Download mẫu giấy mời họp và cách viết đạt tiêu chuẩn

Việc làm hành chính - văn phòng

1. Giấy mời họp là gì?

Mẫu giấy mời họp là một trong những hình thức thông báo về thời gian, địa điểm của cuộc họp và nó thể hiện được sự chuyên nghiệp, trang trọng và tôn trọng người được mời. Và thực tế thì đối tượng nào nhận được giấy mời họp thì bắt buộc phải tham gia sự kiện của cuộc họp bởi đối tượng này chính là một nhân tố quan trọng trong đơn vị, cơ quan và công việc mà đối tượng này đảm nhận cũng đóng vai trò lớn và không thể thiếu vắng trong cuộc họp. Trong quá trình diễn ra cuộc họp cũng rất cần những ý kiến, phát biểu của đối tượng này về quyết định thay đổi, chính sách mởi hay những định mới liên quan đến đơn vị, cơ quan.

Giấy mời họp hay còn được nhiều doanh nghiệp gọi là thư mời họp, hiện nay được sử dụng rộng rãi và khá phổ biến tại các đơn vị, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan Nhà nước và thường được Bộ phận hành chính – nhân sự soạn thảo hoặc sử dụng các mẫu có sẵn được Giám đốc phê duyệt.

Dù nội dung cuộc họp có là gì chẳng hạn như họp xử lý khiếu nại tố cáo, họp hội đồng quản trị, họp hội đồng thành viên, họp gia đình,... và  được diễn ra như thế nào thì việc tạo ra giấy mời họp cũng cần trở nên nghiêm túc để đảm bảo được tính chất của cuộc họp được tổ chức. Đồng thời khi bạn muốn mời ai đó đi dự cuộc họp thông qua mẫu giấy mời họp thì cũng cần phải đáp ứng được những nội dung cơ bản liên quan đến nội dung chính của cuộc họp để đối tượng được mời có thể nắm rõ được.

>> Xem thêm: Mẫu báo cáo thành tích tập thể

2. Khi nào cần dùng đến giấy mời họp

Trên thực tế hiện nay, mẫu giấy mời họp được sử dụng với trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào từng tính chất hoạt động của đơn vị, ví dụ như: Mời họp phụ huynh, họp cán bộ cấp cao trong công ty, họp đại hội, họp hội nghị,… Và với mỗi trường hợp sẽ có mục đích sử dụng khác nhau. Mẫu giấy mời họp mà chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn dưới đây là một văn bản chung nhất và có thể sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm phiếu

3. Mẫu giấy mời họp

3.1. Nội dung cần có trong giấy mời họp

Như ở trên chúng tôi cũng nói rằng mỗi hoàn cảnh sử dụng giấy mời họp sẽ có những mục đích khác nhau và đương nhiên nội dung của mỗi giấy mời họp cũng cần phải nói lên được điều đó. Với đặc điểm vô cùng quan trọng của mỗi giấy mời họp thì có thể các bạn cũng đã phần nào hình dung ra được những nội dung cơ bản cần có ở mỗi giấy mời họp. Tuy nhiên thì để các bạn nắm rõ được điều cơ bản này thì chúng tôi sẽ chia sẻ một vài thông tin. Bởi tính chất của mỗi giấy mời họp đều cần phải thể hiện được sự nghiêm túc và mức độ cần thiết phải tham gia cuộc họp thì các bạn cần phải chú ý trong quá trình ghi nội dung.

Các bạn cũng cần biết rằng, mẫu giấy mời họp chỉ cần ghi một cách đơn giản, ngắn gọn những phải đảm bảo đầy đủ các thông tin về: Tên cơ quan viết ở góc trái; tiêu đề giấy mời họp viết in hoa có dấu; quốc hiệu tiêu ngữ phía bên phải; kinh gửi ( họ và tên đối tượng được mời); mục đích cuộc họp; địa điểm và thời gian cụ thể diễn ra sự kiện cuộc họp; cung cấp lý do tổ chức cuộc họp; kèm theo chữ ký của thủ trưởng cơ quan ( hoặc người chủ trì cuộc họp).

Khi mời bất kỳ một đối tượng nào tham gia cuộc họp dù cơ quan Nhà nước hay tư nhân thì người viết thư mời họp cũng cần phải xác định được đối tượng đó là ai, thành phần nào, để biết cách sử dụng lời lẽ trong giấy mời, và tránh gây ra những sai sót không đáng có để làm ảnh hưởng đến cuộc họp hoặc người viết giấy mời.

Việc làm hành chính nhân sự

>> Xem thêm: Mẫu báo cáo tiếp khách

3.2. Tải mẫu giấy mời họp

Nhờ vào sự phát triển và mức độ phổ biến của các ứng dụng tin học thì hiện nay các mẫu giấy, mẫu thư hay mẫu văn bảo đều có những bản word sẵn để các bạn có thể tải về và sử dụng một cách thuận lợi mà lại tối giản được tối đa những lỗi chính tả. Dưới đây là mẫu giấy mời họp đạt tiêu chuẩn và phù hợp với mọi đơn vị, tổ chức hiện nay.

Tải trọn bộ Mẫu thư mời họp chuyên nghiệp nhất tại đây!!

Mau-giay-moi-hop.rar

>> Thất nghiệp, không tìm được việc làm, đọc ngay tuyệt chiêu tìm việc từ Timviec365.vn, nhanh, tiện lợi và uy tín.

Để cuộc họp trở nên trang trọng hơn, người tổ chức cuộc họp ngoài việc chuẩn bị biên bản làm việc còn phải tiến hành soạn thư mời họp để gửi tới các thành viên tham gia cuộc họp, điều này sẽ khiến cho người nhận được thư mời có sự chủ động và có trách nhiệm nhiều hơn đối với cuộc sắp diễn ra đó. 

Một số lưu ý khi viết giấy mời họp

- Thông tin của người mời họp: Trong mẫu giấy mời họp thì người viết cần phải nêu ra rõ được những thông tin họ và tên người đại diện mời họp; kèm theo đó là số điện thoại, chức vụ… để đối tượng nhận được giấy mời họp biết rõ được ai là người đã mời họ họp. Và số điện thoại là để người được mời có thể liên hệ lại trong một số trường hợp khẩn cấp liên quan đến việc tham gia cuộc họp.

- Tóm tắt nội dung cuộc họp: Với vai trò là người đại diện của người mời họp thì người viết phải có trách nhiệm điền rõ những thông tin về mục đích cuộc họp; mặc dù chỉ cần ghi ngắn gọn, tóm tắt khoảng 1- 2 dòng nhưng vẫn phải viết làm sao để người được mời hiểu rõ được nội dung cơ bản trước khi tham gia cuộc họp.

- Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện họp: Có thể đây là một trong những nội dung không thể thiếu được trong bất kỳ một mẫu giấy mời họp, người viết cần phải cung cấp chính xác và cụ thể nhất có thể nội dung này. Vừa đảm bảo được việc người được mời tham gia cuộc họp đúng giờ, đúng thời điểm vừa thể hiện được sự chuyên nghiệp. Và thông thường các cơ quan đều gửi giấy mời họp trước thời gian diễn ra cuộc họp là 1 tuần để người được mời có thể sắp xếp lịch làm việc để tham gia cuộc họp một cách thuận lợi, đầy đủ hơn.

- Đề nghị: Với mỗi mẫu giấy mời cuộc họp thì người viết thường chỉ phải viết phần đề nghị, nhưng vẫn có một vài trường hợp đặc biệt cần phải lưu ý đối với người được mời họp, cần phải chuẩn bị ( trang phục, tiết mục văn nghệ; hài kịch; phát biểu…).

Ngoài những phần cần chú ý trên thì sau khi viết xong một mẫu giấy mời họp thì phải có chữ ký của người đại diện, người đứng đầu, thủ trưởng đơn vị. Mặc dù văn bản trong thư mời họp ngắn gọn, súc tích nhưng câu từ phải thật trang trọng, lịch sự và thể hiện được sự tôn trọng đối với người được mời họp. Trong khi đi làm, bạn sẽ phải xử lý nhiều loại tài liệu và giấy tờ khác nhau như vậy. mẫu đánh giá công việc cá nhân, mẫu thư mời làm bài kiểm tra, tờ khai quyết toán thuế, hồ sơ đăng ký thuế, mẫu thông báo tuyển dụng nhân sự, mẫu thư xin việc, đơn đề xuất tăng lương,...

Công ty tuyển dụng

Tải trọn bộ Mẫu thư mời họp chuyên nghiệp nhất tại đây!!

Mau-giay-moi-hop.rar

Trên đây là mẫu giấy mời họp được sử dụng phổ biến và phù hợp đối với nhiều đơn vị, ngoài ra các bạn có thể truy cập tại website vieclam88.vn để tìm và tải thêm nhiều mẫu văn bản, tài liệu khác. Hy vọng với những thông tin chúng tôi chia sẻ ở trên đã giúp các bạn tải và viết được mẫu thư mời họp đạt tiêu chuẩn và hoàn hảo nhất cho thể! Trong trường hợp có vấn đề gì chưa rõ hay cần hỗ trợ gấp thì có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi tại địa chỉ Gmail: Timviec365.vn@gmail.com, chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất có thể!