Việc làm thực tập sinh thu mua

1. Tổng quan về việc làm thực tập sinh thu mua

Hiện nay có nhiều công ty đang hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, kèm theo đó là nhu cầu tuyển dụng nhân viên thu mua và thực tập sinh thu mua. Có thể nói công việc thu mua là một trong số nhiều công việc được coi là không quá vất vả, mức thu nhập tương đối khá và đặc biệt là không đòi hỏi mức độ chuyên môn quá cao.

Thực tập sinh thu mua sau khi được tuyển dụng sẽ làm việc tại bộ phận thu mua (Purchasing/ Procurement) của công ty.

2. Thực tập sinh thu mua làm những công việc gì

Một người ứng tuyển vào vị trí thực tập sinh thu mua sau khi kết thúc quá trình thực tập nếu làm tốt sẽ được công ty cân nhắc cho lên làm nhân viên chính thức và sẽ trở thành một nhân viên thu mua. Vậy để làm tốt công việc của một thực tập sinh thu mua thì trước hết các bạn phải hiểu rõ một người nhân viên thu mua sẽ phải làm những công việc gì.

2.1. Công việc của một người nhân viên thu mua

Nhân viên thu mua là những người có nhiệm vụ thường xuyên tìm kiếm và chịu trách nhiệm duy trì nguồn cung cấp nguyên vật liệu và các dịch vụ với mức giá rẻ nhất và chất lượng tốt nhất. Công việc của họ có sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận sản xuất - kinh doanh nhằm đem lại nguồn lợi tối đa cho công ty và đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng.

Một nhân viên thu mua sẽ thường phải thực hiện các công việc sau đây:

- Lập kế hoạch và lên một danh sách ưu tiên cho công việc thu mua. Về phần này nhân viên thu mua sẽ phối hợp làm việc với phòng kế hoạch sản xuất

- Đưa ra các đánh giá và chỉnh sửa đối với kế hoạch đặt mua hàng, và quản lý quá trình mua hàng

- Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp, bao gồm cả giấy tờ tài liệu và các văn bản cần thiết nếu cần

- Thường xuyên theo dõi chặt chẽ tình trạng đơn hàng để có thẻ đưa ra biện pháp ứng phó kịp thời nếu có phát sinh các sự cố

- Theo dõi các đơn đặt hàng, tiến hành xác nhận các vấn đề về chi phí, thời gian sản xuất và thời gian giao hàng; theo dõi và duy trì các đơn hàng cho đến khi hoàn thành

- Thường xuyên theo dõi và nắm bắt các cơ hội

- Nếu có sai lệch phải ngay lập tức xử lý

Trên cơ sở hiểu rõ được những công việc của một nhân viên thu mua, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem một thực tập sinh thua mua phải làm những công việc gì.

2.2. Công việc của một thực tập sinh thu mua

Các bạn thực tập sinh thu mua sau khi ứng tuyển vào công ty sẽ được phân vào bộ phận thu mua, và sẽ được hướng dẫn công việc bởi một nhân viên thu mua giàu kinh nghiệm. Đối với thực tập sinh, nhiệm vụ chủ yếu là quan sát học hỏi và hỗ trợ những người nhân viên thu mua.

Cụ thể công việc của một thực tập sinh thu mua đó là:

- Hỗ trợ trong việc mua hàng hóa, vật tư theo đúng yêu cầu từ phòng ban/ bộ phận thu mua. Thực tập sinh thu mua phải nắm rõ quy trình mua hàng và thực hiện đúng theo quy trình đó.

- Hỗ trợ trong việc soạn thảo các loại hợp đồng, đơn đặt hàng và đàm phán với nhà cung cấp.

- Theo dõi và thường xuyên báo cáo về tình trạng đơn hàng sau khi đặt hàng

- Hỗ trợ trong việc xử lý các vấn đề liên quan khi thực hiện mua hàng như sai hàng, hàng lỗi…

- Hỗ trợ việc tổng hợp các hồ sơ để làm chứng từ thanh toán.

3. Yêu cầu tuyển dụng đối với công việc thực tập sinh thu mua

Để thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao các ứng viên cho vị trí thực tập sinh thu mua cần đáp ứng được những yêu cầu nào của nhà tuyển dụng?

- Vị trí thực tập sinh thu mua yêu cầu tối thiểu bạn phải tốt nghiệp trình độ cao đẳng, một số công ty còn yêu cầu tuyển ứng viên tốt nghiệp các ngành kế toán, kiểm toán, logistics...

- Nhà tuyển dụng luôn muốn tuyển những ứng viên có sự chủ động, linh hoạt trong công việc, có khả năng học hỏi, luôn trong tâm thế sẵn sàng hoàn thành những nhiệm vụ được giao và có nguyện vọng gắn bó lâu dài trong công ty.

- Do tính chất công việc nên ứng viên cũng cần phải có khả năng làm việc độc lập cũng như khả năng làm việc nhóm tốt

- Các công ty có mối quan hệ làm ăn với doanh nghiệp nước ngoài còn yêu cầu các ứng viên thành thạo ngoại ngữ

4. Công việc thực tập sinh thu mua được hưởng những quyền lợi nào

Khi ứng tuyển vị trí thực tập sinh thu mua bạn sẽ có thể nhận được rất nhiều quyền lợi.

- Cơ hội được đào tạo và phát triển bản thân: Bạn sẽ được cầm tay chỉ việc, sẽ được hướng dẫn và được học hỏi cách làm việc cũng như các kiến thức chuyên môn. Ngoài ra bạn cũng được rèn luyện các kỹ năng công việc, kỹ năng giao tiếp. kỹ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm hiệu quả.

- Chế độ lương thưởng và các phúc lợi khác: Dĩ nhiên khi làm việc bạn sẽ được nhận lương. tuy chưa phải là cao nhưng vừa được học việc vừa được nhận lương đã là một điều rất tuyệt vời rồi. bạn cũng sẽ có cơ hội được tham gia các hoạt động kỷ niệm cũng như các động ngoài trời khác của công ty.

- Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng đó là nếu làm tốt bạn hoàn toàn có thể được công ty giữ lại và được thăng lên vị trí nhân viên chính thức, lúc này mức đãi ngộ cũng sẽ theo đó mà được tăng cao lên rất nhiều.

5. Những điều cần lưu ý khi ứng tuyển thực tập sinh thu mua

5.1. Tích cực quan sát, học hỏi, tích lũy kiến thức, kỹ năng thực tế

Với vai trò là một thực tập sinh, công ty sẽ phân công người hướng dẫn cho bạn. Nói một cách ngắn gọn thì nhiệm vụ của bạn chính là hoàn thành những công việc mà người hướng dẫn giao phó.

Tất nhiên những công việc này ban đầu đều chủ yếu là các phần việc hỗ trợ, giúp bạn không bị ngợp, từng bước làm quen với môi trường làm việc và học hỏi kiến thức. Do đó hãy tận dụng khoảng thời gian quý báu này để học hỏi và thành thục cách làm việc.

Trong thời gian này bạn cũng có thể tham gia vào một số cộng đồng logistics để học hỏi kinh nghiệm như “Logistics Việt Nam”,”Cộng đồng xuất nhập khẩu Logistics”... Bên cạnh đó hãy tìm đọc những tài liệu về logistics để hiểu rõ hơn về các kiến thức chuyên môn.

5.2. Lựa chọn nơi làm việc

Đúng vậy, đây là một câu hỏi có lẽ là luôn luôn nằm trong suy nghĩ của các bạn ứng viên. Đừng ngần ngại mà không thử sức mình tại các công ty lớn. Những công ty này đều có môi trường làm việc tuyệt vời, chắc chắn bạn sẽ học hỏi được rất nhiều điều về chuyên môn cũng như văn hóa nơi làm việc. Và cũng đừng coi nhẹ các công ty nhỏ, biết đâu môi trường làm việc ở đó lại phù hợp với bạn thì sao.

Khi mới tốt nghiệp hãy lưu tâm đến chương trình “Quản trị viên tập sự” để có cơ hội trở thành thực tập sinh thu mua trong các tập đoàn lớn ngành tiêu dùng và sản xuất như Unilever, P&G, Pepsico, Samsung…

5.3. Thường xuyên theo dõi các kênh thông tin tuyển dụng

Bạn có thể tham gia các group về logistics trên mạng xã hội Facebook, fanpage tuyển dụng của các công ty lớn hoặc có thể cập nhật thường xuyên các thông tin tuyển dụng trong các trang web tuyển dụng như timviec365, vieclam24h…

5.4. Hoàn thiện CV và hồ sơ của bạn

Hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng một bộ hồ sơ và một chiếc CV thật ấn tượng. CV luôn luôn là một thứ quan trọng giúp bạn có thể PR bản thân, giúp nhà tuyển dụng có những cái nhìn tổng quan nhất về năng lực của bạn, cũng như giúp tăng cao hơn cơ hội trúng tuyển của bạn.

Vậy là qua bài viết trên đây timviec365.vn đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin chi tiết nhất về công việc thực tập sinh thu mua cũng như những kinh nghiệm khi ứng tuyển cho công việc này. Hãy theo dõi timviec365.vn để luôn được cập nhật những thông tin tuyển dụng mới nhất nhé.