[Biểu mẫu công việc] Mẫu biên bản thương thảo hợp đồng

Việc làm hoạch định - dự án

1. Giá trị của biên bản thương thảo hợp đồng

Để tìm ra giá trị của biên bản thương thảo hợp đồng thì chúng ta cần phải lý giải được vì sao cần thương thảo hợp đồng. Pháp luật đã quy định rõ ràng thương thảo hợp đồng là một trong những nội dung bắt buộc phải thực hiện trong các dự án thầu, chính vì thế dù đơn vị doanh nghiệp của bạn đã có sự chuẩn bị cẩn thận thì vẫn không thể bỏ qua hoạt động thương thảo.

Khi tiến hành thương thảo hợp đồng, buộc phải có biên bản thương thảo hợp đồng kèm theo. Vậy nên, dù bạn là người phụ trách trực tiếp các vấn đề liên quan đến hợp đồng hay là thư ký ghi chép biên bản, chắc chắn sẽ vẫn phải chú trọng làm sao để chuẩn bị biên bản thương thảo hợp đồng một cách tốt nhất.

Dựa vào cơ sở pháp lý tại Quy trình rút gọn về chỉ định thầu tại Khoản số 2, Điều 56 của Nghị định 63/2024/NĐ-CP, việc chuẩn bị biên bản thương thảo hợp đồng là nhiệm vụ bắt buộc đối với cả phía nhà thầu hoặc đơn vị được quyết định chỉ định thầu. Nội dung của buổi thương thảo hợp đồng sẽ được lấy làm cơ sỏ để phục vụ cho các giai đoạn sau: chọn nhà thầu có đủ điều kiện và đi đến ký kết hợp đồng. Biên bản thương thảo sẽ ghi lại tiến trình, nội dung buổi thương thảo và cũng là căn cứ quan trọng mô phỏng lại mọi vấn đề chi tiết nhất sau khi kết thúc buổi thương thảo.

Với những lý lẽ này, bạn đọc sẽ không còn phải thắc mắc vì sao phải có biên bản thương thảo hợp đồng hay có nhất thiết phải chuẩn bị biên bản thương thảo hợp đồng không. Bởi rất rõ ràng, việc thương thảo chính là một nhiệm vụ, một bước quan trọng cần tiến hành để đưa các bên đi tới kết quả mong đợi cuối cùng là ký hợp đồng hợp tác với nhau.

Các nội dung chốt trong thương thảo cũng chính là việc đôi bên đã cùng nhau chốt lại mọi vấn đề chưa thấu đáo, chưa rõ ràng hoặc là cũng có một dịp cụ thể để xác nhận toàn bộ mọi yếu tố dù đã được thống nhất từ trước. Cho nên, nếu như không tiến hành cuộc thương thảo và không ghi chép nội dung thương thảo rõ ràng vào biên bản để làm căn cứ thì có khả năng lớn nhà thầu sẽ không muốn ký hợp đồng với phía doanh nghiệp với lý do đơn giản là chưa thống nhất.

Vậy thì với điều kiện bắt buộc đó, chúng ta sẽ phải tạo ra một biên bản hoàn hảo, đáp ứng đúng quy định, đồng thời cung cấp đầy đủ, chi tiết nội dung buổi thương thảo hợp đồng. Muốn biết rõ nội dung biên bản thương thảo hợp đồng như thế nào, có một số thông tin liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ, hoạt động thương thảo bạn sẽ cần phải nắm rõ.

Việc làm quản lý dự án

2. “Hành trình” của biên bản thương thảo hợp đồng

Theo quy định đưa ra trong Luật Đấu thầu, buổi thương thảo hợp đồng sẽ diễn ra trước thời điểm kết quả chọn lựa nhà thầu được phê duyệt. Tiến trình và các quy định áp dụng trong buổi thương thảo hợp đồng như sau:

Để tổ chức thương thảo hợp đồng, đầu tiên doanh nghiệp cần nhận được bản quyết định phê duyệt đối với bản Danh sách xếp hạng thứ bậc ưu tiên của các nhà thầu. Ngay sau đó, doanh nghiệp sẽ tổ chức buổi thương thảo hợp đồng với sự góp mặt chính thức của đơn vị thầu được trên cơ sở tổ chức theo Điều số 19, Nghị định 63. Thành phần tham gia không nhiều nhưng chắc chắn sẽ có người thư ký cuộc hợp với vai trò ghi chép lại biên bản thương thảo hợp đồng.

Sau cuộc họp, biên bản thương thảo sẽ được đưa vào trong sổ sách của phía tư vấn thầu với điều kiện được xác nhận dấu của bên tư vấn thầu và bên nhà thầu. Tiếp theo, biên bản sẽ được đơn vị tư vấn thầu gửi kèm trong bản Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu để nhằm mục đích thẩm định và đi tới quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu.

Thường thì thư ký cuộc họp thương thảo hợp đồng sẽ phải lập biên bản dựa trên những mẫu biên bản thương thảo hợp đồng mới nhất theo quy định của pháp luật. Bởi vậy mà việc tìm kiếm các mẫu biên bản đáp ứng theo quy chuẩn là rất cần thiết. Bạn có thể tải về và tham khảo mẫu biên bản này ngay bên dưới đây:

BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG SỐ 1.docx

Đồng thời cũng tìm hiểu thật chi tiết nôi dung của mẫu biên bản thương thảo hợp đồng như thế nào để có thể xây dựng nội dung bên trong đảm bảo đúng tiêu chuẩn nhé.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động

3. Nội dung của biên bản thương thảo họp

Nội dung của bản thương thảo hợp đồng được quy định rõ ràng tại điểm c Khoản 5 của Điều số 19 thuộc Nghị định 63: Trong quá trình diễn ra buổi thương thảo, các bên tham gia sẽ phải hoàn thiện các nội dung bao gồm: điều kiện hợp đồng, dự thảo hợp đồng, phụ lục với những danh mục cụ thể như biểu giá, phạm vi công việc, tiến độ công việc,… Chính vì vậy, trong nội dung biên bản thương thảo này sẽ gồm có cả nội dung hoàn thiện dự thảo hợp đồng.

Dựa trên tiến trình của một bản thương thảo hợp đồng để xét nội dung đưa vào biên bản thương thảo hợp đồng như sau:

3.1. Một số nội dung quan trọng

Trong buổi thương thảo hợp đồng, các bên tham gia sẽ thương thảo, tức trao đổi đối với các nội dung chưa rõ ràng, chi tiết hoặc chưa phù hợp. Từ việc thống nhất lại đối với các nội dung đó cho tới việc thống nhất giữa 2 loại hồ sơ mời thầu và dự thầu; thống nhất giữa các nội dung vấn đề khác nhau để khi ký kết hợp đồng sẽ không bị xảy ra các tranh chấp hay các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng tới đối với tất cả các bên tham gia hợp đồng.

3.2. Các sai lệch

Khi nhà thầu phát hiện có sự tồn tại của các sai lệch và đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu thì sẽ thực hiện quy định như sau: nhà thầu được phép đưa ra các phương án thay thế, những bên thương thảo sẽ trực tiếp thương thảo các phương án mới này dể làm rõ và đồng thời điều chỉnh nếu thấy chưa có sự hợp lý.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng thử việc

3.3. Về nhân sự tham gia phục vụ các gói thầu hỗn hợp và xây lắp

Suốt tiến trình thương thảo, theo nguyên tắc quy định thì nhà thầu sẽ không được phép điều chỉnh để đổi các nhân lực chủ chốt đã được đề xuất vào các vị trí sau đây: người chỉ huy trưởng công trường, chủ nhiệm khảo sát, chủ nhiệm thiết kế đưa ra trong hồ sơ dự thầu. Nếu buộc phải thay đổi nhân lực cho các vị trí này thì trong trường hợp bất khả kháng như các đối tượng được đề xuất trong bản hồ sơ này không thể tham gia hợp đồng.

Mặc dù trong những trường hợp đó có thể thay nhân sự thế nhưng nhà thầu vẫn phải đảm bảo được đối tượng thay thế có khả năng đáp ứng đầy đủ kinh nghiệm cũng như trình độ về năng lực với người ban đầy, hoặc ca hơn thì càng tốt. Kèm theo sự thay đổi đó, mọi thứ sẽ được giữ nguyên, đặc biệt là giá dự thầu.

Việc làm nhanh

3.4. Về các vấn đề phát sinh

Trong quá trình chọn lựa ra nhà thầu phù hợp nhất để hợp tác, nhất định sẽ có các vấn đề phát sinh và các vấn đề này cũng sẽ được đưa ra thương thảo trong buổi họp này. Mục đích của việc đưa các vấn đề phát sinh ra thương thảo cũng nhằm đi đến đích cuối cùng, đó là sự hoàn thiện đối với nội dung thực hiện của các gói thầu.

Khi giữ vai trò thư ký cuộc họp và tham gia trực tiếp vào buổi họp thương thảo hợp đồng này, bạn cần phải nêu ghi chép đầy đủ các nội dung trên vào trong mẫu biên bản thương thảo hợp đồng để phục vụ hiệu quả cho các quá trình tiếp theo, khi biên bản thương thảo hợp đồng còn tiếp tục đến tay của các đơn vị phụ trách khác và chốt ký hợp đồng dự thầu.

Nói chung, toàn bộ nội dung của buổi họp thương thảo hợp đồng sẽ được tái hiện, sao chép lại toàn bộ trong mẫu biên bản thương thảo hợp đồng. Bởi thế, người ghi chép sẽ phải có nhiệm vụ tìm hiểu, nắm bắt rõ ràng cách lập biên bản hợp đồng để đảm bảo không bị lúng túng hoặc ghi chép sai.

Những thông tin hướng dẫn cách ghi, cách lập biên bản này trên mạng không có nhiều, bởi vậy mà tại bài viết này, vieclam88.vn sẽ gửi tới những bạn đọc đang quan tâm vấn đề này cách ghi biên bản thương thảo để chúng ta dễ dàng thực hiện khi cuộc họp chính thức được diễn ra.

Xem thêm: Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán

4. Hướng dẫn cách lập biên bản thương thảo hợp đồng

Hãy xem thêm một mẫu biên bản thương thảo hợp đồng khác tại đường link dưới đây để bạn có cái nhìn tổng quan hơn về cấu trúc và nội dung của loại văn bản này: [URL].

BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG SỐ 2.docx

Qua hai biểu mẫu mà chúng tôi cung cấp, có lẽ chúng ta phần nào đã hình dung ta được “diện mạo” của biên bản thương thảo hợp đồng như thế nào. Tuy nhiên sẽ có những người chưa biết cách trình bày, hoặc chưa hiểu được có những yếu tố nào bắt buộc phải xuất hiện trong biên bản. Đọc ngay thông tin bên dưới để hiểu rõ hơn nhé.

4.1. Những nội dung bắt buộc có trong bản thương thảo hợp đồng

Là một loại văn bản có giá trị pháp lý rất rõ ràng, được lập ra với mục đích làm cơ sở để đi tới quyết định ký hợp đồng cho dự án thầu, chính vì thế sẽ có những nội dung buộc phải được đưa vào trong biên bản để trở thành căn cứ pháp lý cho cả đôi bên trong suốt tiến trình bắt tay thực hiện dự án.  

Vậy đó là những nội dung nào? Dựa vào một mẫu biên bản thương thảo hợp đồng theo quy chuẩn mới nhất hiện nay, các nội dung quan trọng buộc phải xuất hiện trong biên bản thương thảo hợp đồng bao gồm:

- Tên gói thầu, Số hiệu của gói thầu

- Cơ sở pháp lý của Luật Đấu thầu

- Các bên tham gia thương thảo hợp đồng gồm bên mời thầu và bên nhà thầu

- Nội dung thương thảo: hai bên thương thảo về vấn đề gì trong buổi họp? (Cần ghi rõ ràng, chi tiết các nội dung đã họp bàn, trao đổi và đi đến thống nhất)

- Thời gian diễn ra và kết thúc buổi thương thảo, có xác nhận về việc giữ biên bản của các bên tham gia

- Chữ ký và đóng dấu xác nhận của cả hai bên

Người soạn thảo hợp đồng cần phải xác định cẩn thận các yếu tố để đảm bảo không sót sót nội dung nào. Các bên tham gia và đơn vị đại diện pháp lý có thể căn cứ vào đó để theo dõi suốt quá trình hợp tác của đôi bên, đặc biệt là đi đến thống nhất để ký kết hợp đồng.

Xem thêm: Hợp đồng giao khoán

4.2. Những lưu ý khi trình bày biên bản thương thảo hợp đồng

Một văn bản pháp lý có vai trò quan trọng trong việc đại diện quyền lợi cũng như nội dung thống nhất của cả đôi bên là nhà thầu và bên mời thầu như biên bản thương thảo hợp đồng thì chắc chắn rồi, chúng ta phải tuân thủ những quy tắc nhất định không chỉ về nội dung mà còn phải đảm bảo về cả mặt hình thức. Vậy như thế nào thì được cho là một bản thương thảo hợp đồng được trình bày đúng tiêu chuẩn?

Trải qua thời gian, mỗi thời kỳ sẽ có những thay đổi và quy định khác nhau đối với một giá trị văn bản nào đó và biên bản thương thảo hợp đồng cũng không nằm ngoài quy luật đó. Không có một mẫu biên bản thương thảo hợp đồng trường tồn theo thời gian, cái đúng và được công nhận của nó chính là khi nó được soạn nên đáp ứng đúng yêu cầu hiện hành của pháp luật.

Tuy nhiên, có những nguyên tắc trình bày sẽ trở thành quy tắc bất thành văn mà dù ở giai đoạn nào vẫn cần được tuân thủ. Như trong biên bản cuộc họp, biên bản bào giao quỹ tiền mặt hay biên bản bàn giao con dấu công ty... chúng tôi vẫn thấy cấu trúc và nhiều điểm tương đồng giữa các bản ghi. Hãy cùng vieclam88.vn khám phá để nắm được chúng, từ đó biết cách chuẩn bị một biểu mẫu biên bản tốt nhất.

Đầu tiên, một biên bản thương thảo hợp đồng cần tuân thủ mẫu của một văn bản hành chính với sự xuất hiện của Quốc hiệu – Tiêu ngữ, thời gian – địa điểm, Tên văn bản

Tiếp theo, người phụ trách có thể sử dụng mẫu biên bản thương thảo hợp đồng có sẵn được tải về từ website vieclam88.vn hoặc tự soạn thảo bằng trình soạn thảo văn bản word. Tuy nhiên việc  tự soạn thảo không phải là dễ dàng nếu như bạn không có kỹ năng làm việc trên chương trình word office vậy nên để nhanh chóng, có thể tải ngay biểu mẫu dưới đây về máy để lấy làm dữ liệu phục vụ hiệu quả công việc.

Khi trình bày nội dung buổi họp thương thảo, bạn cần đưa đầy đủ, chi tiết và đặc biệt là chính xác các nội dung thương thảo vào biên bản. Nên trình bày bằng cách gạch đầu dòng để các vấn đề được thể hiện rõ ràng nhất, dễ quan sát và nắm bắt.

MẪU BIÊN BẢN THƯƠNG THẢO HỢP ĐỒNG 3.pdf

Như vậy, thông qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin quan trọng liên quan tới biên bản thương thảo hợp đồng. Bạn đọc tìm hiểu thêm về phiếu chi là gì, giấy đề nghị tạm ứng và giấy đề nghị thanh toán nếu thấy chũng hữu ích nhé. Cuối cùng, bạn có thể dựa vào những chia sẻ đó để tự mình soạn thảo biên bản hoặc một cách nhanh hơn, đó là tải các mẫu biên bản thương thảo hợp đồng đã được cung cấp trong bài viết về máy làm dữ liệu phục vụ nhiệm vụ của mình hiệu quả.