Thông báo tiếng anh là gì? Cách trình bày đúng chuẩn bạn đã biết?

Hãy cùng tôi tìm hiểu rõ ràng các vấn đề liên quan đến thông báo tiếng Anh qua nội dung bài viết bên dưới đây. Đó đều là những kinh nghiệm chuẩn xác nhất mà các chuyên viên đến từ Tìm Việc 365 chia sẻ. 

Kiếm việc làm

1. Hiểu thông báo là gì qua cách định nghĩa văn bản hành chính

Là một trong số những văn bản thuộc nhóm văn bản hành chính cho nên khi bạn muốn hiểu thông báo tiếng Anh là gì thì diều đầu tiên bạn cần nắm bắt được đó chính là hiểu rõ ràng khái niệm văn bản hành chính. Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. 

1.1. Phân loại văn bản hành chính

- Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể, bao gồm: quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt. 

Ví dụ: Quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ công chức, chỉ thị về phát động thi đua, biểu dương người tốt việc tốt,...

- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Hệ thống loại văn bản này rất phức tạp và đa dạng, có thể phân thành hai loại chính:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn là văn bản dùng để giao dịch về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Đối với loại văn bản này thì ở đầu văn bản không thể hiện tên loại văn bản, đây cũng là cách để phân biệt công văn với loại văn bản hành chính khác. 

Ví dụ: Công văn đôn đốc, Công văn trả lời, Công văn mời họp, công văn giải thích, Công văn yêu cầu, công văn kiến nghị, công văn chất vấn,...

+ Văn bản có tên gọi: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm,...) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình,...) 

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật. 

Như vậy, Thông báo là một loại văn bản hành chính nhằm mục đích báo cho mọi người biết về tình hình hoạt động, tin tức liên quan tới đơn vị bằng văn bản. 

1.2. Những yêu cầu về nội dung của các văn bản hành chính

1.2.1. Văn bản cần phải có tính mục đích 

Văn bản hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể rõ ràng thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định được rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì, nhằm giải quyết vấn đề gì và giới hạn vấn đề đến đâu, kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?

1.2.2. Văn bản cần phải có tính khoa học

Văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng dễ hiểu, thể thức theo quy định của nhà nước và nội dung phải nhất quán, một văn bản có tính khoa học cần phải đảm bảo:

+ Có lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác
+ Logic về nội dung, bố cục chặt chẽ và phải nhất quán về chủ đề
+ Thể thức văn bản theo quy định của nhà nước 
+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản 

>>> Thất nghiệp, không tìm được việc làm ứng ý? có việc nhưng lương thấp? Tham khảo ngay tuyệt chiêu tìm việc làm nhanh để vừa có việc mà lương lại hấp dẫn.

1.2.3. Văn bản có tính đại chúng 

Văn bản phải được viết rõ ràng dễ hiểu để phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ. Đặc biệt lưu ý là mọi đối tượng ở mọi trình độ khác nhau đều có thể tiếp cận được. Văn bản quản lý hành chính nhà nước có liên quan trực tiếp đến nhân dân nên văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. 

Việc làm chăm sóc khách hàng

1.2.4. Văn bản có tính bắt buộc thực hiện (tính công quyền)

Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật, thông qua văn bản để truyền đạt các chủ trường, chính sách của nhà nước. Do đó, văn bản phải mang tính bắt buộc, tùy thuộc vào tính chất và nội dung. Văn bản cần phản ánh và thể hiện quyền lực của nhà nước ở các mức độ khác nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để nhà nước duy trì quyền lực, truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nước đến nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. 

1.2.5. Văn bản phải có tính khả thi

Đây là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải có đủ các điều kiện sau:

+ Nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó.
+ Phải nắm vững điều kiện, khả năng của mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập các trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể. Khi ban hành văn bản người soạn thảo phải tự đặt mình vào vị trí hoàn cảnh của người thi hành thì văn bản mới có khả năng thực thi, có nghĩa là văn bản ban hành phải đảm bảo phù hợp với điều kiện kinh tế, phù hợp với hoàn cảnh không gian và thời gian. 

>>> Khi gặp vấn đề liên quan đến hành chính và kiểm tra hành chính bạn nên hiểu rõ hành chính là gì để biết cách ứng phó trong từng trường hợp cụ thể. Xem ngay thông tin về hành chính là gì để hiểu rõ về vấn đề này!

1.3. Yêu cầu về ngôn ngữ văn bản 

+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu

+ Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. 

+ Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng, đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. 

+ Việc viết hoa được thực hiện theo đúng quy tắc chính tả tiếng Việt 

+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đó; trong các lần viện dẫn tiếp theo có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. 

>>> Bạn đang muốn tìm việc làm Vĩnh Long? Đừng bỏ lỡ cơ hội tìm kiếm cho mình hàng trăm tin tuyển dụng khác nhau đến từ những công ty hàng đầu. Truy cập ngay Timviec365.vn để có được sự lựa chọn đúng đắn nhất.

2. Tìm hiểu về thông báo tiếng Anh và cách viết thông báo đúng chuẩn

2.1. Thông báo tiếng Anh là gì?

Thông báo tiếng anh là một hình thức văn bản tác nghiệp hành chính được dùng để truyền đạt nội dung của một mệnh lệnh, một kết quả hoạt động của một cơ quan, nội dung và kết quả của một cuộc họp quan trọng, một văn bản pháp quy quan trọng, một tin tức, một sự việc xảy ra,... cho các chủ thể liên quan biết, được thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Anh. 

Xem thêm  mẫu cv tiếng Anh chuyên nghiệp được thiết kế khoa học bắt mắt dành cho những ai đang cần nộp CV xin việc tiếng Anh.

2.2. Các loại thông báo tiếng Anh

+ Thông báo các tin quan trọng như đổi tên doanh nghiệp, văn bản mới được ban hành, chữ ký của các cấp lãnh đạo, đổi con dấu, đổi địa điểm làm việc,... Loại thông báo này sử dụng thể thức giống như thể thức của văn bản có tên gọi đã nghiên cứu ở phần trên, còn nội dung thì phải chỉ rõ: lý do viết thông báo là gì, mục đích thoogn báo, phạm vi thông báo và cuối cùng là lời cảm ơn. 

+ Thông báo tin vặt như: thông báo đóng góp cửa của giảng đường, thư viện, thông báo chuyển chỗ làm việc của cá nhân hay các bộ phận,.. Thông báo này thường không theo thể thức quy định của nhà nước mà chỉ có tên thông báo và nội dung. Trong những trường hợp cần đảm bảo tính minh bạch của thông báo, bạn có thể thêm tên tác giả và đóng dấu tại tên tác giả, nhưng cần đảm bảo rằng cách đóng dấu treo đúng chuẩn.

Như vậy cần chú ý về thẩm quyền ký thông báo, không nhất thiết phải là thứ trưởng các cơ quan mà thường là cấp dưới thủ trưởng một cấp thừa lệnh thủ trưởng để ký. 

Ngôn ngữ và văn phong của thông báo phải rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, đầy đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận như công văn giải thích hay biểu lộ tình cảm như công văn thăm hỏi.

>>> Với các hóa đơn chứng từ bằng tiếng Anh thì cần phải dịch sang tiếng Việt để đúng với các quy định của cơ quan thuế điều này đòi hỏi bạn phải biết các nghiệp vụ tiếng anh là gì để nhanh chóng có thể dịch chính xác bản chứng từ.

2.3. Cách trình bày thông báo đúng chuẩn 

Xây dựng bố cục thông báo theo hệ thống cơ sở sau:

Bản thông báo đúng quy chuẩn cần có các yếu tố sau:

Quốc hiệu và tiêu ngữ

Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo 

Tên cơ quan thông báo 

Tên văn bản thông báo và trích yếu nội dung 

Nội dung thông báo 

Ký đóng dấu cơ quan

Nơi nhận 

Việc làm bảo hiểm

 

2.4. Những lưu ý khi trình bày phần nội dung thông báo 

+ Có thể chia các thông báo có nhiều nội dung thành các mục các điều cho dễ nhớ 

Trong thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lên lý do, căn cứ hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Thông báo có mục đích giới thiệu một đạo luật hoặc chủ trương, chính sách cần phải đề cập đến tên, số và ngày tháng năm ban hành của văn bản đó trước khi trình bày các thông tin tổng quan. 

+ Thông báo cho các thí sinh trúng tuyển biết để tập trung dự khóa học đúng thời gian, địa điểm. Ngoài ra phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao kiểu công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành văn bản pháp quy. 

+ Phần đại diện ký thông báo: không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan mà các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực đó ở các cơ quan đề được quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thủ trưởng cơ quan. 

Với những thông tin được chia sẻ trên đây hy vọng rằng các bạn đã có những hiểu biết nhất định về thông báo tiếng anh là gì? Cách viết thông báo tiếng anh đúng chuẩn cùng những lưu ý trong cách trình bày. Thông báo hay các văn bản hành chính khác cần phải được trình bày theo đúng quy chuẩn thì mới thể hiện được hiệu lực của nó. Để quá trình sử dụng thông báo tiếng Anh hiệu quả nhất, bạn nên tham khảo trước một số mẫu thông báo tiếng Anh phổ biến, điển hình như biểu mẫu dưới đây:

MẪU THÔNG BÁO TIẾNG ANH.docx

>>> Xem thêm: Tờ trình tiếng Anh là gì? Khi nào nên sử dụng tờ trình?