Quy trình quản lý văn bản

Làm tốt công tác quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Hoạt động của cơ quan được đánh giá qua việc tiếp nhận và xử lý thông tin từ các văn bản đến, đi càng đầy đủ, chính xác và kịp thời càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ hàng ngày một doanh nghiệp khi duy trì hoạt động sẽ có rất nhiều quyết định quản lý và trao đổi thông tin từ các đơn vị bên ngoài qua các văn bản quản lý, việc chủ động trong công tác quản lý văn bản, tài liệu đi đến là một trong những đâu mục công việc được quan tâm hàng đầu. Vì vậy, việc hoàn thành tốt công tác quản lý văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu đi đến trong doanh nghiệp sẽ giúp phần nâng cao tính chuyên nghiệp về hoạt động của công ty.

Timviec365.vn Xin phép được giới thiệu đến quý độc giả bộ tài liệu Quy trình quản lý văn bản mới nhất để tham khảo và tải về sử dụng miễn phí tại địa chỉ URL!!

1. Quy trình quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua mạng), văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi đến cơ quan, tổ chức.

Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến (hay còn gọi là công văn đến). Việc giải quyết văn bản đến phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên và tuân thủ theo quy trình sau:

1.1. Nguyên tăc quản lý văn bản đến

• Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký
• Trước khi văn bản được giao giải quyết phải qua Thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng xem xét
• Người nhận văn bản đến phải ký vào sổ
• Văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời

1.2. Tiếp nhận và theo dõi văn bản đến

- Khi nhận văn bản từ bất kỳ đâu, cả trong và ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận, sau đó lập bảng theo dõi  công văn đến như sau:

Số theo dõi công văn đến 

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Quan-ly-van-ban.rar

- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Xem thêm: Biểu mẫu kế hoạch tổ chức cuộc họp

  2. Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

2.1. Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

• Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.
• Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm các nguyên tắc trên, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới được thực hiện theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định, chúng đều được quy về một đầu mối - đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính).

2.2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ phụ trách văn thư có trách nhiệm theo dõi công văn, văn bản đi, cụ thể như sau:

• Lập bảng theo dõi văn bản, công văn đi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. 
• Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
• Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
• Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người quản lý có trách nhiệm liên quan để xem xét, giải quyết

Xem thêm: Giấy đề nghị thanh toán

Việc theo dõi văn bản, công văn đi được duy trì và được quản lý bởi bảng theo dõi công văn đi dưới đây:

Sổ theo dõi công văn đi

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Quan-ly-van-ban.rar

3. Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ (danh mục thông báo) là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. 

Danh mục hồ sơ (danh mục thông báo) được trình bày dưới dạng bảng biểu và bao gồm các nội dung như sau:

Bảng danh mục thông báo cập nhật mới nhất

Tải ngay bộ biểu mẫu sử dụng trong quản lý văn bản thông dụng nhất!!

Quan-ly-van-ban.rar