Mã số BHXH là gì? Thông tin cách tra cứu mã số bảo hiểm xã hội

1. Khái niệm mã số BHXH là gì?

Mã số Bảo hiểm xã hội là mã định danh duy nhất được cấp cho một cá nhân ghi nhận quá trình tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN và các chế độ, chính sách được hưởng trọn đời. Mã số BHXH được áp dụng thay cho số sổ bảo hiểm xã hội trùng với mã số BHYT cấp cho trẻ em từ khi sinh ra sử dụng thẻ bảo hiểm y tế cho đến những người nhận lương hưu hay hưởng tử tuất. Tham gia đóng bảo hiểm xã hội đem lại cho người lao động rất nhiều lợi ích, mỗi tháng chỉ cần bỏ ra một khoản chi phí cố định khá phù hợp với thu nhập hiện nay. Vì thế mà nhu cầu người tham gia đóng bảo hiểm xã hội đang tăng lên khá nhanh. 

Kết nối với dữ liệu trên hệ thống dữ liệu dân cư của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, mã số BHXH là dãy gồm 10 chữ số tự nhiên. Theo đó dãy số được thiết lập căn cứ trên mã tỉnh: 02 số đầu, còn lại là số tự nhiên. Mã số này được đồng bộ với 10 số cuối trên thẻ BHYT và số trên sổ BHXH. 

Không tự nhiên mà mã số bảo hiểm xã hội được thiết lập mà không mang một vai trò gì, nó giúp ích rất nhiều cho cả cơ quan quản lý và người sử dụng. Cụ thể:

- Chỉ cần cung cấp mã số bảo hiểm xã hội khi tham vào các giao dịch về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, người tham có có thể hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kiểm tra thông tin về quá trình tham gia đóng, hưởng chế độ BHXH, BHYT của mình. 

- Sử dụng mã số bảo hiểm y tế khi khám chữa bệnh bảo hiểm xã hội tại các cơ sở khám chữa bệnh có thể tra cứu thông tin về dữ liệu thẻ bảo hiểm y tế của người khám chữa bệnh trên công tiếp nhận dữ liệu hệ thống thông tin giám định bảo hiểm y tế đồng thời có thể biết được thẻ bảo hiểm y tế có còn giá trị sử dụng hay không.

- Giúp đơn vị sử dụng lao động thông qua mã số bảo hiểm xã hội của từng người lao động trong đơn vị, đơn vị sử dụng lao động có thể giảm tải được thời gian khi kê khai, cập nhật thông tin BHXH, BHYT của người lao động, qua đó giải quyết chế độ BHXH, BHYT nhanh chóng hơn. 

- Đối với cơ quan bảo hiểm xã hội, mã số bảo hiểm xã hội được cập nhật trong hệ thống dữ liệu, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ quản lý được chặt chẽ quá trình đóng, hưởng BHXH, BHYT của từng cá nhân, dễ dàng kiểm soát được có hay không việc trốn đóng bảo hiểm xã hội, BHYT của các đơn vị sử dụng lao động. Cũng dựa trên mã số này mà cơ quan bảo hiểm có thể cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT tại bất cứ cơ quan BHXH nào trên toàn quốc mà thủ tục lại đơn hơn nhiều so với cấp mới.    

Có thể thấy lợi ích của việc cấp mã số BHXH có lợi cho cả cơ quan chức năng và người tham gia, đáp ứng yêu cầu về quản lý cơ sở dữ liệu tập trung trên toàn quốc của ngành BHXH. Tổ hợp của dãy số tự nhiên là vô tận, dựa vào đó mà cơ quan bảo hiểm thực hiện cấp mã số ứng với mỗi người để nâng cao sự tiện lợi trong công tác quản lý, giải quyết mọi chế độ, chính sách của các loại bảo hiểm trên phạm vi toàn quốc giảm đi thực trạng trùng thẻ BHYT. 

Nguyên tắc cấp Mã số BHXH:

- Mã sổ BHXH bao gồm 10 ký tự bằng số

- Mã số BHXH được kết nối với dữ liệu hộ gia đình

- Người tham gia đã có sổ BHXH thì được bảo lưu số sổ BHXH làm mã số BHXH 

- Mã số BHXH được thể hiện trên sổ BHXh và thẻ BHXH 

Thời gian trước, mã số BHXH được in trên bìa và tờ rơi của sổ BHXH bằng cụm từ mã số, vì thế mà thực chất số sổ BHXH và mã số BHXH là như nhau. 

2. Mã sổ bảo hiểm xã hội được cấp như thế nào?

Ban hành quy chế quản lý và cấp mã số BHXH cho người tham gia BHXH, BHYT từ ngày 01/04/2024, quy trình cấp mã số bảo hiểm y tế được quy định 03 bước là Tìm kiếm, cập nhật và kiểm duyệt 

2.1. Tìm kiếm 

- Tìm kiếm người tham gia trong cùng hộ gia đình:

+ Nếu tồn tại người trùng bộ thông tin định danh và xác định, xác minh là một người thì không thực hiện cấp mã số BHXH lúc này sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin cá nhân theo mẫu 01-BD hoặc phụ lục kèm theo mẫu TK1-TS

+ Nếu tồn tại người không trùng khớp bộ thông tin định danh và chưa đồng bộ thì tiến hành xác minh

+ Nếu tồn tại người không trùng khớp bộ thông tin định danh và đã đồng bộ thì tiến hành xác minh thông tin; trường hợp là 01 người thì chuyển trả hồ sơ cho UBND xã hoặc đơn vị sử dụng lao động để xác minh và đề nghị hoàn thiện hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia 

+ Nếu không tồn tại người hoặc không xác định đúng người trong hộ gia đình thì cán bộ nhập liệu chuyển sang thực hiện theo quy định 

- Cán bộ sẽ thực hiện tìm kiếm người tham gia khác hộ gia đình theo các bộ chỉ tiêu tìm kiếm từ Bộ thông tin định danh trên phạm vi toàn quốc. 

+ Tìm kiếm theo CMND/ hộ chiếu/ thẻ căn cước công dân trên toàn quốc 

+ Tìm kiếm theo mã tỉnh khai sinh, họ và tên, năm sinh trên toàn quốc

+ Tìm kiếm theo họ và tên, năm sinh trên mã tỉnh hộ khẩu trên toàn quốc

2.2. Cập nhật 

- Trường hợp tìm thấy người trùng bộ thông tin định danh: 

+ Nếu xác minh là 01 người thì không thực hiện cấp mã số BHXH

+ Nếu xác minh là 02 người khác nhau thì cán bộ nhập liệu bổ sung thông tin, chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin cấp mã số BHXH 

- Trường hợp tìm thấy và xác minh đúng tham gia nhưng không trùng khớp bộ thông tin định danh (sai 01 trong số các thông tin định danh)

+ Nếu chưa đồng bộ với phần mềm TST thì thực hiện điều chỉnh thông tin cá nhân theo mẫu 01-BD hoặc mẫu TK-TS

Nếu đã đồng bộ với phần mềm TST, hãy chuyển hồ sơ đến UBND xã hoặc đơn vị sử dụng lao động để kiểm tra và yêu cầu hoàn thiện hồ sơ thay đổi thông tin cá nhân của người tham gia.

- Trường hợp không tìm thấy: Cán bộ nhập liệu cập nhật thông tin người tham gia chuyển đề nghị Tổ kiểm soát duyệt cấp mã số BHXH

2.3. Phê duyệt 

Công việc dành cho cán bộ kiểm soát thực hiện xác minh, kiểm tra thông tin người tham gia với đề nghị của cán bộ nhập liệu.

+ Trường hợp dữ liệu hợp lệ thì phê duyệt

+ Trường hợp dữ liệu không hợp lệ thì không phê duyệt kèm lý do không phê duyệt 

Cán bộ kiểm soát ghi mã số BHXH của người tham gia được duyệt, cấp mới vào danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, danh sách người chỉ tham gia BHYT, danh sách người chỉ tham gia BHXH tự nguyện

3. Đồng bộ mã số bảo hiểm xã hội    

Cấp sổ BHXH và thẻ BHYT mới cho người lao động được thực hiện theo mã số BHXH được áp dụng từ đầu tháng 08/2024. Vì thế mà cơ quan bảo hiểm đã gửi yêu cầu xuống ban ngành chức năng về BHXH các tỉnh, thành phố thực hiện đồng bộ mã số BHXH cho người tham gia. Cấp đổi thẻ BHYT phải trả lại ngay cho người dùng để không ảnh hưởng tới việc khám chữa bệnh của họ. Đồng thời phải kiểm soát chặt chẽ thông tin của người tham gia trước khi tiến hành in thẻ BHYT theo mã số BHXH, không để xảy ra tình trạng in sai thông tin cá nhân trên thẻ. 

Nếu trong quá trình thực hiện đồng bộ mã số BHXH, cấp lại thẻ BHYT không ghi đúng mức hưởng như thẻ cũ trong trường hợp thẻ cũ còn giá trị sử dụng, người tham gia có quyền yêu cầu cấp lại thẻ đúng với giá trị ban đầu. Còn với trường hợp thẻ BHYT cấp lại theo mã số BHXH có thời hạn tham gia trong vòng 5 năm liên tục bị sai thông tin, người tham gia cung cấp thêm thông tin cá nhân, địa chỉ đơn vị đã có quá trình tham giá thẻ cũ trước đó hoặc đơn giản là thẻ cũ cho cơ quan bảo hiểm y tế để được cấp lại thẻ đúng.

4. Cách tra cứu mã bảo hiểm xã hội

4.1. Tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam 

Bước 1: Truy cập vào trang web của bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx

Bước 2: Thực hiện tra cứu thông tin người tham gia theo các chỉ tiêu thông tin hiện lên trong bảng tra cứu như:

- Tỉnh/ TP: Căn cứ theo địa chỉ khai sinh/ hộ khẩu thường trú/ hộ khẩu tạm trú nơi kê khai thông tin, hộ gia đình

- Họ và tên người tham gia

- Ngày/ tháng/ năm sinh

- Mã xác thực 

Bước 3: Sau khi tra cứu thông tin người lao động sẽ phát sinh 3 tình huống sau:

- Trường hợp 1: Người lao động đã được cấp Mã số BHXH trùng với số sổ BHXH nếu có, như vậy người tham gia có thể sử dụng luôn mã số BHXH này thay thế toàn bộ thông tin quản lý liên quan đến số sổ BHXH và mã thẻ BHYT 

- Trường hợp 2: Người lao động được cấp mã số BHXH nhưng khác thông tin Số sổ BHXH đã có từ trước, đơn vị thực hiện rà soát mã số BHXH cho người tham gia để đồng bộ lại mã số theo số sổ

- Trường hợp 3: Không tra cứu được mã số BHXH của người tham gia. Cơ quan bảo hiểm xã hội tiến hành kiểm tra lại thông tin người dùng để cấp lại mã số mới nếu chưa có hoặc xử lý sự cố khi có lỗi của hệ thống.

Xem thêm: Hướng dẫn định khoản bảo hiểm cho một số trường hợp phổ biến

4.2. Tra cứu mã bảo hiểm xã hội bằng phần mềm EFY-eBHXH

Đây là phần mềm hỗ trợ đơn vị tra cứu mã số BHXH của người tham gia trực tiếp khi kê khai các hồ sơ phát sinh với trình tự thực hiện thao tác các bước như dưới đây:

- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm EFY-eBHXH => chọn menu kê khai => chọn thủ tục cần khai báo => Chọn lập tờ khai

Điền thông tin cá nhân của người tham gia cần tra cứu mã số BHXH theo yêu cầu hiện ra trên phần mềm, trong đó các thông tin bắt buộc bao gồm:

+ Họ và tên người tham gia

+ Thông tin về thời gian sinh

+ Giới tính

+ Địa chỉ khai sinh: Tỉnh/ TP – Quận/ huyện – Xã/ phường 

Bấm kiểm tra mã số phần mềm sẽ tự động load mã số tra cứu về theo thông tin cá nhân của người tham gia. Phần mềm này còn hỗ trợ thông báo nhập sai mã số BHXH của người tham gia để cơ quan bảo hiểm tiến hành sửa lỗi. Bạn có thể xem cách tính bảo hiểm xã hộiNếu muốn rút tiền bảo hiểm, bạn cũng cần đáp ứng những điều kiện mới được quy định để có thể thực hiện thủ tục rút tiền nhé.

Kết thúc quá trình tìm hiểu, hi vọng với những thông tin mà Timviec365.vn cung cấp trên đây đã giúp đọc giả giải đáp được khái niệm mã số BHXH là gì? Bên cạnh đó còn mở rộng thêm thông tin để các bạn bổ sung vào kho tàng tri thức của bản thân. Đừng quên hàng ngày truy cập trang web để không bỏ lỡ nhiều thông tin thú vị nhé! Chúc các bạn ngày mới vui vẻ

>>> Ngoài thông tin về mã số BHXH là gì? Để mở rộng hiểu biết về BHXH Bạn đọc có thể xem thêm mẫu d01-ts là gì, mục đích của mẫu này, cách sử dụng như thế nào.