Hướng dẫn cách viết mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên là một văn bản quan trọng dùng để gi ghép lại các nội dung trong cuộc họp hội  đồng thành viên để đưa ra các quyết định quan trọng. Biên bản họp hội đồng các vấn đề đã được bàn trong cuộc họp đã được thông qua vì vậy đây sẽ là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề xảy ra sau này. 

1. Biên bản họp hội đồng thành viên là gì? 

Như đã nói ở bên trên biên bản họp hội đồng thành viên là một văn bản dùng để ghi chép lại các nội dung được trình bày ở trong cuộc họp, những nội dung ấy là những ý kiến những phiếu bầu những quyết định được ra tại cuộc họp. Biên bản sẽ ghi lại toàn bộ các thông tin của những người tham gia cuộc họp vì đây sẽ là bằng chứng là cơ sở pháp lý được lưu lại cũng gần giống với biên bản họp hội đồng quản trị, biên bản họp gia đình, biên bản họp xử lý khiếu nại tố cáo. 

Biên bản họp hội đồng thành viên là văn mà được pháp luật quy định rất cụ thể về hình thức cũng như nội dung và người chịu trách nhiệm ghi chép về độ chính xác và trung thực về những gì được ghi trong biên bản. Lập biên bản cuộc họp là điều cần thiết đối với một cuộc họp nhất là họp hội đồng thành viên: bạn phải viết dự án của mình với nhiều chi tiết quan trọng như: ai chịu trách nhiệm về hành động nào, khi nào, như thế nào, …

Biên bản cuộc họp có thể được định nghĩa là tài liệu được viết hoặc ghi lại được sử dụng để thông báo cho mọi người về những gì đã xảy ra trong cuộc họp và xác định bước tiếp theo được lên kế hoạch tổ chức cuộc họp. Để viết biên bản cuộc họp hiệu quả, bạn nên bao gồm:

- Tên của những người nhận được giấy mời họp

- Mục chương trình nghị sự

- Lịch hoặc ngày đến hạn

- Hành động hoặc nhiệm vụ

- Những ý chính, nội dung cuộc họp diễn ra như thế nào?

- Quyết định của những người tham gia

- Ghi lại những điểm quan trọng nhất là gì

- Quyết định trong tương lai

- Tài liệu: hình ảnh, tệp đính kèm

Trước khi cuộc họp diễn ra, bạn cần chuẩn bị các chủ đề khác nhau sẽ được đề cập trong cuộc họp, ghi chú những thông tin bạn biết về chúng để tiết kiệm thời gian và tập trung vào các chủ đề quan trọng trong cuộc họp. Nếu không, bạn có thể sẽ phải ngồi ngoài lề cuộc họp vì quá bận rộn với việc ghi chép.

Trong suốt cuộc họp: biên bản cuộc họp là một yếu tố góp phần đắc lực cho cuộc họp thành công, tuy nhiên chúng cần được viết một cách hợp lý và phân phối đúng lúc. Vấn đề chính của các báo cáo là chúng mất nhiều thời gian để được viết ra đúng cách, và chúng phải được gửi nhanh chóng sau cuộc họp để cho mọi người biết các dự án hoặc hành động tiếp theo của họ.

Bạn cần xây dựng các ghi chú của mình khi cuộc họp diễn ra: một cách tốt để tổ chức việc ghi chép của bạn là phân biệt các hành động với các nhận xét cũng như ghi chú các hành động khác nhau của mỗi người với thời hạn.

Sau cuộc họp: đánh máy ghi chú của bạn theo cách hợp lý và không theo thứ tự thời gian. Nó cần được tổ chức để gửi cho đồng nghiệp của bạn. Ngoài ra, việc thêm một bản tóm tắt ngắn được tổ chức cho mỗi người và mỗi dự án vào cuối phút giúp đồng nghiệp của bạn nhanh chóng lướt qua các phút và phát hiện ra các hành động họ cần nhận ra trong vài giây.

Việc làm thư ký văn phòng

Biên bản cuộc họp nói chung và biên bản họp hội đồng thành viên nói riêng có thể được định nghĩa là biên bản ghi lại mọi thứ đã diễn ra trong cuộc họp. Chúng được sử dụng để thông báo cho những người không tham dự cuộc họp về những gì đã xảy ra hoặc để theo dõi những gì đã được quyết định trong cuộc họp để bạn có thể xem lại và sử dụng nó để thông báo các quyết định trong tương lai. 

>> Xem thêm: Phiếu yêu cầu đào tạo

2. Các nội dung cần có trong biên bản họp hội đồng thành viên

Một biên bản họp hội đồng thành viên cần được hoàn thành ngay trước khi cuộc họp kết thúc, và biên bản cần bao gồm các thông tin sau đây: 

- Đầu tiên chính là cá nội dung về địa điểm và thời gian diễn ra cuộc và mục đích của cuộc họp là gì?

- Họ và tên, tỷ lệ vốn góp của các thành viên tham gia cuộc họp, số và giấy chứng nhận vốn đã góp của các thành viên tham dự cuộc họp: và ả họ và tên số giấy chứng nhận phần vốn của các thành viên đại diện không tham gia cuộc họp.

- Các vấn đề được đưa ra để thảo luận và biểu quyết tóm tắt các ý kiến của các thành viên tham gia cuộc họp về các vấn đề đang được thảo luận.

- Kết quả số phiếu được biểu quyết trong cuộc họp, bao nhiêu phiếu tán thành, bao nhiêu phiếu không tán thành, bao nhiêu phiếu trắng. 

- Ghi lại các quyết định được thông qua sau khi thu được kết quả số phiếu của từng vấn đề.

- Cuối cùng là chữ ký và ghi rõ họ tên của thành viên hoặc người được ủy quyền tham dự cuộc họp.  

- Những quyết định được đưa ra chẳng hạn như quyết định điều động cán bộ mới, quyết định khen thưởng, quyết định tăng lương cho tập thể, quyết định thôi việc, quyết định tuyển dụng, quyết định miễn nhiễm nhân sự, quyết định bổ nhiệm nhân sự, cán bộ,....

- Những các bước tiếp theo được lên kế hoạch

- Xác định và theo dõi các mục hành động

Biên bản là một bản ghi hữu hình của cuộc họp cho những người tham gia và một nguồn thông tin cho các thành viên không thể tham dự. Trong một số trường hợp, biên bản cuộc họp có thể hoạt động như một điểm tham chiếu, ví dụ:

- Khi kết quả của cuộc họp ảnh hưởng đến các hoạt động hoặc dự án hợp tác khác trong tổ chức

- Biên bản có thể dùng để thông báo (hoặc nhắc nhở) các cá nhân về các nhiệm vụ được giao cho họ hoặc các mốc thời gian

Như đã đề cập ở trên, về cơ bản có năm bước liên quan đến biên bản cuộc họp:

- Lập kế hoạch trước

- Ghi âm - tại cuộc họp

- Biên bản viết hoặc chép lại

- Phân phối hoặc chia sẻ biên bản cuộc họp

- Lưu trữ hoặc lưu trữ biên bản để tham khảo trong tương lai

Một cuộc họp được lập kế hoạch tốt giúp đảm bảo biên bản cuộc họp hiệu quả. Nếu Chủ tọa và Thư ký hoặc người ghi biên bản cùng nhau làm việc để đảm bảo chương trình và cuộc họp được chuẩn bị kỹ lưỡng, việc này sẽ giúp việc lập biên bản trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Ví dụ: tùy thuộc vào cấu trúc cuộc họp và các công cụ bạn sử dụng, người ghi biên bản có thể làm việc với Chủ tọa để tạo ra một định dạng tài liệu hoạt động như một chương trình làm việc và đề cương biên bản.

Ít nhất, điều quan trọng là phải có một bản sao của chương trình họp và sử dụng nó như một hướng dẫn hoặc đề cương để ghi chú và chuẩn bị biên bản - với thứ tự và số lượng các mục trong biên bản cuộc họp phù hợp với các mục trong chương trình.

Việc làm thư ký - trợ lý

Ngoài ra, chương trình và / hoặc thông báo cuộc họp cũng cung cấp thông tin cần được đưa vào biên bản, chẳng hạn như: tên của tất cả những người tham dự cuộc họp, bao gồm cả khách mời hoặc diễn giả các tài liệu được gửi cùng với chương trình làm việc hoặc được trao trong cuộc họp - các bản sao (bản kỹ thuật số hoặc bản in) của tài liệu phát phải được lưu trữ cùng với biên bản cuộc họp để tham khảo trong tương lai và để chia sẻ với những người không thể tham dự cuộc họp (và những người khác do Chủ tọa cuộc họp quyết định). Khi bạn đảm nhận vai trò mới là người ghi biên bản hoặc Thư ký, hãy nhớ hỏi Chủ tịch ủy ban hoặc Hội đồng quản trị về kỳ vọng của họ đối với vai trò của bạn trong cuộc họp, cũng như loại chi tiết mà họ mong đợi trong biên bản.

Tải ngay mẫu biên bản họp hội đồng thành viên tại đây: bien-ban-hop-hdtv.docx

3. Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản họp hội đồng thành viên 

Trước khi bạn bắt đầu ghi chép, điều quan trọng là phải hiểu loại thông tin bạn cần ghi lại trong cuộc họp. Như đã lưu ý trước đó, tổ chức của bạn có thể có nội dung bắt buộc và định dạng cụ thể mà bạn cần tuân theo, nhưng nhìn chung, biên bản cuộc họp thường bao gồm những điều sau:

- Ở phần đầu của biên bản sẽ là tên doanh nghiệp, công ty , đơn vị tổ chức cuộc họp hội đồng thành viên nằm ở bên phải trên cùng được viết in hoa, bên cạnh đó là quốc hiệu như các biên bản khác nằm ở bên trái ở dưới quốc ngữ là  thời gian tổ chức cuộc họp. Ở phần mở đầu của biên bản sẽ có các thông tin về tên công ty thời gian ngày tháng giờ diễn ra cuộc họp, địa điểm nơi diễn ra, quyết định tổ chức cuộc họp, họ và tên chức danh củ khác.  

- Phần nội dung chính: phần nội dung chính sẽ ghi lại toàn bộ nội dung của cuộc họp. Trong phần này sẽ bao gồm: Ngày và giờ của cuộc họp: Tên của những người tham gia cuộc họp và những người không thể tham dự; Nhắc đến cuộc họp trước đó nếu có; các quyết định được đưa ra về từng mục trong chương trình làm việc, các hạng mục được giữ lại; ngày và giờ cuộc họp tiếp theo; …

- Cuối cùng là kết thúc cuộc họp: phần này sẽ bao gồm xác nhận của lãnh đạo cấp cao về những quyết định đưa ra cùng chữ ký xác nhận,

Mẹo nhỏ cho bạn khi viết biên bản họp hội đồng đó là tạo một dàn ý - như đã thảo luận trước đó, việc có một dàn ý dựa trên chương trình làm việc giúp bạn dễ dàng ghi lại các ghi chú, quyết định, v.v. dưới mỗi mục khi bạn tiếp tục. Nếu bạn đang ghi chú bằng tay, hãy cân nhắc thêm khoảng trống bên dưới mỗi mục trên phác thảo cho các ghi chú viết tay của bạn, sau đó in chúng ra và sử dụng nó để ghi lại phút.

Đánh dấu người tham dự khi họ bước vào phòng - nếu bạn biết những người tham dự cuộc họp, bạn có thể kiểm tra họ khi họ đến, nếu không có người nào đó tự giới thiệu mình khi bắt đầu cuộc họp hoặc đưa ra danh sách tham dự mà họ có thể tự kiểm tra.

Ghi lại các quyết định hoặc ghi chú về các mục hành động trong dàn bài của bạn ngay khi chúng xảy ra để đảm bảo chúng được ghi lại một cách chính xác.

Tuyển dụng

Yêu cầu làm rõ nếu cần - ví dụ, nếu nhóm tiếp tục mà không đưa ra quyết định hoặc kết luận rõ ràng, hãy yêu cầu làm rõ quyết định và / hoặc các bước tiếp theo liên quan.

Đừng cố gắng nắm bắt tất cả - bạn sẽ không thể theo kịp nếu bạn cố gắng viết ra nguyên văn cuộc trò chuyện, vì vậy hãy đảm bảo chỉ viết (hoặc nhập) đơn giản (hoặc rõ ràng) các quyết định, nhiệm vụ, bước hành động, v.v.

Ghi lại - theo nghĩa đen, nếu bạn lo lắng về việc có thể theo kịp việc ghi chú, hãy cân nhắc ghi lại cuộc họp (ví dụ: trên điện thoại thông minh, iPad, thiết bị ghi âm, v.v. của bạn) nhưng hãy nhớ cho người tham gia biết họ đang ghi âm.

Ngoài ra, tải ngay mẫu biên bản cuộc họp hội đồng tại đây:

Bien ban hop Hoi dong thanh vien.doc

Bien-ban-hop-thay-doi-thanh-vien-cua-HDTV_TNHH-2TV-tro-len_Bieu-mau_CIS.doc

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về cách viết biên bản họp hội đồng thành viên cùng những chú thích hữu ích liên quan khác cho mình.