Lotte Coralis Vietnam

???????????????????????????????????? ????????????????:
- Cooperate with HSKP, FO, TOH Team to check and record inventory of all items periodically
- Monitor the consumption of consumables and the use of tool and equipment.
- Check and make monthly Loss and Damage report, keep track of handling process
???????????????????????????????????????? ????????????????:
- Purchasing MRO items and non MRO items for SR: Ensure sufficient goods, on time and comply with the company process
- Repair damaged item for SR: ensure timely repairs and comply with the company process
- Support tasks of Marketing Management Team: check quotations, purchase progress tracking, post RA Vendor selection on Moin system…
???????????????????????? ???????????? ???????????????????????????? ????????????????:
- Prepare budget plan for SR consumables and SR maintenance monthly and yearly
- Prepare payment documents, process payment on Moin and SAP system
- Record and manage actual expense.
???????????????????? ????????????????????????
- Other tasks or responsibilities as assigned by Manager, Team Leader, General Director.

() AR task
- Filling documents daily, arranging documents in storage from July-2022 until now
- Support AR team to arrange documents -SR long-term, Office rent, Parking,….
- Support AR team to check JV Ultilities SR, Office,…
- Arranging bank receipt - bank voucher shinhan daily
- Doing checklist JV number monthly
() AP task
- Review payment contracts and payment schedule with vendors according to the contract list 2022-2023.
- Support AP team to review payment documents and filling payment documents from Jul.2022-present
- Arranging bank payment voucher Shinhan daily
- Review the electronic invoice storage system.
- Other related accounting works.

- Record daily, monthly revenue of Fitness, OD, parking lot and share office;
- Make aging report for other account receivables;
- Prepare deferred revenue for Retail, Parking and other;
- Issue invoices for customers and send statement of accounts and invoices to customers;
- Chase customers for payments;
- Clear bank for account receivables from customers;
- Record expenses for expat’s house and gift vouchers;
- Reconcile account receivable balance with customers;
- Other tasks from CA and CFO.

- Hướng dẫn khách sử dụng dịch vụ của Đài quan sát ở các vị trí: Quầy vé, quầy thông tin, phòng chụp ảnh, quầy quà lưu niệm,...
- Giải đáp những thắc mắc của khách hàng về dịch vụ và sự kiện tại đài quan sát
- Hỗ trợ quảng cáo và hỗ trợ những sự kiện liên quan
- Đảm bảo hoạt động OD hàng ngày đạt tiêu chuẩn
Thời gian làm việc
Ca 1: 08:30-16:30
Ca 2: 16:00-23:00

- Reviewing and checking monthly cost and divided cost by GL account
- Monthly collect & checking documents payment and posting in Moin, SAP system
- Fully updated on parking daily, and monthly revenue reports.
- Support operation parking area.

- Hướng dẫn và hỗ trợ khách tuân thủ Nội quy & Quy định của Hồ bơi khi làm nhiệm vụ
- Kiểm tra dụng cụ & thiết bị trong Khu vực Hồ bơi đảm bảo vệ sinh và số lượng
- Đảm bảo toàn bộ sự an toàn của khách trong khu vực Hồ bơi
- Theo dõi và giám sát để ngăn chặn mọi nguy hiểm có thể xảy ra
- Thực hiện hô hấp nhân tạo khi có trường hợp khẩn cấp

• Chào và đón khách ngay khi đến Khu văn phòng Lotte Center Hà Nội
• Hướng khách đến người và văn phòng thích hợp
• Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi đến
• Đảm bảo khu vực lễ tân gọn gàng và trang nhã, với tất cả văn phòng phẩm và tài liệu cần thiết
• Nhận, sắp xếp và phân phối thư/ chuyển phát hàng ngày
• Duy trì an ninh văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm soát việc ra vào qua quầy lễ tân (theo dõi nhật ký, cấp thẻ cho khách)
• Lưu giữ hồ sơ cập nhật về thông tin khách văn phòng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý & Trưởng nhóm.
• Thời gian làm việc: xoay ca linh hoạt theo 2 ca: 07:00 - 15:00 và 11:00 - 19:00

- Hướng dẫn khách sử dụng dịch vụ của Đài quan sát ở các vị trí: Quầy vé, quầy thông tin, phòng chụp ảnh, quầy quà lưu niệm,...
- Giải đáp những thắc mắc của khách hàng về dịch vụ và sự kiện tại đài quan sát
- Hỗ trợ quảng cáo và hỗ trợ những sự kiện liên quan
- Đảm bảo hoạt động OD hàng ngày đạt tiêu chuẩn
Thời gian làm việc
Ca 1: 08:30-16:30
Ca 2: 16:00-23:00

- Quản lý quy hoạch thiết kế và nội thất
- Lập tiến độ thi công cho các công trình cải tạo
- Giám sát hoạt động vận hành (Vệ sinh, An ninh, Bãi đỗ xe)
- Kiểm soát chi phí: cải tạo, sửa chữa và bảo trì
- Hỗ trợ Team Leader các nhiệm vụ khác được giao

- To generate idea & design backdrop, standee, banner, poster, flag, brochure, catalogue, etc… for monthly promotion, marketing plans ( holidays & special events) and other company’s events ( CSR, Workshops, Year-end Party, Scholarship…)
- To provide basic video editing with existing materials
- To design yearly Lotte Calendar
- Check and edit file according to requirements and ensure deadlines are met
- Other tasks as assigned (taking photos,...)

- Check and manage to ensure OD in good condition for operation (hygiene & facility)
- Manage and provide training for services in OD
- Provide functional training to new staffs & periodical MCQ knowledge test for all staffs
- Manage, guide processes and supervise part-time staff to work
- Guide customers to use observation deck’s services
- Answer guests questions about Observation Deck services and events
- Other tasks assigned by higher manager

- Responsible for service operational tasks: preparing welcome flower, breakfast, birthday cake, newspaper, shuttle bus service, parking management for SR tenant, paper work and support on other tasks as per request
- Handling customer complaints/ incidents
- Planning and holding monthly event for customers
- Coordinate with Front Office, Housekeeping and related teams to improve the service and support in any issue which are related to service
- Composing sales contracts, quotation, all documents for sales activities. (If require)
- Supporting sales team in documents of sales activities, filling systems
- Supporting the sales team in Sales application processing, ensuring document qualification and service guarantee
- Support other department activities as required.

- Receive telephone calls, emails, mails and direct visitors.
- Draft and distribute business mailings, schedule appointments and prepare document requests.
- Enters information into complex databases of department record, generates reports or outputs as needed.
- Maintains department supplies and inventories; tracks status and maintains or distributes supplies as needed.
- Coordinate, organize, and take minutes at meetings.
- Schedule or obtain use of rooms and sets up rooms and equipment for use.
- Filing documents and store paper records.
- Other HRGA supports as assigned by team leader

• Chào và đón khách ngay khi đến Khu văn phòng Lotte Center Hà Nội
• Hướng khách đến người và văn phòng thích hợp
• Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi đến
• Đảm bảo khu vực lễ tân gọn gàng và trang nhã, với tất cả văn phòng phẩm và tài liệu cần thiết
• Nhận, sắp xếp và phân phối thư/ chuyển phát hàng ngày
• Duy trì an ninh văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm soát việc ra vào qua quầy lễ tân (theo dõi nhật ký, cấp thẻ cho khách)
• Lưu giữ hồ sơ cập nhật về thông tin khách văn phòng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý & Trưởng nhóm.
• Thời gian làm việc: xoay ca linh hoạt theo 2 ca: 07:00 - 15:00 và 11:00 - 19:00

- Quản lý quy hoạch thiết kế và nội thất
- Lập tiến độ thi công cho các công trình cải tạo
- Giám sát hoạt động vận hành (Vệ sinh, An ninh, Bãi đỗ xe)
- Kiểm soát chi phí: cải tạo, sửa chữa và bảo trì
- Hỗ trợ Team Leader các nhiệm vụ khác được giao

- Hướng dẫn và hỗ trợ khách tuân thủ Nội quy & Quy định của Hồ bơi khi làm nhiệm vụ
- Kiểm tra dụng cụ & thiết bị trong Khu vực Hồ bơi đảm bảo vệ sinh và số lượng
- Đảm bảo toàn bộ sự an toàn của khách trong khu vực Hồ bơi
- Theo dõi và giám sát để ngăn chặn mọi nguy hiểm có thể xảy ra
- Thực hiện hô hấp nhân tạo khi có trường hợp khẩn cấp

- Hướng dẫn khách sử dụng dịch vụ của Đài quan sát ở các vị trí: Quầy vé, quầy thông tin, phòng chụp ảnh, quầy quà lưu niệm,...
- Giải đáp những thắc mắc của khách hàng về dịch vụ và sự kiện tại đài quan sát
- Hỗ trợ quảng cáo và hỗ trợ những sự kiện liên quan
- Đảm bảo hoạt động OD hàng ngày đạt tiêu chuẩn
Thời gian làm việc
Ca 1: 08:30-16:30
Ca 2: 16:00-23:00

- Chào đón khi khách đến khu vực Văn phòng tầng 17 tòa Tây của Lotte center Hà Nội
- Quản lý quầy thông tin ở tầng 17 tòa Tây:
• Hướng dẫn, hỗ trợ khách thuê check in và check out tại Workflex tầng 17
• Phản hồi yêu cầu qua điện thoại, email cho khách hàng
• Cập nhật thông tin qua email từ quản lý
• Sắp xếp lịch họp theo yêu cầu của quản lý
- Tiếp nhận và xử lý các phản hồi, khiếu nại của khách thuê trong khả năng
- Đảm bảo vận hành trơn tru văn phòng tại tầng 17
- Đảm bảo khu vực lễ tân, Workflex gọn gàng và trang nhã, với tất cả các văn phòng phẩm và tài liệu cần thiết (ví dụ: bút, giấy, biểu mẫu và tài liệu quảng cáo)
- Hỗ trợ đăng ký thẻ ra vào, đăng ký giữ xe, đăng ký điều hòa ngoài giờ làm việc và các lịch khác cho khách thuê văn phòng
- Báo cáo hàng ngày cho quản lý
- Thời gian làm việc:
• Thứ 2 đến thứ 6: Ca 1: 07h30 – 16h30 / Ca 2: 09h30 – 18h30
• Thứ 7: 8h00 – 12h00

• Chào và đón khách ngay khi đến Khu văn phòng Lotte Center Hà Nội
• Hướng khách đến người và văn phòng thích hợp
• Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi đến
• Đảm bảo khu vực lễ tân gọn gàng và trang nhã, với tất cả văn phòng phẩm và tài liệu cần thiết
• Nhận, sắp xếp và phân phối thư/ chuyển phát hàng ngày
• Duy trì an ninh văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm soát việc ra vào qua quầy lễ tân (theo dõi nhật ký, cấp thẻ cho khách)
• Lưu giữ hồ sơ cập nhật về thông tin khách văn phòng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý & Trưởng nhóm.
• Thời gian làm việc: xoay ca linh hoạt theo 2 ca: 07:00 - 15:00 và 11:00 - 19:00

• Chào và đón khách ngay khi đến Khu văn phòng Lotte center Hà Nội
• Hướng khách đến người và văn phòng thích hợp
• Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi đến
• Nhận, sắp xếp và phân phối thư/ chuyển phát hàng ngày
• Duy trì an ninh văn phòng bằng cách tuân theo các quy trình an toàn và kiểm soát việc ra vào qua quầy lễ tân (theo dõi nhật ký, cấp thẻ cho khách)
• Lưu giữ hồ sơ cập nhật về thông tin khách văn phòng.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Quản lý & Trưởng nhóm.
• Thời gian làm việc: xoay ca linh hoạt theo 2 ca: 07:00 - 15:00 và 11:00 - 19:00