Mô tả công việc thư ký giám đốc và bí quyết tìm việc hiệu quả

1. Hiểu nhanh nghề thư ký giám đốc

Trong một công ty, doanh nghiệp, thư ký giám đốc sẽ là người đại diện, thay mặt cho giám đốc xử lý, giải quyết công việc, đồng thời, họ làm các nhiệm vụ hỗ trợ công tác điều hành, quản lý trong công ty, đảm dương các công việc có liên quan tới giấy tờ, công văn, soạn thảo văn bản sắp xếp hồ sơ sổ sách. Thậm chí thư ký còn đứng ra thay mặt giám đốc tiếp khách, lên các kế hoạch công việc cụ thể cho giám đốc, tổ chức các cuộc hội - họp,... 

Xem thêm: Hé lộ điều ít ai biết về lương thư ký giám đốc tại đây!

2. Những mô tả công việc thư ký giám đốc biết để ứng tuyển thành công

Dựa vào những khái quát chi tiết trên đây, chúng ta phần nào hiểu được thư ký giám đốc làm công việc gì. Nếu đang quan tâm và tìm kiếm công việc này, bạn nhất định phải đi sâu hơn để hiểu từng nhiệm vụ cụ thể.

2.1. Xây dựng các lịch trình công việc cụ thể cho giám đốc

Như một cánh tay phải đắc lực của giám đốc, người thư ký sẽ thực hiện hàng loạt các đầu việc liên quan đến lịch trình công việc để từ đó đảm bảo nhiệm vụ của giám đốc nói riêng và của toàn công ty nói chung sẽ được đưa vào một hệ thống bài bản, có trình tự rõ ràng và chắc chắn sẽ được tiến hành thực hiện bài bản.

Những đầu việc mà Phượng muốn nhắc tới đó chính là trọng trách sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác cho giám đốc hoặc ban giám đốc. Xây dựng lịch và kế hoạch của các cuộc họp và tham gia trực tiếp vào đó với vai trò thư ký. Tại các cuộc họp này, người thư ký giám đốc sẽ thực hiện nhiệm vụ ghi chép tiến trình họp để sau khi buổi họp kết thúc thì sẽ tổng hợp các nội dung cuộc họp vào Biên bản họp, trình lên giám đốc các vấn đề đã được nêu và thông qua.

Việc làm thư ký giám đốc

2.2. Thư ký giám đốc làm công tác liên quan đến giấy tờ, tài liệu

Hình ảnh những người thư ký trên tay luôn cầm tập tài liệu vốn dĩ rất quen thuộc, qua đó một phần mô phỏng được công việc quen thuộc hàng ngày mà họ phải thực hiện, đó chính là chuẩn bị các tài liệu cần thiết theo yêu cầu mà Ban giám đốc/ giám đốc đưa ra. Bên cạnh đó, mọi vấn đề về nhu cầu khai thác, tìm kiếm thông tin của ban giám đốc đều sẽ đưa cho thư ký giám đốc phụ trách thu thập và báo cáo lại trong thời gian sớm nhất có thể.

2.3. Không là văn thư nhưng hỗ trợ mật thiết cho văn thư

Nếu được dùng một tính từ để miêu tả người thư ký giám đốc, Phượng nhất định sẽ sử dụng từ “chuyên nghiệp”. Sự chuyên nghiệp là đòi hỏi tất yếu của vị trí này, trong đó một trong số yếu tố làm nên vẻ đẹp chuyên nghiệp cho thư ký giám đốc đó chính là sự tỉ mỉ, cẩn thận.

Có lẽ vì chính điều đó mà thư ký giám đốc cũng sẽ cùng tham gia vào công tác hỗ trợ văn thư đối với tất cả các vấn đề mà Phòng giám đốc yêu cầu như chuẩn bị hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho giám đốc trong mỗi buổi đi công tác.

2.4. Làm công tác liên lạc, truyền tin

Thay mặt cho giám đốc, thư ký sẽ là người làm việc trực tiếp với các phòng ban bằng cách truyền tải thông tin mà Ban giám đốc đưa ra tới từng bộ phận. Đồng thời gửi lại các phản hồi của lãnh đạo, nhân viên tại các phòng ban bộ phận đó đến trực tiếp ban giám đốc. Nói chung, thư ký giám đốc sẽ thay mặt cho giám đốc làm việc trực tiếp với phòng ban trong công ty, chủ yếu là truyền đạt chỉ thị và làm việc theo định hướng yêu cầu của giám đốc. Đôi khi thư ký giám đốc còn có quyền tự quyết định trong một số vấn đề được giám đốc ủy quyền.

2.5. Làm nhiệm vụ hậu cần

Hậu cần ở đây ý nói tới hậu cần cho ban giám đốc, không phải làm những công tác hậu cần cho công ty giống như Phòng Nhân sự. Theo đó, giám đốc thư ký sẽ phụ trách mọi hậu cần cho ban giám đốc trước mỗi chuyến công tác.

Chẳng hạn như liên hệ và lên lịch hẹn với đối tác. book vé máy bay cho chuyến công tác, book phòng khách sạn hay chuẩn bị hoàn tất các thủ tục làm visa cho giám đốc để chuyến công tác được diễn ra thuận lợi, trong tư thế sẵn sàng.

2.6. Giúp việc cho ban giám đốc trong xây dựng các mối quan hệ

Khi cần thiết để xây dựng, giải quyết những mối quan hệ đối nội hay đối ngoại thì Thư ký cũng là người đứng ra thay mặt cho ban giám đốc làm điều đó. Dưới chỉ thị và định hướng của giám đốc, khi cần tạo mối quan hệ tốt đẹp với đối tác quan trọng, người thư ký sẽ gửi hoa và quà, gửi thiệp chúc mừng trong những dịp kỷ niệm hay vào các ngày lễ,...

Đồng thời, nếu doanh nghiệp có liên doanh với nước ngoài, thường xuyên hợp tác với nhiều đối tác khách hàng nước ngoài thì thư ký giám đốc còn làm công tác của một biên - phiên dịch tài liệu cho giám đốc. Điều này kéo theo yêu cầu trong tuyển dụng, người ứng tuyển vị trí việc làm này buộc phải có trình độ tiếng Anh tốt, khả năng nghe - nói - đọc - viết giỏi.

Trên đây là 6 nhiệm vụ chính mà thư ký giám đốc sẽ phải thực hiện một cách thường xuyên. Tất nhiên công việc của họ đôi khi cũng có thể đa dạng hơn nữa nếu như Ban giám đốc có phân công thêm nhiệm vụ bên lề so với công việc chính.

Tuyển thư ký văn phòng

Những công việc vừa nêu cho thấy hình ảnh của một người thư ký đa di đăng hay cũng có thể đánh giá thư ký là một nghề đa đăng. Không phải ai cũng có đủ khả năng để đa năng như vậy. Bạn buộc phải là một người linh hoạt và có được ít nhất những đặc điểm sau thì mới có thể có cơ hội ứng tuyển việc làm thư ký giám đốc. Hãy theo dõi tiếp bài viết để biết được mình sẽ phải đáp ứng những đòi hỏi cơ bản nào từ nhà tuyển dụng mới có cơ hội với vị trí này.

Hình dung vắn tắt thông qua một mẫu mô tả phổ biến dưới đây:

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC THƯ KÝ GIÁM ĐỐC.doc

3. Những yêu cầu tuyển dụng cơ bản vị trí thư ký giám đốc

3.1. Những yêu cầu tối thiểu dành cho ứng viên thư ký giám đốc

Thứ nhất về mặt trình độ chuyên môn, ứng cử viên của vị trí danh giá này sẽ phải tốt nghiệp ra trường từ các hệ đại học trở lên với những chuyên ngành đào tạo như Ngọai Thương, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ. Đây sẽ là điều kiện đầu tiên giúp một người có đủ kiến thức, trình độ để giúp việc cho ban giám đốc, đủ khả năng thay mặt cho ban giám đốc trong một số trường hợp cần thiết và quan trọng.

Thứ hai, yêu cầu về kinh nghiệm việc làm để có thể có cơ hội ứng tuyển trở thành một thư ký giám đốc thường sẽ không bị yêu cầu quá khắt khe. Chỉ cần bạn có sự am hiểu cơ bản đối với những hoạt động quản trị, quản lý đối với phạm vi doanh nghiệp là được.

3.2. Những yêu cầu về kỹ năng của thư ký giám đốc

Với một thư ký giám đốc, những kỹ năng tối thiểu cần đáp ứng đó chính là:

- Có khả năng sử dụng các chương trình Microsoft office thành thạo.

- Về khả năng ngoại ngữ, như chúng ta vừa nêu ở trên thì một người thư ký đôi khi sẽ phải làm nhiệm vụ biên - phiên dịch, chính vì vậy mà nhà tuyển dụng sẽ đưa ra yêu cầu dành cho ứng viên là có khả năng biên dịch tài liệu cũng như khả năng phiên dịch trong những cuộc họp với đối tác nước ngoài.

- Có thể triển khai, tổ chức công việc với tâm thế hoàn toàn độc lập, khả năng quản lý tốt quỹ thời gian trong công việc, có thể sắp xếp các nhiệm vụ được thực hiện trong những khoảng thời gian hợp lý.

- Có kỹ năng tổng hợp thông tin, viết báo cáo

- Có khả năng giao tiếp giỏi để thay mặt giám đốc liên hệ, giao lưu với các đối tác, khách hàng và với chính nhân viên nội bộ công ty hay giao tiếp với các cấp lãnh đạo khác.

- Điều quan trọng để giúp thư ký giám đốc có thể đáp ứng mọi yêu cầu công việc đó chính là một tác phong nghề nghiệp tự tin, chuyên nghiệp.

Có rất nhiều đòi hỏi được đặt ra với người ứng viên khi ứng tuyển vị trí thư ký giám đốc. Nếu ai cũng có thể đáp ứng điều này, phải làm sao để bạn có thể trở thành một ứng viên sáng giá nhất?

Một vài mẹo vặt sau đây sẽ cho bạn bí quyết hoàn hảo với điều kiện bạn may mắn đọc được bài viết này.

Việc làm thư ký kinh doanh

4. Bí quyết để ứng tuyển việc làm thư ký giám đốc thành công

4.1. Xem xét mục ưu tiên trong mô tả công việc thư ký giám đốc

Thông thường, tại các bảng mô tả công việc trong tin tuyển dụng vị trí thư ký giám đốc đều sẽ có đính kèm cả những yêu cầu ưu tiên của nhà tuyển dụng để quá trình sàng lọc ứng viên dễ dàng hơn, vì thế bạn hãy đọc kỹ nội dung phần ưu tiên này và chắc chắn mình có hoặc nếu không có đặc điểm ưu tiên đó thì cân nhắc xem có thể cố gắng chuẩn bị, trau đồi tốt hơn nữa về những yếu tố ưu tiên đó.

Chẳng hạn như một số công ty sẽ ưu tiên ứng viên có bằng Tốt nghiệp loại giỏi, nếu bạn có thể hãy đưa nó vào hồ sơ xin việc ở vị trí đặc biệt hơn, chẳng hạn như sắp xếp ở vị trí đầu tiên trong các giấy tờ của hồ sơ xin việc.

Nhiều đơn vị còn tuyển thư ký giám đốc với đòi hỏi về ngoại hình, điều này tuy chẳng thể thay đổi nhưng nếu bạn có ngoại hình tốt cũng hãy cố gắng chọn trang phục sao cho phù hợp để làm tôn lên vẻ ngoài hoàn hảo của mình, tạo ấn tượng tốt nhất trong mắt nhà tuyển dụng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

4.2. Tìm việc thư ký giám đốc trên timviec365.vn

Tại timviec365.vn không chỉ có nhiều tin tuyển dụng việc làm thư ký giám đốc mà còn có được bản mô tả vô cùng chi tiết. Không phải tin tuyển dụng nào cũng phù hợp với bạn nhưng chắc chắn bạn có thể dựa vào sự đa dạng của các bản mô tả để tìm ra những bản mô tả công việc thư ký giám đốc phù hợp nhất với khả năng đáp ứng của mình.

Việc làm

Như vậy có thể nói, mô tả công việc thư ký giám đốc càng chi tiết thì sẽ càng giúp bạn dễ dàng trong việc lựa chọn. Hãy tìm việc trên timviec365.vn để có thể tìm việc hiệu quả và hơn hết là tăng cơ hội ứng tuyển thành công bạn nhé.