Quay lại

Mô tả công việc thư ký giám đốc và bí quyết tìm việc hiệu quả

Tác giả: Vũ Bích Phượng Tuesday , 29/09/20

Mô tả công việc thư ký giám đốc chính là một tài liệu quan trọng giúp nhà tuyển dụng mô tả cụ thể, chi tiết những trách nhiệm, nhiệm vụ của một người làm trong vị trí thư ký giám đốc. Vậy để nắm bắt những cơ hội hấp dẫn tại vị trí này, hãy cùng Bích Phượng tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

Việc làm Thư ký - Trợ lý

1. Hiểu nhanh nghề thư ký giám đốc

Hiểu nhanh nghề thư ký giám đốc
Hiểu nhanh nghề thư ký giám đốc

Trong một công ty, doanh nghiệp, thư ký giám đốc sẽ là người đại diện, thay mặt cho giám đốc xử lý, giải quyết công việc, đồng thời, họ làm các nhiệm vụ hỗ trợ công tác điều hành, quản lý trong công ty, đảm dương các công việc có liên quan tới giấy tờ, công văn, soạn thảo văn bản sắp xếp hồ sơ sổ sách. Thậm chí thư ký còn đứng ra thay mặt giám đốc tiếp khách, lên các kế hoạch công việc cụ thể cho giám đốc, tổ chức các cuộc hội - họp,... 

2. Những mô tả công việc thư ký giám đốc biết để ứng tuyển thành công

Dựa vào những khái quát chi tiết trên đây, chúng ta phần nào hiểu được thư ký giám đốc làm công việc gì. Nếu đang quan tâm và tìm kiếm công việc này, bạn nhất định phải đi sâu hơn để hiểu từng nhiệm vụ cụ thể.

2.1. Xây dựng các lịch trình công việc cụ thể cho giám đốc

Như một cánh tay phải đắc lực của giám đốc, người thư ký sẽ thực hiện hàng loạt các đầu việc liên quan đến lịch trình công việc để từ đó đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc nói riêng và của toàn công ty nói chung sẽ được đưa vào một hệ thống bài bản, có trình tự rõ ràng và chắc chắn sẽ được tiến hành thực hiện bài bản.

Bản mô tả công việc thư ký giám đốc
Bản mô tả công việc thư ký giám đốc

Những đầu việc mà Phượng muốn nhắc tới đó chính là trọng trách sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác cho giám đốc hoặc ban giám đốc. Xây dựng lịch và kế hoạch của các cuộc họp và tham gia trực tiếp vào đó với vai trò thư ký. Tại các cuộc họp này, người thư ký giám đốc sẽ thực hiện nhiệm vụ ghi chép tiến trình họp để sau khi buổi họp kết thúc thì sẽ tổng hợp các nội dung cuộc họp vào Biên bản họp, trình lên giám đốc các vấn đề đã được nêu và thông qua.

Việc làm thư ký giám đốc

2.2. Thư ký giám đốc làm công tác liên quan đến giấy tờ, tài liệu

Hình ảnh những người thư ký trên tay luôn cầm tập tài liệu vốn dĩ rất quen thuộc, qua đó một phần mô phỏng được công việc quen thuộc hàng ngày mà họ phải thực hiện, đó chính là chuẩn bị các tài liệu cần thiết theo yêu cầu mà Ban giám đốc/ giám đốc đưa ra. Bên cạnh đó, mọi vấn đề về nhu cầu khai thác, tìm kiếm thông tin của ban giám đốc đều sẽ đưa cho thư ký giám đốc phụ trách thu thập và báo cáo lại trong thời gian sớm nhất có thể.

2.3. Không là văn thư nhưng hỗ trợ mật thiết cho văn thư

Nếu được dùng một tính từ để miêu tả người thư ký giám đốc, Phượng nhất định sẽ sử dụng từ “chuyên nghiệp”. Sự chuyên nghiệp là đòi hỏi tất yếu của vị trí này, trong đó một trong số yếu tố làm nên vẻ đẹp chuyên nghiệp cho thư ký giám đốc đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận.

Mô tả chi tiết công việc thư ký giám đốc
Mô tả chi tiết công việc thư ký giám đốc

Có lẽ vì chính điều đó mà thư ký giám đốc cũng sẽ cùng tham gia vào công tác hỗ trợ văn thư đối với tất cả các vấn đề mà Phòng giám đốc yêu cầu như chuẩn bị hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho giám đốc trong mỗi buổi đi công tác.

2.4. Làm công tác liên lạc, truyền tin

Thay mặt cho giám đốc, thư ký sẽ là người làm việc trực tiếp với các phòng ban bằng cách truyền tải thông tin mà Ban giám đốc đưa ra tới từng bộ phận. Đồng thời gửi lại các phản hồi của lãnh đạo, nhân viên tại các phòng ban bộ phận đó đến trực tiếp ban giám đốc. Nói chung, thư ký giám đốc sẽ thay mặt cho giám đốc làm việc trực tiếp với phòng ban trong công ty, chủ yếu là truyền đạt chỉ thị và làm việc theo định hướng yêu cầu của giám đốc. Đôi khi thư ký giám đốc còn có quyền tự quyết định trong một số vấn đề được giám đốc ủy quyền.

2.5. Làm nhiệm vụ hậu cần

Hậu cần ở đây ý nói tới hậu cần cho ban giám đốc, không phải làm những công tác hậu cần cho công ty giống như Phòng Nhân sự. Theo đó, giám đốc thư ký sẽ phụ trách mọi hậu cần cho ban giám đốc trước mỗi chuyến công tác.

Những mô tả cơ bản công việc của thư ký giám đốc
Những mô tả cơ bản công việc của thư ký giám đốc

Chẳng hạn như liên hệ và lên lịch hẹn với đối tác. book vé máy bay cho chuyến công tác, book phòng khách sạn hay chuẩn bị hoàn tất các thủ tục làm visa cho giám đốc để chuyến công tác được diễn ra thuận lợi, trong tư thế sẵn sàng.

2.6. Giúp việc cho ban giám đốc trong xây dựng các mối quan hệ

Khi cần thiết để xây dựng, giải quyết những mối quan hệ đối nội hay đối ngoại thì Thư ký cũng là người đứng ra thay mặt cho ban giám đốc làm điều đó. Dưới chỉ thị và định hướng của giám đốc, khi cần tạo mối quan hệ tốt đẹp với đối tác quan trọng, người thư ký sẽ gửi hoa và quà, gửi thiệp chúc mừng trong những dịp kỷ niệm hay vào các ngày lễ,...

Đồng thời, nếu doanh nghiệp có liên doanh với nước ngoài, thường xuyên hợp tác với nhiều đối tác khách hàng nước ngoài thì thư ký giám đốc còn làm công tác của một biên - phiên dịch tài liệu cho giám đốc. Điều này kéo theo yêu cầu trong tuyển dụng, người ứng tuyển vị trí việc làm này buộc phải có trình độ tiếng Anh tốt, khả năng nghe - nói - đọc - viết giỏi.

Trên đây là 6 nhiệm vụ chính mà thư ký giám đốc sẽ phải thực hiện một cách thường xuyên. Tất nhiên công việc của họ đôi khi cũng có thể đa dạng hơn nữa nếu như Ban giám đốc có phân công thêm nhiệm vụ bên lề so với công việc chính.

Tuyển thư ký văn phòng

Thư ký giám đốc thực hiện những công việc gì?
Thư ký giám đốc thực hiện những công việc gì?

Những công việc vừa nêu cho thấy hình ảnh của một người thư ký đa di đăng hay cũng có thể đánh giá thư ký là một nghề đa đăng. Không phải ai cũng có đủ khả năng để đa năng như vậy. Bạn buộc phải là một người linh hoạt và có được ít nhất những đặc điểm sau thì mới có thể có cơ hội ứng tuyển việc làm thư ký giám đốc. Hãy theo dõi tiếp bài viết để biết được mình sẽ phải đáp ứng những đòi hỏi cơ bản nào từ nhà tuyển dụng mới có cơ hội với vị trí này.

Hình dung vắn tắt thông qua một mẫu mô tả phổ biến dưới đây:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC THƯ KÝ GIÁM ĐỐC.doc

3. Những yêu cầu tuyển dụng cơ bản vị trí thư ký giám đốc

3.1. Những yêu cầu tối thiểu dành cho ứng viên thư ký giám đốc

Thứ nhất về mặt trình độ chuyên môn, ứng cử viên của vị trí danh giá này sẽ phải tốt nghiệp ra trường từ các hệ đại học trở lên với những chuyên ngành đào tạo như Ngọai Thương, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ. Đây sẽ là điều kiện đầu tiên giúp một người có đủ kiến thức, trình độ để giúp việc cho ban giám đốc, đủ khả năng thay mặt cho ban giám đốc trong một số trường hợp cần thiết và quan trọng.

Thứ hai, yêu cầu về kinh nghiệm việc làm để có thể có cơ hội ứng tuyển trở thành một thư ký giám đốc thường sẽ không bị yêu cầu quá khắt khe. Chỉ cần bạn có sự am hiểu cơ bản đối với những hoạt động quản trị, quản lý đối với phạm vi doanh nghiệp là được.

3.2. Những yêu cầu về kỹ năng của thư ký giám đốc

Yêu cầu của việc làm thư ký giám đốc
Yêu cầu của việc làm thư ký giám đốc

Với một thư ký giám đốc, những kỹ năng tối thiểu cần đáp ứng đó chính là:

- Có khả năng sử dụng các chương trình Microsoft office thành thạo.

- Về khả năng ngoại ngữ, như chúng ta vừa nêu ở trên thì một người thư ký đôi khi sẽ phải làm nhiệm vụ biên - phiên dịch, chính vì vậy mà nhà tuyển dụng sẽ đưa ra yêu cầu dành cho ứng viên là có khả năng biên dịch tài liệu cũng như khả năng phiên dịch trong những cuộc họp với đối tác nước ngoài.

- Có thể triển khai, tổ chức công việc với tâm thế hoàn toàn độc lập, khả năng quản lý tốt quỹ thời gian trong công việc, có thể sắp xếp các nhiệm vụ được thực hiện trong những khoảng thời gian hợp lý.

- Có kỹ năng tổng hợp thông tin, viết báo cáo

- Có khả năng giao tiếp giỏi để thay mặt giám đốc liên hệ, giao lưu với các đối tác, khách hàng và với chính nhân viên nội bộ công ty hay giao tiếp với các cấp lãnh đạo khác.

- Điều quan trọng để giúp thư ký giám đốc có thể đáp ứng mọi yêu cầu công việc đó chính là một tác phong nghề nghiệp tự tin, chuyên nghiệp.

Có rất nhiều đòi hỏi được đặt ra với người ứng viên khi ứng tuyển vị trí thư ký giám đốc. Nếu ai cũng có thể đáp ứng điều này, phải làm sao để bạn có thể trở thành một ứng viên sáng giá nhất?

Một vài mẹo vặt sau đây sẽ cho bạn bí quyết hoàn hảo với điều kiện bạn may mắn đọc được bài viết này.

Việc làm thư ký kinh doanh

4. Bí quyết để ứng tuyển việc làm thư ký giám đốc thành công

4.1. Xem xét mục ưu tiên trong mô tả công việc thư ký giám đốc

Thông thường, tại các bảng mô tả công việc trong tin tuyển dụng vị trí thư ký giám đốc đều sẽ có đính kèm cả những yêu cầu ưu tiên của nhà tuyển dụng để quá trình sàng lọc ứng viên dễ dàng hơn, vì thế bạn hãy đọc kỹ nội dung phần ưu tiên này và chắc chắn mình có hoặc nếu không có đặc điểm ưu tiên đó thì cân nhắc xem có thể cố gắng chuẩn bị, trau đồi tốt hơn nữa về những yếu tố ưu tiên đó.

Bí quyết tìm việc thư ký giám đốc
Bí quyết tìm việc thư ký giám đốc

Chẳng hạn như một số công ty sẽ ưu tiên ứng viên có bằng Tốt nghiệp loại giỏi, nếu bạn có thể hãy đưa nó vào hồ sơ xin việc ở vị trí đặc biệt hơn, chẳng hạn như sắp xếp ở vị trí đầu tiên trong các giấy tờ của hồ sơ xin việc.

Nhiều đơn vị còn tuyển thư ký giám đốc với đòi hỏi về ngoại hình, điều này tuy chẳng thể thay đổi nhưng nếu bạn có ngoại hình tốt cũng hãy cố gắng chọn trang phục sao cho phù hợp để làm tôn lên vẻ ngoài hoàn hảo của mình, tạo ấn tượng tốt nhất trong mắt nhà tuyển dụng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

4.2. Tìm việc thư ký giám đốc trên timviec365.vn

Tại timviec365.vn không chỉ có nhiều tin tuyển dụng việc làm thư ký giám đốc mà còn có được bản mô tả vô cùng chi tiết. Không phải tin tuyển dụng nào cũng phù hợp với bạn nhưng chắc chắn bạn có thể dựa vào sự đa dạng của các bản mô tả để tìm ra những bản mô tả công việc thư ký giám đốc phù hợp nhất với khả năng đáp ứng của mình.

Việc làm

Mô tả công việc thư ký giám đốc tại timviec365.vn
Mô tả công việc thư ký giám đốc tại timviec365.vn

Như vậy có thể nói, mô tả công việc thư ký giám đốc càng chi tiết thì sẽ càng giúp bạn dễ dàng trong việc lựa chọn. Hãy tìm việc trên timviec365.vn để có thể tìm việc hiệu quả và hơn hết là tăng cơ hội ứng tuyển thành công bạn nhé.

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype