Hướng dẫn viết mẫu báo cáo tiếp khách chuẩn tại Timviec365.vn

Việc làm nhân sự

1. Vì sao cần phải báo cáo tiếp khách?

Trong cuộc sống có rất nhiều công việc đòi hỏi chúng ta phải báo cáo lại kết quả mỗi khi hoàn thành nhiệm vụ. Việc báo cáo như vậy là cần thiết để những người phụ trách giám sát quản lý công việc đó có thể nắm được chi tiết, cụ thể tình hình công việc đã được thực hiện ra sao. Vì dụ trong các cơ quan, việc báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo doanh thu hay báo cáo tiến độ công việc thi công là cực kì quan trọng, nó giúp doanh nghiệp biết hiệu quả làm việc và định hướng, xây dựng mục tiêu công ty sắp tới.

Đối với nhiệm vụ tiếp khách cũng như vậy, những người được giao thực hiện công việc này thì đều phải hoàn thành, kết thúc công việc bằng một bản báo cáo chi tiết. Hầu hết, ở bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ phải xây dựng kế hoạch đón tiếp khách đến với công ty, doanh nghiệp. Họ có thể là khách hàng đến giao dịch tại công ty hay người ứng tuyển khi có thông báo tuyển dụng nhân sự, có thể là đối tác tới ký kết hợp đồng, hoặc cũng có thể là những vị khách quý đến tham quan và hợp tác cùng công ty.

Chính vì thế, bộ phận phụ trách tiếp khách sẽ cần phải trình bày và báo cáo lại vấn đề này một cách cụ thể, chi tiết để nhằm kiểm soát một trong những tình hình hoạt động của công ty trong vấn đề đối ngoại. Tiếp khách cũng là một hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty vì nó góp phần mở rộng thêm mối quan hệ hợp tác tốt đẹp từ phía nhà đầu tư, đối tác, khách hàng. Vì thế mà dựa vào bản báo cáo tiếp khách này, người quản lý sẽ biết được cần phải điều chỉnh các vấn đề gì để các buổi tiếp khách sau được hoàn chỉnh hơn và từ đó có thể xây dựng được hình ảnh tốt đẹp cho công ty.

Xem thêm: Mẫu phiếu đánh giá khóa học

2. Mẫu báo cáo tiếp khách phổ biến thường dùng hiện nay

Mẫu báo cáo tiếp khách

Mẫu báo cáo tiếp khách.doc

3. Cách viết mẫu báo cáo tiếp khách chuẩn nhất năm 2019

Mỗi một đơn vị đều sẽ có hình thức ghi mẫu báo cáo tiếp khách cho riêng mình. Tuy nhiên, cái nét riêng ấy chỉ thể hiện thật chi tiết, rõ ràng dựa theo các yếu tố cụ thể của công ty đó. Tuy nhiên, để biết cách viết mẫu báo cáo tiếp khách cho công ty mình như thế nào thì chúng ta cần phải nắm được form mẫu chung được yêu cầu để hoàn chỉnh một mẫu báo cáo tiêu chuẩn nhất theo đúng quy định. Vậy những quy định chung về cách viết mẫu báo cáo tiếp khách tiêu chuẩn thể hiện như thế nào? Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cụ thể qua các bước dưới đây.

3.1. Điền tên đơn vị và thời gian vào mẫu báo cáo tiếp khách

Khi làm báo cáo tiếp khách sẽ cần phải in logo của công ty vào trong báo cáo, vị trí đặt logo sẽ nằm ở góc phía trên bên trái báo cáo. Ở góc phía trên bên phải bạn ghi đầy đủ tên công ty ở dạng chữ in hoa, không dấu (TEN CONG TY). Ngay phía dưới của tên Công ty, ghi rõ ràng địa điểm, thời gian làm báo cáo. Ví dụ: Hà Nội, 15 tháng 08 năm 2019

Xem thêm: Mẫu phiếu đánh giá tín nhiệm

3.2. Ghi nội dung của bản báo cáo tiếp khách

Tên báo cáo bạn ghi chữ in hoa có dấu và đặt ở vị trí chính giữa hàng ngay bên dưới mục thời gian và địa điểm: BÁO CÁO TIẾP KHÁCH. Trong phần kính gửi, tùy vào yêu cầu cụ thể của công ty bạn để ghi rõ người hoặc bộ phận nào sẽ trực tiếp tiếp nhận, giám sát bản báo cáo của bạn.

Tiếp tục quan tâm đến phần nội dung của bản báo cáo, chúng ta sẽ hoàn thiện các yêu cầu về nội dung theo 4 mục chính. Bao gồm cụ thể như sau:

- Mục thứ nhất (I): Cần ghi rõ Thông tin của đơn vị đảm nhiệm tiếp khách. Trong đó bạn ghi rõ đơn vị được phân nhiệm vụ tiếp khách cho công ty là đơn vị nào. Ví dụ như Phòng Hành chính nhân sự, Bộ phận lễ tân hay phòng quản lý nhân sự,…. Sau đó ghi rõ Họ và tên của những cán bộ, nhân viên tham gia tiếp khách theo bảng bao gồm các nội dụng cần điền: Số thứ tự, Họ và tên đầy đủ, Chức của của cán bộ, nhân viên tiếp khách và Nhiệm vụ của họ trong quá trình tiếp khách là gì.

Việc làm lễ tân văn phòng

Sau khi hoàn thành bảng thông tin này, chúng ta ghi rõ Thời gian tiếp khách một cách chi tiết nhất, tiếp khách lúc mấy giờ của ngày/ tháng nào, kết thúc nhiệm vụ này vào lúc mấy giờ. Cuối cùng, kết thúc mục đầu tiên bằng việc khẳng định những Thông tin của đơn vị tiếp khách đã được người/ bộ phận phụ trách phê duyệt và đồng ý và thời gian nào.

Xem thêm: Nhật ký công việc

Cụ thể, nội dung cơ bản của mục nội dung đầu tiên cần điền như sau:

I. Thông tin của đơn vị tiếp khách

1. Đơn vị: …

2. Họ và tên của cán bộ tham gia tiếp khách

(điều vào bảng)

3. Thời gian tiếp khách: Tiếp khách lúc … giờ, ngày…., kết thúc….

4. Đã được BGĐ phê duyệt: Ngày…tháng…năm…

- Mục thứ hai (II) Báo cáoThông tin về đoàn khách: Trong mục này bạn chỉ cần điền các nội dung theo bảng mẫu được cung cấp sẵn gồm có các nội dung: Số thứ tự, Họ và tên (Khách), Chức vụ, Địa chỉ, Nơi lưu trú (của khách)

- Mục thứ ba (III) cũng là mục nội dung chính của bản báo cáo. Tại mục này bạn sẽ cần phải ghi rõ các nội dung bao gồm:

+ Mục tiêu của chuyến viếng thăm và làm việc

+ Chương trình là việc chi tiết

+ Kết quả của buổi làm việc

+ Những mục tiêu có khả năng xúc tiến và hợp tác trức mắt, lâu dài.

Xem thêm: Bảng thanh toán tiền lương

- Mục thứ tư (IV): Bạn có thể đưa ra những Kiến nghị khác tại đây. Đây là phần mà người làm báo cáo tiếp khách được đề xuất hay kiến nghị, đưa ra ý kiến cá nhân để đảm bảo cải thiện cho những buổi tiếp khách lần sau của doanh nghiệp được thuận lợi hơn.

Kết thúc bản báo cáo này, ngươi lập báo cáo cần phải ký và ghi rõ họ tên vào góc bên phải trước khi nộp chúng đến cho người hay bộ phận phụ trách.

Tuy nhiên, hiện nay để cho công việc làm báo cáo tiếp khách trở nên thuận lợi và diễn ra nhanh chóng hơn thì có một vài trang web đã cung cấp cho các bạn sẵn các mẫu báo cáo tiếp khách. Để có thể sở hữu được form mẫu báo cáo tiếp khách đạt chuẩn nhất thì các bạn có thể truy cập vào website và tải biểu mẫu mà chúng tôi cung cấp ở trên về máy.

Tìm hiểu thêm mẫu biên bản bàn giao tài sản và mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng tại Timviec365.vn

Tìm kiếm việc làm