Giấy đề nghị tạm ứng theo quy định mới nhất là như nào?

Việc làm kế toán - kiểm toán

1. Khái niệm giấy đề nghị tạm ứng là gì?

Theo pháp luật Việt Nam tại Điều 21 Thông tư 133/2024/TT-BTC, giấy đề nghị tạm ứng là loại giấy chuyên dùng để xin doanh nghiệp trợ cấp cho các nhân người lao động một khoản tiền gọi là khoản tạm ứng. Khoản tiền tạm ứng này chính là khoản tiền hay được cung cấp cho dưới dạng vật tư cấp cho người cần tạm ứng để tiến hành vô số nhiệm vụ công cho công ty như được quyết định cử đi công tác hay khi mua tài sản, trang thiết. Giấy tạm ứng cần được ban giám đốc hoặc người được ủy quyền ký thay giám đốc phê duyệt.

Một lưu ý nhỏ bạn cần biết đó là người nhận tạm ứng phải là một trong số lực lượng lao động trực thuộc hay làm việc ở doanh nghiệp. Đối với trường hợp nhận tạm ứng thường xuyên (ví dụ như cần cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) thì phải dựa vào sự cho phép của người có thẩm quyền (Giám đốc/Tổng giám đốc) giao khoản tạm ứng cho có văn bản làm chứng.

Biểu mẫu 03- TT ban hành kèm theo thông tư 133/2024/TT-BTC

2. Đối tượng lập, mục đích lập giấy đề nghị tạm ứng

- Đối tượng lập: là người công nhân viên chức, người làm việc bất kỳ miễn sao là người lao động làm việc tại doanh nghiệp xin tạm ứng khi có nhu cầu tạm ứng.

- Mục đích tạm ứng: phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay phục vụ mục đích làm việc công cho công ty. Ví dụ: mua vật tư, hàng hóa, đi công tác…

- Trình tự ký duyệt: Bắt đầu người lao động xin giấy tạm ứng ký sau đó trình cho Trưởng bộ phận ký kế tiếp là xin chữ ký của người được bổ nhiệm kế toán trưởng cuối cùng là xin chữ ký của Giám đốc duyệt.

Xem thêm: Mẫu biên bản vi phạm hành chính

3. Trách nhiệm của người đề nghị tạm ứng

Không phải mọi khi muốn được phép tạm ứng với đơn đề nghị, nhân viên lao động đều có thể được cấp, mà để được doanh nghiệp tạm ứng, bạn cần tuân thủ nội quy hoặc các nguyên tắc mà công ty đưa ra. Do đó, người nhận tạm ứng phải:

- Khi đứng trước doanh nghiệp và pháp luật phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số tiền tạm ứng nhận từ doanh nghiệp, bên cạnh đó chỉ được sử dụng khoản tiền tạm ứng khi làm việc phục vụ lợi ích của công ty nơi bạn công tác để tiến hành những nội dung công việc đã trình lên giám đốc và được duyệt trước đó.

- Nếu bạn không sử dụng hoặc không sử dụng hết số tiền xin doanh nghiệp tạm ứng bạn bắt buộc phải nộp lại xung quỹ của doanh nghiệp. Nếu gian lận không chịu nộp lại vào quỹ sẽ bị công ty trừ lương một cách thẳng tay. Trường hợp số tiền chi cho công việc của công ty quá số tiền xin tạm ứng thì phải báo cáo lên doanh nghiệp khi ấy công ty sẽ ra quyết định bổ sung số còn thiếu cho người lao động.

- Người nhận tạm ứng không được phép đưa số tiền tạm ứng nhận từ công ty cho nhân viên khác dùng.

- Sau khi dùng tiền tạm ứng hoàn thành xong công việc, người được công ty cấp khoản tiền tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng để thanh toán toàn bộ cũng như thống kê toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận xem bạn sử dụng những số tiền ấy vào công việc gì như thế nào.

- Phải dứt điểm trong việc thanh toán khoản tạm ứng kỳ trước sau khi thanh toán xong với công ty mới được nhận tiếp tạm ứng kỳ sau.

(khoản 1 Điều 21 Thông tư 133/2024/TT-BTC)

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao xe

4. Cách viết giấy đề nghị tạm ứng                                                   

Nhiều bạn xin khoản tạm ứng nhưng lại không biết cách viết giấy đề nghị tạm ứng sao cho chuẩn. Nếu bạn là một trong số những người như thế thì hãy tham khảo mục này thật kỹ nhé!

Trước tiên bạn cần điền đầy đủ rõ ràng tên đơn vị, tên bộ phận tại góc trên bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng được viết 1 liên bởi người xin tạm ứng và ghi rõ kính gửi giám đốc doanh nghiệp (Người giúp bạn xét xem có được cấp tiền tạm ứng không).

– Người lao động cần công ty tạm ứng phải kê khai rõ và đủ nào là họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền xin tạm ứng (ghi rõ bằng chữ và bằng số).

– Mục đích của việc tạm ứng là để bạn ghi rõ lý do cụ thể khi cần tiền tạm ứng cho công việc như tiền công tác phí, mua văn phòng phẩm hoặc tiếp khách.

– Thời hạn thanh toán: là nơi để ghi rõ thời gian gồm ngày tháng năm hoàn lại số tiền đã tạm ứng.

Giấy đề nghị tạm ứng sau khi được người lao động viết sẽ được mang qua cho kế toán trưởng xem và cho ý kiến và đệ trình lên giám đốc duyệt xem có được chi hay không. Căn cứ vào các ý kiến quyết định của giám đốc, kế toán sẽ tiến hành soạn thảo tạo lập phiếu quyết định chi tạm ứng kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ hiện thực hóa tiến trình xuất quỹ.

Cụ thể bạn phải khai rõ tên họ của người tạm ứng người đề nghị tạm ứng cũng như mục đích của việc tạm ứng là dùng để thực hiện nhiệm vụ gì của công ty và thời gian thanh toán tiền tạm ứng là thời gian nào ghi rõ ngày tháng năm đó.

Cuối cùng là bạn người đi xin công ty tạm ứng phải mang giấy đề nghị tạm ứng đi xin đầy đủ chữ ký các phòng ban liên quan rồi tới thủ quỹ để nhận tiền.

Xem thêm: Mẫu biên bản họp gia đình

5. Nguyên tắc quản lý tạm ứng

Khoản tạm ứng chính là một khoản chi bằng tiền mặt hoặc được tạm ứng dưới dạng vật tư được doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên xin đề nghị tạm ứng để làm các công việc công cho công ty như làm hợp đồng thuê nhà làm văn phòng hay hợp đồng thuê nhà xưởng,... đáp ứng tốt nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó chờ sếp phê duyệt. Người nhận tạm ứng như đã nói ở trên là phải là công nhân viên chức làm trong doanh nghiệp mới có quyền xin doanh nghiệp đó tạm ứng. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên phải xin ý kiến đồng ý của Giám đốc bằng văn bản

Người nhận tạm ứng có thể là cá nhân cũng có thể là một tập thể người phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp về số tiền đã nhận tạm ứng của doanh nghiệp và chỉ được dùng số tiền được tạm ứng để làm việc công đã được giám đốc phê duyệt trước đó. Nếu số tiền nhận tạm ứng quá nhỏ không đủ để làm xong công việc hay số tiền tạm ứng bị thừa thì đều phải báo cáo lại bằng văn bản và số tiền thừa phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không bao giờ được phép chia số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

Khi công việc được cấp trên giao cho đã được hoàn tất, người nhận tạm ứng phải lập bảng bằng excel về kê khai thanh toán tạm ứng để thanh toán toàn bộ, dứt điểm số tiền nhận tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã dùng cho công việc là bao nhiêu và khoản chênh lệch giữa khoản được tạm ứng và khoản tiền đã sử dụng cho mục đích công việc. Khoản tạm ứng sử dụng nhắc lại nếu dùng không hết nếu không nộp lại quỹ thì sẽ bị doanh nghiệp trừ vào tiền lương hằng tháng. Trường hợp chi quá số tiền được doanh nghiệp tạm ứng cho thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung sau khi bạn báo cáo lại.

Phải thanh toán và tiến hành hoàn ứng đầy đủ khoản tạm ứng này rồi mới được xin tạm ứng lần tiếp sau.

Người kế toán cần kiểm tra và giám sát từng người nhận tạm ứng, sau đó ghi chép đầy đủ thông tin cần thiết trong mỗi lần tạm ứng.

Việc làm chuyên viên kế toán

6. Thủ tục và chứng từ tạm ứng

6.1. Trường hợp tạm ứng khi đi công tác

Hồ sơ chi tiết ghi chép về khoản tạm ứng

Giới thiệu nơi công tác ở đâu

Dự định số tiền chi cho đoàn trong quy trình đi công tác

Giám đốc chỉ định người nào đi công tác

Soạn thảo ra hành trình hay lịch trình công tác;

Hóa đơn để chứng tỏ người đi công tác có đi máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng.

Giấy mời nhằm mục đích chi tạm ứng

Thông tin kê khai rõ ràng về: nơi đi, nơi đến để công tác, ở địa điểm đi công tác mấy ngày cần ghi rõ ràng đầy đủ.

Trong giấy đề nghị tạm ứng công tác phí, bạn cần điền đầy đủ rõ ràng số tiền cần tạm ứng là bao nhiêu, tại sao hay lý do cần tạm ứng, ngày hoàn tiền lại cho Công ty… để cấp trên có thẩm quyền xét duyệt.

Sau khi giấy đề nghị tạm ứng được duyệt, Phòng kế toán tài chính sẽ tiến hành lập phiếu chi tiền mang đi tới cho người đề nghị thanh toán, thủ quỹ ký phiếu chi, người nhận tiền phải ký, khai rõ ràng đầy đủ họ và tên.

Xem thêm: Mẫu biên bản làm việc nhóm

6.2. Tạm ứng cho nhân viên mua hàng hoá vật tư

Thủ tục ban đầu

Trong giấy đề nghị mua hàng hoá, vật tư phải kê khai đầy đủ tên mặt hàng cần mua, đơn giá, số lượng cần mua để cấp trên trực tiếp có thẩm quyền liên quan phê duyệt.

Báo giá và hợp đồng

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng

7. Hồ sơ thanh toán tạm ứng

Một bộ hồ sơ thanh toán tạm ứng đầy đủ gồm có những giấy tờ sau:

•Giấy đề nghị tạm ứng

• Nếu là tiền mặt cần có phiếu chi tiền, nếu là chuyển khoản cần giấy ủy nhiệm chi

•Bảng khai ghi rõ ràng đầy đủ từng khoản chi phí

•Quyết định cử đi công tác: ghi rõ ràng nơi đi nơi đến, thời gian ở lại làm việc

•Bảng quyết toán duyệt chi công tác như phí cước hành lý (nếu có).

•Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)

Lưu ý:

Khi làm giấy đề nghị tạm ứng các chi phí đi công tác phải tuân thủ luật định. Chứng từ thanh toán nếu là tiếng nước ngoài cần phải nhờ phiên dịch dịch sang tiếng Việt. Nếu có đầy đủ chứng từ trên mới được thanh toán cho người được cử đi công tác

Nếu trong khi công tác nghỉ chân tại khách sạn phải hoá đơn GTGT, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm bằng chứng để được tạm ứng thanh toán tiền vé máy bay cho người đi công tác.

Xem thêm: Giấy đề nghị tăng ca

8. Quy trình tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng cá nhân

8.1. Chi tạm ứng

Đề nghị tạm ứng

Đề xuất tạm ứng

Lưu ý: Phải ghi rõ thời hạn thanh toán trên phiếu đề nghị tạm ứng.

Xem thêm: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

8.2. Thanh toán tiền tạm ứng

Đề nghị thanh toán tiền tạm ứng

Đề xuất

Hoá đơn tài chính nộp cả bản gốc và bản sao

Bảng kê chi tiết

Lưu ý 1:

Cán bộ chịu trách nhiệm làm giấy tạm ứng phải hoàn ứng dứt điểm cho xong 1 khoản tạm ứng này mới được quyền cho tạm ứng lần 2. Toàn bộ doanh nghiệp đề nghị cán bộ làm tạm ứng phải thanh toán đầy đủ theo thời gian ghi trên giấy đề nghị tạm ứng. Nếu đến thời hạn thanh toán tạm ứng mà cán bộ chưa tạm ứng kịp hay chưa rục rịch tạm ứng lại thì cần người lao động có ý kiến lên trưởng phòng kế toán để được xử lý.

Lưu ý 2:

Về hoá đơn GTGT khi làm thanh toán:

– Phải khai rõ và đủ Ngày, tháng ,năm

–Tên, địa chỉ, Mã số thuế của công ty là những thông tin tiếp theo không thể thiếu

– Ký ghi rõ họ tên của người mua hàng, người bán hàng.

– Người thực hiện thanh toán phải chịu trách nhiệm đối với hóa đơn GTGT mà họ đã thanh toán.

– Hóa đơn GTGT có giá trị cao bắt đầu lấy mốc từ 20.000.000 trở lên phải dùng tài khoản công ty để thanh toán mới được khấu trừ thuế.

Tuyển dụng

8.3. Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng

Hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng phải gồm có những tài liệu sau:

- Giấy tạm ứng

- Giấy đề nghị thanh toán

- Số tiền thừa nộp lại quỹ, hay số tiền cần chi thêm ghi thành văn bản

- Các chứng từ kèm theo của tất tần tật mọi khoản chi

- Giấy công tác trong trường hợp đi công tác cần thanh toán công tác phí

Sau khi bạn thu thập đủ chữ ký của Lãnh đạo phòng Kế toán và Kiểm toán nội bộ và cán bộ thanh toán tạm ứng, Kế toán sẽ tiến hành chi tạm ứng cho bạn.

Trên đây là những thông tin hữu ích nhất về giấy đề nghị tạm ứng do chúng tôi thu thập tổng hợp được từ nhiều nguồn uy tín. Bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan toàn diện nhất về giấy đề nghị tạm ứng và hoạt động đề nghị tạm ứng của doanh nghiệp với người lao động. Hy vọng bài viết này là bổ ích cho bạn. Xin cảm ơn quý khách đã dành thời gian đọc bài viết này của chúng tôi. Chúc bạn đọc có một ngày làm việc vui vẻ với tinh thần thoải  mái. Trân trọng!

Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2024

Trong quá trình hoạt động liên tục của doanh nghiệp, bạn cần thường xuyên cập nhật và áp dụng các biểu mẫu mới nhất về khoản tạm ứng. Nay chúng tôi xin chia sẻ với bạn Mẫu Giấy đề nghị tạm ứng mới nhất 2024 để bạn tham khảo nhé!

Cuối cùng, bạn đọc tham khảo thêm về mẫu biên bản họp hội đồng thành viên, mẫu biên bản góp vốn và mẫu biên bản đối chiếu công nợ nếu thấy chúng hữu ích.

mau-giay-de-nghi-tam-ung.doc
>> Tìm việc làm thêm ở đâu để lương cao ? Tham khảo ngay độc chiêu tìm việc làm từ Timviec365.vn, vừa có việc mà lương lại cực cao