Trưởng ban Quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng

1. Quản lý và vận hành chung tòa nhà và chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, đảm bảo doanh số.

- Xây dựng các quy trình, quy định liên quan đến quản lý, vận hành tòa nhà trình BGĐ phê duyệt.

- Kiểm tra, duy trì việc vận hành các công cụ quản lý Tòa nhà đáp ứng quy định Nhà nước và yêu cầu Công ty; báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động, tình hình tài chính của Tòa nhà cho BGĐ.

- Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, thương lượng, đàm phán chốt hợp đồng thuê văn phòng.

- Triển khai xử lý kịp thời các yêu cầu, nhu cầu từ cư dân, khách thuê.

- Xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm trình BGĐ và quản lý ngân sách được phê duyệt.

- Quản lý công tác mua sắm, vận hành tòa nhà.

- Giám sát vấn đề phân luồng giao thông của tòa nhà.

- Đại diện Chủ đầu tư làm việc với chính quyền địa phương, thực hiện các vấn đề về chế độ, chính sách của Nhà nước liên quan đến việc quản lý, vận hành, bảo trì và bảo quản chung của Tòa nhà.

- Chỉ đạo, kiểm tra định kì hoặc đột xuất việc lưu trữ các hồ sơ bảo hành tòa nhà, bao gồm: hồ sơ, tài liệu liên quan đến tòa nhà, thiết kế và xây dựng hoặc cải tạo tòa nhà, cải tạo về xây dựng cơ bản...

- Tham dự các cuộc họp liên quan đến hoạt động quản lý Tòa nhà.

Trực tiếp khai thác các khách hàng thông qua bán hàng trực tiếp hoặc đại lý.

- Tìm kiếm và khai thác các khách hàng doanh nghiệp có nhu cầu thuê mặt bằng, và cao ốc văn phòng.

- Giới thiệu và hướng dẫn khách tham quan và tìm hiểu về mặt bằng hoặc văn phòng, cung cấp các thông tin và tư vấn giúp khách hàng lựa chọn phù hợp.

- Tiến hành chào giá và đàm phán giá với khách hàng.

- Chuẩn bị và kiểm tra các hồ sơ và hợp đồng cần thiết để thiết lập các thỏa thuận kinh doanh.

- Tham gia giải đáp các vấn đề còn vướng mắc hoặc thiếu sót của khách hàng, chốt sales.

- Quản lý và chăm sóc các khách hàng trong danh mục khách hàng tiềm năng. Quản lý và chăm sóc các khách hàng trong danh mục khách hàng được giao.

Tìm kiếm thông tin thị trường và báo cáo kinh doanh.

- Thu thập các thông tin thị trường về các dự án bất động sản. Tổng hợp các thông tin và số liệu nội bộ chuẩn bị cho việc thiết lập mục tiêu và chiến doanh.

- Thống kê, lưu trữ thông tin khách hàng.

- Lưu trữ và quản lý hồ sơ kinh doanh.

- Thực hiện báo cáo, thống kê, tổng hợp, đánh giá, theo dõi, phân tích tình hình kinh doanh của phòng / đơn vị được giao.

2.. Quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà

- Xây dựng danh sách các hạng mục, yếu tố kỹ thuật cần kiểm tra trong quá trình vận hành.

- Triển khai việc giám sát hoạt động của nhà thầu, khách hàng, trong việc lắp đặt, sửa chữa, bảo trì hệ thống thiết bị trong tòa nhà.

3.. Đảm bảo công tác PCCC, vệ sinh, an toàn, an ninh tòa nhà.

- Xem xét đề xuất của nhân viên về vấn đề kiểm soát các hoạt động an toàn, an ninh, PCCC và tham vấn cho BGĐ.

- Kiểm tra kế hoạch bảo vệ, phòng ngừa, xử lý các tình huống an ninh khẩn cấp xảy ra tại Tòa nhà do Bộ phận Giám sát DVTN & ANNB thực hiện.

- Nắm bắt tình hình an ninh thực tế thông qua các báo cáo định kì, báo cáo GĐ công ty các vấn đề nghiêm trọng cần xử lý.

- Tổ chức diễn tập PCCC định kỳ hàng năm.

- Chỉ đạo, hướng dẫn nhân viên xử lý các tình huống khẩn cấp, rủi ro như: PCCC (bảo trì, bảo dưỡng thiết bị; tổ chức diễn tập), bão lụt, cứu hộ, thiên tai, trộm cắp...

4.. Quản lý, giám sát các đơn vị dịch vụ thuê ngoài.

- Phê duyệt và kiểm soát quy trình, chính sách hoạt động chuẩn trong quản lý dịch vụ thuê ngoài.

- Kiểm tra, báo cáo số liệu định kì về dịch vụ thuê ngoài; chỉ đạo nhân viên hướng xử lý hoặc báo cáo GĐ công ty các vấn đề nghiêm trọng cần phối hợp giải quyết.

- Kiểm tra việc đánh giá đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài (bảo vệ, vệ sinh, kiểm soát côn trùng, rác sinh hoạt...)

5.. Xây dựng chính sách, quy trình và tham mưu BGĐ.

- Tham mưu BGĐ xử lý các vấn đề thuộc chức năng Quản lý tòa nhà.

- Hoàn thiện quy trình lên kế hoạch và ra quyết định của phòng đảm bảo tính nhanh gọn, linh động và toàn diện.

- Thiết lập, triển khai các quy tắc và quy định hướng dẫn việc thực hiện các chức năng nội bộ phòng.

6.. Quản lý, đào tạo và phát triển nhân viên

- Quản lý, đào tạo và phát triển nhân viên nhằm đạt được mục tiêu của bộ phận và tối đa hóa nguồn lực của phòng.

- Chỉ đạo, phân công công việc cán bộ, nhân viên thuộc phòng.

- Tổ chức xây dựng các chương trình đào tạo, phối hợp với phòng HCNS để thực hiện đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng mềm cho nhân viên.

- Tham gia hoạt động tuyển dụng, thực hiện quản lý, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên phòng.