Tìm Việc Làm lễ tân hành chính

Ngày nay, khi mà doanh nghiệp đang rất quan tâm và chú trọng đến hình ảnh của mình trong mắt khách hàng và người tiêu dùng thì việc sở hữu đội ngũ nhân viên lễ tân chuyên nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Nếu bạn là ứng viên đang theo đuổi nghề nghiệp này thì những thông tin trong bài viết này chính là điều mà bạn nên quan tâm đấy. Mọi thắc mắc liên quan đến việc làm lễ tân hành chính đều được giải đáp, hãy chú ý đón xem nhé!

1. Hiểu về việc làm lễ tân hành chính trong doanh nghiệp

1.1. Bạn hiểu gì về việc làm lễ tân hành chính?

Trước tiên bạn cần phải hiểu rõ thế nào là việc làm lễ tân hành chính? Đừng nhầm lẫn với những vị trí việc làm lễ tân - PG - PB khác như việc làm lễ tân ngân hàng, việc làm lễ tân nhà nghỉ, việc làm lễ tân phòng trà, việc làm lễ tân Massage, việc làm lễ tân Spa, việc làm lễ tân thẩm mỹ viện, việc làm lễ tân quán cà phê, việc làm lễ tân phòng Gym, việc làm lễ tân khách sạn 5 sao, việc làm lễ tân nhà hàng partime,... mỗi nghề kể trên sẽ có những nhiệm vụ chuyên biệt khác nhau và địa điểm làm việc khác nhau đấy nhé.

Lễ tân hành chính là những người làm việc tại doanh nghiệp với vị trí thuộc bộ phận lễ tân. Họ sẽ là những người đại diện cho doanh nghiệp tiếp đón khách ra vào công ty. 

Thường thì đội ngũ nhân viên lễ tân sẽ đóng vai trò là bộ mặt của cả doanh nghiệp nên trong quá trình tuyển dụng nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những yêu cầu khá là khắt khe để không bỏ lỡ những ứng viên tiềm năng nhất.

Trước khi tìm hiểu về những yêu cầu mà lễ tân hành chính cần có thì hãy cùng tôi tìm hiểu về những nhiệm vụ hàng ngày mà họ cần phải thực hiện là gì đã nhé. Cần phải hiểu về nghề nghiệp mà mình yêu thích thì bạn mới có thể tiếp tục quá trình theo đuổi nó được.

1.2. Những việc làm chủ yếu của lễ tân hành chính

1.2.1. Tiếp đón khách ra vào doanh nghiệp

Người đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy khi bước vào doanh nghiệp chính là nhân viên lễ tân. Khi nhìn thấy khách hàng, nhân viên lễ tân cần phải chào hỏi khách hàng của mình, đây là phép lịch sự tối thiểu mà bạn cần phải lưu ý. Tiếp theo hãy hỏi khách hàng xem họ cần gì và đáp ứng yêu cầu của họ ngay sau đó.

Nếu như khách hàng có lịch hẹn hoặc muốn gặp trực tiếp một ai đó trong doanh nghiệp thì lễ tân hành chính sẽ có nhiệm vụ gọi điện liên lạc hoặc với khách hàng VIP được dặn trước thì có thể dẫn họ đến phòng họp ngồi chờ và mời nước,...

Thái độ tiếp đón của nhân viên lễ tân cũng sẽ có ảnh hưởng lớn tới việc ra quyết định hợp tác của khách hàng với doanh nghiệp đấy nhé. Người ta thường nói ấn tượng đầu tiên luôn khiến đối phương nhớ mãi, vậy nên nếu như lễ tân hành chính có màn chào hỏi ấn tượng và hợp ý khách hàng thì sẽ để lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng họ về hình ảnh của toàn doanh nghiệp.

1.2.2. Tư vấn dịch vụ, sản phẩm cho khách hàng

Khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Lễ tân hành chính sẽ có nhiệm vụ tư vấn cũng như hỗ trợ giải đáp những thắc mắc từ phía khách hàng của mình để họ hiểu hơn về những sản phẩm hay dịch vụ mà họ quan tâm.

Đối việc nhiệm vụ này của lễ tân hành chính, ngoài việc tư vấn và hỗ trợ khách hàng trực tiếp thì họ còn phải thực hiện nhiệm vụ tư vấn và hỗ trợ qua điện thoại, qua mạng internet, qua email,...

Việc tư vấn phải đảm bảo sau khi nghe bạn nói mọi khách hàng đều có thể hiểu rõ bản chất, các tính năng hoặc là giá cả của sản phẩm mà họ yêu cầu giải đáp như vậy mới coi như hoàn thành nhiệm vụ.

Trong quá trình tư vấn, lễ tân hành chính cần tương tác với khách hàng nhiều hơn chủ yếu để khai thác được nhu cầu của họ, biết được những nhu cầu ấy sẽ có phương hướng tư vấn một cách chính xác nhất. Việc tư vấn chính xác phù hợp với nhu cầu sẽ là yếu tố thúc đẩy tiến trình ra quyết định mua hàng của khách hàng cho nên đây là yếu tố vô cùng quan trọng mà không phải người lễ tân hành chính nào cũng làm được.

1.2.3. Xử lý những vấn đề nằm trong tầm kiểm soát xảy ra tại tiền sảnh

Trong công việc của bạn chắc chắn sẽ không chỉ chứa những điều thuận lợi mà hàng ngày bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều những khó khăn khác nhau, đương nhiên bạn phải nhanh chóng nghĩ ra cách khắc phục nó nếu không sẽ làm ảnh hưởng đến công việc của bạn và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của doanh nghiệp.

Những trường hợp mà bạn có thể sẽ gặp phải như là khách hàng đến tận nơi để khiếu nại, hoặc khách hàng phàn nàn chất lượng sản phẩm, dịch vụ qua email, tin nhắn hoặc một kênh nào khác,... 

Xử lý những khiếu nại hay sự cố xảy ra bất ngờ luôn là nhiệm vụ khó khăn nhất đối với lễ tân hành chính, đây cũng là một trong những lý do mà lễ tân hành chính ngày càng trở nên quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.

1.2.4. Phụ trách công tác văn thư cho doanh nghiệp

Các bộ phận trong doanh nghiệp đều có những nhiệm vụ chuyên môn chuyên biệt ví dụ như nhân viên kế toán sẽ thực hiện nghiệp vụ hạch toán và theo dõi chứng từ sổ sách, phòng kinh doanh lại chú trọng vào việc ra chiến lược để tăng doanh số bán hàng hay phòng kỹ thuật thì có nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa máy móc hư hỏng để đảm bảo tiến trình sản xuất được diễn ra bình thường,... Vậy nên với vị trí hỗ trợ như lễ tân hành chính thì đảm nhiệm công tác văn thư cho doanh nghiệp là hợp lý nhất.

Toàn bộ những thư từ trao đổi của công ty với khách hàng hoặc công ty với đối tác đều do lễ tân hành chính đảm nhận việc giao và nhận chúng. Bên cạnh đó lễ tân hành chính còn kiêm luôn cả việc đặt các dụng cụ hay thiết bị văn phòng và quản lý chúng để cung cấp đầy đủ đồ dùng cho các bộ phận khác làm việc hiệu quả hơn.

1.2.5. Lưu trữ và bảo quản hồ sơ liên quan đến khách hàng

Nếu như ai đã từng đến doanh nghiệp với vai trò là một khách hàng hoặc có xem phim nhiều thì cũng dễ dàng nhận ra rằng khi đến doanh nghiệp thì lễ tân hành chính sẽ xin thông tin của bạn và ghi chép vào sổ của họ để theo dõi và làm căn cứ cho những liên lạc sau này. 

Việc ghi chép này sẽ là nguồn dữ liệu quan trọng bởi rất có thể trong tương lai họ sẽ là những khách hàng sử dụng dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp. Và tất cả những thông tin ấy cần phải được lưu trữ và quản lý thật tốt để sau này doanh nghiệp có thể lấy ra để sử dụng cho việc chào hàng hoặc lý do nào khác.

Ngoài quản lý thông tin thì những hồ sơ của khách hàng đồng ý giao dịch hay những đối tác chiến lược của doanh nghiệp đều do lê tân hành chính quản lý đấy nhé. 

2. Yêu cầu của việc làm lễ tân hành chính

Nhân viên lễ tân hành chính là vị trí quan trọng nên nhà tuyển dụng thường đưa ra những yêu cầu rất khắt khe, những yêu cầu thường gặp như là:

Thứ nhất, về trình độ học vấn và kỹ năng: Ứng viên cần phải có tấm bằng tốt nghiệp hệ Cao đẳng hoặc Đại học trở lên với các chuyên ngành hành chính văn phòng, văn thư, lễ tân doanh nghiệp, kinh doanh hay ngoại ngữ,... Vậy nên, những người tìm việc lễ tân không cần bằng cấp sẽ không phù hợp với vị trí lễ tân này.

Thứ hai, các ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí việc làm lễ tân nữ, việc làm lễ tân nam cần phải sở hữu ngoại hình tốt: Ngoại hình ưa nhìn theo quy định của nhà tuyển dụng đưa ra thường là có chiều cao từ 1m6 trở lên, sở hữu cân nặng khoảng từ 47 - 50 kg. Ngoài ra ngoại hình tốt còn được thể hiện qua gương mặt ưa nhìn, có thiện cảm có thể thu hút được đối phương ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Thứ ba, một lễ tân hành chính không thể nào thiếu đi khả năng ngoại ngữ để có thể đảm nhận các vị trí như việc làm lễ tân biết tiếng Nhật, việc làm lễ tân biết tiếng Anh, việc làm lễ tân biết tiếng Trung, việc làm lễ tân biết tiếng Hàn,... Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng và nó ảnh hưởng lớn đến sự thăng tiến của bạn trong tương lai đấy nhé, vì vậy cần phải bổ sung ngay nếu như khả năng này bị hạn chế.

Thứ tư, kỹ năng giao tiếp và ứng xử: Tất nhiên rồi, những ai làm công tác gặp gỡ khách hàng đều phải “thủ” sẵn cho mình yếu tố này để có thể lôi ra sử dụng mọi lúc mọi nơi. Tài ăn nói khéo léo cộng với những pha xử lý tình huống đi vào lòng người chắc chắn sẽ khiến khách hàng “hạ hoả”.

Đó là một số những yêu cầu đặt ra đối với việc làm lễ tân hành chính mà bạn có thể tham khảo. Hãy nhớ rằng khi làm ở vị trí này bạn cần phải nở một nụ cười tươi cùng với khuôn mặt rạng rỡ và duy trì trạng thái ấy trong suốt ngày làm việc để thu về hiệu ứng tốt nhất nhé.

3. Quyền lợi và chế độ của việc làm lễ tân hành chính là gì?

3.1. Thu nhập hấp dẫn của lễ tân hành chính

Nhân viên lễ tân hành chính sẽ sở hữu thu nhập ở mức từ 6 - 8 triệu đồng một tháng  đó là chưa kể các khoản phụ cấp ngoài lương như là xăng xe, chuyên cần,... Đương nhiên con số này còn bị phụ thuộc vào từng doanh nghiệp và từng trình độ của ứng viên.

Để có mức thu nhập cao đồng nghĩa với việc bạn phải chứng minh được trình độ và năng lực của mình trong quá trình làm việc. Ngày nay, nhiều doanh nghiệp cũng áp cả doanh số bán hàng cho nhân viên lễ tân hành chính, nếu như bạn liên tục đạt được chỉ tiêu về doanh số thì con số cuối cùng bạn nhận được không chỉ dừng lại ở mức đó đâu.

3.2. Chế độ đãi ngộ của lễ tân hành chính

Cũng giống như những vị trí việc làm khác, lễ tân hành chính cũng sẽ được hưởng những quyền lợi và chế độ tương tự bao gồm chế độ đóng bảo hiểm theo mức Nhà nước quy định, được nghỉ phép, nghỉ lễ hàng năm theo lịch nghỉ, được hưởng lương tháng thứ 13 và được chăm sóc sức khỏe chu đáo.

Thường thì lễ tân hành chính sẽ chỉ làm giờ hành chính nhưng nếu doanh nghiệp nhiều việc quá và yêu cầu tăng ca thì bạn sẽ được hưởng thêm tiền lương tăng ca làm thêm giờ cộng vào lương nữa nhé.

Còn có các khoản tiền thưởng cuối năm, thưởng lễ tết, thưởng doanh số,... tùy vào từng doanh nghiệp mà bạn sẽ được hưởng trọn vẹn một chuyến du lịch nữa nhé.

4. Thông tin liên quan đến việc làm lễ tân hành chính

4.1. Địa chỉ đào tạo việc làm lễ tân hành chính uy tín

Hiện tại trên cả nước có nhiều cơ sở đào tạo uy tín nghiệp vụ văn phòng bạn có thể tham khảo đó là:

- Khu vực Hà Nội: Trường Cao đẳng nghề Văn Lang có địa chỉ tại Nhân Chính - Thanh Xuân và Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy, HN; Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội địa chỉ tại Phường Cổ Nhuế, quận Bắc Từ Liêm;...

- Khu vực Đà Nẵng: Trường Cao đẳng Du lịch Đà Nẵng địa chỉ tại Phường Hòa Hải, Quận Ngũ Hành Sơn, TP Đà Nẵng; Cao đẳng Lạc Việt ở Phan Châu Trinh - Đà Nẵng;...

Ngoài ra bạn còn có thể tìm kiếm những trung tâm đào tạo việc làm tại những thành phố lớn ví dụ ở Hà Nội có Công ty Cổ phần Giáo dục Việt Nam - là Trung tâm đào tạo Văn thư lưu trữ - Thư ký - Thông tin thư viện có đào tạo nghiệp vụ lễ tân hành chính.

4.2. Kinh nghiệm tìm kiếm việc làm lễ tân hành chính

Hầu hết những doanh nghiệp hoạt động sản xuất và kinh doanh đều có nhu cầu tuyển dụng lễ tân hành chính cho mình để hỗ trợ các bộ phận khác thực hiện những việc ngoài chuyên môn. Tuy nhiên không dễ dàng gì mà bạn lại xin được vào một doanh nghiệp có quy mô lớn khi bạn vừa mới tốt nghiệp ra trường. Vậy thì phải làm sao đây?

Sau khi tốt nghiệp khoá đào tạo nghiệp vụ lễ tân hành chính bạn cần phải chuẩn bị một tinh thần thật tốt để bắt đầu bước vào công cuộc tìm kiếm việc làm. Cần phải chuẩn bị thật tốt những kỹ năng mà tôi đề cập ở trên nhé. 

Nếu nơi bạn sinh sống không có nhu cầu tuyển dụng việc làm để bạn ứng tuyển thì có thể di chuyển tới những thành phố lớn để xây dựng những bước đi đầu tiên bạn nhé. 

Khi chưa có kinh nghiệm làm việc bạn có thể sẽ khó khăn hơn trong quá trình xin việc làm, song hãy nói cho nhà tuyển dụng rằng bạn có thể thử việc 1 tuần hoặc 2 tuần không lương để họ dễ dàng đồng ý cũng là tạo cơ hội để bạn thể hiện năng lực của bản thân. Trong khoảng thời gian thử việc này hãy cố gắng thể hiện thật tốt và phát huy những điểm mạnh của bạn, điều đó sẽ giúp bạn chinh phục được nhà tuyển dụng và muốn giữ bạn lại làm việc cho doanh nghiệp họ.

5. Bí quyết ứng tuyển việc làm lễ tân hành chính hiệu quả

Trước khi di chuyển tới những thành phố lớn làm việc, bạn có thể tham khảo và tìm kiếm thông tin việc làm trên website timviec365.vn, đây là công cụ hỗ trợ tuyển dụng online hữu hiệu được nhiều ứng viên tin dùng nhất trên thị trường. 

Với timviec365.vn - phương pháp tìm việc cho mọi ứng viên trên khắp cả nước,  không phân biệt khoảng cách địa lý hay khu vực. Bạn có thể tìm kiếm việc làm lễ tân hành chính hay các vị trí công việc lễ tân khác như việc làm lễ tân chung cư, việc làm lễ tân căn hộ, việc làm lễ tân bệnh viện, việc làm lễ tân Nha Khoa, việc làm pg đứng line siêu thị,... tại bất kỳ nơi đâu mà bạn muốn tại website này. 

Thao tác rất đơn giản chỉ mất khoảng vài phút là bạn đã có thể tìm cho mình một nhà tuyển dụng uy tín phù hợp nhất rồi, mặc dù mọi giao dịch đều là miễn phí và bạn có thể ứng tuyển việc làm ngay tại bản tin tuyển dụng mà mình quan tâm khi không có tài khoản thành viên. Tuy nhiên việc đăng ký tài khoản thành viên sẽ giúp hệ thống thông báo phản hồi của nhà tuyển dụng tới bạn nhanh chóng hơn.

Những thông tin liên quan đến việc làm Lễ tân hành chính trên đây có giúp bạn có được quyết định cuối cùng chưa? Với những cơ hội việc làm cùng thu nhập hấp dẫn thì đây là một việc làm lý tưởng dành cho những ai có đam mê với nghề lễ tân đấy nhé. Để tìm hiểu thêm những thông tin hữu ích về việc làm khác bạn có thể truy cập vào website timviec365.vn để tham khảo.