Công Ty Cổ Phần Sài Gòn Triển Vọng Savista

- Thực hiện nghiệp vụ Lễ Tân/ CSKH;
- Thu các khoản phí dịch vụ; thông báo cư dân về đóng phí
- Tiếp nhận thông tin khiếu nại của Khách hàng chuyển cho TBP;
- Giải đáp các khiều nại, thắc mắc của đơn vị/khách hàng liên quan đến phí quản lý, phiếu thu.
- Ghi nhận giải đáp các khiếu nại, góp ý của cư dân, chuyển thông tin cho Giám đốc Tòa nhà hoặc các bộ phận khác xử lý nếu vượt ngoài khả năng.
- Thực hiện các nghiệp vụ Hành chính tại Tòa nhà;
- Theo dõi phí đăng ký thi công sửa chữa căn hộ của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý ERP thuộc phạm vị được giao

- Kiểm tra và giám sát dịch vụ Bảo vệ ,vệ sinh và các dịch vụ tiện ích khác của tòa nhà
- Tiếp nhận và giải quyết ý kiến khách hàng liên quan đến bộ phận bảo vệ, vệ sinh và các dịch vụ khác.
- Chịu trách nhiệm phản hồi thông tin, soạn thư nhắc nhở cư dân và các cá nhân, tổ chức liên quan đến việc thực hiện nội quy tòa nhà.
- Thực hiện và cập nhật các thủ tục khi cần thiết
- Soạn thảo các thông báo đến cư dân/ khách thuê tòa nhà
- Hỗ trợ trưởng ban quản lý trong việc giải quyết các khiếu nại từ cư dân/ khách thuê
- Tham gia những buổi họp, hội nghị khách hàng để giải đáp những vấn đề thuộc phạm vi dịch vụ
- Các công việc khác theo phân công của ban quản lý

• Quản lý các hoạt động tại tòa nhà. Lập kế hoạch quản lý tòa nhà và hoàn thành kế hoạch được duyệt.
• Quản lý và phát triển nguồn lực được giao.
• Xây dựng ngân sách hoạt động của tòa nhà.
• Quản lý và kiểm soát các chỉ tiêu tài chính, doanh số và ngân sách.
• Quản lý công tác dịch vụ khách hàng, nhà thầu, khai thác tiện ích, kỹ thuật, PCCC.
• Quản lý tòa nhà và vận hành hiệu quả các quy trình QLVH của công ty.
• Quản lý và kiểm soát tình hình thu phí, cập nhật số liệu. Báo cáo định kỳ tình hình hoạt động của tòa nhà theo quy định.
• Phối hợp với Chủ đầu tư/ Ban quản trị giải quyết các sự vụ diễn ra tại tòa nhà.
• Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng và báo cáo đột xuất ngay khi có phát sinh sự việc.

- Quản lý công tác thu, chi các khoản phí, công nợ của dự án
- Thực hiện các thủ tục thanh toán phí dịch vụ theo các Hợp đồng dịch vụ đã ký hoặc các Hợp đồng cung ứng hàng hóa và tiền điện, nước công cộng, gas…của Tòa nhà và văn phòng BQL
- Kiểm tra các nội dung thanh toán và các nội dung liên quan trong các Hợp đồng dịch vụ
- Quản lý các chứng từ, hóa đơn, sổ sách kế toán
- Kiểm soát các đề xuất mua hàng hóa, vật tư,…nhằm đảm bảo không vượt ngân sách hoạt động của Tòa nhà đã được phê duyệt
- Thực hiện thu các khoản tiền: ký quỹ trang trí nội thất, phí thi công, phí quản lý hàng tháng, gas, phí gửi xe,…và nộp về Công ty theo quy định. Thực hiện các thủ tục hoàn trả tiền ký quỹ trang trí nội thất.
- Kiểm tra quỹ tiền mặt và sổ quỹ theo quy định/quy trình của Phòng Kế toán công ty

- Công tác Tuyển dụng (70%):
• Tổng hợp nhu cầu bổ sung nhân sự từ các phòng ban;
• Phối hợp với TBP xác định tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí;
• Phối hơp, xây dựng nội dụng phỏng vấn cho từng vị trí, từng cấp bậc;
• Lên kế hoạch, đề xuất chi phí, theo dõi chi phí tuyển dụng nhằm đảm bảo đáp ứng dúng, đủ nguồn lực theo yêu cầu kinh doanh của Công ty;
• Phối hợp cùng các TBP xây dựng bản mô tả công việc, câu hỏi- bài test tuyển dụng., ....
• Phát triển thương hiệu tuyển dụng thông qua các kênh như Website Công ty, Facebook, Linkedin...;
• Báo cáo kết quả tuyển dụng hàng tuần/tháng cho Ban giám đốc và QLTT.
Công tác đào tạo (30%):
• Đào tạo hội nhập: Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới về nội quy, chế độ, các chính sách của Công ty;
• Phối hợp cùng các phòng ban lên kế hoạch và triển khai hoạt động đào tạo hằng năm theo định hướng phát triển nhân lực của Công ty;
• Theo dõi, lưu hồ sơ, báo cáo, đánh giá hiệu quả đào tạo;
• Và một số công việc khác theo yêu cầu từ Ban Giám đốc và QLTT.

- Quản lý công tác thu, chi các khoản phí, công nợ của dự án
- Thực hiện các thủ tục thanh toán phí dịch vụ theo các Hợp đồng dịch vụ đã ký hoặc các Hợp đồng cung ứng hàng hóa và tiền điện, nước công cộng, gas…của Tòa nhà và văn phòng BQL
- Kiểm tra các nội dung thanh toán và các nội dung liên quan trong các Hợp đồng dịch vụ
- Quản lý các chứng từ, hóa đơn, sổ sách kế toán
- Kiểm soát các đề xuất mua hàng hóa, vật tư,…nhằm đảm bảo không vượt ngân sách hoạt động của Tòa nhà đã được phê duyệt
- Thực hiện thu các khoản tiền: ký quỹ trang trí nội thất, phí thi công, phí quản lý hàng tháng, gas, phí gửi xe,…và nộp về Công ty theo quy định. Thực hiện các thủ tục hoàn trả tiền ký quỹ trang trí nội thất.
- Kiểm tra quỹ tiền mặt và sổ quỹ theo quy định/quy trình của Phòng Kế toán công ty

- Tổ chức, sắp xếp các chương trình đào tạo phù hợp với nhu cầu và kế hoạch đề ra; lựa chọn đối tác đào tạo phù hợp và có chất lượng.
- Phối hợp với giảng viên để thiết kế và chuẩn hóa tài liệu đào tạo.
- Thực hiện đào tạo cho nhân viên: đào tạo hội nhập nhân viên mới, kỹ năng mềm, kỹ năng làm việc cơ bản, ...
- Quản lý ngân sách đào tạo, đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch, chương trình đào tạo, đối tác cung cấp dịch vụ đào tạo.
- Tìm kiếm, phát hiện và tổ chức những khóa đào tạo mới phù hợp với công việc của cá nhân/ đơn vị.
- Xây dựng, phát triển và duy trì mạng lưới các nhà cung ứng đào tạo, các giảng viên, chuyên gia tư vấn, chủ động huy động nguồn đào tạo khi có nhu cầu.
- Phối hợp với các phòng ban, bộ phận, tổ chức các khóa học đào tạo theo kế hoạch và theo yêu cầu phát sinh của công ty.
- Xây dựng, quản lý và triển khai các kế hoạch đào tạo và phát triển trung hạn, ngắn hạn theo định hướng của công ty.
- Lưu trữ và cập nhật các thông tin đào tạo của nhân viên trong công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo và theo dõi phát triển nhân sự sau đào tạo.
- Cập nhật, hoàn thiện chính sách, quy trình đào tạo và các biểu mẫu.
- Báo cáo định kỳ/đột xuất cho Quản lý các vấn đề liên quan trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.

Mô tả công việc
- Quản lý các hoạt động tại tòa nhà. Lập kế hoạch quản lý tòa nhà và hoàn thành kế hoạch được duyệt
- Quản lý giám sát công việc của các nhà thầu liên quan đến vận hành chạy thử, bảo trì/sửa chữa hệ thống kỹ thuật
- Theo dõi tình hình tiêu thụ điện, nước để điều chỉnh kịp thời công tác vận hành
- Giải quyết thỏa đáng những vấn đề phát sinh các yêu cầu, phản hồi từ cư dân/ khách hàng, đảm bảo cho tòa nhà hoạt động trong điều kiện tốt nhất
- Phối hợp với cơ quan chính quyền địa phương trong công tác quản lý hành chính Nhà nước đối với cư dân
- Phối hợp với Phòng nhân sự trong vấn đề tuyển dụng & đào tạo nhân viên trong Ban quản lý tòa nhà theo yêu cầu công việc
- Báo cáo, đề xuất và tham mưu cho Ban TGĐ các vấn đề liên quan đến hoạt động của Ban quản lý tòa nhà
Chi tiết công việc sẽ được trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn

- Vận hành, bảo hành, bảo dưỡng toàn bộ hệ thống kỹ thuật, giám sát và bảo trì hệ thống PCCC của tòa nhà dưới sự phân công của Tổ Trưởng kỹ thuật.
- Hàng ngày kiểm tra, theo dõi trang thiết bị để bảo đảm rằng tất cả hệ thống bao gồm hệ thống cơ điện họat động thật hiệu quả, tiết kiệm năng lượng.
- Thực hiện các công việc lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà: Điện, nước, hệ thống ánh sáng, camera, điện lạnh, phòng cháy chữa cháy v...v.....
- Giám sát, kiểm tra định kỳ về tình trạng hoạt động của hệ thống kỹ thuật tòa nhà, đảm bảo tòa nhà luôn trong tình trạng hoạt động tốt.
- Thực hiện các công việc kỹ thuật khác theo sự Phân công, chỉ đạo của Phụ trách bộ phận.
- Chi tiết công việc được trao đổi cụ thể trong buổi phỏng vấn.

Thiết kế và xây dựng phần mềm OMS, DMS phù hợp với nhu cầu sử dụng quản lý tòa nhà văn phòng và tòa nhà thương mại.
Kiểm tra, hướng dẫn và phối hợp với các dự án thực hiện kiểm soát thông tin quản lý tòa nhà, tính tiền khách hàng, theo dõi công nợ và lưu trữ các thông tin quản lý tòa nhà bằng phần mềm OMS.
Trực tiếp thực hiện kiểm soát thông tin cho các dự án thiếu nhân sự làm việc tại Ban quản lý bằng phần mềm OMS. Hướng dẫn nhân sự tại các dự án sử dụng phần mềm OMS.
Kiểm tra tình hình cập nhật dữ liệu theo định kỳ
Hướng dẫn nhân sự tại các dự án sử dụng phần mềm DMS
Phối hợp với phòng kế toán, dự án nâng cấp phần mềm nhằm đáp ứng với nhu cầu quản lý của công ty và chủ đầu tư.
Thiết kế phần mềm tiện ích nhằm phục vụ cho công tác quản lý của các phòng ban (nếu có yêu cầu)
Hỗ trợ các Phòng/ban khác khi có yêu cầu

- Quản lý, sửa chữa nhỏ, hướng dẫn việc sử dụng máy tính của toàn hệ thống Công ty
- Đề ra các biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho máy tính trong công ty.
- Quản trị hệ thống thư điện tử, quản trị trang web
- Quản trị server
- Lập mail mới cho CBNV Công ty
- Đảm bảo hoạt động tốt của hệ thống mạng, máy móc, thiết bị văn phòng trong công ty
- Quản lý tài sản công ty, tiến hành sửa chữa tài sản và nghiệm thu tài sản sau sửa chữa, thực hiện công tác lắp đặt tài sản
- Lập phiếu lý lịch máy đối với các thiết bị máy và cập nhật ngay thông tin theo yêu cầu trong phiếu lí lịch máy.
- Lập danh sách tài sản theo biểu mẫu của công ty, cập nhật thường xuyên các loại tài sản mới.
- Đề ra các biện pháp ngăn ngừa hư hỏng cho các loại máy móc trong công ty.
- Kiểm tra và cập nhật các loại tài sản theo danh mục quản lý tài sản
- Lập lịch bảo trì các loại tài sản trong công ty, phối hợp đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên và bảo trì đột xuất
- Hỗ trợ, hướng dẫn các dự án về công tác nghiệp vụ theo sự phân công trên.
- Quản lý ổ cứng. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu văn bản có liên quan đến trang thiết bị của Công ty.
Công việc cụ thể trao đổi trong buổi phỏng vấn.