Hướng dẫn cách viết biểu mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp

Việc làm quản lý điều hành

1. Kế hoạch tổ chức cuộc họp là gì?

Bạn hiểu như thế nào là một bản kế hoạch tổ chức cuộc họp? Và để viết được một mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu? Và viết như thế nào? Hãy tìm hiểu ngay thông tin dưới đây.

1.1. Tìm hiểu về kế hoạch tổ chức cuộc họp là gì?

Hội họp là một trong những đầu mục công việc khá quan trọng để quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Việc tổ chức một cuộc họp là phương pháp hiệu quả nhất để lấy được ý kiến đa chiều của nhiều người cùng một lúc để thảo luận, tranh cãi và đưa đến quyết định chung cuối cùng đưa ra phương hướng phù hợp nhất.

Căn cứ vào mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ hàng năm, hàng tháng của đơn vị, doanh nghiệp và yêu cầu giải quyết công việc, người đứng đầu các bộ phận chỉ đạo việc xây dựng và phân công trách nhiệm cho các thành viên liên quan chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác có liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp, kế hoạch tổ chức các cuộc họp quan trọng tổ chức hàng tháng và tổng kết cuối năm.

Để một cuộc họp diễn ra thành công tốt đẹp, hạn chế những sự khác biệt và có thể đạt được kết quả như mong muốn thì việc xây dựng kế hoạch trước cuộc họp là khâu vô cùng quan trọng. Tiếp đến là chuẩn bị sẵn biên bản làm việc để ghi lại những thông tin đáng chú ý nhất.

Một kế hoạch họp để phác thảo những chủ đề sẽ được thảo luận và theo thứ tự nào. Đây có thể là một phác thảo chính thức, bao gồm lệnh gọi đặt hàng và nhiều bước để bao gồm các mặt hàng kinh doanh cũ và mới. Hoặc một chương trình hội họp có thể rất đơn giản - một hoặc hai mục với thời gian được phân bổ để thảo luận hoặc bỏ phiếu. Tất cả phụ thuộc vào mục đích cuộc họp của nhóm và nhu cầu của doanh nghiệp hoặc nhóm của bạn. Một chương trình hội họp cho một biên bản họp hội đồng thành viên hoặc biên bản họp hội đồng quản trị có thể rất khác so với một cuộc hội thảo hoặc hội thảo, nhưng các mục tiêu là như nhau: để thông báo cho những người tham gia cuộc họp về những chủ đề nào sẽ được đề cập và cho phép dễ dàng tạo điều kiện cho quá trình họp.

1.2. Hướng dẫn cách viết biểu mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp đúng chuẩn

Để lên được một mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp tốt nhất  bạn cần chú ý những vấn đề dưới đây:

- Chủ đề cuộc họp

- Thời gian

- Địa điểm

- Thành phần

- Các khâu chuẩn bị

- Thư mời họp

+ Đặt trước địa điểm họp

+ Tổ chức vệ sinh phòng họp.

+ Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện.

+ Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.

+ Chuẩn bị nước uống.

+ Khăn phủ bàn.

+ Máy chiếu, computer, màn chiếu, TV.

+ Soạn thư mời và trình duyệt.

+ Gửi thư mời.

+ Nhắc tham gia họp trước 60 phút.

- Kinh phí

Tùy thuộc vào tính chất của cuộc họp bạn sẽ dựa vào đó để sắp xếp và lên chương trình, nội dung, khung giờ phù hợp với cuộc họp. Khâu hậu cần là một trong những khâu đoạn vô cùng quna trọng. Bạn nên lưu ý đến nội dung chương trình xây dựng, cần dựa trên những ý kiến đóng góp khác nhau của mọi người trong công ty.

Việc làm quản lý hành chính

2. Mục đích và lợi ích khi có một bản kế hoạch tổ chức cuộc họp tốt

Tổ chức các cuộc họp sắp tới và trước đó tại một địa điểm để cải thiện khả năng hiển thị và tăng trách nhiệm. Tạo một chương trình họp kết nối liền mạch, kết nối nơi mọi người đều có quyền truy cập và có thể đóng góp. Loại bỏ phỏng đoán ra khỏi việc quản lý các cuộc họp với các cảnh báo tự động, thông báo và yêu cầu cập nhật.

Biên bản cuộc họp tài liệu trực tiếp trong kế hoạch hội họp và đính kèm các tệp và ý kiến ​​cho các chủ đề và các mục hành động có liên quan.

Cải thiện các cuộc họp của bạn với một kế hoạch hội họp hiệu quả

Cho dù bạn sử dụng một mẫu hoặc tạo mẫu của riêng bạn, một kế hoạch hội họp có thể là một công cụ tổ chức tuyệt vời để giữ cho các cuộc họp tập trung. Dưới đây là một số mẹo để thiết kế và sử dụng kế hoạch hội họp để đảm bảo rằng các mục tiêu đáp ứng được đáp ứng mà không lãng phí thời gian hoặc tạo ra sự thất vọng.

Tạo kế hoạch hội họp của bạn sớm. Don Tiết chờ đến phút cuối để bắt đầu viết kế hoạch hội họp. Bắt đầu tốt trước khi một cuộc họp cho bạn thời gian để tạo một tài liệu chuyên nghiệp và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào dựa trên phản hồi từ các thành viên trong nhóm.

Xác định rõ ràng mục tiêu cuộc họp của bạn. Mục tiêu có thể được coi là một bản tóm tắt rất ngắn gọn về những gì sẽ được thảo luận trong một cuộc họp. Điều này nên được nêu ở đầu kế hoạch hội họp, bên dưới tiêu đề cuộc họp hoặc tiêu đề kế hoạch hội họp.

Ưu tiên các mục kế hoạch hội họp. Khi bạn phác thảo các mục sẽ được thảo luận, hãy thêm chúng vào kế hoạch hội họp theo thứ tự quan trọng. Các cuộc họp nổi tiếng là chạy quá giờ và bạn không muốn bỏ lỡ một chủ đề quan trọng vì hết thời gian.

Chia nhỏ các chủ đề kế hoạch hội họp thành các điểm chính. Tạo một phác thảo chi tiết hơn, chia các chủ đề kế hoạch hội họp thành nhiều mục để xem xét giúp người tham dự thấy các vấn đề chính. Điều này cho phép một cuộc thảo luận tập trung hơn và có thể tiết kiệm thời gian.

Cho phép đủ thời gian cho mỗi mục kế hoạch hội họp. Điều này rất quan trọng, nhưng không nhất thiết phải dễ dàng. Một số tính linh hoạt luôn được yêu cầu trong các cuộc họp và ưu tiên các mục kế hoạch hội họp sẽ giúp đảm bảo rằng các vấn đề quan trọng được giải quyết. Nhưng cho phép đủ thời gian cho mỗi chủ đề kế hoạch hội họp sẽ giúp người tham dự giải quyết hiệu quả các vấn đề trong tay.

Cho biết liệu các mục kế hoạch hội họp yêu cầu một quyết định. Một số doanh nghiệp được bảo hiểm trong cuộc họp có thể bao gồm các chủ đề thảo luận hoặc các vấn đề cần được giải quyết hoặc bỏ phiếu. Hãy chắc chắn rằng điều này rõ ràng trong kế hoạch hội họp của bạn để người tham dự biết liệu họ sẽ là một phần của quá trình ra quyết định.

Thông báo cho các thành viên về cách chuẩn bị cho cuộc họp. Chia sẻ kế hoạch hội họp với các thành viên trong nhóm trước không chỉ cho họ biết những gì mong đợi trong cuộc họp, mà còn có thể mô tả bất kỳ sự chuẩn bị nào cần thiết.

Liệt kê những người chịu trách nhiệm trình bày một chủ đề. Người tham dự cuộc họp nên có vai trò và trách nhiệm rõ ràng để giữ cho quá trình hoạt động trơn tru.

Dành thời gian cho cuộc họp xem xét. Vào cuối kế hoạch hội họp  của bạn, bao gồm một không gian để đánh giá cuộc họp để cải thiện quy trình trong tương lai. Đây cũng có thể là thời gian để người tham dự được làm rõ về bất kỳ vấn đề nào được nêu ra trong cuộc họp hoặc đề xuất các chủ đề cho cuộc họp tiếp theo.

Hy vọng những chia sẻ trên trong bài viết cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích về kế hoạch tổ chức cuộc họp và tải được biểu mẫu hữu ích. Hãy chia sẻ những thông tin trên đến bạn bè của bạn để có được những thông tin hữu ích về kế hoạch tổ chức cuộc họp nhé. Chúng tôi chân thành cảm ơn sự quan tâm theo dõi của các bạn đến bài viết trên của chúng tôi.