Lotte Coralis Vietnam

- Hợp đồng dịch vụ cho phòng Marketing: Xử lý tất cả các hợp đồng dịch vụ cho phòng Marketing
- Hợp đồng dịch vụ cho phòng FM: Hỗ trợ người quản lý xử lý hợp đồng dịch vụ cho phòng FM
- Mua các mặt hàng non-MRO cho phòng FM (Đặc điểm kỹ thuật: bình thường): Quy trình mua các mặt hàng non-MRO cho phòng FM (mặt hàng không yêu cầu thông số kỹ thuật cao)
- Mua các mặt hàng MRO & các mặt hàng không thuộc MRO qua Lotte Vina: Kiểm tra giá cả, số lượng, tiến độ cho các đơn hàng MRO và các mặt hàng không thuộc MRO qua Lotte Vina
- Báo cáo hàng tuần cho quản lý

• Chào và đón khách ngay khi đến Khu văn phòng Lotte center Hà Nội
• Chỉ dẫn khách gặp người và văn phòng thích hợp
• Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi đến
• Đảm bảo khu vực lễ tân gọn gàng và trang nhã, với tất cả văn phòng phẩm và tài liệu cần thiết (ví dụ: bút, biểu mẫu và tài liệu quảng cáo)
• Cung cấp thông tin cơ bản và chính xác trực tiếp và qua điện thoại / email
• Nhận, sắp xếp và phân phối thư / chuyển phát hàng ngày
• Duy trì an ninh văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm soát việc ra vào qua quầy lễ tân (theo dõi nhật ký, cấp thẻ cho khách)
• Lưu giữ hồ sơ cập nhật về thông tin khách văn phòng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý & Trưởng nhóm.

- Hướng dẫn khách sử dụng dịch vụ của Đài quan sát ở các vị trí: Quầy vé, quầy thông tin, phòng chụp ảnh, quầy quà lưu niệm,...
- Hỗ trợ quảng bá và tổ chức sự kiện ở Đài quan sát
- Giải đáp những thắc mắc của khách hàng về dịch vụ và sự kiện tại đài quan sát
- Hỗ trợ quảng cáo và hỗ trợ những sự kiện liên quan
- Đảm bảo hoạt động OD hàng ngày đạt tiêu chuẩn
- Hỗ trợ kiểm tra nhiệt độ ở B5 khi cần thiết

Trách nhiệm chung
- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách, báo cáo tài chính và giải trình các phương án so với kế hoạch (theo IFRS và VAS).
- Chịu trách nhiệm về các hợp đồng với Trụ sở chính
- Chịu trách nhiệm về các khoản chi của Kế hoạch kinh doanh
Phân tích
- Chuẩn bị và phân phối các báo cáo phân tích sử dụng hệ thống báo cáo tài chính SAP.
- Sử dụng dữ liệu tài chính để phân tích ngân sách so với phương sai thực tế và cung cấp giải thích về phương sai, báo cáo tài chính cho HQ
Lập kế hoạch và ngân sách, kiểm soát chi phí, kiểm toán nội bộ
- Lập kế hoạch và ngân sách hàng tháng, hàng quý và hàng năm, kế hoạch dài hạn
- Lập ngân sách luân chuyển hàng tháng và lên kế hoạch theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Giám sát chi tiêu ngân sách (trên SAP và file excel) thông qua sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác.
- Kiểm soát và xác minh ngân sách, chuyển giao ngân sách cho tất cả các khoản chi tiêu theo thủ tục phê duyệt mua sắm
- Duy trì, cải tiến và phát triển các quy trình, thủ tục và hệ thống Ngân sách.
- Các chính sách và thủ tục ngân sách được tuân thủ và có đủ các biện pháp kiểm soát
Đặc biệt khác, nghiên cứu khả thi (IRR, NPV…), xây dựng mô hình tài chính để đánh giá kết quả kinh doanh (huy động vốn và cho vay), phân tích điểm sự kiện, ra quyết định tài chính, định giá và các nhiệm vụ khác của nhóm.

- Nhận các cuộc điện thoại, email, thư từ và khách trực tiếp.
- Soạn thảo và phân phối các thư từ kinh doanh, lên lịch các cuộc hẹn và chuẩn bị các yêu cầu tài liệu.
- Nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu phức tạp của hồ sơ bộ phận, tạo báo cáo hoặc kết quả đầu ra khi cần thiết.
- Bảo quản vật tư và hàng tồn kho của bộ phận; theo dõi trạng thái và duy trì hoặc phân phối nguồn cung cấp khi cần thiết.
- Điều phối, tổ chức và lập biên bản tại các cuộc họp.
- Lên lịch hoặc nhận việc sử dụng các phòng và bố trí các phòng và thiết bị để sử dụng.
- Lập hồ sơ tài liệu và lưu trữ hồ sơ giấy tờ.
- Các hỗ trợ nhân sự khác theo sự phân công của trưởng nhóm

- Trực quầy Lễ tân:
+ Đặt lịch cho khách và nhận thanh toán
+ Cung cấp thông tin cho khách hàng về những dụng cụ, tiện nghi tại trung tâm thể thao
+ Giải quyết vấn đề các vấn đề phát sinh và khiếu nại của khách hàng
- Chuẩn bị cơ sở vật chất cho các lớp thể dục thể thao và khu vực xông hơi
- Đảm bảo an toàn cho khách hàng và vận hành trơn tru các thiết bị phòng tập trong Khu tập thể dục.
- Đảm bảo tiêu chuẩn hoạt động và đủ MRO trong Phòng xông hơi nam tại mọi thời điểm.
- Đảm bảo tất cả các thông tin được cập nhật và phù hợp với tất cả các khách hàng.
- Đảm bảo rằng hoạt động hàng ngày là đạt tiêu chuẩn.
- Tuân thủ tất cả các chính sách và thủ tục về sức khỏe và an toàn của tất cả nhân viên và khách hàng.
- Hỗ trợ kiểm tra nhiệt độ ở mức B5 và 1F khi cần thiết.

Nhiệm vụ kiểm kê:
- Phối hợp với HSKP, FO, TOH Team để kiểm tra và ghi nhận hàng tồn kho theo định kỳ
- Theo dõi tình hình tiêu thụ vật tư tiêu hao và tình hình sử dụng công cụ, thiết bị.
- Kiểm tra và lập báo cáo Mất mát, hư hỏng hàng tháng, theo dõi quá trình xử lý
Nhiệm vụ mua hàng:
- Thu mua các mặt hàng MRO và các mặt hàng không MRO cho SR: Đảm bảo đủ hàng, đúng thời gian và tuân thủ quy trình của công ty.
- Sửa chữa hạng mục hư hỏng cho SR: đảm bảo sửa chữa kịp thời, đúng quy trình của công ty
- Hỗ trợ các công việc của Nhóm quản lý Marketing: kiểm tra báo giá, theo dõi tiến độ mua hàng, đăng RA lựa chọn Nhà cung cấp trên hệ thống Moin…
Ngân sách và nghĩa vụ thanh toán:
- Lập kế hoạch ngân sách cho vật tư tiêu hao SR và bảo trì SR hàng tháng và hàng năm
- Lập hồ sơ thanh toán, xử lý thanh toán trên hệ thống Moin và SAP
- Ghi chép và quản lý chi phí thực tế.
Các nhiệm vụ khác
- Các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm khác theo sự phân công của Trưởng phòng, Trưởng nhóm, Tổng giám đốc.

- Market analyses include identifying marketing opportunities by identifying consumer requirements; defining market, competitors’ share, and competitors’ strengths and weaknesses; forecasting projected business; establishing targeted market share.
- Propose leasing strategy, rent & occupancy goal and action plan to achieve monthly sales target.
- Propose marketing & leasing budget. Be responsible for performance of office leasing team.
- Office leasing marketing comprises developing, managing, and executing office marketing plans, including advertising, promotion, and public relations.
- Research marketing and promotional strategies and make recommendations for changes in methods and materials, including recommendations regarding social media tools, sites, and applications.
- Manage office leasing contracts, Draft leasing forms including but not limited to LOI (Letter of Intent), Lease agreement, commission Agreement, Tenant booklet, Fitting out guidelines…
- Manage tenants, negotiate with tenants on leasing terms and contracts, develop tenant database.
- Prepare to operate office leasing sector.
- Prepare the facility and promotion for office leasing.
- Monitor, review and report on all office leasing marketing activities and results.
Other duties
- Support other department activities as required.
- Other tasks or responsibilities as assigned by Marketing Team Leader and General Director.

- Guide and assist guest to comply with Pool Rule & Regulation while on duty
- Examine the hygiene and sufficient tools & equipment in Swimming Pool Area
- Ensure the total safety of all guests in Swimming pool area
- Monitor and Supervise to prevent any possible dangers
- Perform CPR when there is emergency
- Guide and assist guest to comply with Pool Rule & Regulation while on duty
- Examine the hygiene and sufficient tools & equipment in Swimming Pool Area
- Ensure the total safety of all guests in Swimming pool area
- Monitor and Supervise to prevent any possible dangers
- Perform CPR when there is emergency

1. JOB SUMMARY- Receive and check purchasing plan for MRO items from all Teams
- Follow up purchasing order of MRO items
- Make delivery schedule for MRO and non MRO items, check quantity and quality of received items
- Check Moin of purchasing team
- Support Purchasing team tasks (report, data...)
2. RESPONSIBILITIES Check MRO purchasing plan:
- Receive and check the correctness and reasonableness of MRO purchasing plan from all Teams
- Corporate with Requesting Team to cross check inventory if neccessary
- Cross check quotation, especially in case of price change
Follow up MRO purchasing order:
- Track the progress of MRO purchasing order for all Teams
- Corporate with vendors and Requesting team to handle in case problems arise (sample change, unable delivery, defective goods…)
Control delivery of MRO and non MRO items:
- Coporate with vendors and requesting team to make delivery schedule for MRO and non MRO items
- Check quantity and quality of received items
Check Moin of purchasing team
- Check and approve Moin of purchasing team, inform the requesting team in case of necessary changes and adjustments
 
Suppport purchasing team tasks:
- Support tasks of purchasing team: report, data…and other tasks required by manager, team leader.

• Greet and welcome guests as soon as they arrive at Office area of Lotte center Hanoi
• Direct visitors to the appropriate person and office
• Answer, screen and forward incoming phone calls
• Ensure reception area is tidy and presentable, with all necessary stationery and material (e.g. pens, forms and brochures)
• Provide basic and accurate information in-person and via phone/email
• Receive, sort and distribute daily mail/deliveries
• Maintain office security by following safety procedures and controlling access via the reception desk (monitor logbook, issue visitor badges)
• Keep updated records of office guest information.
• Perform other duties according to Manager & Team Leader requirements.

- Có thể làm việc với bột trét & sơn, tấm thạch cao
- Sửa chữa đá, gạch đá, gạch men lát nền và sửa chữa tất cả các hạng mục công trình
- Hàn và sửa chữa các vật bằng kim loại hoặc thép
- Kiểm tra, bảo dưỡng trang thiết bị trong tòa nhà, sửa chữa đồ đạc bằng gỗ trong khu dân cư và khu văn phòng, kiểm tra và sửa chữa các dụng cụ vệ sinh, cửa và khóa cửa
- Khắc phục sự cố kỹ thuật liên quan đến khiếu nại của khách trong khu dân cư và khu văn phòng
- Kiểm tra, giám sát các công việc của bên gia công và bên cung cấp
- Hỗ trợ trưởng ca tìm giải pháp sửa chữa và bảo dưỡng
- Hỗ trợ và hợp tác với người khác để giải quyết các vấn đề chung hoặc trong trường hợp khẩn cấp
- Báo cáo công việc hàng ngày cho trưởng ca

1. Receive telephone calls, emails, mails and direct visitors.
2. Draft and distribute business mailings, schedule appointments and prepare document requests.
3. Enters information into complex databases of department record, generates reports or outputs as needed.
4. Maintains department supplies and inventories; tracks status and maintains or distributes supplies as needed.
5. Coordinate, organize, and take minutes at meetings.
6. Schedule or obtain use of rooms and sets up rooms and equipment for use.
7. File documents and store paper records.
8. Other HR supports as assigned by team leader

• Manage and controls all activities in account receivable function
• Make sure billing process follows company regulations
• Make sure revenue recording correctly
• Rental contract management
• Issue VAT invoices
• Reconcile debts with customers, follow up the overdue debts
• Corporate with other department (Marketing, Front Office, …) to problem solving under responsibility
• Customer service in accounting issues
• Reconcile bank/cash receipt, check commission fee for agencies
• Other tasks assign by Manager / Team Leader
• Filing documents

- Hướng dẫn khách sử dụng dịch vụ của Đài quan sát ở các vị trí: Quầy vé, quầy thông tin, phòng chụp ảnh, quầy quà lưu niệm,...
- Hỗ trợ quảng bá và tổ chức sự kiện ở Đài quan sát
- Chăm sóc khách hàng, giải thích thông tin và hỗ trợ khi khách hàng có nhu cầu

- Trực quầy Lễ tân:
- Đặt lịch cho khách và nhận thanh toán
- Cung cấp thông tin cho khách hàng
- Giải quyết vấn đề các vấn đề phát sinh và khiếu nại của khách hàng
- Hỗ trợ check-in và hướng dẫn khách các khu vực trong tầng 7.
- Chuẩn bị đồ dùng cho các lớp học thể dục và khu vực sauna.
- Đảm bảo tất cả các khách hàng được cập nhật đầy đủ thông tin và các chương trình của Fitness Center
- Đảm bảo trang thiết bị được giữ gọn gàng và ngăn nắp
- Hỗ trợ việc kiểm tra nhiệt độ cho khách hàng trong trường hợp cần thiết

- Quản lý & sắp xếp công việc hàng ngày cho nhân viên.
- Chịu trách nhiệm bảo dưỡng hệ thống điện khu vực SR (Căn hộ dịch vụ) & Khách sạn: Bảo trì hệ thống chiếu sáng, ổ cắm điện, bảng điều khiển DB, bảng điều khiển động cơ, đường dẫn, điều khiển tự động hóa tại nhà
- Chịu trách nhiệm về hệ thống điện trong trạm biến áp: Lập kế hoạch kiểm tra & điều khiển vận hành các thiết bị điện như VCB, ACB, TR, GEN, bình dầu, điều khiển công suất, hệ thống điều khiển chiếu sáng

I. JOB SUMMARY:
Support Facility Management Team Leader in ensuring the smooth operation of Lotte Center Hanoi Building
II. RESPONSIBILITIES
Main task
- Support Facility Management Team Leader in the operation and maintenance of building systems and services
- Assist Team Leader in managing a multi-disciplinary team of Facility Management staff ensuring that staffs are in place, all staff have job descriptions, objectives and personal development plans.
- Ensure that Facilities Maintenance and management is maintained for Lotte Center Hanoi in compliance with Vietnam regulation.
- Coordinate team member to archived team yearly KPI plan.
- Response and make report based on headquarters requests & report directly to Team leader.
Other duties
- Support other department activities as required.
- Other tasks or responsibilities as assigned by Team Leader, General Director
I. TÓM TẮT CÔNG VIỆC:
Hỗ trợ Trưởng nhóm Quản lý Cơ sở trong việc đảm bảo vận hành hiệu quả Tòa nhà Lotte Center Hà Nội
II. TRÁCH NHIỆM
Nhiệm vụ chính
- Hỗ trợ Trưởng nhóm Quản lý Cơ sở trong việc vận hành và bảo trì các hệ thống và dịch vụ của tòa nhà
- Hỗ trợ Trưởng Nhóm trong việc quản lý một đội Nhân viên Quản lý Cơ sở đa lĩnh vực, đảm bảo sự có mặt của đội ngũ nhân viên, tất cả nhân viên đều có mô tả công việc, mục tiêu và kế hoạch phát triển bản thân.
- Đảm bảo rằng việc bảo trì và quản lý Cơ sở vật chất được duy trì cho Lotte Center Hà Nội tuân thủ các quy định của Việt Nam.
- Phối hợp với các thành viên trong nhóm để lưu trữ kế hoạch KPI hàng năm của nhóm.
- Phản hồi và báo cáo dựa trên yêu cầu của trụ sở & báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm.
Các nhiệm vụ khác
- Hỗ trợ các hoạt động khác của bộ phận theo yêu cầu.
- Các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm khác theo sự phân công của Trưởng nhóm, Tổng giám đốc

- Làm việc theo sự sắp xếp của trưởng ca
- Vận hành và kiểm tra trạng thái các thiết bị cơ khí (Máy làm lạnh, Lò hơi, Máy bơm, AHU, FCU,…).
- Thực hiện bảo trì, sửa chữa thiết bị cơ khí theo lịch trình hàng ngày
- Ghi lại dữ liệu hàng ngày của thiết bị và năng lượng tiêu thụ
- Khắc phục sự cố kỹ thuật liên quan đến khiếu nại của khách trong tòa nhà (Khu căn hộ dịch vụ cao cấp và Văn phòng)
- Kiểm tra, giám sát các công việc của bên outsource và nhà cung cấp
- Hỗ trợ trưởng ca tìm giải pháp sửa chữa và bảo dưỡng
- Hỗ trợ và hợp tác với các thành viên khác để giải quyết các vấn đề chung và trong trường hợp khẩn cấp
- Báo cáo công việc hàng ngày cho trưởng ca

- Kiểm tra tình hình vận hành và khắc phục sự cố hệ thống điện trạm biến áp như VCB, ACB, TR, ATS, máy phát, rơ le điều khiển, bình ngưng.
- Sửa chữa và bảo dưỡng tủ điện, hệ thống dây điện, hệ thống chiếu sáng, hệ thống đường dẫn trong khu Căn hộ dịch vụ (phòng khách & khu vực chung), khu vực công cộng của Khách sạn
+ Kiểm tra & sửa chữa các thiết bị trong khu Căn hộ dịch vụ: bếp từ, lò vi sóng, nồi cơm điện, tủ lạnh, quạt hút mùi, đèn chiếu sáng, ổ cắm.
+ Hỗ trợ sửa chữa và giải quyết các vấn đề về điện nếu được yêu cầu.