Việc làm phó phòng hành chính

Phó phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong phòng hành chính nói riêng và toàn bộ công tác hành chính của công ty, doanh nghiệp nói chung. Những hiểu biết sâu sắc hơn về vị trí này sẽ góp phần mang đến cho người tìm việc những điều kiện tiếp cận gần hơn với nghề. 

Nếu bạn đang là một nhân viên hành chính, cảm thấy đủ tự tin để tiến lên vị trí cao hơn thì Phó phòng hành chính chính là vị trí phù hợp cho bạn theo đuổi. Vì thế, một chút thời gian để hiểu về nghề có lẽ rất cần thiết dành cho các bạn.

1. Đôi nét khái quát để hiểu hơn về vị trí Phó phòng hành chính

Phó phòng hành chính là người dưới quyền của trưởng phòng hành chính. Thông thường các doanh nghiệp quy mô nhỏ sẽ gộp Phòng hành chính với phòng Nhân sự lại gọi chung là Phòng Hành chính nhân sự. Khi đó, Phó phòng hành chính cũng đồng nghĩa là Phó phòng hành chính nhân sự. Tuy nhiên, về bản chất thì hai vị trí phòng ban này được phân biệt với nhau và sẽ có sự tổ chức rách ròi ở các doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn hơn. 

Thuộc trong bộ máy Ban lãnh đạo của công ty, phó phòng hành chính sẽ đảm đương nhiệm vụ quản lý mọi hoạt động và việc làm liên quan đến hành chính doanh nghiệp cùng với người Trưởng phòng, Đôi khi họ cũng thay mặt người Trưởng phòng hành chính ra quyết định trong một số vấn đề và tham gia vào công ty điều hành phòng hành chính. 

Vậy thì tại vị trí này, những việc làm cụ thể mà Phó phòng hành chính thực hiện là gì?

2. Những mô tả chi tiết việc làm của Phó phòng hành chính

Mỗi một vị trí sẽ có chức năng, nhiệm vụ riêng, kèm theo đó là những niềm vui, nỗi cực nhọc riêng. Với Phó phòng hành chính nhân sự cũng vậy. Ngoài đảm nhiệm những việc làm theo chức vụ quyền hạn thì họ còn phải “thay mặt” trưởng phòng giải quyết nhiều vấn đề vượt ra khỏi khung khổ đó. Vậy nên có thể đánh giá một điều, phó phòng hành chính khá bận rộn với nhiều đầu việc khác nhau, chủ yếu xoay quanh giải quyết toàn bộ mọi vấn đề thuộc vào phạm vi văn phòng - hành chính. 

Để hiểu chính xác họ sẽ làm những gì, bạn đọc quan tâm hãy theo dõi tiếp ngòi bút của chuyên gia tìm việc và tự tích lũy cho mình kiến thức ngành nghề cần thiết nhé. Ngay dưới đây sẽ là những việc làm chính, quan trọng của mỗi một vị phó phòng hành chính:

2.1. Làm nhiệm vụ quản lý, giám sát mọi hoạt động hành chính

- Quản lý hoạt động mua và cấp cho các phòng ban trong công ty các vật dụng bao gồm: đồ dùng văn phòng phẩm, đồng phục, trang thiết bị, đồ bảo hộ lao động,...

- Giám sát và quản lý đối với các tài sản là dụng cụ, thiết bị văn phòng như điện thoại, máy tính, scan, máy fax, máy chiếu, máy in, máy photo. giấy tờ sổ sách chưa sử dụng. 

- Theo dõi sát các khoản thu chi (thanh toán) đối với các diện được hỗ trợ mà chi phí hỗ trợ đó được gộp vào lương tháng như tiền hỗ trợ ăn trưa, xăng xe, tiền điện thoại,... để đảm bảo nhân viên đã báo đúng số lượng, định mức đã sử dụng. Qua đó có thể phối hợp cùng bộ phận kế toán lương để tính chi phí hỗ trợ cho nhân viên đúng, đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.

- Quản lý con dấu của công ty, sử dụng con dấu đúng với yêu cầu  và mục đích nhiệm vụ đúng theo quy định của công ty.

- Quản lý các hồ sơ hành chính doanh nghiệp và lưu trữ chúng cẩn thận, khoa học và dễ dàng tìm kiếm khi cần. 

- Nếu công ty có tổ chức phục vụ bữa ăn trưa cho nhân viên thì phó phòng hành chính cũng đảm đương vai trò giám sát đối với bộ phận bếp hoặc đơn vị cung cấp các suất ăn để đảm bảo được suất ăn đáp ứng vệ sinh an toàn thực phẩm.

- Phối hợp cùng nhiều bộ phận liên quan như bảo vệ, lao công, công đoàn,... để giám sát, kiểm tra nghiêm ngặt việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên, việc đảm bảo các quy tắc về an toàn lao động, an ninh trật tự trong đơn vị, vệ sinh môi trường,...

2.2. Phụ trách việc đảm bảo và giải quyết các vấn đề phúc lợi của nhân viên

Trong một doanh nghiệp, mọi hoạt động diễn ra dựa trên nền tảng của rất nhiều yếu tố. Đa phần đã được đưa vào làm thành chính sách, quy định của công ty. Một trong số đó có yếu tố phúc lợi. Bộ phận hành chính sẽ là đơn vị phụ trách đảm bảo vấn đề này cho nhân sự bao gồm việc xây dựng các chế độ phúc lợi, quyền lợi cho nhân viên và đưa vào Chính sách nhân viên. Theo đó, người Phó phòng sẽ trực tiếp kiểm soát sát sao chính sách này, bổ sung thêm điều khoản  nếu cần thiết và giải quyết mọi vấn đề phát sinh hay đơn giản là thắc mắc của nhân sự đối với chế độ, quyền lợi. 

Phó phòng hành chính cũng là người lên kế hoạch tổ chức các hoạt động “ngoại khóa” của doanh nghiệp. Ví dụ như du lịch, teambuilding, văn nghệ, liên hoan,... để củng cố làm phong phú thêm cho đời sống tinh thần của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp, từ đó góp phần làm cho văn hóa doanh nghiệp trở nên giàu có hơn và tác động hiệu quả hơn đến năng suất làm việc. sự phát triển toàn diện trong công ty.

2.3. Kiểm soát thu chi và điều phối 

Phó phòng hành chính sẽ xây dựng các kế hoạch và tiến hành tổ chức thực hiện nhiệm vụ bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các dụng cụ máy móc, hệ thống điện, mạng internet, các sự cố khác diễn ra trong văn phòng như hết mực máy in, máy fax hỏng, đường truyền internet trục trặc,... Thâu tóm “hậu cần” này sẽ giúp các hoạt động của toàn thể công ty được diễn ra trơn tru, luôn hoạt động tốt. 

Bên cạnh đó, họ còn phụ trách kiểm soát việc thanh toán toàn bộ các khoản phí sinh hoạt của doanh nghiệp, phí phục vụ văn phòng phẩm như điện thoại, điện nước, trang thiết bị, internet, bảo dưỡng, sửa chữa,...

Nhìn chung mọi công tác liên quan tới hành chính văn phòng, nằm ngoài vấn đề chuyên môn của các bộ phận, phòng ban đều do người phó phòng hành chính kiểm soát, điều phối và quyết định dựa trên sự chỉ đạo của người Trưởng phòng hành chính và Ban giám đốc.

3. Những yêu cầu cơ bản của vị trí việc làm phó phòng hành chính

- Tốt nghiệp từ cấp Đại học trở lên ở các ngành Kinh tế, Luật, Xã hội, Ngoại ngữ.

- Có đầy đủ kiến thức về Luật doanh nghiệp.

- Có kinh nghiệm làm về mảng hành chính văn phòng với nghiệp vụ quản trị tại các doanh nghiệp có quy mô lớn. Phần yêu cầu này tùy từng doanh nghiệp, có thể bạn sẽ chỉ cần đáp ứng vai trò tương đương mà không đòi hỏi tính chất quy mô doanh nghiệp nếu đơn vị tuyển dụng không quá khắt khe, còn ngược lại, khi ứng tuyển vị trí phó phòng hành chính tại các tập đoàn lớn, rất có thể bạn sẽ được yêu cầu phải có kinh nghiệm quản trị văn phòng hành chính ở các đơn vị có quy mô vài trăm nhân viên cũng là chuyện thường tình.

- Có khả năng lãnh đạo

- Giao tiếp giỏi, biết quản lý và sắp xếp thời gian hợp lý

- Biết cách tổ chức công việc.

4. Chế độ quyền lợi dành cho Phó phòng hành chính

4.1. Quyền lợi chung theo luật lao động

Cũng không nằm ngoài những phúc lợi chung dành cho người lao động theo Luật lao động, người Phó phòng hành chính sẽ được hưởng các chế độ về bảo hiểm, được tôn trọng và đảm bảo thời gian làm việc theo quy định. Nghỉ vào các ngày lễ, tết, chế độ nghỉ phép có lượng,... nhìn chung về cơ bản một người lao động bình thường theo luật lao động được hưởng chế độ quyền lợi gì thì đó chính là quyền lợi mà người Phó phòng hành chính được nhận.

4.2. Quyền lợi riêng theo chức vụ Phó phòng hành chính

Ngoài ra, mỗi đơn vị, doanh nghiệp cũng sẽ xây dựng một chính sách quyền lợi riêng cho nhân viên theo điều lệ của công ty. Do đó, mỗi chức vị cũng sẽ được xây dựng chế độ hưởng quyền lợi khác nhau và khác biệt ở từng công ty, không đơn vị nào giống đơn vị nào. Với vị trí phó phòng hành chính thì có thể sẽ được hưởng quyền lợi khác nhau ở các công ty thế nhưng cơ bản họ sẽ được đảm bảo một vài phúc lợi sau:

- Được làm việc và phát triển tốt ở một môi trường chuyên nghiệp

- Có cơ hội thăng tiến

- Được thưởng hiệu suất lao động

- Được tham gia các buổi du lịch tổ chức riêng cho Ban Lãnh đạo công ty

- Hưởng phụ cấp trách nhiệm

4.3. Mức lương của Phó phòng hành chính

Ở tại vai trò quản lý, mức lương của phó phòng hành chính đạt ngưỡng cao nhất trong thang bậc lương nếu so với nhân viên. Cụ thể, khoảng lương mà họ có thể nhận được sẽ dao động từ 10 đến 15 triệu đồng. Đây được cho là mức lương hợp lý trong lĩnh vực hành chính văn phòng và tại vị trí phó phòng. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp đặc biệt nằm ngoài luồng phổ biến, phó phòng nhân sự ở một tập đoàn lớn, hay tập đoàn đa quốc gia có thể nhận mức lương cao hơn, có thể là 20 - 25 triệu đồng/ tháng do khối lượng công việc của họ nhiều hơn và chắc chắn trách nhiệm cũng nặng nề hơn. 

5. Tham khảo những đơn vị đào tạo chuyên ngành Hành chính - văn phòng

Để tham gia vào nhóm ngành quản trị văn phòng và đi đến những con đường phát triển xa hơn nữa thì bạn nên tham khảo top những trường có ngành quản trị văn phòng hàng đầu cả nước. Khi đó, kết hợp với các kiến thức, kỹ năng bạn có cùng một tấm bằng đẹp thì cơ hội trở thành phó phòng hành chính sẽ cao hơn.

Một số đơn vị sau sẽ là sự lựa chọn tốt nhất cho những ai có dự định theo đuổi nghiệp vụ hành chính văn phòng:

- HV Báo chí & Tuyên truyền

- Đại học KHXH & NV (Đại học Quốc gia Hà Nội)

- Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đại học Kinh tế Quốc dân

- Đại học Thành Tây

- Đại học Dân lập Phương Đông

- Học viện cán bộ thành phố Hồ Chí Minh

Hầu hết các cơ sở đào tạo này đều đảm bảo xây dựng một khung chương trình đào tạo đầy đủ, bài bản với hướng tiếp cận người học hiệu quả, giúp cho người học có thể nắm bắt được các nghiệp vụ hành chính văn phòng bám sát thực tế hơn. Do đó, bạn hoàn toàn có thể yên tâm để tham gia học tập tại các gợi ý được nêu trên.

6. Tham khảo một vài địa chỉ công ty tuyển dụng thường xuyên việc làm phó phòng hành chính

Hành chính văn phòng có ở tất cả các doanh nghiệp tuy nhiên tùy vào từng quy mô mà đơn vị đưa quyết định về việc tuyển dụng phó phòng hành chính. Vì không phải đơn vị nào cũng có tổ chức được vị trí này nếu quy mô hoạt động quá nhỏ. Để xác định ngay cơ hội của bản thân mình nằm ở đâu thì bạn nên chuẩn bị sẵn một vài gợi ý để phục vụ tìm việc phó phòng hành chính hiệu quả hơn. 

Với một vài doanh nghiệp mà chúng tôi nêu ra ở đây thì bạn có thể tìm hiểu thông tin và nhu cầu tuyển dụng việc làm phó phòng hành chính của họ để kịp thời nắm bắt ngay khi cơ hội đến:

- Công ty Cổ phần Công nghệ Môi trường & Xây dựng Sài Gòn (SENCO

- Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Chuyển phát nhanh Thuận Phong

- Công ty CP Bamboo Capital

- ...

7. Bí quyết tìm việc làm phó phòng hành chính hiệu quả

Hàng triệu doanh nghiệp đang hoạt động không thể đếm chính xác con số bao nhiều chính là câu trả lời cho bạn biết cơ hội để xin vào vị trí phó phòng hành chính lớn như thế nào. Với đặc điểm ở bất cứ công ty nào cũng sẽ có bộ phận hành chính thì nhiệm vụ của bạn chỉ còn là tìm hiểu xem vị trí này được tuyển dụng ở các doanh nghiệp nào mà nội dung trên chúng tôi đã giúp bạn giải quyết được điều đó. 

Vậy thì tiếp sau đây, tôi cũng sẽ mách cho các bạn biết cách làm sao để tìm và ứng tuyển nhanh vị trí Phó phòng hành chính. Chỉ cần một công cụ này thôi, quá trình tìm việc cho đến ứng tuyển của bạn chỉ gói gọn trong khoảng thời gian vài phút. Đó chính là timviec365.vn. thiết nghĩ rằng nhiều người đã nghe đến cái tên website và nhiều hơn những người đã thành công nhờ nó. Người tiếp theo đây sẽ là bạn. 

Hãy thực hiện theo chỉ dẫn ngay bên dưới để tìm việc hiệu quả, nhanh chóng với timviec365.vn nhé. 

Thứ nhất, nếu chưa đăng ký tài khoản thành viên, hãy nhấn ngay vào nút Đăng ký ở góc phải màn hình máy tính của bạn để tiến hành. Thao tác này rất nhanh, chỉ chừng 1 phút là bạn đã là  thành viên của website.

Thứ hai, không cần đi đâu xa, tìm tòi nhiều, chỉ cần ở ngay tại trang chủ, hệ thống sẽ giúp bạn tìm thấy vô vàn tin tuyển dụng đã được sàng lọc chỉ còn riêng vị trí Phó phòng hành chính nếu bạn làm theo thao tác tìm kiếm này: gõ từ khóa “phó phòng hành chính” vào ô tìm kiếm nâng cao”, nếu có nhu cầu tìm vị trí này ở khu vực nào thì nhấp vào thanh tìm kiếm theo tỉnh thành để chọn khu vực mình muốn tìm việc và cuối cùng nhấn chọn Tìm kiếm. Chờ 1 giây là hàng loạt kết quả đúng chuẩn yêu cầu của bạn sẽ được hiển thị.

Rất nhanh chóng, đơn giản mà kết quả lại hơn cả sự mong đợi như vậy thì chẳng có lý do gì để bạn không thực hiện. Vậy nên, ngay sau bài viết này, bạn có thể tiến hành theo những bí quyết mà chúng tôi chia sẻ để tìm thấy một doanh nghiệp nào đó có vị trí phó phòng hành chính phù hợp với bạn nhé.