Biểu mẫu về xây dựng kế hoạch đón tiếp khách - Tải miễn phí

Việc làm quản lý điều hành

1. Biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách là gì?

Có lẽ nhiều người đã biết tới biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách, đặc biệt là những nhân viên thuộc phòng quản lý nhân sự. Vậy, khái niệm biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách được giải thích như nào?

Biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách là loại giấy tờ được sử dụng để lập kế hoạch tiếp khách cho đề nghị tiếp khách của những người có nhu cầu tiếp khách vì công việc chung của doanh nghiệp, công ty nào đó. Loại giấy tờ này thuộc quyền trách nhiệm của phòng hành chính nhân sự.

Các bạn hãy theo dõi tiếp để biết những trường hợp sử dụng biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách cũng như những nơi thường sử dụng biểu mẫu này nhé!

1.1. Những trường hợp sử dụng biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách

Biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách là một dạng giấy tờ được sử dụng trong các trường hợp sau:

Có người đề nghị tiếp khách vì mục đích chung của công ty, doanh nghiệp

Người đề nghị tiếp khách đã nộp phiếu đề nghị tiếp khách lên Giám đốc

Sau khi đã được xác nhận, phòng ban đảm nhiệm trách nhiệm, đó là phòng hành chính nhân sự, mới cần phải tạo biểu mẫu để lập kế hoạch đón tiếp khách.

Nhìn chung, biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách được lập nên khi có nhu cầu đón tiếp khách hàng, đặc biệt là các khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng thuộc dạng VIP mà phục vụ cho công việc, lợi ích chung của công ty, doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu đánh giá thực hiện công việc

1.2. Nơi phổ biến sử dụng biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách

Biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách cùng với hầu hết các giấy tờ liên quan chủ yếu được sử dụng trong các doanh nghiệp, công ty bởi các lí do sau:

Doanh nghiệp, công ty có hệ thống bộ máy nhân sự vô cùng lớn và tương đối phức tạp nên cần phải có các văn bản kiểm soát thông tin và chứng từ cho nhân sự

Đây là nơi ra vào và tiếp xúc của hàng trăm khách hàng mỗi ngày nên cần có giấy tờ để lên kế hoạch chi tiết, rõ ràng và sắp xếp sao cho giờ giấc hợp lí nhất với đôi bên, nhất là khách hàng

Doanh nghiệp, công ty là nơi làm việc phải nghiêm túc trên giấy tờ để lưu lại thông tin

Dựa trên 3 lí do chính này, biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách cần phải được sử dụng hầu hết ở các doanh nghiệp và thuộc trách nhiệm của phòng ban hành chính nhân sự, cụ thể hơn là người quản lí phòng ban hành chính nhân sự.

Xem thêm: Hoạt động đánh giá viên chức

2. Quy trình thu nhận biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách

2.1. Đề nghị tạo lập biểu mẫu

Đối tượng thuộc diện được đề nghị lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách chính là các nhân viên của công ty, doanh nghiệp.

Những đối tượng này khi có nhu cầu tiếp khách hàng của mình nói riêng và của công ty nói chung nhưng phải vì mục đích, lợi ích chung của doanh nghiệp có thể đề nghị lên phía trên lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách.

Để có thể đề nghị lập biểu mẫu này, các đối tượng đề nghị là những nhân viên cần phải làm phiếu đề nghị tiếp khách và trình lên phòng Giám đốc xin xét duyệt.

Xem thêm: Mẫu đánh giá nhân viên theo năm

2.2. Xác nhận và xét duyệt

Bộ phận xác nhận và xét duyệt phiếu đề nghị tiếp khách của các đối tượng nhân viên chính là Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký thay giám đốc.

Những người này cần phải đánh giá xem phiếu đề nghị tiếp khách của nhân viên có phù hợp không, cũng như khả năng thực hiện và kế hoạch chuẩn bị dịch vụ cho cuộc họp với khách hàng,..,

Dựa trên sự phù hợp của phiếu đề nghị, Giám đốc sẽ ký và đóng dấu xác nhận. Sau đó, thông báo cụ thể sẽ được gửi tới phòng ban hành chính nhân sự để tạo lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách.

Xem thêm: Mẫu quyết định xử lý khiếu nại tố cáo

2.3. Tạo lập và quản lý

Bộ phận hay đối tượng chịu trách nhiệm tạo lập và quản lý biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách chính là phòng hành chính nhân sự nói chung và quản lý phòng hành chính nhân sự nói riêng chịu trách nhiệm cao nhất.

Nội dung chính của một biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách bao gồm:

• Quy trình đón tiếp
• Chi phí liên quan
• Phân công chuẩn bị

Ngoài ra, phòng ban hành chính nhân sự cần phải chú ý hơn tới các nội dung khách trên biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách như chữ ký, căn cứ, tiêu đề, logo công ty, ngày tháng năm,…

Việc làm quản lý hành chính

2.4. Triển khai

Sau khi biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách được xây dựng, người đề nghị sẽ dựa trên đó kết hợp cùng với các bộ phận, nhân sự được phân công để tiếp đón khách hàng sẽ triển khai kế hoạch tiếp đón khách hàng một cách suôn sẻ, thuận lợi nhất có thể.

Trong quá trình lập kế hoạch tiếp khách, phòng ban hành chính nhân sự, cụ thể là người phụ trách, cần phải trao đổi và thống nhất với người đề nghị tiếp khách. Sau đó phải trình lên Ban Giám đốc để phê duyệt rồi mới triển khai. Lưu ý đặc biệt là kế hoạch đón tiếp khách phải được chuyển cho trợ lý/thư lý Giám đốc, người phụ trách tiếp khách và những bộ phận được phân công tổ chức thực hiện.

Việc triển khai biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách sao cho tốt nhất và làm hài lòng khách hàng nhất là nhiệm vụ chung không chỉ của phòng hành chính nhân sự, người đề nghị mà của tất cả công ty.

Xem thêm: Báo cáo thực hiện mục tiêu công ty 

3. Tại sao nên dùng bảng chấm công làm thêm

3.1. Bảo đảm tiếp đón khách hàng thuận lợi nhất

Việc sử dụng biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách giúp cho công ty, doanh nghiệp cũng như ban điều hành bảo đảm được việc tiếp đón khách hàng diễn ra suôn sẻ nhất dựa trên các bước trong quy trình đón tiếp được lập kế hoạch sẵn và chi tiết nhất. Từ đó, mọi phòng ban thuộc doanh nghiệp, đặc biệt là các đội nhóm phụ trách tổ chức thực hiện đón tiếp khách hàng sẽ dễ dàng làm việc hơn bao giờ hết.

Mặt khác, có bản kế hoạch tiếp đón khách hàng được thống nhất sẽ hạn chế thời gian bàn bạc, cũng như không mất thời gian tranh luận dẫn tới cãi vã, bất hòa trong công việc.

Xem thêm: Mẫu xây dựng mục tiêu kpi cá nhân

3.2. Quản lý ngân sách công ty

Một lợi ích tiêu biểu của biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách chính là giúp cho việc quản lý ngân sách công ty dễ dàng hơn bao giờ hết. Số liệu tiền bạc, chi phí cần phải chi tiêu sẽ được lưu lại và phục vụ cho việc thống kê ngân sách vào các năm tài chính.

Hơn thế, biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách sẽ giúp cho ban điều hành của công ty nắm rõ được việc chi tiêu để có thể điều chỉnh được ngân sách sao cho hợp lí nhất có thể để tiết kiệm những khoản có thể tiết kiệm được.

Xem thêm: Hợp đồng liên kết đào tạo

3.3. Tạo sự gắn kết trong công ty

Việc phân công chuẩn bị cho buổi đón tiếp khách hàng trong biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách giúp gắn kết tình đồng nghiệp trong doanh nghiệp, công ty ngày một sâu sắc, chân thành và tha thiết.

Quá trình làm việc chung theo hình thức teamwork sẽ giúp cho các đồng nghiệp tạo dựng và mở rộng mối quan hệ, đồng thời tăng sự gắn kết, sẻ chia và đùm bọc, giúp đỡ nhau trong công việc nhiều hơn.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thiết kế website

4. Bảng chấm công làm thêm trình bày như thế nào?

Biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách được trình bày theo các nội dung dưới đây:

Phần mở đầu:

Logo công ty: được trình bày ở góc trái trên đầu biểu mẫu

Tên công ty: viết in hoa và in đậm

Ngày tháng năm, nơi viết

Tiêu đề: in hoa và in đậm

“KẾ HOẠCH TIẾP KHÁCH

V/v tiếp đoàn khách……………”

Phần nội dung:

Quy trình đón tiếp

Chi phí liên quan

Phân công chuẩn bị

Phần kết: chữ ký của bộ phận đề nghị (người đại diện) và Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên)

Trên đây toàn toàn bộ thông tin về Cách tạo dựng biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách mới nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn làm việc suôn sẻ hơn trong công việc. Chúc các bạn có một ngày vui vẻ! Xin cám ơn bạn vì đã quan tâm và theo dõi chúng tôi!

Tìm việc

Dựa vào Phiếu đề nghị tiếp khách của người có nhu cầu tiếp khách vì công việc chung của công ty trình lên Ban giám đốc. Phiếu này sau khi đã được Giám đốc phê duyệt, phòng HCNS sẽ lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu Kế hoạch tiếp khách như sau:

Mấu kế hoạch tiêp khách

Biểu mẫu Kế hoạch tiếp khách.doc

>> Gặp khó khăn trong việc tạo cv đẹp ? tải mẫu cv xin việc tại Timviec365.vn để cv của bạn ấn tượng nhất trong mắt nhà tuyển dụng
>> Thất nghiệp, không tìm được việc làm ? Tham khảo ngay tuyệt chiêu tìm việc làm nhanh từ Timviec365.vn, vừa nhanh lại tiện lợi.

Timviec365.vn hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho những bạn trong nghề có nguồn tài liệu chất lượng!