Hướng dẫn cách viết và mẫu biên bản vi phạm hành chính chuẩn xác

1. Những lưu ý khi viết mẫu biên bản vi phạm hành chính

Trong quá trình làm việc bạn gần như không thể tránh khỏi các sai sót cũng như không thể tránh khỏi những vi phạm hành chính xảy ra, nếu như các lỗi, sai sót không nghiêm trọng thì có thể xử lý, giải quyết trong biên bản họp xử lý khiếu nại tố cáo trong Công ty, doanh nghiệp. Chưa kể tới, các hành động vi phạm pháp luật như chưa để lại lỗi nghiêm trọng hay chưa cấu thành tội nguy hiểm thì việc xử phản chủ yếu là xử phạt hành chính. Hay đơn giản như việc tham gia giao thông hằng ngày, nếu bạn vi phạm bạn sẽ bị xử phạt hành chính.

Trong những tình huống như vậy, thông thường biên bản vi phạm hành chính được sử dụng để xử lý vi phạm. Vậy khi nào cần viết mẫu biên bản vi phạm hành chính? Không phải tất cả các trường hợp đều cần viết và được viết biên bản vi phạm hành chính. Tùy từng trường hợp cụ thể cùng với đó là hình thức xử phạt cụ thể mà người kiểm tra hay cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính. Nhưng về cơ bản thì những trường hợp lập biên bản vi phạm hành chính cụ thể như sau:

- Biên bản vi phạm hành chính sẽ được lập khi người vi phạm là các cá nhân, tổ chức sử dụng thiết bị kỹ thuật, phương tiện hay nghiệm vụ vi phạm quy định chung của pháp luật. Hay có các hành vi vi phạm nhưng chưa đến mức phải truy tố, … Trường hợp vi phạm nhưng không thuộc vào các trường hợp vi phạm theo quy chung của pháp luật sẽ không bị xử lý hay không bị lập biên bản vi phạm hành chính. Hay nhưng vi phạm đó vượt qua ngưỡng xử lý vi phạm hành chính chạm đến mức tố tục, hình sự, … sẽ xử lý theo quy định của pháp luật.

- Người lập biên bản vi phạm hành chính hay người tiến hành quyết định xử lý khiếu nại tố cáo các vi phạm hành chính phải là người có thẩm quyền chứ không phải những người có quyền hạn trong công ty, doanh nghiệp như người được quyết định bổ nhiệm tổng giám đốc, quyết định bổ nhiệm phó giám đốc. Đồng thời, thủ tục, biên bản vi phạm hành chính phải được chuẩn bị một cách đầy đủ, chi tiết, rõ ràng tránh những tranh cãi sau này.

- Các trường hợp vi phạm hành chính khi bị phát hiện phải được lập biên bản vi phạm hành chính ngay tại thời điểm phát hiện vi phạm nội quy, vi phạm hành chính. Đi kèm theo đó là những thông tin chi tiết về người lập và xử lý vi phạm hành chính, chức vụ và quyền hạn của người thực hiện xử lý vi phạm hành chính, thời gian xử phạt vi phạm hành chính, các lỗi vi phạm, căn cứ theo quy định nào của pháp luật, trong vật, tình trạng, lời khai, người bị xử lý vi phạm hành chính, …. Nhìn chung các thông tin này cần được viết, trình bày một cách đầy đủ và chi tiết nhất có thể. Như vậy mới đảm bảo giá trị pháp lý cũng như cụ thể hóa, rõ ràng hóa những xử phạt hành chính đi kèm. Đồng thời đem đến những giải quyết thỏa đáng đáng nhất, phòng tránh được những thắc mắc, đề nghị khiếu nại hay kiện tụng về sau này.

- Tiếp theo đó là biên bản, mẫu xử lý vi phạm hành chính cần được lập ít nhất hai bản để hai bên là người thực hiện xử lý vi phạm hành chính và người vi phạm hành chính giữ cũng như đại diện ký kết. Nếu có những nhân chứng hay những chứng cứ đi kèm thì cũng cần phải kê khai một cách chi tiết và đầy đủ trong văn bản, đối với nhân chứng thì nhân chứng cũng cần phải ký xác nhận làm chứng trong biên bản vi phạm hành chính và biên bản xử lý vi phạm hành chính này.

- Biên bản vi phạm hành chính sau khi lập sẽ phải được giao cho cơ quan có thẩm quyền 1 bản. Trong trường hợp, đối tượng vi phạm hành chính vượt quá thẩm quyền hay không thuộc thẩm quyền của cơ quan xử lý đó thì sẽ được chuyển lên cơ quan có thẩm quyền cao hơn hay để xem xét tiến hành xử phạt. Nếu như người vi phạm hành chính là trẻ vị thành niên thì người ký biên bản vi phạm hành chính sẽ là người giám độ của người vi phạm như cha hoặc mẹ.

Việc làm hành chính văn phòng

- Cuối cùng, trong trường hợp người vi phạm hành chính không chấp nhận lỗi xử lý vi phạm hành chính cũng như không đồng ký ký kết vào biên bản xử lý vi phạm hành chính thì sẽ phải nêu rõ lý ro trong biên bản xử lý.

Tải ngay mẫu biên xử lý vi phạm hành chính tại đây:

mau-bien-ban-vi-pham-hanh-chinh.doc

>> Xem thêm: Hoạt động đánh giá viên chức

2. Hướng dẫn cách viết biên bản vi phạm hành chính chuẩn xác nhất

Sau khi nghiên cứu các quy định chung của pháp luật trong việc xử lý các hành vi vi phạm hành chính hay lập biên bản vi phậm hành chính thì vieclam88.vn đã đúc kết đưa ra cách viết biên bản vi phạm hành chính theo đúng yêu cầu của pháp luật như sau:

2.1. Hướng dẫn về cấu trúc của văn bản

Văn bản xử lý vi phạm hành chính là văn bản có giá trị pháp lý, là một văn bản hành chính quan trọng nên cấu trúc trình bày của văn bản này sẽ phải tôn trong những quy định chung trong cách trình bày văn bản hành chính pháp luật. Chi tiết cách trình bày của văn bản này như sau:

- Quốc hiệu tiêu ngữ: Lưu ý đầu tiên khi bạn lập văn bản vi phạm hành chính đó là không thể thiếu quốc hiệu tiêu ngữ nằm ở đầu mỗi văn bản. Quốc hiệu tiêu ngữ sẽ được viết in hoa toàn bộ và căn giữa.

- Song song với quốc hiệu tiêu ngữ sẽ là tên cơ quan có thẩm quyền, đơn vị tiến hành xử lý vi phạm hành chính đối với cá nhân vi phạm. Cùng với đó là số thứ tự biên bản VPHC.

- Sau đó là ngày tháng năm lập biên bản vi phạm hành chính.

- Nội dung chính của biên bản: Nội dung chính sẽ xoanh quay các bên vi phạm hành chính, các lỗi vi phạm, chứng cứ, … và đại diện xử phạt hành chính cùng số tiền xử phạt cụ thể đối với từng trường hợp.

 - Cuối cùng là chữ ký: như đã nói ngay từ ban đầu, biên bản vi phạm hành chính bắt buộc phải có ít nhất là chữ ký của hai bên là người vi phạm hành chính và người đại diện xử lý vi phạm hành chính. Ngoài ra sẽ bổ sung thêm chữ kỹ của nhân chứng nếu có nhân chứng, vật chứng tại thời điểm xử lý vi phạm hành chính.

Đó và phần cấu trúc cơ bản của văn bản xử lý vi phạm hành chính vậy còn cách viết biên bản xử lý vi phạm hành chính như thế nào? Cùng tìm hiểu tiếp bạn nhé!

Tải ngay mẫu biên xử lý vi phạm hành chính tại đây:

mau-bien-ban-vi-pham-hanh-chinh.doc​

>> Xem thêm: Tờ khai thuế thu nhập cá nhân

2.2. Cách viết biên bản xử lý vi phạm hành chính

Bỏ qua các vấn đề râu ria bên ngoài, chúng ta cùng tìm hiểu trực tiếp về cách viết từng mục trong biên bản này như thế nào bạn nhé! Cụ thể hóa cách viết biên bản xử lý vi phạm hành chính như sau:

- Đầu tiên đối với tên biên bản vi phạm hành chính: Bạn sẽ cần viết rõ ràng lĩnh vực, ngành nghề mà người vi phạm đã vi phạm hành chính. Chẳng hạn như “Vi phạm trật tự công cộng”.

- Đối với thời gian: sẽ cần ghi chi tiết mấy giờ, mấy phút ngày tháng năm nào, tại đây diễn ra hành động vi phạm hành chính đó. Như đã nói ban đầu ghi biên bản vi phạm hành chính sẽ phải được lập ngay khi phát hiện ra những vi phạm đó. Trong trường hợp không lập biên bản ngay tại địa điểm vi phạm, có thể mời về cơ quan làm việc để lập biên bản, lý này điểm điểm sẽ được ghi theo tên cơ quan nơi diễn ra xử lý vi phạm hành chính đó.

- Mục căn cứ: tại đây nêu rõ căn cứ theo quy định nào của pháp luật. Đồng thời cụ thể về ghi nhận trọng thực tế về hiện trạng, vấn đề vi phạm hành chính vừa diễn ra. Đây là căn cứ rất quan trọng để giải quyết vấn đề cũng như đưa ra mức xử lý vi phạm hành chính thỏa đáng nhất đối với người vi phạm.

- Thông tin người lập biên bản vi phạm hành chính: Sẽ bao gồm họ và tên cùng chức vụ, tên cơ quan của người lập biên bản:

- Với sự chứng kiến: đây được xem là mục nhân chứng trong biên bản được lập. Bạn có thể mời những người gần đó trở thành nhân chứng khi lập biên bản, hoặc nếu không nhân chứng thì bỏ qua, nhưng bạn sẽ phải ghi rõ vật chứng chứng minh những vi phạm đã diễn ra. Nhân chứng có thể nhiều hơn một người, càng nhiều nhân chứng thì giá trị văn bản càng cao. Thông tin nhân chứng sẽ bao gồm họ và tên, nghề nghiệp cùng địa chỉ thường trú của họ hoặc địa điểm làm việc, tên cơ quan đó.

- Thông tin người bị xử lý vi phạm hành chính: sẽ bao gồm các thông tin là họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính của người vi phạm, công việc, quốc tịch, nơi ở cùng những thông tin như số chứng minh thư, ngày cấp và nơi cấp. Thông tin này cần viết chính xác như trong giấy khai sinh.

Tìm kiếm việc làm

Với trường hợp xử lý vi phạm hành chính đối với cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ cần ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, trụ sở, …. Cùng tất cả những thông tin khác theo đúng như trong giấy đăng ký kinh doanh hoặc ghi theo giấy thành lập doanh nghiệp đó. Ngoài ra, với trường hợp xử lý doanh nghiệp sẽ cần ghi tên người đại diện doanh nghiệp trên pháp luật cùng giới tính, chứng danh của họ. Tất cả những thông tin này đều phải ghi theo giấy chứng nhận hoặc giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

- Hành vi vi phạm: cụ thể hóa mục này bằng những hành vi đã vi phạm và thời gian vi phạm hành chính. Ví dụ: ÔNG: NGUYỄN TRUNG HIẾU có hành vi đánh nhau, gây rối trật tự trị an. Vào hồi 4h65p ngày 11/8/2024. Tại ngõ 105 khu đô thị Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội.

Thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính là rất quan trọng, thời điểm này cần được viết đầy đủ, rõ ràng và chi tiết. Vì lẽ đây được xem là căn cứ để xác định hành vi vi phạm cũng như các mức xử lý phù hợp sau này. Chưa kể tới, hành vi vi phạm vào thời điểm nào, mức độ tổn hại ra sao sẽ là căn cứ xử lý vi phạm thời điểm đó.

- Quy định … mức độ thiệt hại: sau khi xem xét các mức tổn hay thì sẽ căn cứ vào quy định cụ thể để đánh giá mức độ vi phạm cũng như đưa ra mức xử lý vi phạm cụ thể. Tại đây bạn sẽ cần phải đưa ra căn cứ cụ thể cho từng hành vi vi phạm hành chính đó.

- Ý kiến của biên bị xử lý vi phạm hành chính: người vi phạm xác nhận những thông tin trong văn bản và yêu cầu xử lý là đúng hay sai.

- Các quy định xử phạt sẽ được đưa ra tùy vào mức độ vi phạm hành chính mà người vi phạm phạm phải.

- Các tang vật và giấy phép hành nghề bị tạm giữ: mục này cần chi chi tiết về số thứ tự, tên tang vật, phương tiện hay giấy phép chứng chỉ của người vi phạm, số lượng cùng tình trạng hoặc chủng loại. Cuối cùng là ghi chú đi kèm.

- Quy định về thời điểm xử phạt vi phạm hành chính: đối với những trường hợp xử phạt tại chỗ thì có thể điểm trực tiếp vào biên bản. Trường hợp không xử phạt tại chỗ sẽ quy định ngày xử phạt vi phạm. Đồng thời ghi tên người, chứng chức danh để người vi phạm tiến hành giải trình nếu có. Thời hạn giải trình thông thường là 2 ngày đối với giải trình trực tiếp và 5 ngày đối với hình thức giải trình bằng văn bản.

Việc làm hành chính nhân sự

- Kết thúc là thời điểm kết thúc việc lập biên bản vào hồi mấy giờ ngày tháng năm nào, cùng số tờ biên bản được lập. Thêm đó là cụ thể hóa người nhận biên bản xử lý hành chính cùng chức vụ của họ.

- Cuối cùng là chữ ký của bên lập biên bản và bị lập biên bản cùng nhân chứng, người thiệt hại sẽ ký và ghi rõ họ tên hoặc chức vụ của họ. Nếu như người vi phạm không đồng ý ký biên bản thì sẽ ghi rõ lý do không ký tại mục này.

Tải ngay mẫu biên xử lý vi phạm hành chính tại đây:

mau-bien-ban-vi-pham-hanh-chinh.doc​

>> Xem thêm: Tạm đình chỉ công tác 

3. Những lưu ý khi lập biên bản xử lý vi phạm hành chính

Khi lập biên bản xử lý bạn cần lưu ý những điểm sau:

- Không phạm lỗi chính tả, tầy xóa trong văn bản hành chính.

- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, không sử dụng nghệ thuật tu từ, nhân hóa, nói giảm nói tránh, …

- Trung thực.

- Tôn trọng quy tắc chung của văn bản hành chính.

- Cụ thể, rõ ràng, chi tiết.

Tải ngay mẫu biên xử lý vi phạm hành chính tại đây:

mau-bien-ban-vi-pham-hanh-chinh.doc​

>> Xem thêm: Biên bản tiếp người đến khiếu nại tố cáo

Biên bản xử lý vi phạm hành chính là một văn bản quan trọng được lập khi có những vi phạm hành chính xảy ra. Mong rằng qua bài viết này, quý vị đã hiểu rõ về mẫu biên bản vi phạm hành chính và các thông tin hữu ích khác.