MÔ TẢ CÔNG VIỆC
a) Công tác văn thư:
- Thực hiện quản lý hồ sơ, văn thư, lưu trữ.
- Quản lý và sử dụng con dấu Công ty đúng qui định.
- Nhận / phân phối / chuyển giao / theo dõi việc giải quyết công.
- văn, giấy tờ đến, đi. Lập và quản lý sổ công văn đến / công văn đi.
- Gửi thông báo trên email nội bộ theo điều kiện công việc và phân công của cấp quản lý.
- Đóng dấu, vào sổ các văn bản tài liệu theo hoạt động của các Phòng ban và Công ty hàng ngày.
- Quản lý bảng tin nội bộ Công ty.
- Công chứng hồ sơ tài liệu theo điều kiện công việc của các Phòng ban
b) Công tác lưu trữ:
- Nhận / phân loại / thu thập / bổ sung hồ sơ / tài liệu / giấy tờ.
- Xác định giá trị hồ sơ / tài liệu / giấy tờ.
- Thống kê, bảo quản hồ sơ / tài liệu / giấy tờ.
- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ / tài liệu / giấy tờ. Lập sổ theo dõi việc khai thác sử dụng.
c) Công tác Lễ tân:
- Nhận và chuyển thông tin qua hệ thống điện thoại, fax, email... Cung cấp, giải đáp các thông tin trong phạm vi cho phép.
- Theo dõi và quản lý các văn bản, chứng từ, thư tín đi đến. Nhận / phân phối / chuyển giao / theo dõi việc giải quyết công văn, giấy tờ đến.
- Tổ chức tiếp tân, đón khách hàng / đối tác đến giao dịch công việc, hướng dẫn khách đến các phòng / ban liên quan và ra vào Công ty.
- Chuẩn bị nước uống (trà, cafe...) cho Ban TGĐ hàng ngày.
d) Công tác Hành chính:
- Theo dõi, giám sát giờ giấc làm việc của nhân viên trong Công ty và thực hiện công tác chấm công hàng tháng.
- Nhận và gửi chuyển phát nhanh, vào sổ và chuyển cho các CBNV liên quan.
- Thực hiện việc đặt báo / tạp chí phục vụ nhu cầu công việc của các phòng ban.
- Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, nước uống cho các bộ phận của Công ty.
- Quản lý giám sát tình hình sử dụng đồ dùng hành chính, trang thiết bị, đồ dùng phục vụ lễ tân, vệ sinh lao động...
- Quản lý, theo dõi, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các loại tài sản, máy móc thết bị của văn phòng Công ty.
- Tiếp nhận yêu cầu, tìm kiếm địa diểm, theo dõi chi phí liên quan đến việc gửi xe Công ty (xe ô tô và xe của CBNV).
- Theo dõi và thanh toán các chi phí hành chính đến hạn.
- Scan, photo các văn bản, côn g văn giấy tờ thuộc phạm vi công việc được giao.
- Tổ chức, sắp xếp hậu cần cho các cuộc họp / đào tạo / tiếp khách trong công ty.
- Hỗ trợ hậu cần cho các hoạt động tập thể, tổ chức sự kiện.
- Liên hệ đặt vé máy bay / tàu / xe, phòng nghỉ...cho CBNV công ty khi có yêu cầu.
- Hỗ trợ sắm lễ, thực hiện bày lễ, thắp hương ban thờ cho các ngày đầu tuần, tuần tiết, sóc vọng, lễ, Tết trong năm.
e) Hỗ trợ công tác nhân sự:
- Tiếp nhận hồ sơ ứng viên, gọi điện thoại liên hệ cho ứng viên,
g) Thực hiện các công tác khác do Trưởng phòng HCNS / BGĐ giao.
- Các chế độ báo cáo theo điều kiện Công việc của Phòng và Công ty.
- Báo cáo cho TP định kỳ theo qui định.
YÊU CẦU
Kinh nghiệm
Hơn 1 năm kinh nghiệm
Bằng cấp
Cao đẳng trở lên
1. Yêu cầu công việc:
Học vấn / trình độ chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học / trên Đại học các ngành liên quan
- Thành thạo tin học văn phòng
- 01 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Văn thư – Hành chính
- Am hiểu các vấn đề quản lý Hành chính VTLT
- Sử dụng thành thạo phần mềm máy tính văn phòng.
2. Kỹ năng, thái độ:
- Tác phong làm việc chuyên nghiệp. Năng động, giao tiếp tốt, nhiệt tình công tác, sáng tạo, tâm huyết với nghề nghiệp.
- Sức khoẻ tốt để đảm bảo làm việc.
QUYỀN LỢI
o Sau thời gian thử việc, ứng viên đạt yêu cầu sẽ được ký Hợp đồng lao động và hưởng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Nhà nước. o Môi trường làm việc hiện đại, thân thiện. o Chính sách đãi ngộ công bằng, tương xứng.
Chia sẻ
Bình luận