Việc làm trưởng phòng tổ chức hành chính

Tổ chức hành chính vốn được coi là công việc của những người tận tâm, nhiệt huyết và vì con người. Họ là những con người hàng ngày làm các công việc về quản lý và giám sát nhân sự trong công ty, doanh nghiệp của mình. Để ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính, bạn cần biết những thông tin cơ bản về công việc và chế độ đãi ngộ của bộ phận này.

1. Những thông tin cơ bản cần biết về trưởng phòng tổ chức hành chính

Trưởng phòng tổ chức hành chính là người đứng đầu của bộ phận hành chính- nhân sự của công ty, doanh nghiệp. Đây là bộ phận quan trọng để hình thành lên chuỗi hệ thống hoàn chỉnh của một doanh nghiệp. Đồng thời được coi là bộ phận chăm lo đời sống của toàn bộ nhân viên. Chính vì vậy, với tư cách là trưởng phòng của một bộ phận lớn cần phải gánh vác những trọng trách nặng nề hơn. 

Việc tổ chức hành chính của một công ty chính là sắp các công việc trong ngày hợp lý, giám sát và quản lý các công việc thường ngày của nhân viên toàn công ty. Phát triển những quy trình và thủ tục hành chính đầy đủ, đơn giản và đem lại hiệu quả cao nhất.

Trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ là người trực tiếp xét duyệt các yêu cầu về công việc trong ngành tiếp theo của toàn bộ nhân viên và thông báo đến nhân viên công ty để họ thực hiện.

2. Mô tả công việc cần làm của trưởng phòng tổ chức hành chính

Trưởng phòng tổ chức hành chính là những người sẽ phải gánh vác những trọng trách nặng nề của phòng ban mình cũng như quản lý công việc của các phòng ban khác theo báo cáo được đưa ra. 

- Lên kế hoạch để triển khai nhiệm vụ và điều phối quản lý các thủ tục liên quan đến chính hệ thống làm việc của bộ phận hành chính.

- Phân công công việc hàng ngày cho các nhân viên và cung cấp không gian làm việc thuận lợi nhất cho nhân viên phòng tổ chức hành chính.

- Đánh giá và lập kết quả về hiệu suất làm việc của tất cả nhân viên trong phòng ban để đưa ra những bổ sung và có những khen thưởng kịp thời.

- Tham gia vào quá trình tuyển dụng và đào tạo cho nhân viên mới cùng với phòng nhân sự và hướng dẫn nhân viên mới của phòng tổ chức hành chính để đảm bảo hiệu quả tốt nhất trong quá trình làm việc.

- Đảm bảo những thông tin mới liên tục được cập nhật đến các thành viên trong công ty cũng như đến phòng ban của mình. Trực tiếp chịu trách nhiệm với các đầu việc mà cấp trên giao cho phòng ban của mình. 

- Nhận những phản hồi đóng góp của nhân viên về cơ sở vật chất của công ty để căn cứ vào đó cân nhắc việc mua sắm trang thiết bị phục vụ cho văn phòng và công cụ làm việc cần thiết.

- Nhận định những điểm còn thiếu sót của phòng ban để lưu ý và rút kinh nghiệm. 

- Giám sát việc chi tiêu và quản lý chi tiêu của phòng tổ chức hành chính và các phòng ban khác trong công ty để dự trù và chuẩn bị ngân sách cho các hoạt động được đầy đủ và hợp lý. 

- Quản lý việc sử dụng các thiết bị của nhân viên tại công ty, lên kế hoạch bảo trì thiết bị định kỳ.

- Theo những thay đổi về hoạt động kinh doanh và tổ chức hành chính trong công ty để có những bước tiến hành thay đổi cho phù hợp với xu hướng.

- Trưởng phòng tổ chức hành chính là người đóng vai trò cầu nối giữa các nhân viên và cấp trên của họ, truyền đạt những thông tin và nhiệm vụ đến nhân viên.

- Phân công và giám sát nhân lực cho các bộ phận một cách hợp lý các công việc khác. 

- Làm việc với nhóm kế toán để lập ngân sách, theo dõi và quản lý chi tiêu cũng như xử lý dữ liệu bảng lương và các chi phí khác.

- Giám sát các dự án đặc biệt và theo dõi tiến độ hướng tới những mục tiêu rõ ràng của công ty. 

- Xây dựng và mở rộng các kỹ năng bằng cách tham gia vào các hoạt động xã hội.

3. Những yêu cầu về kinh nghiệm và kỹ năng cần có của trưởng phòng tổ chức hành chính

3.1. Kinh nghiệm làm việc

Kinh nghiệm làm việc đối với trưởng phòng tổ chức hành chính yêu cầu phải có bằng cử nhân đại học trở lên về lĩnh vực quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện hoặc các lĩnh vực liên quan khác.

Ưu tiên các ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong ngành nghề này chẳng hạn như quản lý và báo cáo tài chính của công ty. 

Thông thường đối với trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ yêu cầu từ ít nhất từ 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Nếu là sinh viên mới ra trường thì chắc chắn bạn chưa thể có được chức vụ này mà bắt buộc phải đi lên từ các chức vụ nhân viên tổ chức hành chính.

Ngoài ra, nếu chưa có kinh nghiệm nhiều trong lĩnh vực này nhưng bạn đã từng tham gia vào một lớp học về tổ chức hành chính  và được cấp bằng, chứng chỉ liên quan thì cơ hội thăng tiến của bạn là rất lớn chứ không phải là không có cơ hội.  

Có kinh nghiệm trong việc tổ chức hành chính nhân sự hoặc tuyển dụng, đào tạo cũng như giám sát nhân viên công ty đều là những lợi thế không thế bỏ qua.

3.2. Kỹ năng làm việc chuyên môn

Là một trưởng phòng tổ chức hành chính giỏi bắt buộc phải có các kỹ năng sau đây:

Thứ nhất đó là kỹ năng giao tiếp đỉnh cao tuyệt vời để thu phục được lòng người, nhân viên thấu hiểu và khách hàng cảm thấy hài lòng. Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian tốt để có thể hiểu và phân công công việc cho các nhân viên phòng ban. 

Thứ hai đó là kỹ năng lãnh đạo và tạo được sức ảnh hưởng cho mọi người xung quanh hay nói khác đi là phong thái và sự uy nghiêm.

Thứ ba, bạn bắt buộc phải có kỹ năng tin học văn phòng tuyệt vời để làm việc hiệu quả hơn khi có đầy đủ các công cụ hỗ trợ, đặc biệt là MS Office

Thứ tư là am hiểu về quy trình làm việc và thủ tục hành chính của công ty và doanh nghiệp để có sự quản lý tốt và chu đáo hơn. Quen thuộc với các thủ tục và lập kế hoạch chi tiết để thực thi ngân sách cũng như nguồn lực và dịch vụ khách hàng. 

Cuối cùng đó là khả năng tư duy logic và giải quyết vấn đề một cách nhanh gọn và được lòng mọi người.

Như vậy với những gì mà bạn đã làm được cùng với những kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm tốt sẽ góp phần giúp bạn tự tin và đứng vững trong vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính.

4. Quyền lợi được hưởng của trưởng phòng tổ chức hành chính

4.1. Mức lương

Mức lương của trưởng phòng nói chung và trưởng phòng tổ chức hành chính nói riêng đều rất cáo so với thị trường nguồn nhân lực của Việt Nam do những đặc thù về nghề nghiệp và cơ hội làm việc rộng mở của nghề nghiệp này.

Mức lương của trưởng phòng tổ chức hành chính trung bình là 19 triệu/tháng. Ở những công ty có quy mô lớn và số lượng nhân sự nhiều thì mức lương có thể lên đến 40-50 triệu/tháng tùy vào năng lực và thâm niên trong nghề là bao nhiêu năm. Bạn càng già cội và dày dặn kinh nghiệm thì  bạn càng có mức lương cao tương ứng.

Mức thu nhập này được cho là xứng đáng với những công sức và năng lực mà trưởng phòng tổ chức hành chính bỏ ra và cống hiến cho công ty, doanh nghiệp.

4.2. Các chế độ đãi ngộ khác

Bên cạnh chế độ đãi ngộ về lương thưởng hấp dẫn như vậy thì các chế độ của trưởng phòng tổ chức hành chính cũng đáng được quan tâm nhiều. 

Mức lương đã tốt, thưởng cũng hào phóng hơn khi mà các chế độ về thưởng vượt KPIs tuần, thưởng nóng, thưởng chuyên cần cũng rất nhiều và không bị giới hạn. Chế độ thưởng lễ, Tết và thưởng tháng thứ 13 cũng khá là cao. Đôi khi còn gấp 2,3 lần mức lương cơ bản được nhận. 

Bên cạnh đó, càng là những công ty hay doanh nghiệp lớn thì chế độ đãi ngộ sẽ càng cao. Ví dụ như được đi du lịch và nghỉ mát hằng năm, xét tăng lương 6 tháng một lần hoặc xét tăng lương với những người có kinh nghiệm làm việc lâu năm tại công ty (gắn bó lâu dài với công ty).

5. Trưởng phòng tổ chức hành chính tuyển có khó không? Những yêu cầu về tuyển dụng trưởng phòng tổ chức hành chính.

Với những công việc và mức lương được nhận như trên có thể thấy nhân tài về hành chính là có rất nhiều nhưng không phải ai cũng phù hợp với vị trí tại công ty. 

Việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cho ngành tổ chức hành chính ở vị trí trưởng phòng là một điều khó khăn hơn. Khi mà đồng thời tìm và mời được nhân tài về trưởng phòng tổ chức hành chính đã có nhiều kinh nghiệm. Đa phần đều là những người có kinh nghiệm tầm trung. 

Để tìm được trưởng phòng vừa có kinh nghiệm cao, vừa có kỹ năng làm việc tuyệt vời thì thông thường người ta sẽ tuyển qua các headhunter hoặc các trung tâm về đào tạo nhân sự chất lượng cao.

Đối với những ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính thông thường sẽ phải đạt được trên 80% khối lượng công việc của công ty và đạt được các yêu cầu cao của nhà tuyển dụng.

Với những chia sẻ về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn và những công việc cần làm của trưởng phòng tổ chức hành chính hy vọng đã đem đến cho bạn đọc những cái nhìn khái quát và tổng thể nhất về vị trí đang hot hiện nay. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm công việc trưởng phòng tổ chức hành chính thì hãy tham khảo bài viết này nhé.