Tuyển dụng việc làm thư ký giám đốc hiệu quả

Trong lĩnh vực Thư ký - Trợ lý, vị trí thư ký giám đốc là một công việc có vai trò thuộc tầng cấp cao. Có thể nói với bộ máy quản trị hiện đại, thư ký giám đốc được coi là xương sống, gánh vác trách nhiệm làm trợ thủ chiến lược cho giám đốc nói riêng và ban lãnh đạo nói chung. Do vậy, không phải là một công việc hành chính nhẹ nhàng, việc làm thư ký giám đốc thực sự gánh vác trọng trách để khẳng định vai trò không thể thiếu trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ nhất về công việc này cũng như chia sẻ những bí quyết giúp chinh phục cơ hội nghề nghiệp dễ dàng hơn, hiệu quả chắc chắn.

1. Giới thiệu chung về việc làm thư ký giám đốc

Thư ký giám đốc là một nghề đã được định hình rõ ràng trong cơ cấu ngành nghề của xã hội bởi sự đóng góp to lớn trong quá trình điều hành và phát triển mỗi doanh nghiệp. Là cánh tay phải đắc lực của giám đốc và ban lãnh đạo, thư ký không phải chỉ là người làm những công việc hành chính nhẹ nhàng như nhiều người vẫn nghĩ. Hơn hết, vai trò, nhiệm vụ của họ phức tạp và chiến lược hơn nhiều.

Timviec365 giúp bạn hiểu đúng về công việc này chỉ qua những mô tả đơn giản, dễ hiểu. Thực chất họ chính là người hỗ trợ cho giám đốc, ban lãnh đạo cấp cao trong công ty trong việc sắp xếp mọi thứ diễn ra trơn tru, hiệu quả. Bên cạnh đó họ còn là cầu nối giữa lãnh đạo với nhân viên, phòng ban nội bộ để giải quyết các vấn đề về công việc, truyền đạt thông tin đầy đủ.

Nhìn chung, những hiểu biết về việc làm thư ký giám đốc đã khẳng định công việc này có tầm quan trọng cao. Vừa hỗ trợ hành chính vừa sắp xếp công việc lại kết nối nội bộ chặt chẽ. Đây chính là điều kiện tạo nên một nhịp làm việc trơn tru, chuyên nghiệp và hiệu quả.

2. Thư ký giám đốc làm những nhiệm vụ gì?

Thư ký giám đốc khá bận rộn. Đó là mô tả đầu tiên giúp chúng ta hình dung đúng đặc thù của công việc này. Nhưng cũng vì bận rộn mà nhịp công việc của họ trở nên sôi động mỗi ngày. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ thư ký giám đốc, bạn cần có sự linh hoạt, chủ động và luôn biết cách xử lý tốt tình huống. 

Vậy thư ký giám đốc sẽ làm những công việc gì? Tìm hiểu để nắm bắt về nghề rõ hơn nhé.

2.1. Lên kế hoạch, lịch trình làm việc, công tác của giám đốc

Một ngày làm việc của giám đốc diễn ra với dày đặc các công việc, từ hội họp đến gặp gỡ đối tác hay thường xuyên thực hiện các chuyến công tác. Thư ký của giám đốc sẽ có vai trò quan trọng trong các hoạt động này khi là người trực tiếp sắp xếp, lên lịch trình cho giám đốc. Họ sẽ luôn ở bên cạnh để nhắc nhở giám đốc, giúp cho mọi công việc được diễn ra chuẩn xác. 

Trước khi trình lịch làm việc lên giám đốc, thư ký sẽ phải cân đối tất cả mọi thứ để đảm bảo các đầu viên cần thiết được ưu tiên. Bên cạnh đó họ cũng phải linh hoạt điều chỉnh lịch trình của giám đốc sao cho phù hợp nhất với tình hình hoạt động thực tế. Từ đó quản lý các đầu việc được triển khai đầy đủ, đúng thời gian, không để tình trạng trì trệ hay có sai sót giữa các lịch hoạt động.

Thực chất, công việc của giám đốc không phải do giám đốc quản lý mà do chính người thư ký giám đốc tổ chức, quản lý. Vì thế, làm nghề này bạn cần có kỹ năng quản lý thời gian, tư duy logic và năng lực tổ chức, sắp xếp. Tất cả nói lên một tác phong làm việc chuyên nghiệp - yếu tố quan trọng làm nên giá trị nghề nghiệp của một người thư ký.

2.2. Hỗ trợ công tác hành chính nội bộ và đối ngoại

Nhiệm vụ hàng ngày mà thư ký thường xuyên tiếp xúc đa phần là hoạt động hành chính như soạn thảo văn bản công việc, lập các báo cáo cần thiết, làm biên bản họp, xây dựng lịch trình làm việc cho giám đốc và soạn thảo các văn bản chỉ đạo của giám đốc đưa đến các phòng ban. Đó là những công việc nội bộ sẽ được cập nhật liên tục và triển khai dựa theo tình hình thực tế. Đồng thời, thư ký giám đốc được tuyển dụng với sự sàng lọc kỹ, yêu cầu khá cao về bằng cấp và năng lực, khả năng tư duy chiến lược để có đủ khả năng thực hiện vai trò tham mưu cho lãnh đạo trong việc ra quyết định về chính sách, quy định nội bộ.

Bên cạnh đó, thư ký cũng có nhiệm vụ đối ngoại trong vai trò là người đại diện công ty hay thay mặt giám đốc khi gặp gỡ đối tác, khách hàng. Mọi trao đổi về công việc trong các buổi gặp gỡ sẽ được báo cáo chi tiết lên giám đốc để nhận được ý kiến chỉ đạo. Với các cuộc đàm phán, mục tiêu của thư ký là đi đến thỏa thuận chấp thuận hay ký kết. Đó là sự thành công do vậy thư ký có quyền hạn đưa ra các quyết định phù hợp thay mặt giám đốc để tạo ra lợi ích hợp tác cho công ty.

2.3. Giám sát công việc các phòng ban

Thư ký giám đốc đại diện cho ban lãnh đạo kiểm soát công việc chung trong nội bộ. Họ sẽ thực hiện các việc như giám sát về tiến độ, nhắc nhở thường xuyên các công việc để bảo đảm deadline, tổng hợp kết quả và báo cáo lại cho giám đốc nắm bắt. Để hoàn thành, thư ký giám đốc cần nâng cao tính kỷ luật và giao tiếp hiệu quả trong nội bộ. Có như thế mới dễ dàng điều phối mềm hiệu quả, giúp tất cả các hoạt động trong công ty luôn giữ sự ổn định, hài hòa từ công tác độc lập cho đến sự phối hợp.

3. Nghề thư ký giám đốc cần đáp ứng những yêu cầu gì?

Thư ký giám đốc luôn hiện diện trong hình ảnh là một người chăm chỉ, cần mẫn, tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Họ vừa là trung gian, vừa là đầu mối để tổ chức các hoạt động công việc nhịp nhàng, giúp kết nối hiệu quả giữa cấp lãnh đạo và nhân viên. Đây vừa là nhiệm vụ thể hiện bản chất công việc vừa là trọng trách thể hiện vị thế lớn của thư ký giám đốc trong cơ cấu tổ chức của một công ty. Bởi vậy, những gì họ trang bị không chỉ đơn giản là bộ kỹ năng hành chính đáp ứng mà còn bao gồm cả kỹ năng nghiệp vụ chuyên nghiệp nghề thư ký và kiến thức sâu rộng về lĩnh vực kinh doanh, hoạt động của công ty.

Yêu cầu đầu tiên để bạn đủ điều kiện ứng tuyển vị trí việc làm thư ký giám đốc đó chính là trình độ học vấn. Ứng viên tốt nghiệp từ các chuyên ngành Hành chính văn phòng, Thư ký văn phòng hay Quản trị kinh doanh sẽ được ưu tiên hơn do có nghiệp vụ đào tạo sát với các yêu cầu công việc thực tế. 

Ngoài ra, các kỹ năng nghiệp vụ nghề nghiệp không thể thiếu và trở thành vũ khí tối thượng cho thư ký giám đốc trở nên chuyên nghiệp và giỏi năng lực bao gồm:

• Kỹ năng tin học văn phòng: cần thành thạo word, powerpoint, kỹ năng soạn thảo văn bản nhanh, chuẩn bị báo cáo đầy đủ, chuyên nghiệp.

• Giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp: quá trình làm việc của thư ký sẽ thường xuyên tiếp xúc với các bộ phận và đối ngoại. Điều đó đặt ra yêu cầu người theo đuổi nghề phải có và luôn ý thức trau dồi kỹ năng giao tiếp khéo léo để tạo ra sự kết nối hiệu quả.

• Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc: Nghiệp vụ không thể thiếu nhất của nghề thư ký, nhất là khi hỗ trợ công việc cho giám đốc. Bạn sẽ có thực sự nhiều lịch trình cần sắp xếp từ hoạt động của lãnh đạo cho đến nhịp phối hợp, hoạt động của các phòng ban nội bộ. 

• Tác phong làm việc chuyên nghiệp: Hơn ai hết, thư ký giám đốc là hình tượng điển hình nhất về phong thái làm việc chỉn chu, chuyên nghiệp vào bậc cao cấp. Vì đặc thù công việc là kết nối và hỗ trợ lãnh đạo cấp cao, sự chuyên nghiệp là sự bắt buộc của nghề này. Sự chuyên nghiệp cũng nằm ở cách thư ký giữ gìn đạo đức nghề nghiệp bởi ở vị trí này, bạn sẽ nắm bắt vô cùng nhiều thông tin quan trọng, được xếp vào hàng bí mật của công ty, bên cạnh đó bạn cũng có quyền hạn thay mặt giám đốc trong một vài quyết định. Bởi vậy, tuyệt đối tuân thủ nghiêm ngặt vấn đề về bảo mật và minh bạch trong quá trình giữ chức vụ.

4. Làm việc tại vị trí thư ký giám đốc đem đến mức lương, chế độ như thế nào?

Không phủ nhận khối lượng công việc của thư ký giám đốc nhiều và đều mang tính chất quan trọng. Điều đó có thể đem đến áp lực lớn cho bạn. Tuy vậy đổi lại vị trí này sẽ được hưởng mức lương và chế độ quyền lợi xứng đáng.

4.1. Lương thư ký giám đốc được trả bao nhiêu?

Với vai trò to lớn, nhu cầu tuyển dụng gia tăng trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng phát triển về quy mô và gia tăng về số lượng thành lập, thư ký giám đốc được tuyển với mức lương cực kỳ hấp dẫn và có sự phân chia theo từng giai đoạn rõ ràng.

Một thư ký mới hành nghề, chưa có kinh nghiệm đã được trả mức lương trung bình không dưới 10 triệu đồng/tháng. Trải qua quá trình tích lũy kinh nghiệm, rèn kỹ năng để trở nên chuyên nghiệp hơn, khi đã tích lũy được từ 1 đến 3 năm kinh nghiệm, bạn dễ dàng nhận được lương khoảng 12 - 15 triệu/.tháng. 

Mức lương cao hơn theo kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của thư ký trong quá trình xử lý công việc. Nhìn chung khi đạt được đỉnh cao sự nghiệp với nghiệp vụ giỏi, chuyên môn vững, có thể đứng ra đại diện cho uy tín của công ty và tiếng nói của giám đốc, thư ký sẽ nhận được mức lương cao đến vài chục triệu đồng không kém gì các vị trí cấp quản lý cao trong doanh nghiệp.

4.2. Chế độ quyền lợi có nhiều ưu ái

Vị trí thư ký giám đốc đem đến cho bạn cơ hội tiếp xúc thường xuyên với các hoạt động quản trị cấp cao. Đây là môi trường tự nhiên giúp bạn hình thành, rèn luyện kỹ năng lãnh đạo thường xuyên, biết cách lập kế hoạch và điều phối công việc hiệu quả. Từ nghiệp vụ thư ký giỏi giang, bạn hoàn toàn có đủ năng lực để chuyển đổi lĩnh vực ở các vị trí quản lý cấp cao trong bất kì doanh nghiệp nào. Ví dụ như vị trí quản lý văn phòng hay phó giám đốc điều hành doanh nghiệp cũng có thể đảm nhận.

5. Cách ứng tuyển việc làm thư ký giám đốc dễ trúng tuyển

Muốn tìm được việc thư ký giám đốc phù hợp và chứa nhiều cơ hội phát triển, việc đầu tiên cần làm đó chính là tìm cho mình một địa chỉ hỗ trợ việc làm uy tín. Hãy cập nhật ngay công việc tại Timviec365 để tiếp cận các bản tin tuyển dụng thư ký giám đốc chất lượng đến từ các doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Thông tin mô tả cho đến mức lương, yêu cầu đều được chia sẻ rõ ràng, đảm bảo cho bạn tiếp cận các cơ hội phù hợp thuận lợi hơn. Đặc biệt với công nghệ AI, website liên tục gợi ý những bản tin phù hợp nhất với bạn để tối ưu thời gian tìm kiếm. Đừng bỏ qua cơ hội ghi dấu ấn tượng sâu sắc với nhà tuyển dụng bằng việc tạo cho mình một bản CV thư ký - trợ lý độc đáo ngay tại website. Đây là cơ sở quan trọng nhất giúp cho bạn dễ dàng kết nối với nhà tuyển dụng một cách thuyết phục nhất.

Như thế qua bài viết này, Timviec365 đã cung cấp đến tất cả bạn đọc hiểu biết đúng và đầy đủ nhất về việc làm thư ký giám đốc. Hàng trăm cơ hội hấp dẫn mỗi ngày được đăng tải tại website chờ bạn khám phá. Hãy cập nhật hồ sơ xin việc chất lượng, áp dụng các kỹ năng cần thiết như giao tiếp với nhà tuyển dụng, kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp để chuẩn bị bước sang một trang mới của sự nghiệp nhé.