Mẫu thư tín thương mại - Một số lưu ý quan trọng bạn cần biết

1. Bạn hiểu mẫu thư tín thương mại như thế nào?

Thư tín dụng thương mại thực chất là việc trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp với nhau. Qua việc viết thư, họ sẽ diễn đạt những ước vọng và quan tâm về một vấn đề cụ thể.

Trong kinh doanh, thư tín dụng đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp trao đổi thông tin, bàn luận hay đưa ra đề xuất một sự việc nào đó với khách hàng của mình. Chính vì vậy một bức thư tín thương mại dễ hiểu, đầy đủ ý, trình bày khoa học sẽ giúp bạn gây ấn tượng tốt nhất với khách hàng của mình.

Với những khái quát trên đây bạn đã thực sự hiểu rõ về loại thư tín thương mại? Hãy cùng tôi tiếp tục tìm hiểu phần sau để làm rõ hơn vấn đề này bằng cách tìm hiểu tác dụng của nó nhé.

>> Xem thêm: Mẫu báo cáo thu chi nội bộ

2. Tác dụng của các mẫu thư tín thương mại

Mẫu thư tín thương mại là một phát minh “vĩ đại” đem lại cho doanh nghiệp sự tiện lợi trong việc trao đổi thông tin với khách hàng hay đối tác của mình.

Những lá thư thương mại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nhất thời gian giải quyết các vấn đề, thay vì trước kia phải đi gặp mặt trực tiếp để đàm phán, thảo luận hay thương lượng thì giờ đây mọi thông tin đều có thể phản ánh qua thư tín thương mại. Thật là tiện lợi đúng không, đây có lẽ là hình thức liên lạc mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng không bỏ qua.

Một tác dụng nữa được tìm thấy ở những mẫu thư tín thương mại này đó là khả năng bảo mật thông tin rất lớn. Những thông tin trao đổi qua thư tín thương mại có thể là những thông tin không quan trọng song cũng có thể là những “bí mật” quan trọng của công ty, vì vậy rất cần độ bảo mật thông tin cao và an toàn để những đối tượng xấu không có cơ hội thực hiện hành vi trái phép. Và thư tín thương mại đã giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này.

Đó là những tác dụng của mẫu thư tín thương mại, sau khi tìm hiểu một loạt những thông tin trên đây chắc chắn bạn đã nôn nóng muốn khám phá cách viết thư tín như thế nào rồi đúng không? Vậy thì đừng rời mắt đi đâu và tiếp tục lướt xuống bên dưới để xem cách hướng dẫn viết mẫu thư tín thương mại chuẩn xác nhất nhé.

Việc làm thương mại điện tử

>> Xem thêm: Mẫu quyết định tiếp nhận thực tập

3. Quy tắc viết mẫu thư tín thương mại chuẩn xác nhất

Dựa vào những thành phần cấu tạo của mẫu thư tín thương mại, bạn có thể đưa ra những quy tắc riêng cho mình để sở hữu nội dung hoàn chỉnh cũng như hoàn hảo nhất. Cụ thể như sau:

1) Địa chỉ hồi âm: Ở phần này, bạn hãy nhập tên và địa chỉ chuẩn xác để khách hàng hồi âm lại cho bạn sau khi nhận được thư tín thương mại của bạn. Hãy nhớ rằng tất cả những địa chỉ này cần phải chính xác để khách hàng có thể tìm thấy bạn nhanh nhất.

2) Ngày tháng viết thư và gửi thư: Trong nội dung phần này, bạn sẽ phải ghi ngày tháng đầy đủ để nhà tuyển dụng biết rằng bạn gửi cho họ vào thời gian nào, nếu lỡ họ không nhận được thư ngay khi bạn gửi. Tuy nó không quá quan trọng nhưng bạn cần thể hiện đầy đủ tránh để các mục trống sẽ làm mất mỹ quan của bức thư và thể hiện bạn là người không chuyên nghiệp, tỉ mỉ.

3) Số tham chiếu: Với những người chưa bao giờ gửi thư tín thương mại sẽ khó mà hiểu được nội dung phần này cần viết những gì. Tuy nhiên nó cũng không quá khó như bạn nghĩ đâu, chỉ là bạn chưa tìm hiểu về nó mà thôi. Với nội dung này bạn sẽ thể hiện phần công việc hay những mẫu công văn liên quan mà bạn muốn đề cập và ghi rõ ngày tháng gửi từ trước đó để khách hàng có thể dễ dàng tìm theo địa chỉ mà bạn đề cập.

4) Ký hiệu gửi thư đặc biệt: Phần này bạn có thể nhập tát cả các ký tự bằng cách viết in hoa toàn bộ nếu nó phù hợp.

5) Địa chỉ người nhận thư: Hãy nhập tên, địa chỉ của người hoặc công ty - nơi mà bạn gửi thư đến một cách chính xác để đảm bảo thư của bạn được chuyển đến an toàn và không bị lạc đường.

Việc làm đại diện thương mại

6) Chú ý: Bạn có thể ghi chú bất kỳ một điều gì mà bạn mong muốn, có thể là nhập tên người bạn muốn gửi thư vào phần này.

7) Lời chào: Đây là phần quan trọng thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng. Hãy viết tên của người bạn gửi thư nhưng hãy kèm theo các đại từ xưng hô lịch sự như là QUÝ ông/bà, Xin chào Anh/chị, Thưa ông/bà/anh/chị,... sau đó là phần KÍNH GỬI kèm tên của người gửi.

8) Tiêu đề: Bạn hãy nhớ rằng một lá thư không có tiêu đề bạn sẽ chẳng thể hiểu lá thư ấy đề cập về vấn đề gì và khi khách hàng của bạn nhận được một lá thư khoogn tiêu đề chắc chắn họ sẽ chẳng thèm quan tâm hay đoái hoài đến nội dung bên trong đâu. Vì vậy bạn cần phải nhập đầy đủ, chính xác dòng tiêu đề như là THƯ HỎI THĂM, THƯ TRAO ĐỔI, THƯ ĐỀ NGHỊ,...

9) Phần thân bài: Đây là phần trọng tâm của lá thư, vì vậy bạn hãy thể hienj những gì bạn muốn bày tỏ với khách hàng, nhưng hãy biết cách trình bày khoa học, ngắn gọn và dễ hiểu. Tốt nhất nên chia thành các đoạn ngắn, mỗi đoạn thể hiện một ý để khách hàng dễ dàng nhận biết. Tránh lan man dài dòng mà hãy đề cập luôn vào trọng tâm vấn đề để khách hàng không bị mất thời gian.

10) Kết thư: Bạn hãy kết thúc lá thư bằng những từ thể hiện sự tôn trọng nhất như là “Kính thư! Chân trọng! Thân ái!...”

11) Để lại chữ ký: Sau phần kết thúc thư là phần để lại chữ ký của bạn, hãy để lại chữ ký một cách rõ ràng.

12) Phần Cc trong thư nên viết gì? Bạn hãy hiểu đây là nơi bạn viết những địa chỉ mà bạn muốn gửi lá thư này đến. Kiểu gửi thư cùng lúc cho nhiều người vậy đó, nếu như không có nhu cầu gửi lá thư này cho những người khác nữa thì hãy bỏ qua mục này nhé.

>> Xem thêm: Mẫu quyết định điều động cán bộ

4. Lưu ý khi viết mẫu thư tín thương mại

Một lá thư tín thương mại nhỏ bé nhưng nó lại có tác dụng to lớn, vì vậy chỉ cần chút sơ ý của bạn rất có thể khiến công ty mất đi một khách hàng tiềm năng. Vậy nên hãy cần thận khi đưa bất kỳ thông tin gì và trình bày một cách hoàn mỹ nhất, điều đó cũng áp dụng cho các mẫu văn bản, đơn từ khác như mẫu giấy giới thiệu công ty, mẫu giấy uỷ quyền đi làm thủ tục, biểu mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp, mẫu biên bản đối chiếu công nợ, mẫu biên bản góp vốn, mẫu biên bản họp hội đồng thành viên, biên bản bàn giao tài sản,...

4.1. Các đề xuất cần lưu ý khi gửi thư tín thương mại

Các đề xuất dưới đây sẽ giúp quý vị hiểu cách tạo ra một mẫu thư thương mại hoàn hảo nhất:

Thứ nhất, hãy chú ý đến định dạng của mẫu thư tín thương mại này. Bạn có thể lựa chọn mẫu giấy viết thư theo thiết kế sẵn của công ty trong đó có chứa biểu tượng logo, tên công ty,... thể hiện sự chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, việc đánh máy mẫu thư tín thương mại cũng làm bạn trở nên chuyên nghiệp và uy tín hơn, áp dụng theo tiêu chuẩn được quy định khi trình bày văn bản.

Thứ hai, bạn cần xác định rõ danh tính của đối tượng gửi thư và mục đích của lá thư là gì, cố gắng thể hiện một cách nổi bật nhất có thể để người nhận thấy rõ mục đích gửi thư của bạn là gì.

Thứ ba, đưa ra yêu cầu hoặc đề nghị trợ giúp. Hãy đề cập một cách khéo léo đến vấn đề mà bạn muốn truyền đạt tới khách hàng.  Hãy nhấn mạnh bạn là chủ doanh nghiệp và bạn muốn nhắc nhở khách hàng là họ chưa thanh toán hoá đơn mua hàng cho doanh nghiệp bạn.

Những cách viết trên đây công thêm phần lưu ý mà tôi vừa chia sẻ chắc chắn đã làm cho các bạn hiểu rõ về mẫu thư tín thương mại đồng thời các bạn có thể tự đưa ra một cách trình bày khoa học và phù hợp nhất với vấn đề mà mình muốn đề cập. 

Cần tìm việc làm

4.2. Mẫu thư tín thương mại có thể viết bằng ngôn ngữ nào?

Để trả lời câu hỏi này thì trước tiên bạn cần phải xác định được đối tượng khách hàng hay đối tác mình cần trao đổi là người nước nào? Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng bởi có thể bạn viết tiếng Việt nhưng đối tượng gửi thư lại là người Hàn thì họ sẽ không hiểu và đương nhiên lá thư của bạn sẽ trở thành vô nghĩa.

Vì vậy, trước khi gửi thư bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ xem đối tượng bạn đang hướng tới là người nước nào, có thể sử dụng ngôn ngữ nào để gửi những mẫu thư tín thương mại tiếng Việt, mẫu thư tín thương mại bằng tiếng Anh hay là  mẫu thư tín thương mại tiếng Trung là phù hợp.

Hiện tại trên các web có rất nhiều các mẫu thư tín thương mại tiếng Anh pdf, hay những mẫu thư tín thương mại quốc tế vậy nên rất dễ dàng để bạn có thể tìm được các mẫu thư tín thương mại bằng tiếng Anh về sử dụng cho mục đích gửi thư của mình. Ngoài ra các bạn có thể tìm thấy 500 mẫu thư tín thương mại khác nhau như mẫu thư tín thương mại tiếng Anh hay 500 mẫu thư tín thương mại tiếng Việt.

Những thông tin chia sẻ về mẫu thư tín thương mại xin được khép lại tại đây, hy vọng rằng bài mẫu thư tín thương mại này sẽ giúp các bạn có thêm sự hiểu biết về mẫu thư tín thương mại và có thể tham khảo các mẫu thư tín thương mại trong tiếng Anh tại Timviec365.vn. 

Ngoài việc tham khảo 500 mẫu thư tín thương mại pdf bạn có thể tham khảo mẫu thư tín thương mại chuẩn nhất mà tôi đưa ra ngay sau đây, chắc chắn sẽ giúp bạn sở hữu mẫu thư tín thương mại chuẩn nhất. Để tìm hiểu thêm những thông tin liên quan khác các bạn hãy theo dõi và truy cập thường xuyên vào website Timviec365.vn. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết của tôi!