận lương thưởng tăng ca hoặc thưởng các dịp đặc biệt, lương tháng thứ 13. Thông thường, mức lương của trưởng phòng nghiệp vụ sẽ rơi vào tầm 20 - 25 triệu/tháng.

- Có cơ hội tham gia vào các chuyến đi nghỉ mát của công ty, được tham gia các hoạt động vui chơi tập thể.

- Được đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tự nguyện.

5. Kinh nghiệm xin việc trưởng phòng nghiệp vụ 

Nếu bạn cảm thấy mình đã có đủ khả năng đáp ứng được những yêu cầu khắt khe ở trên, hãy mạnh dạn ứng tuyển vị trí trưởng phòng nghiệp vụ. Tuy nhiên, có trình độ và kỹ năng thôi là chưa đủ, quá trình bạn xin việc như thế nào cũng là điều nhà tuyển dụng quan tâm để xem xét có nên nhận bạn vào làm việc hay không đấy. Tham khảo ngay một số bí quyết dưới đây trước khi đi ứng tuyển nhé.

- Trang phục lịch sự

Trang phục (quần áo, tóc tai, phụ kiện) là những đặc điểm nổi bật bên ngoài mà nhà tuyển dụng sẽ để ý đầu tiên. Thông qua trang phục, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá xem bạn có phù hợp với vị trí trưởng phòng nghiệp vụ hay không. Khi bạn trông chỉn chu, điều đó cho thấy bạn coi trọng bản thân, công việc và những người bạn quản lý. Hãy trang bị phụ kiện phù hợp. Với đồ trang sức cầu kỳ, những thứ này sẽ khiến bạn dễ bị chê bai. Ưu tiên đồ tối giản, trang trọng, lịch sự và không rườm rà nhé.

- Chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm: đơn xin việc, CV, sơ yếu lý lịch, hộ khẩu và chứng minh nhân dân cùng giấy khám sức khỏe kèm các bằng cấp có liên quan. Các thủ tục này là điều kiện bắt buộc phải có khi đi xin việc. Hơn nữa, nếu bạn đem theo CV, nhà tuyển dụng sẽ có thiện cảm với bạn hơn đấy.

- Đến sớm trong giờ phỏng vấn

Ngoài những thông tin bạn đã ghi trong giấy tờ, nhà tuyển dụng sẽ chú ý hơn vào thái độ của bạn trong buổi phỏng vấn. Với cương vị là trưởng phòng nghiệp vụ tương lai - một nhà quản lý, hãy cố gắng đến đúng giờ để thể hiện thái độ chuyên nghiệp.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến việc làm trưởng phòng nghiệp vụ. Hy vọng các bạn sẽ cảm thấy bài viết này hữu ích trong công việc định hướng nghề nghiệp và mục tiêu sắp tới của các bạn.