Danh Sách Tuyển Dụng Việc Làm Thư Ký Công Trường Tại Hồ Chí Minh

Để một dự án xây dựng đáp ứng các mục tiêu về thời gian và chi phí, người quản lý dự án xây dựng và thư ký phải làm việc như một nhóm. Một thư ký công trường có nhiệm vụ ghi chép giám sát việc quản lý, điều phối, tiến độ hoàn thành dự án hàng ngày. 

Vị trí thư ký công trường rất quan trọng đòi hỏi bạn cần có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực xây dựng kết hợp những kỹ năng mềm quản lý, điều phối, sắp xếp công việc. Các kỹ năng của thư ký công trường sẽ bao gồm khả năng đánh giá và ưu tiên nhiều nhiệm vụ, dự án và nhu cầu.

Các thư ký công trường sẽ có nhiệm vụ thực thi và nghiệm thu mỗi công trình từ khi xây dựng đến lúc bàn giao. 

1. Thực hiện quản lý ngân sách dự án

Ngân sách là công cụ hữu ích có thể được sử dụng để quản lý chi phí của một dự án xây dựng. Tổng thầu mong đợi thư ký công trường sử dụng kinh nghiệm chuyên môn của mình để đảm bảo đạt được các mục tiêu ngân sách của dự án. Ví dụ: nếu bạn đang quản lý việc xây dựng một tòa nhà thương mại nhiều tầng, bạn phải đảm bảo chi phí cho các hoạt động xây dựng như đặt nền móng và lắp đặt sàn, lợp mái và hệ thống ống nước không vượt quá chi phí ước tính.

Công việc này thường bao gồm đảm bảo vật liệu xây dựng được sử dụng với số lượng phù hợp để tránh sử dụng sai mục đích, đồng thời các nhà thầu phụ và những người lao động khác hoàn thành công việc của họ một cách thích hợp và đúng thời hạn.

2. Xin giấy phép

Thư ký công trường sẽ nghiên cứu và tổng hợp thông tin về giấy phép và giấy phép cần thiết cho một công việc cụ thể. Ví dụ, nếu bạn được thuê để đồng quản lý việc xây dựng một tháp phát thanh, bạn phải xin giấy phép của Ủy ban nhân dân địa phương, cơ quan quản lý ngành phát thanh truyền hình. Khi cần thiết, bạn cũng phải xin giấy phép của các cơ quan nhà nước. Các nhà quản lý xây dựng thành công thường quen thuộc với các luật của tiểu bang khác nhau vì mỗi tiểu bang có hội đồng cấp phép riêng với các yêu cầu cụ thể về giấy phép và giấy phép.

3. Cung cấp các khuyến nghị

Đôi khi một kiến trúc sư có thể mắc những lỗi không cố ý khi thiết kế một dự án xây dựng, chẳng hạn như bản vẽ thiết kế không hoàn chỉnh. Thư ký công trường  xây dựng có thể xác định những sai lầm như vậy trong khi xem xét các tài liệu hợp đồng hoặc chuẩn bị báo cáo tiến độ dự án. Nếu một kiến trúc sư không đưa ra được lịch trình hoàn thành hoàn chỉnh của một dự án xây dựng nhà ở, thì nhiệm vụ của bạn là thông báo cho chủ nhân của bạn và đưa ra hướng đi về phía trước. Nếu kiến trúc sư chỉ định việc sử dụng các vật liệu xây dựng không đạt tiêu chuẩn, bạn có thể tư vấn cho chủ sở hữu các vật liệu thay thế.

4. Thực hiện các thủ tục an toàn

Thư ký công trường có trách nhiệm như một trợ lý xây dựng đảm bảo sự an toàn của nhân viên và cá nhân sống hoặc làm việc gần khu vực công việc. Thực thi các chính sách an toàn của nhà thầu cùng với các quy định của chính quyền địa phương. Ví dụ, các nhà quản lý xây dựng được yêu cầu đảm bảo tất cả công nhân phải đeo thiết bị an toàn cá nhân phù hợp với từng công việc. Khi có khả năng rơi vật liệu hoặc dụng cụ, thư ký công trường có thể yêu cầu công nhân mang giày cứng và giày bảo hộ để tránh bị thương. Thư ký công trường cũng đảm bảo các công cụ và thiết bị điện được sử dụng theo hướng dẫn của nhà sản xuất và quy định của ngành.

5. Những kỹ năng và phẩm chất của một thư ký giỏi là gì?

Các nhà tuyển dụng đã xác định kỹ năng hàng đầu này là cần thiết để thành công trong công việc thư ký.

- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc bao gồm khả năng lắng nghe đúng cách để hiểu rõ ràng và thể hiện bản thân một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản tốt bao gồm sử dụng ngữ pháp và từ vựng thích hợp và sắp xếp thông tin theo một định dạng rõ ràng.

- Các kỹ năng quản lý công việc bao gồm lập kế hoạch và lập lịch trình hiệu quả cho các nhiệm vụ công việc và khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và đáp ứng thời hạn. 

- Năng động và tự quản lý bao gồm chủ động và giải quyết vấn đề mà không bị hỏi.

- Nắm vững các kiến thức chuyên ngành: Hiện nay ở Việt Nam chưa có đơn vị nào đào tạo về thư ký chuyên nghiệp, nhưng nếu bạn đang có định hướng theo đuổi công việc thư ký công trường, vẫn có thể tìm hiểu kiến thức liên quan đến ngành xây dựng qua các giáo trình.

- Sau khi đã nắm chắc các kiến thức chuyên ngành, một thư ký công trường  đòi hỏi cần có sự tiếp xúc và tự trau dồi kinh nghiệm thực tế. 
Mô tả công việc thư lý công trường. 

- Cung cấp hỗ trợ hành chính cá nhân cho ban lãnh đạo và công ty thông qua việc tiến hành và tổ chức các nhiệm vụ và hoạt động hành chính bao gồm tiếp nhận và xử lý thông tin.

6. Nhiệm vụ công việc chính, nhiệm vụ và trách nhiệm

Chuẩn bị và quản lý thư từ, báo cáo và tài liệu cho công trường xây dựng. Tổ chức và điều phối các cuộc họp, hội nghị, sắp xếp việc đi lại trong dự án. Lấy, nhập và phân phối biên bản ở mỗi cuộc họp, hội nghị có nhiệm vụ. 

Triển khai và duy trì hệ thống văn phòng ngoài công trường, duy trì lịch biểu và lịch làm việc của ban quản lý cùng với công nhân công trường. 

Sắp xếp và xác nhận các cuộc hẹn ban lãnh đạo. Tổ chức các sự kiện bên trong và bên ngoài công trường theo sự sắp xếp của ban quản lý dự án.

 Xử lý các email đến, thư và các tài liệu khác, thiết lập và duy trì hệ thống quản lý tài liệu, các thủ tục làm việc, duy trì cơ sở dữ liệu quản lý của dự án đang thi công. 

Thực hiện giao tiếp bằng lời nói và văn bản để trả lời các câu hỏi và cung cấp thông tin, liên lạc với các liên hệ bên trong và bên ngoài cũng như điều phối luồng thông tin cả bên trong và bên ngoài

7. Giáo dục và kinh nghiệm

Mỗi thư ký công trường cần được đào tạo đúng chuyên ngành hoặc bằng cấp có liên quan. Nắm vững những kiến thức và kinh nghiệm về các ứng dụng phần mềm liên quan bao gồm bảng tính và quản lý cơ sở dữ liệu, kiến thức về thủ tục hành chính - văn thư hay kiến thức về các nguyên tắc kinh doanh. 

Thành thạo chính tả, dấu câu, ngữ pháp và các kỹ năng tiếng Anh khác. Kinh nghiệm sản xuất thư từ và tài liệu đã được chứng minh tương đối tốt và kinh nghiệm đã được chứng minh trong quản lý thông tin và truyền thông. Có tốc độ đánh máy đạt yêu cầu. 

Trên đây là những thông tin Timviec365.vn tìm hiểu được về ngành nghề thư ký công trường. Chúng tôi hy vọng rằng với những thông tin trên sẽ mang lại cho bạn cái nhìn rõ nét nhất về ngành nghề này.