Trọn bộ mẫu biên bản thu hồi hóa đơn đầy đủ chuẩn xác nhất!

1. Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn

Không phải trường hợp hóa đơn đưa ra không chuẩn xác số tiền thu – chi cũng đều phải lập biên bản thu hồi hóa đơn. Vì thực tế, một số trường hợp hóa đơn viết sai người lập hóa đơn chỉ cần cần gạch chéo liên đồng thời xuất hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đó. Tuy nhiên, biện pháp giải quyết này chỉ áp dụng khi hóa đơn chưa kê khai, chưa giao cho khách hay chưa xé khỏi cuống.

Trong trường hợp bạn đã đưa cho khách hàng hay bạn đã kê khai thì bắt buộc bạn phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hay biên bản thu hồi hóa đơn sau đó xuất hóa đơn mới hoặc hóa đơn đã điều chỉnh cho khách hàng. Nếu như hóa đơn lập ra viết sai tên hay địa chỉ người mua nhưng đã viết đúng về mã số thuế, … thì không cần viết biên bản thu hồi mà chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh theo yêu cầu chung của bộ tài chính là được.

Ngoài ra còn một số cách xử lý khi hóa đơn lập sai như sau:

- Đối với trường hợp hóa đơn lập sai nhưng chưa xé khỏi cuống: Kế toán viên hay người xuất hóa đơn lập sai hóa đơn dưới bất kỳ hình thức nào nhưng chưa được xé khỏi cuống tập hóa đơn thì hóa đơn đó chỉ cần gạch chéo và xuất lại hóa đơn mới.

- Đối với trường hợp hóa đơn của bạn đã xé nhưng bạn chưa đưa, giao cho khách hàng, trong trường hợp này dù bạn sai phạm lỗi nào trong hóa đơn bạn chỉ cần gạch chéo 3 liên trên hóa đơn đó, và kẹp lại rồi tiến hành lập hóa đơn mới thay thế cho khách hàng. Lưu ý, hóa đơn gạch chéo phải kẹp đúng vị trí cũ đã bị xé.

- Nếu bạn viết sai hóa đơn và đã giao cho khách hàng mà chưa kê khai, bạn cần gạch chéo các liên trên hóa đơn đó và lập đơn thu hồi hóa đơn, sau đó lập hóa đơn mới.

Việc làm chuyên viên kế toán

- Đối với trường hợp viết sai hóa đơn mà đã giao cho khách và đã kê khai thuế, hình thức xử lý lúc này sẽ là lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản thu hồi hóa đơn và lập hóa đơn điều chỉnh. Cách giải quyết này áp dụng cho cả hai tình huống là có và không ảnh hưởng đến giá trị tiền hàng và tiền thuế.

Xem thêm: Mẫu biên bản họp gia đình

Tải ngay mẫu thu hồi hóa đơn tại đây:

mau bien ban thu hoi hoa don.doc

2. Cách viết mẫu biên bản thu hồi hóa đơn

Biên bản thu hồi hóa đơn là văn bản hành chính có giá trị pháp lý và được viết, được trình bày theo đúng tiêu chuẩn cơ bản của văn bản hành chính. Mẫu thu hồi hóa đơn này sẽ được chia thành các mục cơ bản như sau:

- Dù là biên bản góp vốn, mẫu biên bản đối chiếu công nợ hay mẫu biên bản vi phạm hành chính và tất nhiên với cả biên bản thu hồi hóa đơn, đầu tiên phải là phần quốc hiệu tiêu ngữ: phần này bạn chỉ cần trình bày đúng chính tả, căn giữa. Sau đó đến tên biên bản sẽ cần được ghi chuẩn xác là “BIÊN BẢN THU HỒI MẪU ĐƠN ĐÃ LẬP” sai tên biên bản sẽ là số của hóa đơn ví dụ: Số 1542/ BBTHHĐ. Những thông tin cơ bản này đặc biệt là số hóa đơn thu hồi cần được ghi chính xác để dễ dàng cho hoạt động kiểm soát hóa đơn.

- Sau đó đến nội dung chính: Nội dung chính sẽ bao gồm cơ sở để lập hóa đơn, căn cứ vào thông tư, … sau đó đến ngày lập hóa đơn và các bên đại điện. Bên đại điện sẽ bao gồm bên A là Công ty viết hóa đơn, người viết Hóa đơn cùng vị trí, cấp bậc và doanh nghiệp họ làm việc. Cùng với đó là địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế trong giấy chứng nhận mã số thuế của doanh nghiệp đó. Đối với bên B là khách hàng bạn cũng phải cung cấp các thông tin tương tự như vậy. Bao gồm: Tên công ty nhận hóa đơn, người nhận hóa đơn cùng cấp bậc và doanh nghiệp họ làm việc, thêm đó đó là địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của doanh nghiệp nhận hóa đơn.

Hai bên đi đến thống nhất thu hồi hóa đơn (ghi chú rõ hóa đơn thu hồi bao gồm cả mã hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, … ) Cùng với đó là lý do thu hồi hóa đơn ví dụ: Viết sai mã số thuế doanh nghiệp và sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn.

Tuyển dụng việc làm

- Cuối cùng là lời cam kết và chịu trách nhiệm về những cam kết của mình. Đi kèm với đó là chữ ký đại diện của bên A và bên B để xác thực. Mẫu thu hồi hóa đơn này sẽ cần chữ ký hoặc dấu xác nhận của hai bên liên quan.

Xem thêm: Mẫu biên bản làm việc nhóm

Tải ngay mẫu thu hồi hóa đơn tại đây:

mau bien ban thu hoi hoa don.doc

3. Hóa đơn và vai trò của mẫu thu hồi hóa đơn bạn nên biết

Hóa đơn chưa thanh toán là “kẻ giết người thầm lặng” của doanh nghiệp hiện đại. Hành động đơn giản là không được trả tiền khi bạn nên có ảnh hưởng xấu đến sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ. Mỗi ngày, hàng triệu doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào việc được trả tiền đúng hạn cho việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ được thực hiện, vì đây thực chất là động lực thúc đẩy duy trì dòng tiền dương.Theo một khảo sát gần đây của marketinvoice, 60% hóa đơn được thanh toán trễ, trong khi 1 trong 5 hóa đơn thanh toán là quá hai  tuần.

Có nhiều lý do tại sao khách hàng trì hoãn thanh toán. Tuy nhiên trước khi bạn giả định điều tồi tệ nhất, bạn nên xem xét các câu hỏi sau để giúp phục hồi hóa đơn chưa thanh toán từ khách hàng của mình. Bạn có một hợp đồng phác thảo các điều khoản thanh toán của bạn?

Nó thực hành kinh doanh tốt để thảo luận về giá cả, lệ phí và điều kiện thanh toán của bạn trước khi cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm của bạn. Thông tin này phải bao gồm tất cả các dịch vụ và sản phẩm đang được lập hóa đơn và sẽ làm rõ mọi khoản phí bổ sung. Hợp đồng cũng nên phác thảo cả doanh nghiệp của bạn và quyền và trách nhiệm của khách hàng, để có thể có sự nhầm lẫn tối thiểu đối với nghĩa vụ thanh toán. Hầu hết các doanh nghiệp đều nêu các điều khoản thanh toán trong hợp đồng và hóa đơn của họ, và vì vậy đối với các khoản thanh toán trễ, việc theo dõi 7 tới 14 sau ngày đáo hạn là chấp nhận được.

Lý do phổ biến nhất cho việc thiếu thanh toán là sự quên lãng, tuy nhiên hóa đơn có thể bị mất hoặc có thể người chịu trách nhiệm giải quyết hóa đơn chỉ đứng sau khối lượng công việc của họ hoặc thậm chí có thể công ty thanh toán hóa đơn của họ theo lịch thanh toán khác dẫn đến chậm trễ giữa ngày đáo hạn và thanh toán theo lịch trình của họ.  Có thể đôi khi một khách hàng gặp khó khăn về tài chính, do đó Quý vị có thể cân nhắc việc thiết kế một kế hoạch thanh toán nhất để hỗ trợ khách hàng và tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh tích cực với họ. Tất nhiên, có những tình huống mà các doanh nghiệp không có lý do hợp lệ để bỏ lỡ ngày đáo hạn và đây là khi cần thêm hành động.

Ban đầu, truy vấn một khoản thanh toán trễ có thể được thực hiện với một email nhắc nhở lịch sự kèm theo hóa đơn gốc để che giấu khả năng nó bị đặt nhầm chỗ.  Nếu bạn đang theo dõi qua điện thoại, điều quan trọng là phải có số hóa đơn, ngày và số tiền chưa thanh toán, cùng với bất kỳ thông tin nào từ các lần thử trước để liên hệ với người hoặc doanh nghiệp liên quan. Theo dõi có thể bao gồm một lời nhắc về các điều kiện thanh toán của bạn, chẳng hạn như những điều kiện đã được thỏa thuận trong hợp đồng ban đầu.

Bạn có thể yêu cầu chi phí lãi và thu hồi nợ nếu một doanh nghiệp khác chậm thanh toán hàng hóa hoặc dịch vụ. Nếu bạn đồng ý ngày thanh toán, thường phải trong vòng 30 ngày đối với các cơ quan công quyền hoặc 60 ngày đối với các giao dịch kinh doanh. Bạn có thể đồng ý một khoảng thời gian dài hơn 60 ngày cho các giao dịch kinh doanh - nhưng nó phải công bằng cho cả hai doanh nghiệp.

Theo đuổi các khoản thanh toán cho hóa đơn quá hạn có thể làm cạn kiệt năng lượng và thời gian của bạn khỏi việc điều hành doanh nghiệp của bạn. Chiến lược tốt nhất của bạn chống lại các khoản thanh toán trễ là sử dụng giải pháp trong đó thanh toán được lấy trực tiếp từ hóa đơn của bạn hoặc đảm bảo hóa đơn của bạn được định dạng tốt - làm theo hướng dẫn của chúng tôi để tạo hóa đơn để bạn được thanh toán đúng hạn.

Đối với tất cả những nỗ lực của đôi khi sẽ luôn có một khách hàng hoặc khách hàng không có tiền để thanh toán hoặc sử dụng chiến thuật trì hoãn thanh toán để quản lý dòng tiền của chính họ.

Việc làm quản trị kinh doanh

Luôn nhớ rằng giao dịch với khách hàng cũng liên quan đến phán đoán tốt và nếu bạn có mối quan hệ 5 năm với khách hàng và đột nhiên họ không thanh toán tiền lương, thì hãy dành thời gian để hiểu điều gì đang xảy ra trước khi yêu cầu thanh toán. Trong hầu hết các trường hợp, nếu bạn đã được thanh toán trên một hóa đơn trễ thì bạn cần phải hành động nhanh chóng. Thực hiện theo hướng dẫn của chúng tôi dưới đây để giải thích cách phục hồi hóa đơn quá hạn.

Nếu lời nhắc lịch sự của bạn không thúc đẩy được họ hành động, thì bạn có thể cần gửi thư yêu cầu. Trong thư này, nên trích dẫn hợp đồng gốc và điều kiện thanh toán, cùng với ngày của dịch vụ được cung cấp và bất kỳ lời nhắc nào được gửi. Bạn có thể muốn cung cấp tối hậu thư hợp lý, chẳng hạn như thông báo cho khách hàng rằng bạn sẽ ngừng cung cấp dịch vụ tiếp theo cho đến khi số tiền còn thiếu được trả, hoặc vấn đề sẽ được chuyển đến một cơ quan đòi nợ: một tổ chức chuyên nghiệp chuyên đòi lại hóa đơn chưa thanh toán thay mặt bạn. Cuối cùng, bạn đọc tìm hiểu thêm về mẫu biên bản họp hội đồng quản trị, mẫu biên bản họp hội đồng thành viên và mẫu biên bản bàn giao xe nếu thấy chúng hữu ích.

Tải ngay mẫu thu hồi hóa đơn tại đây:

mau bien ban thu hoi hoa don.doc​

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn cùng những thông tin hữu ích khác cho mình.