“Tất tần tật” thông tin về cách xử lý và viết biên bản trả hàng

Việc làm bán hàng

Biên bản trả hàng là gì?

Biên bản trả hàng được lập khi công ty bạn mua hàng hoặc mua tài sản, trang thiết bị mới, khi người bán đã lập biên lai thu tiền và hóa đơn, người mua đã nhận được hàng, nhưng người mua phát hiện hàng hóa không chính xác như chất lượng hoặc mẫu mã yêu cầu và cần trả lại 1 phần hoặc toàn bộ. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, kế toán cần phải đưa ra những cách lập biên bản trả hàng khác nhau.

Hướng dẫn cách xử lý và lập biên bản trả hàng theo thông tư mới nhất

- Trong trường hợp người mua là công ty có khả năng xuất hóa đơn hoàn trả: người mua sẽ xuất hóa đơn để trả lại hàng cho người bán, ghi rõ hàng hóa trả lại cho người bán do thông số kỹ thuật không phù hợp , chất lượng sản phẩm, VA,….

- Nếu người mua là cá nhân không thể xuất lại hóa đơn: khi trả lại hàng, người mua và người bán phải ghi lại bằng văn bản hoặc đồng ý bằng văn bản về loại hàng hóa, số lượng và giá trị trả lại theo giá chưa bao gồm VAT và VAT theo hóa đơn bán hàng (số lượng ký hiệu, ngày và tháng của hóa đơn) được thực hiện trước đó, lý do trả lại hàng hóa cũng như hóa đơn gửi cho người bán. Hồ sơ này được lưu giữ cùng với hóa đơn bán hàng để làm cơ sở cho việc điều chỉnh tờ khai của người bán và số tiền thuế VAT.

(Theo điểm 2.8, Phụ lục 4, TT 39/2024 / TT-BTC)

Xem thêm: Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Xử lý trường hợp người mua là công ty có khả năng xuất hóa đơn hoàn trả:

Thời điểm bán: Công ty bán đã thực hiện xuất hóa đơn giao cho công ty mua

Khi bạn muốn trả lại hàng: Người mua sẽ xuất hóa đơn (đối với số lượng hàng trả lại: có thể trả lại một phần hoặc trả lại tất cả hàng đã mua) để trả lại hàng cho người bán. Hóa đơn cho biết rõ lý do trả lại hàng .

Ví dụ:

- Vào ngày 25 tháng 1 năm 2024, công ty cổ phần Tân Hà đã xuất hóa đơn bán cho công ty Hưng Hà 200 chiếc áo phông nam, mức giá có ghi rõ là 150/1 cái.

- Vào ngày 29 tháng 1 năm 2024, Công ty Hưng hà đã phát hiện ra sản phẩm sai Trả lại tất cả hàng hóa đã mua ngày 25 tháng 1 năm 2024.

Khi trả lại hàng, Công ty  Hưng Hà cấn xuất hóa đơn trả hàng lại như sau:

>>> Tải ngay các mẫu biên bản trả hàng miễn phí tại đây

Mau bien ban tra hang.rar

Hướng dẫn cách kê khai thuế hóa đơn với hàng bán bị trả lại.

Theo công văn 4943 / TCT-KK ngày 23 tháng 11 năm 2024, việc hoàn trả tờ khai hàng hóa được thực hiện trong thời gian trả lại hàng hóa, chính xác hơn như sau:

Trên cơ sở của hóa đơn hoàn trả hoặc hóa đơn điều chỉnh, người bán thông báo việc điều chỉnh doanh thu và thuế VAT đầu ra, và người mua điều chỉnh doanh thu và Thuế VAT đầu vào của giao dịch mua trong thời gian tính thuế được sử dụng cho hóa đơn trả lại hàng hóa hoặc cũng có thể là hóa đơn điều chỉnh.

Ví dụ 6: Vào tháng 5 năm 2024, công ty A đã gửi hóa đơn bán hàng cho Công ty B với tổng giá trị hàng hóa bán được là 100 triệu đồng, có thuế VAT khi được bán ra là 10 triệu đồng. Các công ty A và B đã kê khai hóa đơn này theo quy định.  Vào tháng 7 năm 2024, Công ty B phát hiện ra rằng hàng hóa đã được giao vi phạm các thông số kỹ thuật và chất lượng.

- Trong trường hợp Công ty B trả lại toàn bộ hàng hóa: Công ty B xuất hóa đơn cho Công ty A với giá trị hàng hóa trả lại là 100 triệu đồng và thuế VAT là 10 triệu đồng.   Trên cơ sở hóa đơn hoàn trả hàng hóa, công ty A điều chỉnh doanh thu và thuế VAT khi bán ra, công ty B điều chỉnh doanh thu và thuế VAT đầu vào cho kỳ tính thuế tháng 7 năm 2024 hoặc tháng 8 năm 2024.

Nếu bạn không lập phụ lục của tờ khai, bạn sẽ thực hiện điều chỉnh trực tiếp trên tờ khai 01 / VAT, sau đó làm theo hướng dẫn của công văn 5839 / CT-TTHT ngày 20 tháng 2 năm 2024 của dịch vụ thuế thành phố Hà Nội về chính sách thuế: Hướng dẫn khai báo và điều chỉnh lợi nhuận như sau:

Nếu người bán đã xuất hóa đơn cho người mua, người mua trả lại hàng, đã lập hóa đơn hoàn trả theo yêu cầu, các bên tuyên bố điều chỉnh trên tờ khai thuế VAT 01/ VAT cho người mua địa chỉ sau: Thời gian tính thuế phát sinh trả về hóa đơn như sau:

- Với người bán, việc điền vào mục giảm theo các tiêu chí tương ứng ở phần II - Hàng hóa và dịch vụ được bán trong thời gian cụ thể trên tờ khai 01/VAT là quan trọng. Nếu hàng hóa chịu thuế VAT 10%, làm giảm doanh số của mục tiêu (32), giảm thuế VAT của mục tiêu (33).

- Đối với người mua, cần giảm doanh thu bán hàng trên mục tiêu (23), giảm thuế VAT ngược dòng trên mục tiêu (24) và (25).

Lưu ý: Nếu người bán sử dụng hóa đơn VAT, người mua (người nhận) sử dụng hóa đơn trực tiếp.

Còn nếu như trong quá trình thuê nhà làm văn phòng mà yêu cầu không đúng với những gì mà bạn mong muốn và đúng như những gì trong mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đã ghi thì bạn cũng có thể làm hợp đồng trả lại nhà kèm với một số giấy tờ kèm theo.

>>>  Có thể bạn quan tâm: Trong quá trình trả hàng, nhiều doanh nghiệp có yêu cầu bồi thường hoặc hoàn trả lại số tiền theo như thỏa thuận trong hợp đồng, trường hợp không thể hoàn trả 100% số tiền đó thì doanh nghiệp có thể yêu cầu tạm ứng trước theo mẫu giấy đề nghị tạm ứng mà bạn có thể tải miễn phí ngay tại đây.

 

>>> Tải ngay các mẫu biên bản trả hàng miễn phí tại đây

Mau bien ban tra hang.rar

Cách xử ký trường hợp người mua là cá nhân và không thể xuất lại được hóa đơn

- Nếu người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng, công ty áp dụng các chỉ dẫn của điểm 2.8, phụ lục 4, hướng dẫn thiết lập hóa đơn cho hàng hóa và dịch vụ trong một số trường hợp (cùng xuất bản với Thông tư 39/2024/TT-BTC), chính xác hơn:

+ Đối với trường hợp trả lại toàn bộ hàng hóa

Khi trả lại hàng, người mua và người bán phải ghi lại bằng văn bản loại hàng hóa, số lượng và giá trị của hàng hóa theo giá được ghi không có thuế VAT hoặc VAT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu và ngày) lý do trả lại và người bán thu hồi hóa đơn.

+ Đối với các trường hợp trả lại một phần hàng hóa:

Sau khi ghi lại việc rút hóa đơn như đã nêu ở trên và đã nhận được hàng trả lại, người bán phải thiết lập một hóa đơn mới cho hàng hóa thực sự được người mua chấp nhận theo quy định.

- Nếu công ty đã kê khai thuế trên hóa đơn bán ra và người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hóa đơn và hóa đơn VAT, cả hai bên đều đăng ký hủy bỏ các bản sao của số hóa đơn hàng hóa được trả lại, giữ hóa đơn tại người bán. Biên bản trả hàng phải ghi rõ lý do trả lại hàng hóa và các thỏa thuận bồi thường giữa hai bên (nếu có). Trên cơ sở hóa đơn hoàn trả của người bán, Công ty điều chỉnh để giảm doanh thu của hàng hóa và dịch vụ được bán chịu thuế VAT và VAT trên sản phẩm, trên biểu mẫu khai thuế VAT số 01 / VAT.   Trong trường hợp khai báo không đúng theo quy định, Công ty sẽ lập thêm tờ khai thuế theo quy định tại khoản 5, Điều 10 của Thông tư 156/2024 / TT-BTC.

(Theo công văn số 84288 / CT-HTr ngày 29 tháng 12 năm 2024 của cục thuế Hà Nội về chính sách thuế trả lời các vấn đề liên quan đến việc quản lý hóa đơn khi người mua trả lại hàng)

Hướng dẫn chi tiết cách xử lý và xây dựng biên bản trả hàng:

Bước 1: Cách lập biên bản trả lại hàng bán

Hôm nay ngày …. tháng …. năm ….. Tại văn phòng công ty …………... Chúng tôi gồm hai bên:

Bên A: CÔNG TY ………………….

Người đại diện: …….. ………………         Chức vụ: Giám đốc

Mã số thuế: .................................................................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................................................

Bên B: CÔNG TY ………………………

Người đại diện: ……………………            Chức vụ: Giám đốc

Mã số thuế: .................................................................................................................................

Địa chỉ: .......................................................................................................................................

Ngày …….. tháng ….. năm …… Công ty (A)………. có mua 1 lô hàng theo hợp đồng số …..ký ngày ……tháng ……. năm …….. và Công ty (B)………… có xuất hóa đơn số…..- kí hiệu: AA/15P, nhưng do khi nhận hàng Bên A kiểm nhận và phát hiện một số hàng không đạt yêu cầu kỹ thuật và đề nghị xuất trả lại số hàng đó, cụ thể số lượng được kê chi tiết như sau:

Số tiền trước VAT là: 2.500.000

Tổng thanh toán là: 2.750.000

Bằng chữ: Hai triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn

Biên bản này để xác nhận rằng Bên A nhất trí trả lại hàng và Bên B nhất trí nhận lại số hàng trên.

Bên Công ty (A)……….. có trách nhiệm xuất trả lại hóa đơn cho Công ty (B)……….. số hóa đơn ……..-kí hiệu:…../15P số hàng đã nêu trên.

Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau và biên bản này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Bước 2: Lập biên bản trả hàng theo Thông tư hóa đơn 39

Bước 3: Hướng dẫn hạch toán và lập hóa đơn

Với bên mua:

Xuất biên bản trả hàng

Các khoản phải thu 331

Tài khoản phải trả 156

Tài khoản tín dụng 1331

Báo cáo khai thuế trong bảng kê 02 VAT và ghi lại số âm (nếu cùng kỳ) hoặc điều chỉnh tờ khai thuế của mục tiêu "điều chỉnh khấu trừ thuế VAT còn lại .. – theo chỉ tiêu 37(trong trường hợp trả khác kỳ)

Bên bán:

Cần thực hiện việc lập phiếu hóa đơn từ bên bán trong bảng kê 02 VAT (nếu quý khách trả lại hàng hóa trong cùng kỳ) hoặc sửa đổi tờ khai thuế "Điều chỉnh tăng thuế VAT được khấu trừ...– theo chỉ tiêu số 38" nếu trả lại hàng hóa ở kỳ khác.

Tài khoản nợ 5212; 5213

Các khoản phải thu 3331

Tài khoản phải trả 131

>>> Tải ngay các mẫu biên bản trả hàng miễn phí tại đây

Mau bien ban tra hang.rar

Hướng dẫn hạch toán biên bản trả hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Thủ tục cần thiết cho các sản phẩm trả lại; Cách viết hóa đơn bán hàng hoàn trả; Cách hạch toán trả lại sản phẩm cho người mua và người bán theo Thông tư 200 và Thông tư 133. Để biết thêm chi tiết mời bạn tiếp tục theo dõi thêm nội dung cung cấp bên dưới đây.

Các hàng hóa được khách hàng trả lại thường do các lý do sau: không tuân thủ các cam kết, không tuân thủ hợp đồng kinh tế, sản phẩm kém, chất lượng kém, thông số kỹ thuật không tuân thủ theo như đúng yêu cầu.

>>> Tìm hiểu thêm: Xem ngay hướng dẫn cách viết bản cam kết chi tiết giúp ích trong việc làm rõ những vấn đề cần thực hiện và trách nhiệm cụ thể của 2 bên khi thỏa thuận hoặc ký kết hợp đồng mua bán cũng như trả hàng.

Việc làm quản lý bán hàng

Những thủ tục bắt buộc phải có đối với hàng bán bị trả lại

- Hai bên lập và ký: Lý do trả lại hàng và báo cáo giao hàng trả lại hàng.

- Bên trả lại hàng

+ Nếu người mua là đối tượng của hóa đơn: chuẩn bị phiếu giao hàng và gửi lại hóa đơn cho người nhận (cho biết giá tại thời điểm mua).

+ Nếu người mua là một đối tượng không có hóa đơn (là một cá nhân không tham gia vào quá trình kinh doanh): nhập hồ sơ hàng hóa trả lại và hủy hóa đơn của người bán.

- Người nhận trả lại: cần tiến hành hoàn phiếu nhập kho hàng bị trả lại

Xem thêm: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

Cách thức lập hóa đơn hàng trả lại

Tại điểm 2.8, Phụ lục 4, Thông tư 39/2024 / TT-BTC ngày 31 tháng 3 năm 2024 của Bộ Tài chính điều chỉnh:

"2.8.  Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận được hàng, nhưng sau quá trình kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá hoặc kiểm tra tài sản người mua sau đó phát hiện ra rằng hàng hóa không đủ, chất lượng phải trả lại tất cả hoặc một phần của hàng hóa, khi hàng hóa được trả lại cho người bán, cơ sở phải xuất hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại cho người bán do thông số kỹ thuật, chất lượng và thuế VAT không phù hợp (nếu có).

Trong trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng, người mua và người bán phải ghi lại bằng văn bản loại hàng hóa, số lượng và giá trị của hàng hóa được trả về giá không có thuế VAT hoặc thuế . "Thuế VAT được tính dựa trên hóa đơn bán hàng (bao gồm số lượng ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do giao hàng và người bán thu hồi hóa đơn."

Theo những thông tin được nêu trên thì:

- Trường hợp 1: Nếu người mua là đối tượng của hóa đơn: khi trả lại cho người bán, người bán trả lại hóa đơn, hóa đơn phải ghi rõ: "Hàng trả lại cho người bán vì thông số kỹ thuật không đúng, số lượng chất lượng và số tiền VAT (nếu có) và người bán trong trường hợp này không cần phải tiến hành thu hồi lại hóa đơn đã tiến hành lập trước đó.

- Trường hợp 2: Nếu người mua là đối tượng không có hóa đơn: khi trả lại hàng, cả hai bên phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng và giá trị của hàng hóa được trả về giá không có thuế VAT hoặc thuế. Thuế VAT theo hóa đơn bán hàng (số hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả lại hàng và người bán phải thu hồi hóa đơn.

>>> Tải ngay các mẫu biên bản trả hàng miễn phí tại đây

Mau bien ban tra hang.rar

Hướng dẫn cách hạch toán biên bản trả hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133

+Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán trong Thông tư 200, nó sẽ tính hàng hóa được trả lại trong tài khoản 521 - Các khoản khấu trừ thuế (Chi tiết tài khoản 5212 - Hàng hóa bị trả lại) và vào cuối kỳ kế toán, chuyển toàn bộ hàng hóa trả lại (tài khoản 5212) được tạo trong tài khoản sang tài khoản 511 - "Doanh số bán hàng hóa và dịch vụ" hiện tại có ghi:

Tài khoản phải thu 511 - Bán hàng hóa và dịch vụ

Tài khoản có 521 - Các khoản khấu trừ thu nhập (5212).

+ Nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán theo Thông tư 133, tài khoản đó sẽ trả lại hàng bán được trả cho bên nợ của tài khoản 511 - Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ (chi tiết trong tài khoản Loại 2 phù hợp) và thuật ngữ tiếp theo. Việc tính toán không cần phải được chuyển đến tài khoản 511 vì khi trả lại sản phẩm, nó sẽ bị ghi nợ vào bên nợ của tài khoản 511.

Đối với người bán (người bị trả lại hàng hóa):

a) Khi bán hàng cho khách hàng: trên cơ sở hóa đơn bán hàng và chứng từ kế toán tương ứng, các yếu tố sau xuất hiện:

- Phản ánh doanh số, lúc này kế toán cần phải ghi như sau:

Các khoản phải thu 111, 112, 131

Tài khoản có 511: tiền bán hàng được miễn thuế

Tài khoản có 333: thuế và các khoản phải trả cho nhà nước.

- Phản ánh giá vốn hàng bán, bằng cách ghi:

Các khoản phải thu 632 - Giá vốn hàng bán

Có tài khoản 155.156, ...: Giá trị thực của hàng hóa xuất khẩu

Xem thêm: Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

(b) Khi nhận được hàng trả lại: trên cơ sở trả lại hóa đơn hàng hóa, chứng từ liên quan, kế toán phải thực hiện phản ánh lại thông tin như sau:

- Phản ánh sự trở lại của giá vốn hàng bán, bằng cách ghi lại:

Nợ vào tài khoản 155.156, ... Giá trị thực của hàng hóa xuất khẩu (giá vốn hàng bán)

Có tài khoản 632: Giá trị vốn của hàng trả lại

- Phản ánh doanh số bán hàng của các sản phẩm trả lại, bằng cách ghi lại:

Tài khoản phải thu 5212 - Hàng trả lại (nếu công ty áp dụng Thông tư 200)

Các khoản phải thu 511 - Doanh thu và cung cấp dịch vụ (nếu công ty áp dụng kế toán theo thông tư 133)

Các khoản phải thu 333: thuế và các khoản phải trả cho Nhà nước: số tiền thuế giảm tương ứng với giá trị của hàng trả lại

Tài khoản có 111, 112, 131: tổng số tiền bán hàng được trả lại.

Lưu ý: Trong trường hợp giảm thuế không thể tránh khỏi, kế toán ghi lại doanh thu và doanh thu của hàng hóa bị trả lại, thuế phải nộp thêm.

- Nếu có các chi phí liên quan trong quá trình hoàn trả:

Tài khoản phải thu 641 - Chi phí bán hàng (theo Thông tư 200)

Các khoản phải thu 6421 - Chi phí bán hàng (theo TT133)

Các khoản phải thu 133 - VAT được khấu trừ (nếu có)

Có tài khoản 111 và 112.   

Xem thêm: Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

3.2.   Đối với người mua (bên trả lại):

a) Khi mua hàng: Trên cơ sở hóa đơn mua hàng, chứng từ liên quan, hồ sơ:

Các khoản phải thu 152, 153, 156, ...

Các khoản phải thu 133 - VAT được khấu trừ

Có tài khoản 111, 112 và 331.

b) Khi trả lại hàng hóa: Trên cơ sở hóa đơn hoàn trả, chứng từ liên quan, hồ sơ:

Tài khoản phải thu 111, 112, 331: Tổng giá trị hàng trả lại

Có các tài khoản 152, 153, 156 ...: Giá trị của hàng hóa được trả lại (tùy thuộc vào giá trị tại thời điểm mua - giá chưa bao gồm thuế)

Tài khoản có 133 - Thuế VAT được khấu trừ tương ứng với giá trị hàng hóa được trả lại.

Lưu ý: Nếu công ty trả thuế VAT theo phương thức trực tiếp, giá trị của hàng hóa đã mua và giá trị của hàng hóa được trả lại bao gồm VAT.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về việc xử lý, cách lập cũng như hạch toán biên bản trả hàng.  Hy vọng thông qua bài viết này bạn đọc sẽ nhận được những thông tin hữu ích đồng thời có nhiều những trải nghiệm thú vị nhất cùng với chuyên mục tuyển dụng. Cuối cùng, bạn đọc tham khảo thêm về mẫu biên bản kiểm phiếu, biên bản bàn giao con dấu công ty và mẫu biên bản hủy hóa đơn nếu thấy chúng hữu ích nhé.

>>> Xem thêm: Khi ký hợp đồng thuê nhà trọ bạn cần lưu ý những gì? Click để biết câu trả lời ngay các bạn nhé.

Việc làm