Cập nhật mới biểu mẫu về việc mua tài sản, trang thiết bị

Việc làm hành chính - văn phòng

1. Mục đích

Trên thực tế, bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có giai đoạn cần phải mua các loại tài sản hay trang thiết bị vật tư khi trong quá trình kiểm tra tài sản thì vật tư đó đã quá cũ hoặc không thể sửa chữa tài sản, trang thiết đó. Tài sản, trang thiết bị vật tư đó có thể phục vụ trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, hay đơn giản là các máy móc để phục vụ như một cơ sở vật chất tại văn phòng, trụ sở công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Tất cả các hoạt động mua tài sản, trang thiết bị phải được xây dựng và tuân thủ theo đúng kế hoạch và quy trình. Quy trình mua tài sản, trang thiết bị là quy trình quản lý sử dụng đúng mục đích, hiệu quả, đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị vận hành tốt, thuận tiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Quy trình mua tài sản, trang thiết bị

2.1. Nhu cầu mua

Trong trường hợp khi doanh nghiệp, công ty, tổ chức có nhu cầu mua tài sản, trang thiết bị để phục vụ trong công tác sản xuất, kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp. Cá nhân trực tiếp quản lý và phụ trách vấn đề này sẽ tiến hành lập phiếu đề nghị mua tài sản, trang thiết bị, hàng hóa, vật tư. Sau đó chuyển trực tiếp đến người đứng đầu bộ phận xác nhận, tiếp theo chuyển lên ban lãnh đạo hay giám đốc hoặc người được ủy quyền ký thay giám đốc để phê duyệt và ký giấy.

Xem thêm: Mẫu biên bản cuộc họp

2.2. Báo giá

Sau khi nhận được sự chấp thuận từ ban lãnh đạo hoặc giám đốc, dựa trên thông tin từ phiếu đề nghị mua hàng, người có trách nhiệm sẽ tự tiến hành liên hệ trực tiếp với các đối tác cung ứng hàng hóa để yêu cầu báo giá. Trước khi xác định đối tượng hợp tác việc cung ứng, cá nhân hay bộ phận phụ trách phải có trách nhiệm trong việc phân tích, đánh giá các yêu cầu về chất lượng hàng hóa, vật tư, giá cả, các dịch vụ hỗ trợ trước và sau khi ký kết hợp đồng,...

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt

Cần tìm việc làm

2.3. Lắp đặt

Sau khi đã lựa chọn được đối tác cung ứng tài sản, trang thiết bị, đại diện phụ trách sẽ gặp gỡ và ký kết hợp đồng với các đối tác, cùng với tiến hành giao nhận tài sản cố định. Tiếp theo, nhà cung ứng tài sản, trang thiết bị sẽ thực hiện công tác lặp đặt các trang thiết bị, tài sản đó cho doanh nghiệp, công ty. Trong đó, bộ phận hành chính nhân sự là bộ phận có trách nhiệm trực tiếp trong vấn đề giám sát, theo dõi, quản lý tiến độ công việc cũng như quá trình lắp đặt của nhà cung ứng.

Sau khi đã hoàn tất quá trình lắp đặt tài sản, trang thiết bị, nếu nhà cung ứng và đại diện của doanh nghiệp, công ty phụ trách vấn đề này đều thỏa thuận chấp nhận các điều khoản liên quan đến tài sản, trang thiết bị đã được lắp đặt, thì sẽ tiến hành ký vào Biên bản lắp đặt, nghiệm thu như sau:

>> Trọn bộ mẫu biểu mẫu về việc mua tài sản, trang thiết bị, click để tải miễn phí!

Bieu-mau-ve-viec-mua-sam-tai-san-trang-thiet-bi.rar

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các loại tài sản, trang thiết bị vật tư có đặc tính cần thông qua một khoảng thời gian sử dụng và vận hành mới có thể đánh giá và kiểm nghiệm vật tư, công cụ đó được chất lượng, hiệu suất hay tình trạng hoạt động thì tiến hành quá trình nghiệm thu sau thời gian từ 5 đến 10 ngày. Sau khoảng thời gian này, cá nhân bộ phận hành chính nhân sự sẽ trực tiếp có trách nhiệm trong việc giám sát, theo dõi và đánh giá quá trình vận hành của các thiết bị, vật tư, máy móc.

Nếu nhận thấy chất lượng của các trang thiết bị này không đạt yêu cầu, thì phòng hành chính nhân sự phải chịu trách nhiệm trong vấn đề đề nghị, đôn đốc nhà cung ứng nhanh chóng khắc phục, sửa chữa, sau đó tiếp tục thực hiện theo dõi từ khoảng 5 đến 10 ngày tiếp theo cho đến khi các trang thiết bị hoạt động chuẩn yêu cầu. Nếu sau khoảng thời gian theo dõi, các trang thiết bị, máy móc đã đáp ứng và hoạt động chuẩn yêu cầu của doanh nghiệp thì đại diện bộ phận hành chính nhân sự sẽ cùng với nhà cung ứng ký biên bản nghiệm thu.

Sau khi đã hoàn tất quá trình nghiệm thu tài sản, trang thiết bị, đại diện phòng hành chính nhân sự sẽ trực tiếp tiến hành chuyển giao tài sản, trang thiết bị cho cá nhân, đơn vị có nhu cầu sử dụng theo biểu mẫu Biên bản bàn giao tài sản.

Việc làm hành chính nhân sự

>> Trọn bộ mẫu biểu mẫu về việc mua tài sản, trang thiết bị, click để tải miễn phí!

Bieu-mau-ve-viec-mua-sam-tai-san-trang-thiet-bi.rar

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ hữu ích về các thông tin liên quan đến biểu mẫu về việc mua tài sản, trang thiết bị cho doanh nghiệp, kèm theo các link biểu mẫu phục vụ cho quy trình này. Bạn đọc chỉ cần click vào các link chứa các biểu mẫu trên để sử dụng trong công việc của mình. Ngoài ra, bạn đọc tìm hiểu thêm về biên bản thanh lý tài sản cố định, mẫu biên bản tự kiểm tra pccc định kỳ và biên bản đánh giá lại tài sản cố định.