Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị trong các công ty cổ phần

Việc làm thư ký - trợ lý

1. Vai trò của mẫu biên bản họp hội đồng quản trị là gì? 

Trong các công ty cổ phần với sự góp mặt của các cổ đông lớn trong công ty. Các cuộc họp hội đồng quản trị diễn ra với nhiều mục đích khác nhau. Để cuộc họp trở nên có giá trị và là căn cứ cho các công việc thực hiện sau đó thì ngoài lập kế hoạch tổ chức cuộc họp thì có lẽ tác dụng của biên bản cuộc họp là điều vô cùng quan trọng trong việc lưu trữ và ghi lại toàn bộ thông tin của cuộc họp. 

Sự xác nhận của người thực hiện biên bản chủ tọa trong cuộc họp cho thấy tính xác thực nhất về thông tin đã được truyền đi cũng như thông tin được ghi lại trong cuộc họp. 

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị chính là căn cứ thực hiện cho các quyết định và việc triển khai kế hoạch sau đó dưới sự biểu quyết của hầu hết các thành viên trong ban hội đồng quản trị.

Xem thêm: Mẫu biên bản làm việc nhóm

2. Nội dung chính trong mẫu biên bản họp hội đồng quản trị bao gồm những gì?

Trong thực tế một công ty cổ phần việc hợp tác kinh doanh cùng phát triển và phụ thuộc lẫn nhau chình vì vậy mà tất cả các vấn đề lớn nhỏ khi được đề xuất, hoặc khi có bất kỳ sự thay đổi gì, cũng như phát sinh các  vấn đề giải quyết thì đều cần có sự thông qua của tất cả các thành viên trong ban hội đồng quản trị những người đại diện cho sự quyền lực nhất của công ty, tập đoàn lớn. 

Nội dung chính của mẫu biên bản họp hội đồng quản trị thông thường sẽ bao gồm 6 phần chính bao gồm các nội dung cụ thể được thực hiện như sau: 

- Mục đích diễn ra cuộc họp và nội dung trong chương trình của cuộc họp 

- Thành phần/người tham dự cuộc họp hội đồng quản trị đó bao gồm những ai tham gia? Những ai nhận giấy mời họp?

 - Các vấn đề được bàn luận và đi đến kết luận cuối cùng tại cuộc họp như: họp xử lý khiếu nại tố cáo, họp đề nghị khen thưởng cá nhân suất xắc,...

- Ý kiến của từng thành viên những người tham gia dự họp  

- Tổng hợp kết quả cuối cùng dựa trên sự biểu quyết của tất cả các thành viên tham gia. 

- Kết luận vấn đề và đưa ra thông tin cuối cùng của cuộc họp về các ý kiến đã được bàn luận.

Tất cả các nội dung trên đều được trình bày và ghi lại bởi thư ký cuộc họp hội đồng quản trị - người chịu trách nhiệm trình bày, theo dõi, hỗ trợ và ghi lại toàn bộ quá trình hoạt động của cuộc họp. Trong thực tế mỗi ban lãnh đạo trong công ty sẽ có một thư ký riêng nhưng để có thể đảm bảo được tính thống nhất thì thông thường công việc này sẽ chỉ do ban thư ký của hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về mặt nội dung. 

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng

Việc làm thư ký văn phòng

3. Cách trình bày nội dung mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Nếu bạn có đang giữ chức vụ thư ký và chịu trách nhiệm cho cuộc họp này, nhưng bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các mẫu biên bản họp hội đồng quản trị như thế này thì việc tìm hiểu nội dung trước đó là vô cùng quan trọng để có thể trình bày về mặt nội dung sao cho có thể đáp ứng được toàn bộ yêu cầu trong cuộc họp. 

Nếu phân chia theo bố cục  trình bày thì mẫu biên bản cuộc họp có thể được phân chia ra làm ba phần chính là mở, thân và kết như sau:

3.1. Cách trình bày phần mở đầu trong mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Trong khi soạn thảo và tổng hợp lại các thông tin thì việc đảm bảo được các thông tin chính cần có trong một biên bản mẫu cần có. Thông thường, dù là biên bản họp hội đồng thành viên, mẫu biên bản góp vốn hay kể cả mẫu biên bản đối chiếu công nợ,... và tất nhiên cả biên bản họp đội đồng quản trị thì mở đầu cũng phải đều có phần Quốc hiệu tiêu ngữ sẽ được trình bày ở phía bên tay phải của mẫu biên bản, tiếp đến là thông tin về thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp. 

Phía đối diện bên tay trái của mẫu biên bản họp hội đồng quản trị đó chính là phần thông tin về tên của công ty cổ phần đó và số biên bản đã được ra trước đó. 

Ở trong phần mở đầu này các thông tin cần được trình bày và làm rõ cụ thể như sau: 

- Tên biên bản cuộc họp hội đồng quản trị được trình bày các thông tin kèm theo sau đó là: 

- Thời gian diễn ra cuộc họp: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm khi cuộc họp được bắt đầu. 

- Tên của công ty cổ phần là gì? Ghi rõ tên in hoa của công ty 

 - Mã số kinh doanh của doanh nghiệp khi đăng ký kinh doanh 

 - Địa điểm chính của công ty và địa điểm nơi diễn ra cuộc họp. Ghi rõ số nhà, tên đường, phường, quận, huyện, thành phố nơi diễn ra cuộc họp. 

Đó là toàn bộ các thông tin trong biên bản mà bạn cần đảm bảo khi trình bày. Tiếp đến là các mục nội dung chính trong một mẫu biên bản họp hội đồng quản trị mà bất cứ công ty nào cũng sẽ thực hiện trong một cuộc họp. Để đi hiểu rõ và chi tiết hơn về phần nội dung chính này chúng ta cùng đi vào phần nội dung tiếp theo ngay sau đây. 

Xem thêm: Giấy đề nghị tăng ca

3.2. Cách trình bày phần thân của mẫu biên bản cuộc họp hội đồng quản trị

Các mục thông tin chính đều được đánh ký hiệu là các chữ số La Mã, viết hoa và in đậm bao gồm 5 mục chính vừa kể trên về mặt nội dung chính. Trong mỗi phần nội dung chính đó lại cần đảm bảo được các thông tin như sau: 

Trình bày nội dung về mục đích diễn ra cuộc họp này là gì? 

Đối với một doanh nghiệp lớn việc diễn ra các cuộc họp không là điều thường nhật phải làm. Tuy nhiên xét trên mức độ cao hơn của cuộc họp, bên cạnh việc tổ chức các cuộc họp với mục đích biết được tình hình hoạt động công ty/ doanh nghiệp/ tập đoàn mà nó có nhiều mục đích khác nhau. Chính vì vậy đối với mục nội dung này nên trình bày nội dung một cách rõ ràng nhất. 

Thành phần tham dự cuộc họp này bao gồm những ai trong hội đồng quản trị?

Thành phần tham dự cuộc họp hội đồng quản trị này bao gồm 3 thành phần chính đó là: 

- Chủ tịch hội đồng quản trị với vai trò là chủ cuộc họp: Ghi rõ họ tên đầy đủ của chủ tọa vào mục này

 - Thư ký - người thực hiện biên bản buổi họp: Ghi rõ họ tên thư ký

- Các thành viên trong ban hội đồng quản trị - người nắm giữ cổ đông trong công ty 

Đối với thành phần tham dự cuộc họp hội đồng quản trị cần viết rõ họ tên đầy đủ của từng thành viên trong các thành phần đó, tổng số lượng thành viên, số phiếu bầu, và cách thức thực hiện việc biểu quyết trong cuộc họp. 

Nội dung được bàn đến, thảo luận và cần có sự quyết định chung của toàn bộ thành viên trong hội đồng quản trị: Tùy theo nội dung mà công ty/ doanh nghiệp bạn đang muốn bàn tới, đối với phần nội dung này cần được trình bày một cách chi tiết để làm rõ từng vấn đề được đề cập và bàn tới trong cuộc họp. 

Phần nội dung tiếp theo mà bạn cần quan tâm đó chính là Ý kiến của toàn bộ thành viên trong hội đồng quản trị về vấn đề được đề cập tới là đồng ý / phê duyệt hoặc không phê duyệt. Sau khi thực hiện các công đoạn/ quy trình làm việc trên thì đây chính là giai đoạn để các thành phần trong hội đồng quản trị có thể đưa ra ý kiến và quan điểm cá nhân của họ. 

Qua đó các phần thông tin trong phần này cũng được ghi lại nếu tán thành hoặc không tán thành thì họ cũng cần đưa ra các ý kiến khác nhau đối với vấn đề đó trước khi đi đến kết luận cuối cùng. 

Tổng hợp kết quả biểu quyết của các thành viên: Đây chính là phần nội dung được tổng hợp lại sau khi có được các ý kiến của từng thành viên trong hội đồng quản trị. Dựa vào các ý kiến và số thành viên tham dự trong cuộc họp mà bạn có thể đi đến một kết luận để có thể tổng hợp được kết quả của cuộc họp với các ý kiến tán thành, không tán thành hay không có ý kiến. 

Kết thúc cuộc họp và kết luận vấn đề: Sau khi đã nghe đầy đủ các thông tin, ý kiến, biểu quyết của từng thành viên trong hội đồng quản trị ở phần cuối cùng này chính là phần đưa ra kết luận cuối cùng của cuộc họp, đồng thời ghi lại thời gian kết thúc cuộc họp về giờ cụ thể, ngày, tháng, năm, địa chỉ cụ thể. 

Xem thêm: Bảng xác nhận thời gian làm việc

3.2. Phần kết của biên bản buổi họp 

Đối với phần kết của biên bản họp hội đồng quản trị cần có sự xác nhận thông tin đã được đưa ra và trình bày cụ thể trong cuộc họp bằng chữ ký xác nhận của thư ký người thực hiện biên bản buổi họp và chữ ký của Chủ tịch hội đồng quản trị với vai trò là người thực hiện và là chủ tọa cuộc họp. 

Việc làm online

4. Các lưu ý khi thực hiện biên bản họp hội đồng quản trị

Để thực hiện được trọn vẹn và đầy đủ nhất về mặt nội dung cũng như hình thức trình bày sao cho hợp lý khi thực hiện các biên bản họp hội đồng quản trị thì yêu cầu đầu tiên mà bạn phải thực hiện đó chính là việc chuẩn bị sẵn các mẫu biên bản trước đó bằng máy tính đối với các nội dung có thể thực hiện trước. 

Tốc độ đánh máy phải thật nhanh để có thể đảm bảo ghi lại được tất cả các nội dung trọng điểm của cuộc họp. Bởi trong thực tế chỉ có một người ghi lại biên bản buổi họp nhưng có nhiều người trình bày các ý kiến được đưa ra trong cuộc họp đó.

Tính liên tục và có sự liên kết giữa các phần nội dung trong cuộc họp cần được đảm bảo. Người trình bày văn bản phải thực hiện công việc theo sát các thông tin và ghi lại từ khi bắt đầu đến khi kết thúc công buổi họp. Chính vì vậy mà họ cần đảm bảo công việc thực hiện này cần đáp ứng về mặt thời gian, điều này có nghĩa rằng công việc thực hiện ghi lại thông tin trong buổi họp hội đồng quản trị xảy ra song song với toàn bộ quá trình cuộc họp và quá trình diễn biến của cuộc họp tại thời điểm đó. 

Nội dung biên bản phải có tính chính xác cao vì thế người thực hiện việc viết lại biên bản cần ghi lại thông tin đúng - đủ - đi vào trọng tâm vấn đề, không thêm, không bớt nội dung trong biên bản buổi họp. 

Cần chú ý đến cả mặt nội dung và hình thức trình bày trong mẫu biên bản cuộc họp hội đồng quản trị.

Bạn có thể tham khảo các thông tin với các mẫu biên bản họp hội đồng quản trị có sẵn rồi chọn một mẫu phù hợp để có thể áp dụng cho công việc của mình. 

Đó là toàn bộ các lưu ý và các thông tin chính trong một mẫu biên bản họp hội đồng quản trị mà bạn cần lưu ý trong quá trình thực hiện. 

Qua bài viết mẫu biên bản họp hội đồng quản trị hy vọng giúp bạn hiểu ra được vấn đề và có thể tiếp tục hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Hãy tham khảo thêm nhiều các mẫu biên bản và thực hành nhiều lần bởi chính những công việc thực tế sẽ giúp cho bạn nhớ lâu hơn. Ngoài ra, bạn đọc tìm hiểu thêm về mẫu biên bản vi phạm hành chính, mẫu biên bản bàn giao xe hay mẫu biên bản họp gia đình nếu thấy hữu ích nhé. Chúc các bạn có một ngày làm  việc hiệu quả và vui vẻ!

Bạn có thể tham khảo một số mẫu biên bản họp hội đồng quản trị dưới đây.

Mẫu-biên-bản-họp-hội-đồng-quản-trị-hội-đồng-thành-viên-công-ty-mới-nhất-năm-2020.docx

1-bien-ban-hop-hội đồng quản trị 1.doc

bien-ban-hop-hoi-dong-quan-tri 3.pdf