Danh sách việc làm thư ký văn phòng mới nhất hôm nay

Thư ký văn phòng là một công việc thuộc nhóm ngành nghề quản trị văn phòng. Công việc của họ không đơn giản chỉ là “quán xuyến” mọi vấn đề diễn ra tại văn phòng làm việc mà còn có trách nhiệm quan trọng trong việc tổ chức vận hành bộ máy hoạt động nói chung. Vậy việc làm thư ký văn phòng hấp dẫn như thế nào, lộ trình phát triển ra sao? Hãy cùng Timviec365 khám phá thông tin chi tiết để theo đuổi công việc này đúng cách.

1. Thư ký văn phòng là công việc như thế nào?

Thư ký văn phòng là người chịu trách nhiệm tổ chức, sắp xếp và điều phối các hoạt động ở mảng hành chính của doanh nghiệp. Vì thế họ được ví là “trung tâm thông tin” của công ty chuyên phụ trách phân phối và kết nối toàn bộ lịch trình, văn bản cho đến tất cả các luồng công việc, liên hệ nội bộ. Khi cần thiết, thư ký văn phòng còn thực hiện vai trò kết nối giữa các cấp lãnh đạo với nhân viên, giúp cho các thông tin được truyền tải hiệu quả đến từng bộ phận một cách đầy đủ.

Mặc dù hiện tại không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức bộ phận này hoạt động song cơ cấu chuyển dịch ngành nghề đang chứng kiến sự phát triển mở rộng của nghề. Các doanh nghiệp đang dần nhận thấy giá trị quan trọng của sự có mặt của người thư ký văn phòng nên đang gia tăng tuyển dụng. Những lĩnh vực xác định không thể thiếu thư ký văn phòng trong bộ máy hoạt động có thể kể đến gồm ngành thương mại, tài chính, xuất nhập khẩu, giáo dục.

Nhìn chung, giả sử bạn có ý định theo đuổi nghiệp vụ hành chính văn phòng thì hãy cố gắng trau dồi thêm kiến thức, trình độ để có thể vươn tới vị trí đòi hỏi nghiệp vụ cấp cao như thư ký văn phòng.. Sẽ có con đường thăng tiến mở rộng và chế độ đãi ngộ hấp dẫn dành cho bạn.

2. Công việc chi tiết của thư ký văn phòng làm những gì?

Thư ký văn phòng có thể xuất hiện trong thực sự nhiều lĩnh vực nên bộ nhiệm vụ cụ thể sẽ khác nhau. Song bản chất công việc đều xoay quanh những nghiệp vụ về quản lý hành chính, đảm bảo điều phối các công tác nội bộ nhịp nhàng. Những công việc cơ bản tạo nên đặc thù cho nghề thư ký văn phòng sẽ được cập nhật ngay sau đây để bạn hiểu rõ hơn về nghề.

2.1. Quản lý hồ sơ sổ sách và thông tin nội bộ

Quản lý hồ sơ, sổ sách của công ty là một công việc đặc thù bậc nhất của nghề thư ý văn phòng. Tất cả các giấy tờ, hợp đồng, công văn, … đều sẽ được tập hợp lại chỗ bạn và nhiệm vụ của bạn là sắp xếp và lưu trữ chúng đầy đủ, đảm bảo tính khoa học để dễ dàng tra cứu khi cần. Hồ sơ, giấy tờ được quản lý khoa học phản ánh sự chuyên nghiệp của người thư ký văn phòng.

2.2. Hỗ trợ công tác điều hành, kết nối thông tin nội bộ

Thông thường, khi một doanh nghiệp có vị trí thư ký văn phòng thì các công việc kết nối trong và ngoài doanh nghiệp đều sẽ giao cho thư ký. Do vậy, bạn sẽ là đầu mối tiếp nhận mọi sự kết nối từ cuộc gọi, email, thư tín đến và đi của doanh nghiệp. Đồng thời, cũng chính bạn sẽ lên lịch trình công tác chi tiết cho các phòng ban, ví dụ như sắp xếp lịch họp, lịch công tác của cán bộ nhân viên hay bất kể lịch trình nào thuộc về hoạt động của doanh nghiệp. Trách nhiệm của người thư ký là lên lịch hoạt động thật chỉn chu, hợp lý, tránh chồng chéo, đảm bảo tất cả mọi thứ diễn ra nhịp nhàng.

Hầu hết trong mọi cuộc họp phòng ban đều không thể vắng mặt người thư ký văn phòng bởi một phần công việc của họ có hỗ trợ cuộc họp. Họ sẽ ghi chép nội dung buổi họp, lập biên bản và gửi báo cáo lên cấp lãnh đạo.

2.3. Thực hiện các công tác hành chính tổng hợp

Thư ký văn phòng là một người đa nhiệm. Cho nên ngoài những nghiệp vụ dường như được xếp vào diện phổ biến, lặp đi lặp lại thì bạn còn phải linh hoạt tiếp nhận tất cả các đầu việc khác phát sinh. Ví dụ như đặt vé máy bay cho cán bộ và nhân viên đi công tác khi cần, tham gia tổ chức các sự kiện trong nội bộ, hỗ trợ cả công tác tuyển dụng nhân sự cũng phải được tiếp ứng nhanh và hiệu quả.

Qua những mô tả trên có thể thấy thực sự rõ phạm vi trách nhiệm của thư ký văn phòng. Nhiều người mới vào nghề cần dựa vào đây để hiểu phần công việc của mình đến đâu, phân biệt với vị trí việc làm thư ký giám đốc. Mặc dù có một vài tương đồng song hai vị trí này cần được phân biệt. Trong khi thư ký giám đốc thực hiện các nghiệp vụ thiên về hỗ trợ chiến lược, làm việc trực tiếp với lãnh đạo cấp cao và có quyền hạn điều phối công việc ở tầm quản lý thì thư ký văn phòng chỉ tập trung phụ trách quản lý hoạt động hành chính, công tác diễn ra hàng ngày tại văn phòng làm việc.

3. Những kỹ năng nghiệp vụ cần có ở một thư ký văn phòng

Là một công việc đòi hỏi khả năng đa nhiệm, thư ký văn phòng cũng phải có được những năng lực nghiệp vụ quan trọng. Bộ kỹ năng nhất định bạn phải trau dồi để có thể đảm đương công việc gồm những gì?

3.1. Kỹ năng mềm

3.1.1. Giao tiếp chuyên nghiệp

Một người thư ký văn phòng sẽ luôn đứng ở vị trí trung tâm kết nối với trách nhiệm truyền tải thông tin đầy đủ, chuẩn xác. Vậy nên kỹ năng giao tiếp là yếu tố đầu tiên phải có và được vận dụng thật tốt giúp cân bằng mọi mối quan hệ nơi công sở cũng như tạo ra sự kết nối công việc hiệu quả. Dù bằng lời nói hay văn bản, thư ký văn phòng đều phải có kỹ năng truyền tải rõ ràng, dễ hiểu để tất cả các thông tin được cập nhật và xử lý đúng cách.

3.1.2. Sắp xếp công việc logic, hợp lý

Một nhiệm vụ quan trọng của vị trí thư ký văn phòng chính là hỗ trợ công việc cho các cấp quản lý, lãnh đạo. Vì thế, trước tiên tác phong làm việc của bạn phải thể hiện sự chuyên nghiệp, đặc biệt có năng lực sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên và lập các kế hoạch công việc một cách bài bản. Là đầu mối tiếp nhận và truyền tải thông tin đi nhiều nơi bản thân thư ký văn phòng phải là người có sự nhạy bén và khả năng linh hoạt cao để tiếp ứng nhiều công việc cùng một lúc mà không bị rối dẫn đến giải quyết các sự việc kém hiệu quả.

3.1.3. Có năng lực xử lý tình huống linh hoạt

Mặc dù đã có sự sắp xếp cẩn thận, hợp lý song trong thực tế diễn ra, không phải lúc nào công việc cũng đi theo kế hoạch. Đôi khi sẽ có những sự cố phát sinh hay đầu việc chen ngang nằm ngoài dự liệu. Nhưng đó không phải là vấn đề thực sự, bởi trong kỹ năng nghiệp vụ cần có của người thư ký văn phòng đó chính là phải linh hoạt xử lý các vấn đề một cách nhanh chóng, tránh gây ảnh hưởng tới quy trình chung hay hiệu suất mục tiêu. 

3.1.4. Kỹ năng bảo mật thông tin nội bộ

Nghề này cho phép bạn thường xuyên tiếp cận các nguồn tin nội bộ. Trong nguyên tắc nghề nghiệp, sự bảo mật tin tức nội bộ doanh nghiệp được đặt lên hàng đầu, cho dù đó là thông tin quan trọng hay không. Thư ký văn phòng phải tuân thủ tuyệt đối nghiêm nguyên tắc này và nêu cao tinh thần trách nhiệm cao nhất trong việc giữ gìn bí mật mọi loại thông tin của doanh nghiệp. 

3.2. Các kỹ năng cứng cần có trong nghiệp vụ thư ký văn phòng

Một vài kỹ năng cứng trở thành điều kiện bắt buộc để ứng tuyển vị trí việc làm thư ký văn phòng, hãy trang bị đầy đủ và thật tốt trước khi xin việc:

• Kỹ năng thành thạo tin học văn phòng: một thư ký nói chung, và thư ký văn phòng nói riêng nhất định phải biết cơ bản nhất là soạn thảo văn bản và sử dụng các công cụ phần mềm thuộc nghiệp vụ văn phòng như word, excel. Kỹ năng này sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong các công tác lập báo cáo, soạn thảo văn bản về chính sách, nội quy mà cấp trên giao hay lập bản trình chiếu phục vụ các buổi họp. Ngoài ra, kỹ năng sử dụng gmail hay outlook cũng phải thành thạo. Nó sẽ giúp bạn trong công tác kết nối với các phòng ban bằng email hiệu quả hay xây dựng lịch làm việc, quản lý công việc hiệu quả.

• Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Bởi trong công việc bạn sẽ thường xuyên tiếp nhận các yêu cầu từ quản lý về việc lập giấy tờ như công văn, hợp đồng để đối ngoại. Không thể có sai sót về hình thức trình bày của những văn bản này do vậy là một thư ký văn phòng bắt buộc phải có kỹ năng này.

• Trình độ tiếng Anh cơ bản: Yêu cầu này tùy theo từng doanh nghiệp. Nhưng nếu như bạn làm ở các doanh nghiệp có sự hợp tác với đối tác nước ngoài thì nhất định không thể thiếu. Nó sẽ hỗ trợ thư ký có thể đọc hiểu ngay mail từ đối tác để có sự sắp xếp kết nối, hợp tác hiệu quả.

4. Tham khảo mức lương của thư ký văn phòng

So với mặt bằng chung của các vị trí hành chính văn phòng thì vị trí thư ký văn phòng được đánh giá là đa năng và mang tính chất quản lý nhiều hơn. Bởi vậy mức lương cũng được trả cao hơn là điều dễ hiểu. Nhất là khi bạn đã có kinh nghiệm hay làm việc tại các doanh nghiệp lớn thì mức lương khá cạnh tranh. 

Theo khảo sát từ công cụ tra cứu lương tại Timviec365, lương trung bình của thư ký văn phòng dao động trong khoảng 10 - 15 triệu đồng/tháng. Tại các công ty đa quốc gia, công ty nước ngoài thu nhập sẽ cao hơn, trên 20 triệu đồng. Nếu như nhận thấy tính cách của mình phù hợp với nghề nghiệp này và thực sự yêu thích lĩnh vực hành chính văn phòng thì đây chính là một mục tiêu phấn đấu vô cùng lý tưởng, hấp dẫn của bạn.

5. Tìm việc làm thư ký văn phòng uy tín, chất lượng

Đừng tốn thời gian cho việc tìm kiếm tràn lan công việc thư ký văn phòng “không xác thực” trên mạng. Bạn hãy tập trung khai thác chỉ cần từ một nguồn uy tín là đã tiếp cận được thực sự nhiều cơ hội tốt. Timviec365.vn là sự lựa chọn hàng đầu và duy nhất bạn nên đầu tư bởi tại đây cơ hội nghề nghiệp rộng mở được đem đến hoàn toàn miễn phí. Với công nghệ AI hỗ trợ, thời gian tìm được việc làm thư ký văn phòng ưng ý, phù hợp thực sự nhanh chóng. 

Đặc biệt các bản tin tuyển dụng thư ký văn phòng được đăng tải tại Timviec365.vn đều được kiểm duyệt kỹ đảm bảo thông tin minh bạch, uy tín. Nhất là trong thời đại sự cảnh giác với các bản tin lừa đảo phải được nâng cao như hiện nay. Website cũng đem đến cho ứng viên trình tạo CV và hồ sơ ứng tuyển chuyên nghiệp, từ đó tăng hiệu quả kết nối với nhà tuyển dụng và tăng sức cạnh tranh.

Bài viết đã đem đến những thông tin hữu ích cho nghề thư ký văn phòng. Timviec365 sẵn sàng trở thành người đồng hành đáng tin cậy và chuyên nghiệp của bạn trong hành chính tìm việc làm chất lượng. Hãy cập nhật những bản tin việc làm mới nhất thường xuyên, tạo sẵn cho mình một CV độc đáo để thuận lợi tiếp cận công việc phù hợp và nhà tuyển dụng tiềm năng.