NEWS

Quy trình quản lý và sử dụng ô tô mới nhất 2019!

Viết bởi Timviec365.vn, Monday , 23/07/2018, 4779 lượt xem
1.7★ - 3 đánh giá
Quy trình quản lý và sử dụng ô tô mới nhất sẽ được cập nhật ngay trong bài viết này. Bạn cùng theo dõi ngay nhé!
 
                - Việc quản lý và sử dụng xe ô tô trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp do phòng hành chính nhân sự trực tiếp quản lý, phòng hành chính nhân sự cũng là đơn vị trực tiếp quản lý và điều hành tổ xe của công ty.
               - Việc quản lý kinh phí xăng xe và các kinh phí khác đẻ duy trì hoạt động của xe ôtô, theo dõi các khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động của xe ô tô nhằm báo cáo cho người đứng đầu đơn vị, doanh nghiệp sẽ được phòng Tài chính - kế toán đảm nhận.
               - Xe ô tô trong cơ quan, đơn vị chỉ được phục vụ cho nhu cầu công tác và hoạt động của mỗi đơn vị, doanh nghiệp, nghiêm cấm những hành vi sử dụng ô tô công vào mục đích riêng, trừ trường hợp xe được sử dụng cho ban giám đốc, nhưng những người này phải chịu toàn bộ phi phí xăng xe và phụ cấp cho nhân viên lái xe. Ðối tượng được sử dụng xe ô tô công ty là các đối tượng được cấp xe riêng, đối với các đối tượng không được sử dụng nhưng có nhu cầu thì phải làm giấy đề nghị sử dụng và phải được duyệt theo quy trình dưới đây:
1. Giấy đề nghị sử dụng xe 
             - Người có nhu cầu sử dụng xe của công ty phải làm giấy đề nghị điều xe theo phiếu đề nghị chung của công ty, sau đó chuyển cho quản lý duyệt.
             - Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu chỉ sử dụng xe cho mục đích đi về trong ngày thì đăng ký trước 1 ngày. Nếu đi về từ 2 ngày trở lên phải đăng ký trước 2 ngày.
             - Việc đề nghị sử dụng xe được thực hiện dựa theo biểu mẫu Giấy đề nghị sử dụng xe như sau:
Giấy đề nghị sử dụng xe 2018
 
2. Quy trình điều xe
Sau khi nhận được Giấy đề nghị sử dụng xe từ các bộ phận để xuất, trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm kiểm tra và điều xe nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng xe như đề xuất của các bộ phận.
  • Đối với trường hợp xe của công ty còn, người phụ trách sẽ trình Phiếu điều động điều xe trình trưởng phòng hành chính nhân sự duyệt và chuyển cho tổ xe thực hiện theo Phiếu điều động xe sau đây:

Phiếu điều xe cập nhật mới nhất 2018

Phiếu điều động xe.doc

 
Trưởng phòng Hành chính nhân sự có trách nhiệm trực tiếp điều động lái xe đi công tác hàng ngày và phục vụ nhu cầu đột xuất của các đơn vị. Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm nhắc nhở đội xe về trách nhiệm của một người lái xe:
  • Chấp hành lệnh điều động, phân công của lãnh đạo Ðội xe và chịu sự điều động trực tiếp của Trưởng đoàn khi đi công tác. 
  • Chuẩn bị và kiểm tra kỹ thuật xe chu đáo trước mỗi chuyến đi công tác, thường xuyên giữ gìn xe tốt, sạch sẽ. 
  • Chấp hành đúng luật giao thông, nội quy, quy chế của Cơ quan để bảo đảm tuyệt đối an toàn về người và xe. 
  • Ðảm bảo đúng giờ và địa điểm đón, trả CNV theo yêu cầu của phiếu đăng ký xe và Trưởng đoàn công tác.
  • Có thái độ hoà nhã, vui vẻ, giao tiếp lịch thiệp, đúng mực đối với cán bộ, công chức đoàn công tác và cán bộ địa phương nơi đến công tác. 
  • Có ý thức tiết kiệm xăng dầu, xăm lốp, bình điện. Mỗi chuyến công tác, từ khi xuất phát đến khi kết thúc, phải lấy chữ ký xác nhận của Trưởng đoàn công tác về số km thực tế cho đợt công tác đó. 

>>>> Rất nhiều công việc vận tải lái xe trên Timviec365.vn mà bạn có thể tham khảo và nộp cv online ngay-lập-tức. Xem ngay!

3. Bảng kê chi phí ô tô
- Việc quản lý xe ôtô chủ yếu là việc quản lý định mức xăng dầu và các chi phí liên quan đến hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa xe ôtô. Mỗi loại xe đều có định mức tiêu hao xăng dầu riêng. Tuy nhiên để đảm bảo tính khách quan trong việc thanh toán chi phí xăng dầu thì đơn vị sử dụng xe phải xây dựng định mức tiêu hao xăng dầu cho từng loại xe mà mình có.
- Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm hạch toán chi phí việc tiêu thụ xăng dầu, xăm lốp, bình điện v.v.. theo định mức đối với từng đầu xe tương ứng với số km xe chạy. Kẹp chì đồng hồ công tơ mét cho tất cả các xe đang quản lý (trừ xe mới mua theo quy định của nhà sản xuất) để đảm bảo mức tiêu thụ xăng chính xác với số km chạy thực tế. Kiểm tra, cập nhật sổ theo dõi xe của từng lái xe và xác nhận hằng tháng làm cơ sở cho phòng Tài chính Kế toán thanh toán xăng dầu cho mỗi xe trong 1 tháng.
- Để xây dựng định mức xăng dầu thì ngoài căn cứ mức tiêu hao xăng dầu theo thông số kỹ thuật, bộ phận kế toán sẽ kết hợp cùng với bên bộ phận hành chính (hoặc bộ phận quản lý xe ôtô) lái xe sẽ tiến hành đi thực tế theo lịch trình các bên tự xây dựng căn cứ vào nhu cầu công việc thực tế, nhằm đưa ra được một định mức thật sát với thực tế theo Mẫu như sau:
 Bảng kê thanh toán chi phí xe ô tô
 
4. Kế hoạch bảo trì
- Lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì đối với từng xe, có kế hoạch phân công xe hợp lý để hàng năm các xe đều được kiểm tra định kỳ, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho mỗi xe; dự trù kinh phí hàng năm, từng quí gửi cho Phòng Tài chính -Kế toán. 
Bảng kế hoạch bảo trì xe 2018
 
 
- Để phục vụ công tác đột xuất, mỗi xe được phép tồn dư 20 lít xăng, nếu mức xăng tồn dư quá 25 lít, khi cấp phát tạm ứng xăng cho các đợt công tác tiếp theo, kế toán sẽ trừ số xăng tồn dư quá quy định trên.
- Khi sử dụng xe vào ngày nghỉ, phải báo cho Bảo vệ cơ quan bằng văn bản để theo dõi, kiểm tra. Bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ghi chép vào sổ tất cả các xe ô tô ra khỏi cơ quan trong các ngày nghỉ, ngày lễ và báo cáo cho Trưởng phòng Hành chính nhân sự.
Timviec365.vn - hệ thống tìm việc nhanh hàng đầu, xin cung cấp tới quý độc giả bộ tài liệu về Quản lý và sử dụng xe Ô tô trong đơn vị, doanh nghiệp, hy vọng sẽ giúp ích cho độc giả trong việc tham khảo và sử dụng quy trình Quản lý và sử dụng xe ô tô!

Tác giả: Timviec365.vn

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

Xem tất cả tin cùng chuyên mục
Liên hệ qua skype