Việc làm nhân viên đặt phòng

Nhân viên đặt phòng - một vị trí vô cùng quan trọng trong khách sạn, nhà nghỉ hay cả những khu nghỉ dưỡng cao cấp. Là một trong những người đầu tiên tiếp xúc và làm việc với khách hàng, nhân viên đặt phòng sẽ cần đáp ứng rất nhiều yêu cầu. Cùng khám phá công việc này qua bài viết dưới đây của timviec365.vn nhé. 

1. Giới thiệu chung về công việc nhân viên đặt phòng

Trong nhịp sống hối hả hiện nay, nhu cầu du lịch để hưởng thụ, thư giãn, tránh xa những lo âu phiền muộn hay “đi trốn” dần trở thành một trong những nhu cầu thiết yếu đối với nhiều người. Hiểu được mong muốn này, rất nhiều nhà nghỉ, khách sạn đã xây dựng và củng cố đội ngũ nhân viên đặt phòng đáp ứng được những tiêu chuẩn của ngành khách sạn - du lịch. 

Nếu như trước kia, hoạt động du lịch thường chỉ nóng lên vào những tháng nghỉ lễ, nghỉ hè thì hiện nay đi du lịch đối với nhiều người là một hoạt động có thể tiến hành vào bất kỳ dịp nào. Ngay cả những ngày cuối tuần, cũng có rất nhiều bạn trẻ sẵn sàng xách ba lô lên và đi để tìm hiểu, khám phá những vùng đất mới. Lối sống xê dịch hiện đang trở thành một xu hướng, trào lưu nhận được sự hưởng ứng của rất nhiều người bởi không chỉ ở những đất nước xa xôi, ngành du lịch trong nước cũng nhận được sự ủng hộ và đón nhận của nhiều người. 

Để khám phá rừng vàng biển bạc Việt Nam, các du khách sẽ cần một nơi nghỉ chân đảm bảo những yêu cầu cần thiết để có điều kiện sức khỏe ổn định nhất trong mỗi chuyến đi. Người nhân viên đặt phòng sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ du khách trong quá trình đặt phòng, nhận phòng, check-in, check-out. 

2. Nhân viên đặt phòng làm những nhiệm vụ gì? 

Như đã đề cập trong phần đầu tiên của bài viết, nhân viên đặt phòng tại các nhà nghỉ, khách sạn không còn làm việc theo mùa vụ như trước kia mà quanh năm họ sẽ đều có lượng khách hàng nhất định. Vậy nhân viên đặt phòng sẽ làm những nhiệm vụ gì? Cùng tìm hiểu tiếp nhé. 

2.1. Những công việc liên quan đến đặt phòng

Đúng với tên gọi nhân viên đặt phòng, họ sẽ là người chịu trách nhiệm liên lạc với khách hàng hoặc tiếp nhận điện thoại đặt phòng của khách. Để tiết kiệm thời gian, khách hàng sẽ thường tìm sẵn nhà nghỉ, khách sạn, homestay qua nhận xét, đánh giá trên các phương tiện mạng xã hội. Rất nhiều khách hàng sẽ đặt phòng thông qua các ứng dụng đặt phòng trực tuyến hoặc box chat của khách sạn trên website chính. 

Trong vòng 48 giờ sau khi khách hàng tiến hành đặt phòng thông qua website hoặc ứng dụng, nhân viên đặt phòng sẽ có nhiệm vụ liên hệ lại thông qua các phương tiện như số di động, địa chỉ email, tài khoản mạng xã hội để xác nhận thông tin đặt phòng với khách hàng. Tại nhiều khách sạn, nhà nghỉ để xác nhận đặt phòng khách hàng sẽ cần cọc trước một số tiền nhất định. Chính vì vậy nhân viên sẽ cần liên hệ và gửi khách hàng thông tin số tài khoản để xác nhận đã đặt phòng. 

Vào những dịp như nghỉ hè, lễ hội các doanh nghiệp, tổ chức cũng sẽ tổ chức những đợt đi du lịch tập thể. Với số lượng khách nhiều hơn, nhân viên đặt phòng cũng sẽ cần chú ý để từ đó lưu trữ lại thông tin đặt phòng, đúng, đủ và đáp ứng được các yêu cầu khác từ khách hàng. 

Mỗi dịp khách sạn, nhà nghỉ có khuyến mãi những dịch vụ kèm theo khi đặt phòng, nhân viên đặt phòng sẽ phải thông báo rõ ràng, đầy đủ những ưu đãi cho khách hàng. Việc giới thiệu chính xác những quyền lợi khách hàng được nhận sẽ tạo thiện cảm cho khách, tăng thêm lượt đánh giá tốt cho đơn vị làm việc. 

2.2. Liên hệ, làm việc trực tiếp với khách hàng

Trước khi khách hàng trực tiếp đến khách sạn, nhà nghỉ nhân viên đặt phòng sẽ chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với khách hàng. Từ đặt phòng đến xác nhận hủy phòng, đổi phòng nếu cần thiết. 

Thông thường trước mỗi chuyến đi, khách hàng sẽ tiến hành đặt phòng trước từ nửa tháng đến 1 tháng để đảm bảo quá trình đi lại không gặp bất cập hay vấn đề phát sinh. Do đó, nhân viên đặt phòng sẽ cần liên lạc lại với khách hàng để xác nhận lại nhu cầu, tránh việc khách hàng đột ngột hủy phòng không lý do hoặc xảy ra sự cố cần thay đổi thông tin. 

Hiện nay, tại các nhà nghỉ, khách sạn, thông tin đặt phòng của khách hàng đều được lưu trữ trên các phần mềm quản lý hoặc các phần mềm tin học văn phòng để sắp xếp khoa học nhất. Nhân viên đặt phòng sẽ có trách nhiệm cập nhật những thông tin của khách hàng để các bộ phận khác kịp thời chuẩn bị, xử lý những vấn đề còn tồn đọng để khách hàng có trải nghiệm tốt nhất. 

2.3. Hỗ trợ khách hàng trong quá trình trải nghiệm dịch vụ 

Bên cạnh công việc đặt phòng và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo khách hàng check in đúng giờ, đúng phòng, các nhân viên đặt phòng cũng sẽ tiếp tục những công việc hỗ trợ khách hàng để trong thời gian ở tại khách sạn, nhà nghỉ họ sẽ có trải nghiệm tốt nhất.

Nhiều khách hàng khi đi du lịch tại những địa phương mới sẽ chưa có nhiều kinh nghiệm hay hiểu rõ về địa hình, biết những hàng quán, nơi thăm thú. Nhân viên đặt phòng sẽ chia sẻ, gợi ý cho khách hàng những địa điểm nhận được nhiều nhận xét tích cực. Thêm vào đó, khi ở khách sạn nếu khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ như: ăn sáng, giặt ủi, nhờ mua đồ… nhân viên đặt phòng cũng có thể nhận yêu cầu và chuyển giao cho các bộ phận khác giúp khách hàng. 

3. Những điểm cần lưu ý về công việc nhân viên đặt phòng

3.1. Những yêu cầu của công việc nhân viên đặt phòng

Làm việc trong ngành khách sạn - du lịch, nhân viên đặt phòng không thể thiếu những kiến thức, kỹ năng về quản lý khách sạn cũng như hiểu về đặc điểm của đơn vị mình đang làm việc, đặc điểm du lịch của địa phương. 

Cùng với đó, nhân viên đặt phòng phải có khả năng giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, không mắc những tật như nói ngọng, nói lắp. Do phải giao tiếp với khách hàng thông qua những phương tiện như điện thoại, giọng nói sẽ là một trong những vũ khí quan trọng giúp khách hàng xây dựng được thiện cảm với bạn. 

Công việc của nhân viên đặt phòng tuy không quá khó nhưng yêu cầu sự tỉ mỉ, chỉn chu cũng như tập trung cao độ. Chỉ cần điền sai, điền thiếu một thông tin liên quan đến khách hàng, bạn có thể gây ảnh hưởng đến quá trình làm việc của rất nhiều bộ phận. Nếu như yêu thích công việc này, bạn sẽ cần rèn cho bản thân đức tính cẩn thận, làm việc đề cao chất lượng. 

Mỗi nhà nghỉ, khách sạn sẽ có những quy trình khác nhau khi làm việc. Kinh nghiệm khi làm việc ở đơn vị này đôi khi sẽ không phù hợp khi áp dụng vào đơn vị khác. Trong quá trình làm việc bạn sẽ cần có sự linh hoạt, ứng biến thông minh. Ngành dịch vụ như nhà hàng khách sạn luôn tiềm tàng nhiều sự cố bất ngờ, đôi khi là những vị khách “oái oăm”. Do đó để có kết quả tốt trong công việc bạn sẽ phải rèn giũa, xây dựng cho bản thân một thái độ sống và làm việc tích cực. 

3.2. Mức đãi ngộ của công việc nhân viên đặt phòng

Mức lương của công việc này sẽ giao động từ 3 - 5 triệu đồng cho những nhân viên mới, chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc. Sau thời gian xây dựng bản thân và có kinh nghiệm, mức lương sẽ tăng lên. 

Khi bạn gắn bó với một đơn vị trong thời gian dài, bạn sẽ được thăng chức và nhận được nhiều cơ hội làm việc hấp dẫn hơn tại những đơn vị có quy mô lớn. 

Với những ai yêu ngành khách sạn, đam mê du lịch, hẳn nhân viên đặt phòng sẽ là bước đệm tuyệt vời để các bạn bắt đầu với những công việc quản lý khách sạn. Hãy theo dõi timviec365.vn để biết rõ hơn yêu cầu công việc cũng như đãi ngộ của từng doanh nghiệp trên trang tuyển dụng của chúng tôi nhé.