Kế toán công nợ là gì? Mô tả công việc kế toán công nợ chi tiết

1. Khái niệm công nợ?

Có thể nói, công nợ chính là một mảng nhỏ của việc làm kế toán tổng hợp. Đối với những mô hình kinh doanh có quy mô vừa và nhỏ thì kế toán tổng hợp sẽ thực hiện luôn cả việc theo dõi công nợ. Tuy nhiên, đối với những công ty có quy mô lớn thì việc này sẽ được phân công cho những cá nhân cụ thể. Và nếu bạn đã từng làm kế toán công nợ và muốn chuyển sang kế toán thanh toán sẽ có khá nhiều lợi ích, bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để làm quen công việc mới vì chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

Bật mí: Toàn bộ thông tin về lương kế toán thuế tại đây!

2. Lý do phát sinh công nợ là gì?

Nói đến vấn đề phát sinh công nợ thì sẽ có rất nhiều, dưới đây là một số nguyên nhân cụ thể như:

- Nguyên nhân thường gặp: Khách hàng mua nhưng chưa thể thanh toán hết được số tiền cần trả nên có thể chịu nợ để lấy hàng ngay và sẽ trả tiền vào một thời gian sau.

- Có thể ở khía cạnh của người bán, họ mong muốn bán được hàng nên sẽ cho phép người mua thực hiện mua mà chưa cần phải thanh toán ngay mà vẫn có thể được lấy hàng. Việc này sẽ thúc đẩy việc kinh doanh của người bán.

- Sau khi hoàn tất việc thương mại hàng hóa thì người mua mới trả tiền. Điều này có thể sẽ gây ra ít chi phí hơn cho người mua, ít vốn nhưng vẫn có thể hoạt động được. Có thể nói trong trường hợp này người mua sẽ có lợi thế.

- Trong trường hợp nợ tiền có lãi suất thấp hơn với việc đi vay tiền trả nhưng có lãi suất cao hơn. Đây chính là một lợi thế dành cho người mua.

- Chưa thanh toán ngay mặc dù có đủ tiền là để thực hiện những giao dịch khác nhằm thu lợi nhuận.

Trên đây là những ưu điểm hay mặt lợi của việc ghi công nợ. Nhưng bên cạnh đó thì cần lưu ý tới những nhược điểm (mặt hại) của nó như:

- Gây ra rủi ro nếu như không thu hồi được nợ

- Làm tổn thất chi phí cho việc theo dõi, quản lý nợ

- Quá trình đòi nợ có thể gây ảnh hưởng tới hoạt động, hiệu quả kinh doanh

Xem thêm: Tìm hiểu nội dung cơ bản của chính sách thuế hiện hành.

Việc làm kế toán doanh nghiệp

3. Đối tượng theo dõi

- Công nợ phải thu của khách hàng: Nợ phải thu – TK 131

- Công nợ phải trả cho nhà cung cấp: Nự phải trả - TK 331

- Trong nội bộ doanh nghiệp: Tam ứng/hoàn ứng – TK 141

- Các khoản phải thu khác – TK 138

- Các khoản phải trả khác – TK 338

- Nội bộ giữa chi nhánh – công ty, chi nhánh – chi nhánh: TK 136 và TK 336

4. Phân loại công nợ

4.1. Công nợ phải thu của khách hàng

Trong kế toán, phải thu của khách hàng thể hiện sự xuất hàng hóa, thành phẩm của công ty bạn cho khách hàng, hoặc một cách vĩ mô hơn thì nó là việc xuất hoàn thành công trình cho chủ đầu tư, đã viết hóa đơn trực tiếp, kê khai thuế nhưng khách hàng chưa thực hiện thanh toán hoặc là đã thanh toán một phần

Dưới đây là các loại giấy tờ để theo dõi công nợ phải thu của khách hàng:

4.1.1. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng

Cách ghi: Nợ TK 131

Có TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa

Có TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

Có TK 5113: Doanh thu dịch vụ

Có TK 3331: VAT bán ra

4.1.2. Căn cứ vào phiếu thu tiền

Trên một phiếu thu tiền cần phải có đầy đủ các nội dung dưới đây:

- Người nộp tiền

- Địa chỉ

- Lý do thu tiền

Bắt buộc phiếu thu này cần phải có đầy đủ chữ ký và dấu của bên khách hàng để kế toán có thể hạch toán. Công việc của kế toán công nợ lúc này là cần kiểm tra thật kỹ thông tin trên phiếu chi, sau đó, phiếu chi này sẽ được chuyển đến phòng kế toán để hạch toán

Cách ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt tăng lên

Có TK 131: Công nợ của khách hàng cần phải thu (phải ghi chi tiết công nợ xem đó là công

nợ của khách hàng nào)

4.1.3. Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng

Việc này sẽ giúp cho kế toán biết được khách hàng nào thực hiện thanh toán vào tài khoản ngân hàng. Loại chứng từ này cũng cần có đầy đủ chữ ký của ngân hàng nơi mà công ty đã giao dịch

- Cách ghi:    Nợ TK 112

Có TK 131

- Lưu ý:

+ Có thể thực hiện theo dõi các khoản thu nội bộ thông qua TK 136 (đây là hình thức công ty mẹ - con)

+ Thực hiện theo dõi các khoản thu khác thông qua TK 1388 (nghiệp vụ cá nhân vay tiền). Công việc của kế toán chính là lập hợp đồng cho vay, phiếu chi cũng như ủy nhiệm chi đi kèm sau đó sẽ chuyển sang cho phòng kế toán

Cách ghi: Nợ TK 1388

Có TK 111, 112

Ví dụ:

Thông qua bảng công nợ phải thu bên trên thì bạn có thể thấy có cả số dư bên nợ và bên có (nõi một cách rõ ràng hơn là do TK 131 là tài khoản lưỡng tính). Khi đó, ta sẽ có:

Số dư của bên nợ: Mục này được thể hiện bằng số tiền còn phải thu của khách hàng cuối kỳ. Thông qua bảng theo dõi này, kế toán cần có kế hoạch thu hồi nợ vào kỳ sau

Số dư của bên có: Chính là sự thể hiện số tiền mà khách hàng ứng trước. Theo dõi khoản công nợ này để ta có thể xuất đơn cho khách hàng

Việc làm kế toán công nợ

4.2. Công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Đây chính là việc theo dõi, đối chiếu về mua hàng, đã nhận hàng cũng như hóa đơn của nhà cung cấp nhưng chưa thực hiện thanh toán hoặc đã thanh toán một phần

Dưới đây là những loại giấy tờ cần dùng để theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp:

Căn cứ vào hóa đơn mua hàng đầu vào thì xác định khoản phải trả cho nhà cung cấp chính là số tiền phải trả đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng, được thể hiện ở bên có TK 331 bằng nghiệp vụ phát sinh

Cách ghi: Nợ TK 152, 156

Nợ TK 1331

Có TK 331

Trong trường hợp, công ty của bạn trả tiền mặt cho nhà cung cấp thì kế toán công nợ sẽ lập phiếu chi sau đó sẽ chuyển cho thủ quỹ. Trên giấy chi cần bắt buộc có chữ ký của người lập, thủ quỹ và người nhận tiền. Tiếp đó, cuối cùng sẽ chuyển cho kế toán để hạch toán.

Cách ghi: Nợ TK 331

Có TK 1111

Nếu trong trường hợp công ty bạn thanh toán bằng cách chuyển khoản thì kế toán công nợ sẽ là người cầm ủy nhiệm chi, yêu cầu có đầy đủ thông tin của nhà cung cấp, dấu và chữ ký của xếp bạn. Sau khi đã thực hiện ủy nhiệm chi xong thì kế toán công nợ sẽ mang những chứng từ này cho kế toán hạch toán và lưu lại vào sổ thu ngân hàng năm

Cách ghi: Nợ TK 331

Có TK 1121

Theo thời gian tháng, quý, năm sẽ in báo cáo tồn quỹ tiền mặt để cho thu quỹ đối chiếu lại

Ví dụ:

Thông qua bảng công nợ phải trả bên trên, ta thấy có cả số dư bên nợ và bên có (cụ thể hơn thì TK 331 là tài khoản lưỡng tính)

Số dư bên có: Chính là số tiền cần phải trả cho nhà cung cấp vào thời điểm cuối kỳ. Việc căn cứ vào bảng theo dõi này thì kế toán sẽ cần phải lên kế hoạch trả nợ trong kỳ sau

Số dư bên nợ: Số tiền mà công ty của bạn đã ứng trước cho nhà cung cấp, thực hiện theo dõi để lấy hàng hóa và hóa đơn về

Việc làm tài chính

5. Cụ thể công việc của một kế toán công nợ

5.1. Lên danh sách các đối tượng cần theo dõi

- Thực hiện tạo mã cho các đối tượng

- Những thông tin liên quan tới các đối tượng: số điện thoại, địa chỉ,…

5.2. Xác định rõ các tiêu chí theo dõi, quản lý công nợ đối với từng đối tượng cụ thể

- Thời hạn của các khoản nợ khác nhau

- Các hợp đồng đã được ký kết (đặc biệt chú ý tới điều khoản thanh toán trong hợp đồng của từng đối tượng)

- Theo dõi các đợt thanh toán

5.3. Khi theo dõi công nợ sẽ cần làm gì?

- Nếu xảy ra phát sinh hợp đồng mua bán, cần phải ghi nhận các thông tin trong hợp đồng để tiện cho việc theo dõi. Sau đó lưu giữ và bảo quản để thuận lợi cho việc điều tra và nghiên cứu: mã đối tượng, tổng số tiền, các đợt thanh toán,…

- Thực hiện theo dõi số tiền khách hàng thanh toán, số tiền phải trả cho nhà cung cấp, số tiền hoàn ứng,… dựa trên các loại chứng từ như: giấy báo có, phiếu thu, phiếu hoàn ứng,… để có thể tiện cho việc theo dõi thanh toán nợ công. Hãy lưu ý là lưu giữ lại chứng từ để làm căn cứ đối chiếu nhé

- Là người ghi sổ theo dõi công nợ (hoặc là sổ nhật ký chung), thực hiện định khoản nghiệp vụ phát sinh trong quá trình diễn ra công nợ. Đây chính là cơ sở để lập báo cáo cũng như đối chiếu công nợ với các bên liên quan

- Theo dõi, phân chia công nợ thành kỳ hạn, bậc nợ khác nhau. Sẽ là người tính toán lãi trả chậm trong trường hợp khách hàng quá hạn trả, lên thống kê những khoản nợ xấu, khoản nợ khó đòi

- Sẽ là người lập biên bản đối chiếu công nợ khi được yêu cầu hoặc vào mỗi kỳ kế toán. Lập tối thiểu là hai bản và cần có sự xác nhận của các bên

- Lên kế hoạch báo cáo tổng hợp cho tất cả các đối tượng để thực hiện việc kiểm soát cũng như đánh giá tình hình công nợ, giá trị của công nợ nhằm mục đích phục vụ cho nội bộ, đánh giá tình hình công nợ trên một nhóm đối tượng, nhóm nợ, kế hoạch tài chính của công ty

- Lập báo cáo chi tiết công nợ cho từng đối tượng để lấy đó làm cơ sở đối chiếu, đánh giá

Hiện nay, ta có thể chắc chắn rằng vai trò của một công nợ là vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Bởi hầu hết các doanh nghiệp đều có công nợ. Một kế toán công nợ sẽ là người chịu trách nhiệm liên quan chức tiếp tới tiền tệ của công ty, là người gây ảnh hưởng rất lớn tới quyết định kinh doanh, quản trị của ban điều hành cũng như giám đốc doanh nghiệp. Việc quản lý tốt công nợ và có một kế toán công nợ giỏi sẽ là yếu tố quan trọng làm nên sự thành công của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc điểm công nợ khác nhau. Vì vậy, nhu cầu để theo dõi công nợ cũng không giống nhau, yêu cầu ở một người quản lý công phải có những kỹ năng tốt như kỹ năng tin học văn phòng, khả năng tập trung, tính toán,… để có thể tự xây dựng cho mình những công cụ quản lý riêng biệt, các phần mềm kế toán nhưng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

Không ít các công ty, doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng kế toán công nợ, nếu đây là công việc mà bạn đang tìm kiếm đừng bỏ qua những cơ hội hấp dẫn nhất tại việc làm kế toán tại tphcm và rất nhiều nơi khác trên timviec365.vn và đừng quên ứng tuyển ngay.

Tuyển dụng

Bài viết trên đây đã giúp cho bạn có thể tìm hiểu kế toán công nợ là gì và công việc của một kế toán công nợ. Hi vọng qua bài viết này bạn đã có được những kiến thức cụ thể và biết mình nên đi theo hướng nào. Chúc các bạn thành công trên con đường mình đã lựa chọn và có một ngày vui vẻ!

Xem thêm: Mẫu bảng cân đối kế toán ngân hàng mới nhất hiện nay