Bí quyết viết mẫu biên bản hủy hóa đơn chuẩn từ đầu đến cuối

Việc làm hành chính - văn phòng

1. Tìm hiểu qua về biên bản huỷ hoá đơn

Ngày nay chưa có bất kỳ một khái niệm nào rõ ràng và cụ thể về mẫu biên bản huỷ hoá đơn. tuy nhiên dựa theo hình thái và chức năng của nó bạn đọc có thể hiểu nó là một loại giấy tờ quan trọng để giải quyết những sự cố phát sinh đối với những hóa đơn mua bán và trao đổi hàng hoá.

Biên bản hủy hóa đơn rất cần khi các cá nhân hay tổ chức không có nhu cầu sử dụng những hóa đơn mua bán hàng hoá được phát hành trên thị trường nữa. Biên bản sẽ có giá trị pháp lý nếu sau này có xảy ra bất cứ một sự việc không mong muốn nào.

Xem thêm: Bảng xác nhận thời gian làm việc

2. Vì sao bạn lại phải lập biên bản huỷ hoá đơn?

Trên thực tế, có rất nhiều các trường hợp xảy ra vì một nguyên nhân hay lý do cụ thể nào đó khiến doanh nghiệp phải lập biên bản huỷ hoá đơn hoặc lập biên bản thu hồi hóa đơn. Vậy thì những lý do cụ thể đó là gì chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua phần nội dung sau đây:

Nguyên nhân thứ nhất chính là do các hóa đơn đặt in bị sai mẫu hoặc sai thông tin thể hiện trên đó, in thừa hoặc in trùng. Những hoá đơn trong trường hợp này cần phải được hủy trước khi quá trình thanh lý hợp đồng đặt in xảy ra nếu không sẽ gây ảnh hưởng tới quá trình quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.

Lý do thứ hai cần phải lập biên bản huỷ hoá đơn đó là do tổ chức, cá nhân sở hữu hoá đơn không có nhu cầu sử dụng chúng nữa. Với những hóa đơn trong trường hợp này sẽ được huỷ chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế của Nhà nước.

Trường hợp cần phải lập biên bản huỷ hoá đơn tiếp theo chính là những hoá đơn thuộc sở hữu của cá nhân, tổ chức đã được cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng. Trong đó hóa đơn sẽ được huỷ trong thời hạn 19 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.

Lý do nữa khiến biên bản huỷ hoá đơn được hình thành đó là những hoá đơn được lập bởi các đơn vị kế toán. Hóa đơn này sẽ được cơ quan Nhà nước chịu trách nhiệm lập biên bản hủy hóa đơn.

Trên đây là một số nguyên nhân dẫn đến việc hình thành biên bản huỷ hoá đơn. Tuỳ vào từng lĩnh vực hoạt động cụ thể mà mẫu biên bản huỷ hoá đơn cũng sẽ được thể hiện những điều riêng biệt khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung những nội dung chính được đề cập của chúng khá giống nhau. Hãy xem cách viết biên bản huỷ hoá đơn mà tôi đưa ra ở phần sau để xem có giống với cách viết của bạn không.

Xem thêm: Mẫu biên bản làm việc nhóm

3. Cách sở hữu mẫu biên bản huỷ hoá đơn chuyên nghiệp

Là một nhân viên làm việc tại doanh nghiệp, nhất là bộ phận hành chính văn thư, bạn cần phải biết kiến thức về những quyết định hay biên bản. Trong bối cảnh hoạt động mua bán và trao đổi hàng hóa diễn ra ngày một phổ biến càn sử dụng đến số lượng hóa đơn rất lớn, đương nhiên những vấn đề sai sót liên quan đến nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Chính vì vậy cách viết biên bản huỷ hoá đơn sẽ giúp bạn giải quyết khi gặp các sự cố về hoá đơn một cách nhanh chóng.

Việc làm nhân viên hành chính tổng hợp

3.1. Cần nêu đầy đủ các mục quan trọng 

GIống mẫu biên bản họp hội đồng quản trị, mẫu biên bản họp hội đồng thành viên hay mẫu biên bản góp vốn,... và tất nhiên cả mẫu biên bản huỷ hoá đơn thì phần mở đầu đó chính là dòng Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Bất kỳ một văn bản hành chính hay nào cũng đều bắt buộc có dòng nội dung này. Nếu bạn có vô tình hay cố ý khi không bê nó vào văn bản của mình thì chắc chắn văn bản này sẽ không được coi là hợp lệ, như vậy thì đương nhiên mẫu biên bản huỷ hoá đơn sẽ không có hiệu lực.

Sau đó là phần tiêu đề biên bản, bạn cần đảm bảo ghi rõ và chi tiết tên của biên bản như sau: "BIÊN BẢN HUỶ HOÁ ĐƠN" cùng với số biên bản được ghi nhỏ hơn dưới dòng chữ này. Việc thể hiện rõ ràng tên biên bản giúp bạn định hướng người đọc biết rằng mình đang đề cập đến loại văn bản nào và phân biệt với những biên bản khác.

Tiếp theo đó đưa ra những quyết định hay thông tư được ban hành của Chính phủ quy định việc lập biên bản huỷ hoá đơn này, nêu rõ ngày tháng năm cụ thể lập biên bản.

Bạn cần phải ghi rõ thông tin các bên liên quan bao gồm có họ tên công ty, tên người đại diện cùng địa chỉ cụ thể, mã số thuế của doanh nghiệp. Đây là những thông tin bắt buộc trong phải có trong biên bản huỷ hoá đơn bởi vì nó sẽ là minh chứng trước tòa khi có xảy ra tranh chấp và kiện tụng.

Đó là những gợi ý và hướng dẫn về cách trình bày những phần thông tin của các bên liên quan các bạn có thể áp dụng, càng ghi đầy đủ thì bạn sẽ càng đảm bảo được quyền lợi cho mình nêu sau này có phát sinh tranh chấp xảy ra.

Tiếp đến bạn cần phải nêu cụ thể thông tin về số hoá đơn bị huỷ, đơn vị nào thực hiện việc huỷ hoá đơn này cần phải nêu rõ. 

Thông tin về hàng hoá trong hoá đơn cũng cần phải được kê khai rõ ràng đấy nhé. Tất cả những thông tin bao gồm tên hàng hoá, giá trị, thuế giá trị gia tăng, số lượng, đơn giá và thành tiền cần phải chính xác và chi tiết nhất. Trong đó, mục tổng tiền hàng là bao nhiêu phải ghi bằng số và bằng chữ để đảm bảo tính an toàn.

Lý do lập biên bản huỷ hoá đơn cũng là một thông tin quan trọng trong biên bản huỷ hoá đơn. Bạn cần trình bày rõ lý do huỷ hoá đơn đó là gì và phát hành ngày bao nhiêu. Việc lập biên bản huỷ hoá đơn phải nêu rõ lý do vì sao mà phải huỷ hoá đơn đó để biên bản có tính thuyết phục và hợp lệ. Nó cũng là minh chứng để chứng minh và trình bày khi các cơ quan chức năng hỏi tới.

Có thể nêu một trong số những trường hợp mà tôi nêu ở mục trên để làm lý do huỷ hoá đơn phù hợp.

Sau khi kết thúc phần lý do lập biên bản, bạn sẽ đưa ra một hoặc hai câu chốt để kết thúc biên bản huỷ hoá đơn này. Thường thì câu kết sẽ có nội dung như sau:

“Biên bản được lập bởi sự nhất trí của hai bên, mỗi bên sẽ giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau.

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thu hồi và xóa bỏ những hoá đơn này.

Sau đó tạo ra khoảng trống cho các bên để lại chữ ký xác nhận. Đại diện hai bên sẽ thay mặt doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình để ký xác nhận vào phần cuối biên bản. Sau khi có chữ kỹ đầy đủ của các bên, biên bản sẽ bắt đầu có hiệu lực và bạn cũng đã hoàn thành xong mẫu biên bản này rồi đấy.

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng

3.2. Cần chú trọng nội dung và hình thức 

Trong quá trình tạo lập biên bản huỷ hoá đơn, bạn cần chú trọng cả nội dung lẫn hình thức để có được mẫu biên bản “chuẩn không cần chỉnh”. Ngoài việc đưa ra các đề mục quan trọng và cần thiết bạn cần đầu tư thêm công sức để có được cách trình bày bắt mắt nhất.

Trước tiên, những nội dung đưa ra vào cần phải đúng với thực tế. Vì đây là một biên bản có giá trị về mặt pháp lý, cho nên bạn không thể nào đưa những thông tin không chính xác hay không phải sự thật vào đây. Không trình bày dài dòng, lan man đối với tất cả các mục vì nó không đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, xúc tích.

Hình thức là một yếu tố hết sức quan trọng, sở hữu hình tức đẹp giúp biên bản có tính nghiêm túc và chuyên nghiệp hơn. Và nó cũng phù hợp với tiêu chuẩn được quy định đối với văn bản từ trước đó. Tránh mắc phải những lỗi chính tả cơ bản làm ảnh hưởng tới giá trị của biên bản, không tẩy xoá, sửa chữa bất kỳ một từ nào trong mẫu biên bản huỷ hoá đơn gây mất thẩm mỹ. 

Đó là một số những gợi ý giúp bạn tạo nên mẫu biên bản huỷ hoá đơn chuẩn nhất, dựa vào đây đã có rất nhiều người tạo lập biên bản thành công đấy nhé, con bạn thì sao, hãy “xắn tay áo” lên và chuẩn bị cho ra đời mẫu biên bản huỷ hoá đơn mới nhất dựa trên những hướng dẫn của tôi, chắc chắn bạn sẽ hoàn thành nó một cách tốt nhất.

Xem thêm: Giấy đề nghị tăng ca

4. Tham khảo thương hiệu uy tín vieclam88.vn để tải mẫu biên bản huỷ hoá đơn

Trong xã hội hiện đại này, ngày càng có nhiều những trang web điện tử đưa ra cho bạn những mẫu biên bản huỷ hoá đơn để bạn tải về sử dụng. Tuy nhiên trong đó không phải trang web nào cũng đảm bảo cho người dùng độ tin cậy cao khi sử dụng dịch vụ.

Rất nhiều người vì không tìm hiểu trước khi đưa ra lựa chọn, ấn vào những đường link không rõ nguồn gốc, uy tín nên đã bị mất tiền “oan”. Vậy phải làm sao để lựa chọn đúng địa chỉ tin cậy?

Không khó để bạn tìm được địa chỉ uy tín cho mình, truy cập ngay vieclam88.vn để sử dụng các tiện ích miễn phí mà vẫn đem lại hiệu quả cao. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều mẫu biên bản huỷ hoá đơn tại đây, hãy nhanh tay sở hữu cho mình một mẫu biên bản huỷ hoá đơn hoàn hảo nhất.

Trên đây là những chia sẻ về mẫu biên bản huỷ hoá đơn mà vieclam88.vn đưa ra, hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu hơn về mẫu biên bản huỷ hoá đơn và biết cách tạo cho mình một mẫu biên bản chuẩn nhất thời hiện đại. Hãy đón xem những cập nhất mới nhất của tôi tại vieclam88.vn, bạn sẽ được trải nghiệm nhiều điều mới mẻ hơn nữa.

Dưới đây là một số File biên bản huỷ hoá đơn mẫu bạn đọc có thể tham khảo và tìm hiểu kỹ hơn bằng cách tải chúng về máy của mình nhé:

mau-bien-ban-huy-hoa-don.doc

mau-bien-ban-huy-hoa-don.pdf

Mau-bien-ban-huy-hoa-don-gtgt.doc