Vietnam Backpacker Hostels

• Provide support to the online team
• Responsible for building relationships with customers from around the globe
• Build country itineraries/packages to meet the customers needs
• Provide product knowledge of the whole country
• Reaching out to clients who have inquired about particular tours
• Finding out the who, what, when, where and why’s of their trip
• Taking care of all the bookings of hostels, tours, etc.
• Being the customers point of contact throughout the entire process
• Maintain relationships with key personnel
• Assist with financial statements and documents
• Reach the revenue and profit targets
Its your goal to ensure all customers return home having had a trip which exceeded their expectations, and consequently motivates them to return as customers again. You will get to know what makes your customers tick and create an amazing experience for them based on your first-hand knowledge of the destination and their personal interests.
Why would you want this job?
This is a unique sales opportunity, combining travel sales and customer service to enhance the customers experience. Our Country Sales Manager, who you would report to as a Country Sales representative, has a hands on approach and acts more as a mentor. We guide and motivate each other. You are in the driver’s seat when it comes to your success!

- Prepare all tax reports (VAT, CIT, WHT, PIT...) and submit to tax department and other competent authorities timely;
- Preparing, submitting and supervising VAT refund documents and process;
- Liaison with company bankers, auditors, lawyers and tax inspectors when necessary;
- Issue and control of VAT invoices;
- Submit monthly, quarterly, yearly financial statements for internal and external purpose;
- Manage day-to-day accounting activities in accordance with the organization’s accounting policies and procedures;
- Supervise and control over daily cash count reports;
- Maintained accounting records and supervised all transactions accounting processes and monthly closing preparation to ensure the adequacy of monthly internal report and external monthly reports, statutory reporting, tax reporting;
- Check and reconcile all transactions and GL accounts according with company policies, Vietnam Accounting Standard and tax regulations;
- Maintaining the general ledgers and all related accounts
- Lead, direct, evaluate and develop by training a team of accounting professionals to ensure that accounting activities are completed accurately and on time;
- Review all accounting statements to ensure they have been accurately prepared;
- Checking and sign off all invoices and payment requests before submit to CFO/BoD;
- Ensure the accounting documents are filed properly
- Supervise the management of fixed asset and inventory;
- Perform other duties related to accounting/finance, as and when required.

• Creating and maintaining rosters to ensure adequate and efficient crewing at all times.
• Cordinating with HR Departmnet to finalize rosters/hours on a timely basis and the payroll for staff, sending the final payroll to Finance Department and responding to any queries.
• To Advise General Manager on crewing needs and personnel issues.
• Assisting General Manager with duties and tasks as required and assume the role of General Manager in his or her absence, this includes conducting weekly hostel meetings with management and briefing all crew on relevant information to achieve hostel goals/KPIs.
• Hold productive and informative crew meetings when required.
• Report back and discuss all relevant matters of the hostel to the General Manager .
• Voice an opinion at all times for the good of VBH.
• Supervise and safeguard the hostel culture and its standing in the local community and the current law.
• Have an excellent line of communication with all suppliers to VBH and ensure high quality and price competitiveness at all times.
• Manage the induction and training of all new crew as well as schedule and carry out weekly, monthly and yearly performance reviews.
• Have a strong focus on our in-house surveys and manage crew effectively to meet VBH’s goals and targets.
• Recruit, interview and hire hostel crew as required.
• In charge of The Housekeeping, Security&Maintenance, Office accounting.
• Ensures that all equipment and furniture within the hostel is in good working order and reacts quickly when maintenance is required.

Duties and responsibilities
• Ensuring all guests receive excellent service and are made to feel welcome.
• Creating staff rosters to ensure adequate and efficient staffing at all times.
• Assisting the Guest Experience and Sale Manager with duties and tasks as required and assumes the role of Guest Experience and Sale Manager in his or her absence.
• Motivating staff and maintaining a positive work environment, while continually promoting the VBH culture.
• Managing Travel n Reception staff on shift to ensure all tasks are performed to their best ability.
• Maintaining a good relationship with external suppliers, including the laundry company in order to maintain high standards of service.
• Maintaining high service standards for all guests by being quick to react to any issues and involving relevant team members to resolve issues effectively.

- Managing all financial activities of the company, identifying the strengths and weaknesses of finance in the entire process of business and investment activities.
- Responsible for financial planning, providing strategic leadership in the development, evaluation and execution of short and long-term strategic objectives.
Duties and Responsibilities
● Develop and maintain monthly operating budget and annual company operating budget.
● Prepare and present monthly, quarterly and annual financial reports including monthly profit and loss, forecast vs. budget and monthly cash flow by location/entities and provide recommendations.
● Develop budgets and cash forecasting planning for the group.
● Develop treasury procedures for each entities
● Create and establish annual financial objectives that align with the company’s plan for growth and expansion.
● Utilize forecasting models and activity based analysis to provide financial insight in the organizations plans and operating budgets.
● Assess, provide recommendations and evaluate financial performance of the Company with regards to long-term operational goals, budgets and forecasts.
● Identify, develop and execute analysis of business initiatives. Ensure proper functioning of all systems, databases and financial software.
● Implement and maintain financial and accounting systems, processes and controls.
● Establish and enforce application of appropriate internal operational controls and financial procedures.
● Provide regular maintenance and backup of all accounting systems.
● Maintain underlying accounting records are accurate & appropriate for management purpose.
● Monitor the month-end close process, constantly reviewing procedures while eliminating inefficiencies.
● Monitor Chief Accountant’s tax reporting and overall compliance of each of the companies.
● Planning and implementing training activities in F&A department.
● Oversee the financial systems and reporting by Hostel Accountants to ensure they are Head Office compliant.
● Responsible for the appointment and management of Hostel accountants.

- Làm thủ tục nhận phòng và trả phòng cho khách.
- Giải quyết những booking đặt muộn trên trang web, luôn cập nhật hệ thống đặt phòng.
- Nắm rõ quy trình thực hiện những dịch vụ khác cho khách như giặt là, đổi tiền.
- Quản lý và chịu trách nhiệm về máy tính tiền của mình khi làm việc, giúp Trưởng nhóm lễ tân kiểm tra tiền khi kết thúc ca làm việc.
- Giữ khu vực lễ tân luôn ngăn nắp, sạch sẽ.
- Báo cáo ngay khi có những đồ dùng, thiết bị cần sửa chữa cho Bộ phận kỹ thuật hoặc Trưởng nhóm lễ tân.
- Tham gia và đóng góp ý kiến trong các buổi họp của bộ phận.
- Thực hiện những yêu cầu của khách hàng như giúp tìm hành lý bị thất lạc, đặt xe đón tiễn sân bay, đưa lời nhắn cho khách.
- Có hiểu biết rõ về địa phương để trả lời các câu hỏi của khách hàng.
- Xử lý những phàn nàn của khách với thái độ chuyên nghiệp và cố gắng giải quyết tình huống nhanh nhất có thể.
- Có tinh thần hợp tác và có thể linh hoạt thay thế những vị trí khác trong khách sạn.

Reports to: Hostel Supervisor
Job purpose
The Assistant General Manager is responsible for working with the General Manager to achieve operational goals and standards while always reinforcing the vision, mission and values of Vietnam Backpacker Hostels (VBH).
Duties and responsibilities
• Creating and maintaining rosters to ensure adequate and efficient crewing at all times.
• Reporting final rosters/hours on a timely basis to the payroll department and responding to any queries.
• Advising General Manager on crewing needs and personnel issues.
• Assisting General Manager with duties and tasks as required and assume the role of General Manager in his or her absence, this includes conducting weekly hostel meetings with management and briefing all crew on relevant information to achieve hostel goals/KPIs.
• Hold productive and informative crew meetings when required.
• Carry out daily briefings that are productive and efficient.
• Report back and discuss all relevant matters of the hostel to the General Manager and where necessary the Regional Manager in a productive and timely manner.
• Have an extensive knowledge and understating of all of the VBH products and advise on any required changes and/or where any improvements can be made.
• Voice an opinion at all times for the good of VBH.
• Supervise and safeguard the hostel culture and its standing in the local community.
• Coordinate and organise successful events.
• Have an excellent line of communication with all suppliers to VBH and ensure high quality and price competitiveness at all times.
• Manage the induction and training of all new crew as well as schedule and carry out weekly, monthly and yearly performance reviews.
• Have a strong focus on our in-house surveys and manage crew effectively to meet VBH’s goals and targets.

- Kiểm tra đối chiếu số liệu tài chính của các đơn vị nội bộ
- Kiểm tra các định khoản của nghiệp vụ kinh tế
- Kiểm tra cân đối giữa chi tiết và tổng hợp
- Đối chiếu số dư
- Hạch toán thu nhập-chi phí-khấu hao…
- Lập quyết toán, báo cáo tài chính định kỳ
- Kiểm tra việc bảo quản và lưu giữ các sổ sách chứng từ kế toán
- Hỗ trợ quản lý ngân sách
- Theo dõi bảo hiểm và các chế độ liên quan đến bảo hiểm của nhân viên
- Theo sự phân công của CFO/CEO/BOD

- khắc phục bất cứ vấn đề liên quan đến IT và POS trong khách sạn.
- Quản lý điều khiển hệ thống & phần mềm của các bộ phận trong khách sạn.
- support NV văn phòng, nhân viên khách sạn trên điện thoại.
- Duy trì, bảo vệ & lưu trữ tất cả file công việc.
- Luôn trả lời điện thoại khi có biến cố về phần cứng và mạng của Cty.
- Cải tiến, quản lý & ghi lại lại hệ thống mạng cho việc kinh doanh của công ty sau này.
- Đảm bảo tiêu chí & sự bảo mật của hệ thống mạng WIFI của KH trong tất thảy hotel.

- Nhận yêu cầu gọi món của khách tại quầy bar.
- Sẵn sàng trả lời các câu hỏi liên quan đến đồ uống, món đặc biệt & giá của toàn bộ các đồ uống.
- Pha chế & phục vụ đồ uống được yêu cầu cho khách hàng một cách nhanh chóng.
- hỗ trợ cung ứng đủ thiết bị cho K,vực bar.

- Làm thủ tục nhận phòng & trả phòng cho khách.
- xử lý các booking đặt muộn trên Website, luôn cập nhật hệ thống đặt phòng.
- có hiểu biết quy trình thực hiện các dịch vụ khác cho khách như giặt là, đổi tiền.
- Quản lý & chịu trách nhiệm về máy tính tiền của mình khi làm việc, giúp Trưởng đội lễ tân thử nghiệm tiền khi kết thúc ca làm việc.
- Giữ K,vực lễ tân luôn ngăn nắp, sạch sẽ.
- Báo cáo ngay khi có các đồ dùng, dụng cụ cần sửa chữa cho bộ phận kỹ thuật hoặc Trưởng nhóm lễ tân.
- tham gia và cống hiến ý kiến trong những buổi họp của bộ phận.
- Thực hiện các yêu cầu hợp lý của KH như giúp tìm hành lý bị thất lạc, đặt xe đón tiễn Phi trường, đưa lời nhắn cho khách.
- Có hiểu nắm được về địa phương để trả lời những câu hỏi của khách hàng.
- khắc phục các phàn nàn của khách với thái độ chuyên nghiệp & cố gắng xử lý tình huống nhanh nhất có khả năng.
- Có tinh thần hợp tác & có thể linh hoạt thay thế các vị trí khác trong hotel.

- Giảng dạy tiếng Anh cho nhân viên khách sạn.
- Lên giáo trình phù hợp với trình độ nhân viên.
- Đảm bảo nhân viên có thể giao tiếp tiếng Anh cơ bản với khách và nhân viên nước ngoài.
- Chỉnh sửa phát âm tiếng Anh cho nhân viên.

- Chuẩn bị đồ để nấu ăn.
- Chế biến thức ăn bằng nhiều phương thức khác nhau (ví dụ nướng, rán, kho, hấp…).
- Chia đồ ăn cho từng suất và trình bày đẹp mắt.
- Kiểm tra chất lượng đồ ăn.
- Điều chỉnh nhiệt độ của lò nướng và các thiết bị khác, báo ngay cho bếp trưởng/bếp phó khi có thiết bị bị hỏng.
- Lau dọn khu vực chuẩn bị đồ ăn.
- Bảo quản đồ ăn trong tủ.
- Nhận và cất thực phẩm.
- Đảm bảo vệ sinh cho khu bếp.

- Quản lý hoạt động của quầy bar để đảm bảo vận hành trôi chảy và để duy trì sự hài lòng của khách hàng.
- Tạo lịch làm việc để đảm bảo cho nhân viên hoạt động chính xác và hiệu quả.
- Đảm bảo quầy bar luôn đầy đủ đồ uống.
- Thành thạo hệ thống thanh toán POS của quầy bar và đào tạo, hướng dẫn nhân viên quầy bar khi cần thiết.
- Có thể trả lời khách hàng các câu hỏi về thực đơn tại quầy bar, món đặc biệt và giá cả của đồ uống.
- Đề xuất và quảng cáo chương trình khuyến mại đồ uống và sự kiện đặc biệt.
- Tổ chức họp nhân viên quầy bar khi cần thiết.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
- Dừng hoạt động của quầy bar bao gồm kiểm kê ngăn để tiền POS.

- Dẫn dắt hoạt động của quầy bar để đảm bảo vận hành trôi chảy và để duy trì sự hài lòng của khách hàng.
- Lập bảng phân công để đảm bảo cho nhân viên hoạt động chính xác và hiệu quả.
- Đảm bảo quầy bar luôn đầy đủ đồ uống.
- Thành thạo hệ thống thanh toán POS của quầy bar và đào tạo, hướng dẫn nhân viên quầy bar khi cần thiết.
- Có thể trả lời khách hàng các câu hỏi về thực đơn tại quầy bar, món đặc biệt và giá cả của đồ uống.
- Đề xuất và quảng cáo chương trình khuyến mại đồ uống và sự kiện đặc biệt.
- Tổ chức họp nhân viên quầy bar khi cần thiết.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.
- Dừng hoạt động của quầy bar bao gồm kiểm kê ngăn để tiền POS.

- Nhận yêu cầu gọi món của khách tại quầy bar và đưa ra cho khách tại quầy.
- Sẵn sàng trả lời những câu hỏi liên quan đến các đồ uống được phục vụ, danh sách các món, món đặc biệt.
- Pha chế và phục vụ đồ uống cho khách hàng.
- Nhanh chóng phục vụ đồ uống.
- Giữ khu vực bar, sàn nhà và khu hút thuốc ngoài trời luôn sạch sẽ.
- Đảm bảo khách hàng thỏa mãn với món ăn. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra phải ngay lập tức báo cho quản lý.
- Hỗ trợ cung cấp đủ thiết bị, đồ uống cho khu vực bar.

- Chuẩn bị đồ để nấu ăn.
- Chế biến đồ ăn bằng nhiều phương thức khác nhau (ví dụ nướng, rán, kho, hấp…).
- Chia đồ ăn cho từng suất và trình bày đẹp mắt.
- Kiểm tra chất lượng đồ ăn.
- Điều chỉnh nhiệt độ của lò nướng và các thiết bị khác, báo ngay cho bếp trưởng/bếp phó khi có thiết bị bị hỏng.
- Lau dọn khu vực chuẩn bị và chế biến đồ ăn.
- Bảo quản đồ ăn trong tủ.
- Nhận và cất trữ thực phẩm.
- Đảm bảo vệ sinh cho khu bếp.

- Hỗ trợ Quản lý marketing với những dự án marketing trong và ngoài công ty.
- Quản lý hiệu quả nhiều dự án khác nhau sẽ được xuất bản trên nhiều phương tiện truyền thông.
- Tạo quyền sở hữu nội dung từ giai đoạn phác thảo đến chỉnh sửa cuối cùng.
- Có thể đi công tác đột xuất để chụp ảnh chuyến đi hoặc sự kiện của nhân viên hoặc khách hàng của VBH.

- Làm việc theo lịch phân công chi tiết.
- Quét dọn, lau chùi, cọ rửa, hút bụi sàn nhà, tường nhà.
- Dọn giường theo chỉ dẫn.
- Xác định và báo lại cho bộ phận Bảo trì những chỗ bị hỏng, cần sửa chữa như bóng đèn, vòi nước...
- Phân loại, đếm và ghi lại số lượng chăn ga bẩn và sạch. Kiểm tra chất lượng của bên giặt là và thông báo bất cứ vấn đề gì cho Trưởng nhóm buồng phòng hoặc Trợ lý trưởng nhóm buồng phòng.
- Đưa lại tất cả đồ khách để quên cho Trưởng nhóm buồng phòng hoặc Trợ lý trưởng nhóm buồng phòng.

- Thực hiện các yêu cầu sửa chữa kịp thời và hiệu quả.
- Luôn giữ thái độ “luôn làm được” và “ưu tiên khách hàng”.
- Tiến hành các công việc bảo trì thường ngày, sửa chữa và lau chùi các đồ đạc, dụng cụ, nội thất ở các tầng như: Điều hòa, đèn điện, máy bơm.
- Sau khi thông báo và được sự đồng ý của quản lý, có thể đưa ra giá ước tính cho những vật dụng bị hỏng và đi mua để thay thế khi cần thiết.
- Có thể tìm kiếm những dịch vụ bên ngoài nếu không thể sửa chữa được tại chỗ.
- Làm việc có tổ chức, ghi lại tất cả các công việc đã làm vào Sổ Bảo trì.
- Sắp xếp tủ để đồ sạch sẽ, ngăn nắp.
- Giờ làm việc có thể linh động để phù hợp với công việc, có thể làm thêm giờ khi có yêu cầu.
- Sẵn sàng có mặt khi có các tình huống khẩn cấp xảy ra như mất điện hay hỏng hóc thiết bị.