Cách viết phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

Việc làm kế toán - kiểm toán

1. Phiếu xác nhận sản phẩm là gì? Phiếu hoàn thành công việc là gì?

Sau khi bạn hoàn thành công việc, một trong những bước quan trọng để khẳng định chất lượng sản phẩm cũng như công sức bạn bỏ ra để hoàn thành sản phẩm đó chính là việc viết mẫu xác nhận sản phẩm hoặc công việc mà bạn đã hoàn thành. Đây là một hành động quan trọng được xem là cơ sở, tiêu chí đánh giá công việc để doanh nghiệp thẩm định chất lượng sản phẩm, năng lực nhân sự và thanh toán theo bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công lao động cho bạn.

Bạn xác nhận giao sản phẩm để cho hệ thống biết số lượng được giao so với số lượng được tải. Bạn có thể xác nhận phân phối dưới dạng một bước riêng biệt, thay vì xác nhận tải và phân phối đồng thời từ một biểu mẫu xác nhận tải hay cùng với biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá. Để xác nhận giao hàng, bạn phải chỉ định các dòng đơn hàng cho một chuyến đi, sau đó thực hiện xác nhận tải.

Nếu số lượng được giao bằng với số lượng được tải, bạn có thể thực hiện "xác nhận giao hàng hàng loạt" cho chuyến đi hoặc đơn đặt hàng. Nếu số lượng được giao thay đổi từ số lượng được tải, dẫn đến sản phẩm còn lại trên xe, bạn phải xác nhận mỗi lần giao hàng và cho biết cách xử lý chênh lệch số lượng.

Xác nhận phân phối hàng loạt nộp các hồ sơ đã chọn để xử lý hàng loạt trong hệ thống. Nếu một chuyến đi hoặc đơn đặt hàng trong đợt không vượt qua một hoặc nhiều lần chỉnh sửa trong chương trình hàng loạt, nó sẽ không được xác nhận giao hàng. Bạn có thể xem lại các lỗi này trên báo cáo Ngoại lệ xác nhận hàng loạt.

Khi số lượng sản phẩm được giao bằng với số lượng được tải cho một chuyến đi, bạn có thể xác nhận giao hàng theo chuyến. Quá trình này cho phép bạn xác nhận tất cả các chuyến đi trong một ngày cùng một lúc.

Đa phần người lao động sử dụng hệ thống cổng tự động để xác nhận sản phẩm thành công, tải thông tin cho các chuyến đi tiếp theo vào hệ thống. Bên cạnh đó, một trong những cách vẫn thường xuyên được sử dụng đó là ghi biên bản hành chính bằng phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành để xác nhận công việc của mình.

Xem thêm: mẫu báo cáo công việc

2. Cách viết văn bản hành chính này như thế nào?

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc được hoàn thành được viết và thiết kế theo quy định chung chủ pháp luật đó là thông tư 33 và thông tư 200 của Bộ Tài chính. Khi viết phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành bạn cần chú ý một số điểm cơ bản sau:

Đối với tên đơn vị và bộ phận, phải viết chính xác, đầy đủ không được gạch xóa cùng với phần Quốc ngữ ngay đầu trang, đây là phần không thể thiếu trong mỗi văn bản hành chính như giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị tăng ca, giấy đề nghị thanh toán, biên bản trả hàng, mẫu biên bản góp vốn, biên bản vi phạm hành chính, mẫu phiếu thăng chức,...

Ví dụ: Đơn vị: Công ty tìm việc Timviec365; Bộ phận: Phòng kế toán. 

Việc làm kế toán trưởng

Phiếu xác nhận sản phẩm cv hoàn thành.docx

Tiếp theo đến nội dung chính của phiếu xác nhận về việc hoàn thành sản phẩm, về chất lượng sản phẩm và khối lượng công việc đã hoàn thành. Trong phần này bạn phải điền đầy đủ ngày tháng năm thực hiện phiếu, đây là chi tiết rất quan trọng trong việc xác định ngày thực hiện, chất lượng công việc để có thể tính tiền lương, tiền công sau này. Tên đơn vị hoặc cá nhân là tên đơn vị hoặc cá nhân người người được xác nhận công việc, bên cạnh thông tin này là số hợp đồng và ngày tháng hợp đồng. Ví dụ trong phần này bạn có thể viết như sau: Tên đơn vị hoặc cá nhân: Hà Ngọc Thủy Tiên; Theo hợp đồng số 123 XZY, ngày 12/5/2024.

Tiếp theo là nội dung bao gồm các công việc đã thực hiện, tên đơn vị tính, số lượng sản phẩm, đơn giá của một sản phẩm đó, số lượng ấy đơn giá ấy thành tiền bao nhiêu, và ghi chú. Cuối cùng là tổng số tiền, tổng số tiền phải ghi đầy đủ rõ ràng bằng cả chữ lẫn số.

Kết thúc văn bản bạn đừng quên ghi đầy đủ thông tin ngày tháng năm thực hiện cùng chữ ký của người kiểm tra chất lượng, người nhận việc, người giao việc, , và người duyệt công việc. Tất cả những người này cần phải ký và ghi rõ họ tên.

>> Xem thêm: Phiếu đề nghị tiếp khách

3. Những chú ý quan trọng khi viết phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

Khi viết phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành bạn phải chú ý một số điểm cơ bản sau:

- Không gạch xóa hay tẩy xóa bất kỳ thông tin nào trong phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Bởi lẽ văn bản này là văn bản có giá trị pháp luật và đảm bảo tính minh bạch trong công sức của người lao động nên không được tẩy xóa hay gạch xóa gì trong đó.

- Không được sai lỗi chính tả, sử dụng câu văn đầy đủ, sáng nghĩa và dễ hiểu cho người đọc.

- Đầy đủ chữ ký của các bên liên quan nhằm đảm bảo tính chính xác của biểu mẫu.

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã hiểu và nắm rõ những thông tin liên quan về phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. Từ đó bạn có thể viết và hoàn thành phiếu xác nhận việc hoàn thành sản phẩm, về chất lượng sản phẩm và khối lượng công việc đã hoàn thành.

Kiếm việc làm