Đăng ký thành viên để được hưởng nhiều quyền lợi

Đăng nhập / Đăng ký

Bật mí cách viết giấy xin phép nghỉ việc đúng quy trình

Xin nghỉ việc có thể được coi là sự giải phóng hoặc là cách khởi đầu một công việc mới tốt đẹp hơn. Tuy nhiên cách viết giấy xin phép nghỉ việc như thế nào là đúng quy trình, để lại ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt mọi người? Nếu bạn muốn tìm hiểu về cách giảm thiểu thiệt hại và duy trì mối quan hệ tích cực với công ty, hãy đọc bài viết dưới đây:

Quy trình xin nghỉ việc đúng chuẩn thể hiện sự chuyên nghiệp từ bạn 

1. Lên kế hoạch cho những việc mà bạn sẽ làm sau khi nghỉ việc 

Một khi bạn quyết định lựa chọn nghỉ việc bạn nên lập một kế hoạch cụ thể để bản thân không cảm thấy suy sụp sau khi nghỉ. Tốt hơn hết là bạn chỉ nên nghỉ việc sau khi đã tìm được công việc mới bởi vì sẽ rất khó để tìm việc mới nếu bạn là một ứng viên thất nghiệp. 

Lên kế hoạch cho những việc mà bạn sẽ làm sau khi nghỉ việc

Đừng nghĩ rằng bạn chỉ có thể "làm tốt" khi tìm được công việc mới. Với tình hình kinh tế hiện nay, bạn có thể sẽ thất nghiệp lâu hơn bạn tưởng. Đừng thôi việc lúc nóng giận và cho rằng bạn có thể lường trước được điều gì sắp xảy ra. Sắp xếp công việc khác trước khi xin nghỉ. Bạn nên dành thời gian xem thị trường việc làm khi bạn có ý định xin nghỉ việc. Bạn nên thành thật rằng bạn đang có một công việc khi phỏng vấn với nhà tuyển dụng.

Nếu bạn không tìm được công việc khác, hãy đảm bảo rằng bạn vẫn có đủ tiền trong khoảng thời gian thất nghiệp. Nếu bạn không thể tiếp tục công việc hiện tại, hãy tạo một tài khoản tiết kiệm để bạn có thể nghỉ việc sớm hơn. Điều này nghĩa là bạn vẫn có ngân sách cho tới khi tìm được việc mới. Khi tiết kiệm, hãy lên kế hoạch cho việc bạn sẽ bị thất nghiệp trong một thời gian dài để an toàn.

Khi bạn nghỉ việc, đảm bảo rằng bạn có lý do chính đáng. Đừng nghỉ việc chỉ vì bạn cảm thấy bị đánh giá thấp hay được trả lương thấp hơn trước khi bàn bạc với nhà tuyển dụng. Nếu bạn chưa cố hết sức để giải quyết vấn đề của công việc hiện tại thì cũng có thể bạn sẽ gặp lại vấn đề tương tự khi làm việc mới.

2. Bạn cần thông báo trước 2 tuần 

Đây là một trong những hành động thể hiện sự tôn trọng. Bạn nên nhớ rằng công ty cũng đang phụ thuộc vào bạn và họ cần người thay thế trước khi bạn rời đi. Nếu công ty có quy định phải thông báo sớm trước 2 tuần hay một tháng thì bạn nên tuân theo đúng quy định đó. Bằng cách viết mail xin nghỉ việc trước hoặc thông báo cho bộ phận phụ trách, ban quản lý, giám đốc tùy theo yêu cầu của công ty.

Ngay cả khi công ty không có quy định thông báo trước một khoảng thời gian nhất định thì bạn cũng nên tính toán xem công ty cần bao nhiêu thời gian để tìm người thay thế, rồi thông báo cho họ 

Không nên thông báo quá sớm, bạn cần phải thực sự nhạy bén trong vấn đề này. Nếu bạn nghỉ việc vì sắp ra nước ngoài hoặc chuyển đến tỉnh khác trong một vài tháng thì đừng nên đề cập tới vấn đề này cho tới thời điểm thích hợp, nếu không sẽ tạo ra bầu không khí căng thẳng nơi làm việc. 

3. Thông báo với cấp trên 

Thông báo với cấp trên

Trừ những trường hợp đặc biệt khiến cho bạn không thể nói chuyện trực tiếp với cấp trên hoặc bạn làm việc từ xa thì bạn cần phải mạnh mẽ và thông báo trực tiếp với cấp trên của mình. Gửi thư điện tử sẽ khiến bạn trông có vẻ yếu đuối và sợ sệt khi cần trao đổi nghiêm túc, hay bạn không coi trọng cấp trên nên không thể dành thời gian để nói chuyện trực tiếp. Bạn cần lưu ý một số điểm sau khi nói chuyện với cấp trên:

+ Hãy chắc chắn rằng cấp trên là người đầu tiên trong công ty biết việc bạn xin từ chức. Đừng nói cho đồng nghiệp khác cho dù có thân thiết đến đâu và đừng thực hiện những hành động vô lý như đăng tải công việc mới lên mạng xã hội hay thêm công việc mới vào hồ sơ trên LinkedIn trước khi xin nghỉ công việc hiện tại. 

+ Hãy trình bày ngắn gọn và súc tích, nếu bạn hẹn lịch trước bạn nên đi thẳng vào vấn đề. Nói với cấp trên rằng bạn xin từ chức khỏi vị trí hiện tại.

+ Hãy tỏ ra lịch sự khi trình bày lý do xin thôi việc, đừng nói với cấp trên rằng bạn cảm thấy bị đánh giá thấp hay làm việc quá sức, hay bạn không thích văn hóa của công ty. 

+ Nếu bạn đã tìm thấy công việc mới, hoặc đang trong quá trình tìm kiếm hãy cứ thẳng thắn chia sẻ

+ Không quên gửi lời cảm ơn tới cấp trên. Bạn nên chân thành bày tỏ rằng bạn đánh giá cao những nỗ lực của cấp trên. Bạn không phải nói quá nhiều lúc này. Chỉ cần tỏ ra biết ơn nhưng không xu nịnh cấp trên - dù sao bạn cũng xin nghỉ việc. 

+ Hỏi cấp trên xem bạn có thể ghi tên ông ta vào danh sách người giới thiệu khi ứng tuyển cho công việc mới. Nếu được thì nó sẽ giúp cho bạn rất nhiều trogn quá trình theo đuổi nghề nghiệp tương lai.

+ Luôn tỏ ra chuyên nghiệp. Đây không phải là thời gian để trình bày những vấn đề cá nhân và thiếu chuyên nghiệp trong công việc. Luôn ghi nhớ, nhà tuyển dụng có thể sẽ liên lạc với cấp trên của bạn vì thế hãy giữ hình ảnh cởi mở và trung thực. 

4. Chuẩn bị trả lời các câu hỏi của cấp trên 

Trong hầu hết các trường hợp, cấp trên sẽ hỏi tại sao bạn quyết định nghỉ việc, thậm chí họ có thể cố gắng lôi kéo bạn ở lại. Nếu bạn có sự chuẩn bị, trông bạn sẽ chuyên nghiệp và sâu sắc hơn, cuộc nói chuyện diễn ra thoải mái và trôi chảy hơn. 

Chuẩn bị trả lời các câu hỏi của sếp

+ Cần có một kế hoạch bàn giao. Nếu cấp trên hỏi về kế hoạch thu xếp công việc hoặc bạn có kế hoạch bàn giao công việc của mình cho nhân viên khác như một dự án. Dù kế hoạch của bạn là gì hãy cứ trình bày với cấp trên để họ thấy bạn có suy nghĩ về vấn bàn giao công việc và không làm ảnh hướng tới công ty. 

+ Cân nhắc những điều cần nói nếu cấp trên đưa ra đề nghị. Bạn sẽ làm gì nếu cấp trên bất ngờ đề nghị tăng lương cho bạn 10% hay thậm chí là 20%? Hay thậm chí là nhiều hơn? Khi bạn xem xét minh sẽ xử lý thế nào trong tình huống này, bạn nên nghĩ về lý do quyết định nghỉ việc. 

+ Nếu lý do chính là bạn cảm thấy mình được trả lương không công bằng, bạn nên nghiêm túc cân nhắc đề nghị này. Tuy nhiên nếu bạn quyết tâm nghỉ việc vì nhiều lý do khác mà không phải vấn đề thù lao thì đừng để bị cám dỗ bởi những lời đề nghị nếu không bạn sẽ tiếp tục cảm thấy không vui. 

+ Cân nhắc câu trả lời khi cấp trên yêu cầu bạn ở lại. Nếu họ cần bạn ở lại thêm một vài tuần để hoàn thành dự án thì bạn có đồng ý không?

5. Viết giấy xin phép nghỉ việc lịch sự 

Đây là điều bạn nên làm "sau khi" nói chuyện rõ ràng với cấp trên. Trước đó, bạn nên tìm hiểu về văn hoá của công ty. Nếu bạn không cần soạn thử một lá thư từ chức, thì bạn không cần phí thời gian vào việc này, tuy nhiên nếu công ty yêu cầu thì bạn hãy tuân theo.

Lá thư là một phần quan trọng của quá trình xin nghỉ việc vì bạn gói gọn hết những dự định của bản thân vào tờ giấy. Nếu bạn thông báo trước hai tuần trên thư, cấp trên không thể yêu cầu bạn ở lại công ty lâu hơn thế.
Thêm địa chỉ công ty và ngày tháng vào lá thư. Ngày tháng là ngày bạn dự định đưa lá thư cho cấp trên. Đây là hình thức để biết khoảng thời gian bức thư được viết và nhận.

Tuyên bố ý định xin từ chức. Viết, "Đây là thông báo chính thức rằng tôi, (tên), sẽ từ chức khỏi (tên vị trí) tại (tên công ty)". Bạn cần phải viết rõ ràng và thẳng thắn trong bất kỳ trường hợp nào.

Ghi ngày tháng bạn rời đi. Viết, "Tôi thông báo trước hai tuần tính đến (ngày)". Nếu bạn có nhiều thông báo với công ty, vậy hãy ghi khoảng thời gian vào.

Cảm ơn công ty. Viết, "Tôi đánh giá cao cơ hội mà (tên công ty) đã đem lại cho tôi và tôi chúc công ty thành công hơn nữa trong tương lai". Đây là phần quan trọng để bày tỏ sự thân mật và để lại ấn tượng tốt.

Ký thư. Sử dụng "Kính thư" để kết thư, sau đó là tên và chức vụ của bạn.

6. Vẫn giữ sự chuyên nghiệp sau khi đã thông báo với cấp trên 

Thể hiện sự chuyên nghiệp khi nghỉ việc

Nhà tuyển dụng tiềm năng thường liên lạc với công ty trước đó để tìm hiểu về ứng viên. Để lại những ấn tượng tốt có thể ảnh hưởng đến việc bạn được nhận vào làm sau này. Sau khi thông báo trước hai tuần, bạn nên tiếp tục công việc và hoàn thành nhiệm vụ thay vì lơ là công việc và mơ mộng về những ngày bạn chính thức nghỉ việc. 

Bạn nên thực hiện những gì được yêu cầu trong khoảng thời gian hai tuần. Trong khi bạn khá dễ mất tập trung và không muốn tìm người bàn giao thì hãy nhớ nhà tuyển dụng trước có thể dễ dàng làm ảnh hưởng tới tương lai của bạn. 

Một số lời khuyên khi viết giấy xin phép nghỉ việc 

Hãy luôn trung thực về lý do nghỉ việc 

Điều đầu tiên và cũng là quan trọng nhất là hãy trung thực về lý do nghỉ việc. Cho dù bạn cảm thấy chán ghét công việc hiện tại, không hài lòng với đồng nghiệp hay môi trường làm việc thì cũng nên thành thật. Các nhà quản lý đủ sắc sảo để nhận ra bất kỳ sự thiếu trung thực nào trong lá đơn của bạn. 

Sắp xếp thời gian hợp lý để giúp người mới nắm vững công việc 

Việc bố trí một khoảng thời gian trước khi chính thức nghỉ việc để giúp đỡ nhân viên mới là điều quan trọng. Bởi vì điều này sẽ khớp với những gì mà bạn đã cam kết trong đơn xin thôi việc và sếp cũng sẽ tin tưởng vào sự trung thực của bạn hơn. Khi bạn tạo được ấn tượng tốt bạn sẽ tạo được mối quan hệ tốt sau khi nghỉ việc. 

Bạn có thể truyền lại cho người mới những bí quyết trong cách xử lý công việc của bạn trước nay mà hiệu quả của chúng đóng góp không nhỏ vào thành tích chung của cả bộ phận. Như vậy đồng nghiệp chắc chắn sẽ rất cảm kích và khâm phục tinh thần làm việc cũng như cống hiến của bạn. 

Giúp sếp tìm kiếm người thay thế 

Giúp sếp tìm kiếm người thay thế

Việc đề cử một người thay thế mình trước khi nghỉ việc là điều không phải nhân viên nào đang muốn nhảy việc cũng làm được hoặc sẵn sàng làm. 

Như vậy với những thông tin hữu ích được chia sẻ trên đây, hy vọng rằng các bạn đã có những hiểu biết đúng đắn về cách viết giấy xin phép nghỉ việc làm sao hiệu quả và mang tính thuyết phục nhất. Cơ hội mới đến bạn cần nắm bắt để đạt được nhưng từ bỏ một công việc đã gắn bó với bản thân một thời gian nhất định không phải chuyện dễ dàng, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng!

Tác giả: Vũ Khánh


Chủ đề có thể bạn quan tâm

skype